Sekretariaty szkół wysyłają prośby o dokumentację do innych okręgów i odbierają formularze zapisu od rodzin, a jedno i drugie odbywa się faxem. Dzięki Claude lub ChatGPT połączonym z Fax.Plus przez MCP staje się to rutyną: jedno słowo wysyła prośbę do grupy kontaktów danego okręgu po sprawdzeniu listy, drugie odczytuje odpowiedzi, a trzecie porównuje zwrócone formularze zapisu z listą wymaganych dokumentów. Poniżej znajdziesz opis procesu, jednorazową konfigurację oraz przykładowe wyniki z symulowanymi dokumentami. Przykłady nie zawierają danych uczniów i w Twoich poleceniach również nie powinny się one znaleźć.
Wszystko tutaj jest przykładem. Zmień polecenia, kolejność i godziny tak, aby pasowały do Twojego sposobu pracy; nic nie jest narzucone na stałe.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz aktywnego planu Fax.Plus Basic lub wyższego oraz istniejącego, autoryzowanego połączenia Fax.Plus MCP.
- MCP jest niedostępny dla kont z Advanced Security Controls, w tym dla konfiguracji HIPAA i PHIPA.
- Utwórz grupę kontaktów dla każdego okręgu (zobacz przewodnik po grupach kontaktów) i przygotuj listę wymaganych formularzy.
- W poleceniach i komentarzach używaj kodów próśb lub kodów akt, a nie imion i nazwisk uczniów ani numerów identyfikacyjnych.
Nie masz jeszcze połączenia? Zacznij od centrum konfiguracji Fax.Plus MCP.
Proces
Wysyłka wiadomości fax to tylko jeden etap dłuższego procesu. Kroki oznaczone jako Fax.Plus MCP wykonuje konektor Fax.Plus. Kroki oznaczone jako Opcjonalnie korzystają z innego konektora, który być może masz już w Claude lub ChatGPT; asystent przenosi informacje między nimi w obrębie czatu i prosi o Twoje zatwierdzenie, zanim cokolwiek zmieni.
- Fax.Plus MCP: wybierasz prośbę o dokumentację w oknie przesyłania Fax.Plus, a asystent odczytuje grupę kontaktów okręgu; pokazuje pełną listę odbiorców, linię wysyłającą i liczbę stron, a nic nie zostanie wysłane, dopóki tego nie zatwierdzisz.
- Fax.Plus MCP: prośba zostaje wysłana, a status każdej wysyłki jest sprawdzany.
- Fax.Plus MCP: odpowiedzi nadchodzą i są odczytywane: co zostało załączone, czego odmówiono oraz każda data, dokładnie tak, jak jest zapisana.
- Fax.Plus MCP: zwrócone formularze zapisu są porównywane z listą wymaganych dokumentów, według kodu akt, wraz z opisem tego, co przedstawia każda strona.
- Fax.Plus MCP: każdy fax otrzymuje jako komentarz swój kod prośby lub kod akt, po Twoim potwierdzeniu OK.
- Opcjonalnie, na przykład Arkusze Google: lista kontrolna jest prowadzona w arkuszu przez cały okres przyjmowania zgłoszeń, po Twoim potwierdzeniu OK.
Jednorazowa konfiguracja
Przechowuj poniższe instrukcje w Projekcie w Claude lub ChatGPT, na przykład o nazwie „Sekretariat szkoły”, aby jedno słowo uruchamiało rutynę. Łączenie Fax.Plus, tworzenie Projektu i pisanie własnych rutyn opisano krok po kroku w artykule Skonfiguruj punkt faxowy z SI. W ChatGPT wpisz @FaxPlus z każdym słowem rutyny, na przykład „@FaxPlus MORNING”. W Claude pozostaw konektor Fax.Plus włączony na czas czatu.
