Maandag, 9:00 uur. Er is vannacht per fax een kennisgeving van een zitting binnengekomen. Die moet in het juiste dossier terechtkomen en twee datums krijgen voordat de week u uit handen glipt. Met Claude of ChatGPT verbonden met Fax.Plus via MCP wordt dat een routine: u typt één woord, de assistent leest wat er is binnengekomen, stelt het dossier voor, somt de datums op en wacht op uw akkoord voordat hij iets labelt of inplant. Hieronder vindt u het proces, hoe u het één keer instelt en een voorbeeldrun uit onze test, met een gesimuleerde kennisgeving met fictieve partijen.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Voor de agendastap moet in dezelfde chat een agenda-connector zijn ingeschakeld. Zonder die connector somt de assistent de datums op en voegt u ze zelf toe.
- Gebruik dossiernummers, geen namen van cliënten, in prompts en opmerkingen.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: er komt een kennisgeving van een zitting binnen per fax en de assistent leest die.
- Fax.Plus MCP: de assistent somt alle datums op de pagina op precies zoals ze er staan en stelt voor bij welk dossier de fax hoort.
- Fax.Plus MCP: u geeft akkoord en het dossiernummer wordt in de opmerking bij de fax geschreven.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Calendar: de datums voor het verweer en de zitting worden agenda-items, na uw akkoord.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Drive: een kopie of een korte samenvatting wordt bij het dossier opgeslagen, na uw akkoord.
- Fax.Plus MCP: wanneer u zelf iets terugfaxt, wordt het bevestigingsrapport van die verzending opgehaald.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project in Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld met de naam „Faxdesk”, zodat één woord een routine start. Hoe u Fax.Plus verbindt, het Project aanmaakt en uw eigen routines schrijft, leest u stap voor stap in Een faxdesk inrichten met KI. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor de chat.
Instructies voor de faxdesk
U bent mijn faxmedewerker voor mijn Fax.Plus-account. Mijn dossiers: [list your matter numbers]. Regels: 1) Verwijs naar dossiers uitsluitend met de dossiernummers, nooit met de naam van de cliënt. 2) Voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking, een leesstatus of een contact, toont u mij precies wat er verandert en wacht u op mijn akkoord. 3) Wanneer u een kennisgeving leest, somt u de datums op precies zoals ze er staan. Staat een datum niet op de pagina, meld dat dan. Bereken nooit een juridische termijn en zeg nooit wat een termijn juridisch betekent. 4) Laat faxnummers weg, tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur, verstuur opnieuw of verwijder nooit een fax, tenzij ik dat in dat bericht vraag. 6) Als er iets misgaat, vertel mij wat er mislukte en controleer de actuele status voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er één uit wanneer ik de naam typ. MORNING: toon mijn ontvangen faxen van de afgelopen 24 uur; lees elke fax en geef de datum, het aantal pagina's, wat het is en elke datum op de pagina; stel een dossier uit mijn lijst voor; wacht op mijn akkoord voordat u een opmerking toevoegt; als er een agenda-connector beschikbaar is, stel dan per datum één afspraak voor en wacht op mijn akkoord. EVENING: haal de bevestigingsrapporten op van de faxen die ik vandaag heb verzonden en geef aan welke geslaagd zijn; som daarna de verzonden faxen van de afgelopen 24 uur op die mislukt zijn, of meld dat er geen zijn; verstuur niets opnieuw.
Ochtend: lezen wat er is binnengekomen
Typ MORNING. In onze test was de fax een kennisgeving van één pagina en kwam de assistent terug met: Kennisgeving van zitting, zaaknr. 2026-CV-0412, dossierreferentie 2026-0412, Harlow Supply Co. t. Brightwater Logistics LLC (fictief). Zitting over het verzoek van gedaagde om naleving af te dwingen vastgesteld op dinsdag 17 november 2026 om 9:30 uur, zaal 4B. Schriftelijk verweer uiterlijk in te dienen op dinsdag 3 november 2026. Verzoeken om op afstand te verschijnen moeten ten minste 5 gerechtelijke werkdagen vóór de zitting bij de griffie zijn ontvangen; de kennisgeving noemt hiervoor geen kalenderdatum, dus de assistent noemde de regel en berekende geen datum. Bij het lezen wordt niets gewijzigd. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
De kennisgeving lezen
Lees mijn nieuwste ontvangen fax. Als het een kennisgeving met een datum of termijn is, som dan elke datum op, waarvoor die dient en van wie de kennisgeving komt. Meld het als er geen datum op de pagina staat. Wijzig niets.
Ochtend, vervolgens: labelen met het dossier
Daarna vroeg de assistent om uw akkoord. In onze test toonde hij welke fax hij zou wijzigen en schreef hij na het akkoord de opmerking 2026-0412; bij het teruglezen van de fax bleek de opmerking opgeslagen en de fax nog ongelezen. Handleiding: Houd uw faxpostvak overzichtelijk.
Labelen per dossier
Voeg de opmerking [matter number] toe aan mijn nieuwste ontvangen fax en lees de fax daarna terug om te bevestigen dat de opmerking is opgeslagen. Toon mij welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord.
Ochtend, vervolgens: de datums
Met een ingeschakelde agenda-connector stelt de assistent de twee afspraken voor op basis van de bovenstaande datums. Deze stap hebben wij niet uitgevoerd; controleer de datum en de titel aan de hand van de originele kennisgeving voordat u akkoord geeft.
De termijn toevoegen
Voeg een agenda-afspraak toe op [date] met de titel [matter number] uiterste datum verweer. Toon mij de afspraak eerst en wacht op mijn akkoord.
De zitting toevoegen
Voeg een agenda-afspraak toe op [date] om [time] met de titel [matter number] zitting, locatie [courtroom]. Toon mij de afspraak eerst en wacht op mijn akkoord.
Avond: verzendrapporten
Typ EVENING. Het bevestigingsrapport legt het resultaat van de verzending vast. In onze test toonde het de datum en tijd (UTC), het verzendende en het ontvangende nummer, 1 pagina, 1 seconde en de status Succesvol verzonden. Handleiding: Faxbezorging controleren.
Verzendrapport
Haal het bevestigingsrapport van mijn nieuwste verzonden fax op en vertel mij of het een geslaagde verzending toont.
Controle op mislukte verzendingen
Toon mijn verzonden faxen van de afgelopen 7 dagen die zijn mislukt, met de reden. Verstuur niets opnieuw. Geef een lijst en vraag mij welke ik wil bekijken.
Houd het veilig
- Een verzendrapport legt het resultaat van een faxverzending vast. Of het meetelt voor een gerechtelijke indiening of een betekeningsregel, is een juridische vraag voor uw kantoor; het is geen juridisch advies van Fax.Plus.
- Documenten die u opent, worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die client. Raadpleeg het beleid van uw kantoor inzake cliëntgegevens voordat u de assistent gebruikt voor vertrouwelijk materiaal.
- Prompts die uw gegevens wijzigen of een fax versturen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de rechteninstellingen. Houd daarom de Fax.Plus-tools die gegevens versturen of wijzigen op de instelling die eerst om toestemming vraagt.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ondertekend document faxen behandelt het versturen. Faxbezorging controleren, uw postvak netjes houden en contactgroepen behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Fax-prompts met KI, en ideeën voor terugkerende controles in Faxautomatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
