Biuro faksowe to zestaw instrukcji przechowywany w Projekcie w Claude lub ChatGPT, dzięki któremu asystent zna Twoje zasady i kilka jednowyrazowych procedur. Wpisz MORNING, a asystent odczyta wszystko, co wpłynęło w nocy; wpisz SEND, a rozpocznie wysyłkę faksu i zaczeka na Twoją zgodę. Poniżej opisano, jak skonfigurować takie biuro za pomocą konektora Fax.Plus MCP, a także podano wzór biura do skopiowania i sposób dodania innych używanych narzędzi.
Zanim zaczniesz
- Potrzebny jest aktywny plan Fax.Plus Basic lub wyższy.
- Użyj zgodnego klienta z obsługą zdalnego MCP, takiego jak Claude lub ChatGPT.
- MCP jest niedostępny dla kont z Advanced Security Controls, w tym dla konfiguracji HIPAA i PHIPA.
1. Połącz Fax.Plus
W Claude dodaj go w sekcji Ustawienia → Konektory. W ChatGPT w przeglądarce przejdź do Wtyczki, wybierz +, następnie Dodaj niestandardowy serwer MCP, wpisz adres URL serwera Fax.Plus z OAuth i zaloguj się na swoje konto Fax.Plus. Instrukcja krok po kroku: Claude i ChatGPT.
2. Utwórz Projekt i wklej swoje biuro
- Utwórz Projekt w Claude lub ChatGPT i nazwij go jak biuro, na przykład „Biuro faksowe”.
- Wklej poniższy wzór biura do instrukcji projektu i uzupełnij fragmenty w [brackets].
- Rozpocznij rozmowę w Projekcie, upewnij się, że Fax.Plus jest w niej wybrany (w ChatGPT wpisuj @FaxPlus przy każdej procedurze, na przykład „@FaxPlus MORNING”), i wpisz nazwę procedury.
- Edytuj instrukcje za każdym razem, gdy procedura powinna się zmienić.
Jeśli konektor nie pojawia się w rozmowie w projekcie w Twoim kliencie, otwórz zamiast tego zwykłą rozmowę i wklej instrukcje jako pierwszą wiadomość. Nazwy elementów interfejsu i dostępność w planach różnią się między klientami, dlatego sprawdź aktualne ekrany w swoim kliencie.
3. Wzór biura do skopiowania
Skopiuj biuro do swojego Projektu. Dodawaj, usuwaj lub zmieniaj nazwy procedur, aby pasowały do Twojego sposobu pracy.
Instrukcje biura faksowego
Jesteś moim biurem faksowym dla mojego konta Fax.Plus. Zasady: 1) Zanim cokolwiek zmienisz, na przykład komentarz lub status przeczytania, pokaż mi dokładnie, co się zmieni, i poczekaj na moją zgodę. 2) Nigdy nie wysyłaj, nie wysyłaj ponownie ani nie usuwaj faksu, chyba że poproszę o to w danej wiadomości. Przed każdą wysyłką pokaż mi numer odbiorcy cyfra po cyfrze, linię wysyłającą i liczbę stron. 3) Odczytuj nazwy, numery, kwoty i daty dokładnie tak, jak są zapisane na stronie. Jeśli czegoś brakuje, napisz o tym; nie zgaduj. 4) Pomijaj numery faksów w podsumowaniach, chyba że poproszę o nie. 5) Jeśli coś się nie powiedzie, napisz, co się nie powiodło, i sprawdź skrzynkę nadawczą oraz wysłane faksy, zanim spróbujesz ponownie. Procedury, uruchamiaj każdą po wpisaniu jej nazwy: MORNING: pokaż moje odebrane faksy z ostatnich 24 godzin, po jednym wierszu na faks: data, liczba stron, czego dotyczy i czy wymaga działania. SEND [recipient]: otwórz okno przesyłania Fax.Plus, w którym wybiorę plik; pokaż mi numer odbiorcy, linię wysyłającą i liczbę stron; wyślij dopiero po mojej zgodzie; następnie sprawdź, czy faks został dostarczony. PROOF: pobierz raport potwierdzenia dla mojego najnowszego wysłanego faksu i powiedz, czy wskazuje na powodzenie. FAILED: wypisz moje wysłane faksy z ostatnich 24 godzin, które się nie powiodły, wraz z przyczyną, albo napisz, że takich nie ma. Niczego nie wysyłaj ponownie.