Instrukcje dla sekretariatu szkoły
Jesteś moim sekretariatem szkoły dla mojego konta Fax.Plus. Moje wymagane formularze zapisu: [list the forms]. Zasady: 1) Odnoś się do próśb i akt wyłącznie przez kody, które Ci podam, nigdy przez imię i nazwisko ucznia lub rodziny, i nigdy nie powtarzaj numerów identyfikacyjnych, adresów ani danych ucznia ze strony. 2) Zanim cokolwiek zmienisz, na przykład komentarz, pokaż mi dokładnie, co się zmieni, i poczekaj na moje OK. 3) Opisuj, co przedstawia każda strona. Nigdy nie rozstrzygaj, czy prośba o dokumentację jest kompletna ani czy formularz jest akceptowalny; to ja o tym decyduję. 4) Pomijaj numery faxu w podsumowaniach, chyba że o nie poproszę. 5) Wysyłaj fax tylko wtedy, gdy poproszę o to w danej wiadomości, a przed każdą wysyłką pokaż mi pełną listę odbiorców, linię wysyłającą i liczbę stron i poczekaj na moje OK. 6) Jeśli coś się nie powiedzie, powiedz mi, co zawiodło, i przed ponowną próbą sprawdź skrzynkę nadawczą oraz wysłane faxy. Rutyny, uruchamiaj jedną, gdy wpiszę jej nazwę. REQUEST [district group]: odczytaj grupę kontaktów, pokaż mi pełną listę odbiorców, linię wysyłającą i liczbę stron dla prośby, którą wybiorę w oknie przesyłania Fax.Plus, i wyślij dopiero po moim OK; następnie sprawdź status każdej wysyłki. REPLIES: odczytaj moje odebrane faxy z ostatnich 14 dni, które odpowiadają na prośbę o dokumentację; dla każdego podaj kod prośby, co zostało załączone, czego odmówiono oraz każdą datę dokładnie tak, jak jest zapisana. ENROLL: porównaj moje odebrane faxy z ostatnich 14 dni z moją listą wymaganych formularzy, według kodu akt: dotarł, z datą, lub nie dotarł. TAG [code]: dodaj kod jako komentarz do odebranego faxu, który wskażę, po pokazaniu mi zmiany i uzyskaniu mojego OK.
REQUEST: wyślij prośbę do okręgu
Wpisz REQUEST wraz z grupą okręgu i wybierz prośbę w oknie przesyłania Fax.Plus. Asystent odczyta grupę, pokaże całą listę odbiorców, linię wysyłającą i liczbę stron, a następnie poczeka na Twoje OK. Sprawdź listę: prośby wysłanej do niewłaściwego biura nie da się cofnąć. Przewodniki: Grupy kontaktów faxu i Wyślij faxem podpisany dokument.
Wyślij prośbę do okręgu
Pomóż mi wysłać dokument do wszystkich w mojej grupie kontaktów [district group name]. Plik wybiorę w oknie przesyłania Fax.Plus. Pokaż mi pełną listę odbiorców, linię wysyłającą i liczbę stron i poczekaj na moje OK, zanim wyślesz cokolwiek do któregokolwiek z nich. Potem sprawdź status każdej wysyłki.
REPLIES: odczytaj odpowiedzi od okręgów
Wpisz REPLIES. Przykładowy wynik dla symulowanej odpowiedzi: prośba R-31 do sąsiedniego okręgu, w odpowiedzi napisano, że dokumentacja jest załączona na 4 stronach, i podano termin, do którego należy złożyć ewentualną dalszą prośbę, wypisany tak, jak widnieje na stronie. Asystent przekazuje, co jest napisane na stronie, i nie ocenia, czy prośba jest kompletna. Ta operacja niczego nie zmienia. Przewodnik: Znajdź i przeczytaj odebrany fax.
Odczytaj odpowiedzi
Odczytaj moje odebrane faxy z ostatnich 14 dni, które odpowiadają na prośbę o dokumentację. Dla każdego podaj kod prośby, co zostało załączone, czego odmówiono oraz każdą datę dokładnie tak, jak jest zapisana. Jeśli czegoś nie ma na stronie, napisz o tym. Niczego nie zmieniaj.
