Montag, 9:00 Uhr. Über Nacht ist per Fax eine Terminladung eingegangen. Sie muss dem richtigen Mandat zugeordnet werden, und zwei Termine müssen eingetragen werden, bevor die Woche Ihnen davonläuft. Wenn Claude oder ChatGPT per MCP mit Fax.Plus verbunden ist, wird daraus eine Routine: Sie tippen ein Wort, der Assistent liest, was eingegangen ist, schlägt das Mandat vor, listet die Termine auf und wartet auf Ihre Freigabe, bevor er etwas kennzeichnet oder einträgt. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und einen Beispieldurchlauf aus unserem Test mit einer simulierten Terminladung und fiktiven Parteien.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Für den Kalenderschritt muss im selben Chat ein Kalender-Connector aktiviert sein. Ohne ihn listet der Assistent die Termine auf, und Sie tragen sie selbst ein.
- Verwenden Sie in Prompts und Kommentaren Mandatsnummern, nicht die Namen Ihrer Mandanten.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Eine Terminladung geht per Fax ein, und der Assistent liest sie.
- Fax.Plus MCP: Er listet jeden Termin auf der Seite genau so auf, wie er geschrieben steht, und schlägt vor, zu welchem Mandat das Fax gehört.
- Fax.Plus MCP: Sie geben frei, und die Mandatsnummer wird in den Kommentar des Faxes geschrieben.
- Optional, zum Beispiel Google Calendar: Die Erwiderungsfrist und der Verhandlungstermin werden nach Ihrer Freigabe zu Kalendereinträgen.
- Optional, zum Beispiel Google Drive: Eine Kopie oder eine kurze Zusammenfassung wird nach Ihrer Freigabe beim Mandat abgelegt.
- Fax.Plus MCP: Wenn Sie etwas zurückfaxen, wird der Bestätigungsbericht für diese Übertragung abgerufen.
Einmalig einrichten
Speichern Sie die folgenden Anweisungen in einem Projekt in Claude oder ChatGPT, zum Beispiel mit dem Namen „Faxzentrale“, damit ein einziges Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Faxzentrale mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT @FaxPlus zusammen mit dem jeweiligen Routinewort ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat aktiviert.
Anweisungen für den Fax-Desk
Du bist mein Fax-Sachbearbeiter für mein Fax.Plus-Konto. Meine Mandate: [list your matter numbers]. Regeln: 1) Beziehe dich auf Mandate ausschließlich über die Mandatsnummern, niemals über Mandantennamen. 2) Bevor du etwas änderst, etwa einen Kommentar, einen Lesestatus oder einen Kontakt, zeige mir genau, was sich ändert, und warte auf mein OK. 3) Wenn du eine Mitteilung liest, liste die Daten genau so auf, wie sie dort stehen. Steht ein Datum nicht auf der Seite, sage es. Berechne niemals eine rechtliche Frist und sage nie, was eine Frist rechtlich bedeutet. 4) Lass Faxnummern weg, außer ich frage danach. 5) Sende, wiederhole oder lösche niemals ein Fax, es sei denn, ich verlange es in dieser Nachricht. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den aktuellen Stand, bevor du es erneut versuchst. Routinen, führe eine aus, sobald ich ihren Namen eingebe. MORNING: Zeige mir meine empfangenen Faxe der letzten 24 Stunden; lies jedes einzelne und nenne das Datum, die Seitenzahl, um was für ein Dokument es sich handelt, und jedes Datum auf der Seite; schlage ein Mandat aus meiner Liste vor; warte auf mein OK, bevor du einen Kommentar hinzufügst; wenn ein Kalender-Connector verfügbar ist, schlage pro Datum einen Termin vor und warte auf mein OK. EVENING: Rufe die Bestätigungsberichte für die Faxe ab, die ich heute gesendet habe, und sage, welche erfolgreich waren; liste dann die gesendeten Faxe der letzten 24 Stunden auf, die fehlgeschlagen sind, oder sage, dass es keine gibt; sende nichts erneut.