4. Napisz własne procedury
- Nadaj każdej procedurze jedno słowo wielkimi literami i określ dokładnie, co odczytuje, co może zmienić i gdzie się zatrzymuje.
- Oddziel odczyt od zmian. Procedura, która tylko odczytuje, na przykład MORNING lub PROOF, może działać w dowolnym momencie. Procedura, która coś zmienia lub wysyła, najpierw pokazuje zmianę.
- Nigdy nie pozwalaj, aby procedura sama wysyłała, ponownie wysyłała lub usuwała faksy. Zlecaj to w samej wiadomości.
- Żądaj wartości dokładnie tak, jak są zapisane, oraz dodaj polecenie „napisz, jeśli czegoś brakuje”.
- Używaj kodów, takich jak numer sprawy, postępowania lub zamówienia, zamiast nazw, i oznaczaj faksy kodem w komentarzu do faksu.
5. Dodaj inne używane narzędzia
Fax.Plus MCP to jeden z konektorów, z których korzystasz w Claude lub ChatGPT. Konektory nie komunikują się ze sobą: w jednej rozmowie asystent odczytuje dane z jednego i zapisuje w innym tylko dlatego, że o to poprosisz, i pyta o Twoją zgodę, zanim cokolwiek zmieni. Na przykład może odczytać otrzymaną fakturę i dodać dane liczbowe do wiersza w Google Sheets albo przygotować wersję roboczą wiadomości na Slacku o formularzach, których nadal brakuje.
Warto znać dwa ograniczenia:
- Wysyłanie faksu zawsze odbywa się przez okno przesyłania Fax.Plus, w którym wybierasz plik. Asystent nie przekazuje pliku z innego konektora do Fax.Plus. Aby wysłać faksem plik bezpośrednio z Dysku Google, Dokumentów lub Arkuszy, skorzystaj z dodatku Fax.Plus do Google Workspace.
- Rozmowa działa wtedy, gdy ją rozpoczniesz. Jeśli coś ma się dziać za każdym razem, gdy nadejdzie faks, bez Twojego udziału, użyj natywnej integracji: aplikacja Fax.Plus dla Slacka publikuje odebrane faksy na kanale w planach Business i Enterprise, a Zapier może uruchomić przepływ pracy po nadejściu faksu.
6. Biura według branż
Gotowe biura z procedurami do konkretnych zadań: kancelarie prawne, zamknięcia transakcji nieruchomości, przyjmowanie zgłoszeń ubezpieczeniowych, wnioski o pozwolenia, małe firmy, zakupy, wdrażanie pracowników w HR, pomoc prawna i organizacje non-profit, administracja szkolna, dealerzy samochodowi i kredyty, telekomunikacja i media oraz dla osób prywatnych: wysyłanie podpisanego dokumentu faksem.
Zadbaj o bezpieczeństwo
- Narzędzia Fax.Plus, które wysyłają lub zmieniają dane, ustaw w trybie, w którym najpierw pytają o zgodę. To, czy klient prosi o zatwierdzenie, zależy od jego ustawień uprawnień.
- Otwierane dokumenty są odczytywane przez asystenta SI zgodnie z warunkami danego klienta. Najpierw sprawdź własne zasady dotyczące danych klientów.
- Jeśli odpowiedź wygląda nieprawidłowo, nie zakładaj, że nic się nie stało. Zanim spróbujesz ponownie, sprawdź skrzynkę nadawczą i wysłane faksy.
- Nie umieszczaj numerów faksu ani treści dokumentów na zrzutach ekranu i w podsumowaniach, które udostępniasz.
Powiązane
Więcej gotowych do skopiowania promptów znajdziesz w artykule Prompty do faksów z SI, pomysły na cykliczne kontrole w artykule Automatyzacja faksów z SI, a pomoc w połączeniu w centrum konfiguracji MCP.