ENROLL: odhacz formularze zapisu na liście
Wpisz ENROLL. Przykładowy wynik dla symulowanych formularzy: akta F-208, formularz zapisu dotarł, potwierdzenie adresu dotarło, zgoda opiekuna nie wpłynęła. Asystent opisuje, co przedstawia każda strona, a decyzję o akceptacji pozostawia Tobie.
Sprawdź formularze zapisu
Przeczytaj moje faxy odebrane w ciągu ostatnich 14 dni i sprawdź każdy z nich pod kątem tych wymaganych formularzy: [list of forms]. Dla każdego kodu akt podaj, czy poszczególne formularze dotarły, wraz z datą. Powiedz, co przedstawia każda strona; nie oceniaj, czy formularz jest akceptowalny. Niczego nie zmieniaj.
TAG: zapisz fax pod jego kodem
Asystent pokazuje, który fax zmieni, a po Twoim potwierdzeniu wpisuje kod w komentarzu, po czym odczytuje go ponownie. Przewodnik: Utrzymuj porządek w skrzynce faxów.
Oznacz kodem
Dodaj komentarz [request or file code] do mojego najnowszego odebranego faxu. Pokaż mi, który fax zmienisz, i poczekaj na moje potwierdzenie, a następnie odczytaj komentarz ponownie, aby to potwierdzić.
Połącz: Gmail
Jeśli w tej samej rozmowie masz włączony konektor Gmail, asystent może przygotować wiadomość do rodziny w sprawie brakujących formularzy. Pokaże Ci zmianę i poczeka na Twoje potwierdzenie. To, czy to zadziała, zależy od Twojego klienta SI i tego konektora.
Przygotuj przypomnienie
Sprawdź formularze zapisu dla [file code] pod kątem mojej listy wymaganych formularzy i przygotuj wiadomość w Gmailu do [family email] z wykazem brakujących formularzy. Nie podawaj danych ucznia. Zapisz ją jako wersję roboczą i pokaż mi ją; nie wysyłaj jej.
Zadbaj o bezpieczeństwo
- Przed każdą wysyłką sprawdź pełną listę odbiorców. Asystent musi ją pokazać i poczekać na Twoje potwierdzenie.
- Informacje o uczniach są wrażliwe. Dokumenty, które otwierasz, są odczytywane przez asystenta SI na warunkach danego klienta, dlatego przed użyciem sprawdź zasady obowiązujące w Twojej szkole lub okręgu oraz przepisy dotyczące dokumentacji uczniów, które Cię dotyczą, i nie umieszczaj w poleceniach imion i nazwisk, numerów identyfikacyjnych ani adresów.
- Asystent podaje, co jest napisane na stronie. To, czy prośba o dokumentację jest kompletna lub czy formularz jest akceptowalny, należy do Ciebie.
- Polecenia, które zmieniają Twoje dane lub wysyłają fax, nakazują asystentowi pokazanie zmiany i poczekanie na Twoje OK. To, czy Twój klient prosi dodatkowo o zatwierdzenie, zależy od jego ustawień uprawnień, dlatego narzędzia Fax.Plus, które wysyłają lub zmieniają dane, pozostaw w ustawieniu z pytaniem przed wykonaniem.
- Jeśli odpowiedź wygląda nieprawidłowo, nie zakładaj, że nic się nie stało. Zanim spróbujesz ponownie, sprawdź skrzynkę nadawczą i wysłane faksy.
- Nie umieszczaj numerów faksu ani treści dokumentów na zrzutach ekranu i w podsumowaniach, które udostępniasz.
Powiązane poradniki
Powyższe kroki omawiają poradniki: grupy kontaktów faxowych, wysyłanie podpisanego dokumentu faxem, wyszukiwanie i odczytywanie odebranego faxu oraz utrzymywanie porządku w skrzynce odbiorczej. Więcej poleceń znajdziesz w Poleceniach SI dla faxów, a cykliczne kontrole w Automatyzacji faxów z SI.
Coś nie działa? Zobacz Rozwiązywanie problemów z Fax.Plus MCP.