Morgens: Eingegangenes lesen
Geben Sie MORNING ein. In unserem Test war das Fax eine einseitige Terminladung, und der Assistent antwortete mit: Notice of Hearing, Case No. 2026-CV-0412, matter ref 2026-0412, Harlow Supply Co. v. Brightwater Logistics LLC (fiktiv). Hearing on the Defendant's Motion to Compel set for Tuesday, November 17, 2026 at 9:30 a.m., Courtroom 4B. Written opposition due Tuesday, November 3, 2026. Requests to appear remotely must reach the clerk at least 5 court days before the hearing. Dafür nennt die Terminladung kein Kalenderdatum, daher hat der Assistent die Regel aufgeführt und kein Datum berechnet. Beim Lesen wird nichts verändert. Anleitung: Empfangenes Fax finden und lesen.
Terminladung lesen
Lies mein neuestes empfangenes Fax. Handelt es sich um eine Mitteilung mit einem Datum oder einer Frist, liste jedes Datum auf, wofür es gilt und wer es gesendet hat. Sage es, wenn auf der Seite kein Datum steht. Ändere nichts.
Morgens, als Nächstes: mit dem Mandat kennzeichnen
Danach bat der Assistent um Ihre Freigabe. In unserem Test zeigte er an, welches Fax er ändern würde, und schrieb nach der Freigabe den Kommentar 2026-0412. Beim erneuten Lesen des Faxes war der Kommentar gespeichert, und das Fax war weiterhin ungelesen. Anleitung: Posteingang für Faxe übersichtlich halten.
Nach Mandat kennzeichnen
Füge meinem neuesten empfangenen Fax den Kommentar [matter number] hinzu und lies es anschließend noch einmal vor, um zu bestätigen, dass er gespeichert wurde. Zeige mir, welches Fax du ändern wirst, und warte auf mein OK.
Morgens, als Nächstes: die Termine
Ist ein Kalender-Connector aktiviert, schlägt der Assistent aus den obigen Terminen die beiden Einträge vor. Diesen Schritt haben wir nicht durchgeführt; prüfen Sie Datum und Titel anhand der ursprünglichen Terminladung, bevor Sie freigeben.
Frist eintragen
Füge am [date] einen Kalendertermin mit dem Titel [matter number] Erwiderung fällig hinzu. Zeige mir den Termin zuerst und warte auf mein OK.
Verhandlungstermin eintragen
Füge am [date] um [time] einen Kalendertermin mit dem Titel [matter number] Verhandlung hinzu, Ort: [courtroom]. Zeige mir den Termin zuerst und warte auf mein OK.
Abends: Übertragungsberichte
Geben Sie EVENING ein. Der Bestätigungsbericht hält das Ergebnis der Übertragung fest. In unserem Test enthielt er Datum und Uhrzeit (UTC), die Sende- und Empfangsnummer, 1 Seite, 1 Sekunde und den Status „Successfully Sent“. Anleitung: Faxzustellung prüfen.
Übertragungsbericht
Rufe den Bestätigungsbericht für mein neuestes gesendetes Fax ab und sage mir, ob er einen Erfolg ausweist.
Kontrolle fehlgeschlagener Sendungen
Zeige meine gesendeten Faxe der letzten 7 Tage, die fehlgeschlagen sind, mit dem jeweiligen Grund. Sende nichts erneut. Liste sie auf und frage mich, welche ich mir ansehen möchte.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Ein Übertragungsbericht dokumentiert das Ergebnis einer Fax-Übertragung. Ob er für eine Einreichung bei Gericht oder eine Zustellungsvorschrift ausreicht, ist eine Rechtsfrage, die Ihre Kanzlei beurteilen muss; es handelt sich nicht um Rechtsberatung von Fax.Plus.
- Dokumente, die Sie öffnen, werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters gelesen. Prüfen Sie die Richtlinie Ihrer Kanzlei zu Mandantendaten, bevor Sie ihn für vertrauliche Unterlagen einsetzen.
- Prompts, die Ihre Daten ändern oder ein Fax senden, weisen den Assistenten an, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich eine Freigabe verlangt, hängt von dessen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung, die zuerst nachfragt.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Ein unterschriebenes Dokument per Fax senden behandelt den Versand. Faxzustellung prüfen, Posteingang übersichtlich halten und Kontaktgruppen decken die oben genannten Schritte ab. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, und Ideen für wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
