Zgłoszenia szkód i formularze dotyczące kont nadal trafiają faxem do zaplecza biurowego firm ubezpieczeniowych i finansowych, a każdy dokument trzeba wprowadzić do systemu, nadać mu numer referencyjny i potwierdzić jego odbiór. Gdy Claude lub ChatGPT jest połączony z Fax.Plus przez MCP, staje się to rutyną: jedno słowo wczytuje nocne zgłoszenia do wierszy tabeli, kolejne wysyła potwierdzenie po Twojej zgodzie, a wieczorne słowo sprawdza, czy są faxy, których nie udało się wysłać. Poniżej znajdziesz opis procesu, jednorazowej konfiguracji oraz przykładowy dzień oparty na naszym teście, ze zgłoszeniami symulowanymi i fikcyjnymi stronami. Ta strona dotyczy ubezpieczeń innych niż zdrowotne oraz usług finansowych.
Wszystko tutaj jest przykładem. Zmień polecenia, kolejność i godziny tak, aby pasowały do Twojego sposobu pracy; nic nie jest narzucone na stałe.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz aktywnego planu Fax.Plus Basic lub wyższego oraz istniejącego, autoryzowanego połączenia Fax.Plus MCP.
- MCP jest niedostępne dla kont z Advanced Security Controls, w tym z konfiguracjami HIPAA i PHIPA, dlatego ten przewodnik nie dotyczy roszczeń zdrowotnych.
- W poleceniach i komentarzach używaj numerów referencyjnych zgłoszeń i numerów polis, a nie imion i nazwisk zgłaszających.
Nie masz jeszcze połączenia? Zacznij od centrum konfiguracji Fax.Plus MCP.
Proces
Wysyłka wiadomości fax to tylko jeden etap dłuższego procesu. Kroki oznaczone jako Fax.Plus MCP wykonuje konektor Fax.Plus. Kroki oznaczone jako Opcjonalnie korzystają z innego konektora, który być może masz już w Claude lub ChatGPT; asystent przenosi informacje między nimi w obrębie czatu i prosi o Twoje zatwierdzenie, zanim cokolwiek zmieni.
- Fax.Plus MCP: zgłoszenia szkód przychodzą faxem, a asystent wczytuje każde z nich do wiersza: polisa, data szkody, rodzaj, miejsce i kwota szkody w brzmieniu podanym przez zgłaszającego.
- Opcjonalnie, na przykład Jira: każdy wiersz staje się zgłoszeniem po Twojej zgodzie.
- Fax.Plus MCP: każde zgłoszenie otrzymuje swój numer referencyjny jako komentarz po Twojej zgodzie.
- Fax.Plus MCP: potwierdzenie z numerem referencyjnym jest odsyłane faxem po potwierdzeniu przez Ciebie numeru.
- Opcjonalnie, na przykład Slack: zespół dowiaduje się, które zgłoszenia wpłynęły, po Twojej zgodzie.
- Fax.Plus MCP: wieczorem wyświetlana jest lista faxów, których nie udało się wysłać, albo asystent informuje, że ich nie ma.
Jednorazowa konfiguracja
Poniższe instrukcje przechowuj w Project w Claude lub ChatGPT, na przykład o nazwie „Claims desk”, aby jedno słowo uruchamiało procedurę. Połączenie z Fax.Plus, tworzenie Project i pisanie własnych procedur opisano krok po kroku w artykule Konfiguracja biura faxowego z SI. W ChatGPT wpisuj @FaxPlus przy każdym słowie uruchamiającym procedurę, na przykład „@FaxPlus MORNING”. W Claude pozostaw konektor Fax.Plus włączony w czacie.
Instrukcje biura obsługi szkód
Jesteś moim biurem przyjmowania zgłoszeń szkód dla mojego konta Fax.Plus. Zasady: 1) Odwołuj się do szkód wyłącznie przez numer referencyjny zgłoszenia lub numer polisy, nigdy przez imię i nazwisko zgłaszającego. 2) Zanim cokolwiek zmienisz, na przykład komentarz, pokaż mi dokładnie, co się zmieni, i poczekaj na moją zgodę. 3) Odczytuj pola dokładnie tak, jak są zapisane na stronie, i poinformuj mnie, jeśli jakiegoś pola brakuje. Kwoty to wartości podane przez zgłaszającego; nigdy nie oceniaj, nie zatwierdzaj, nie odrzucaj ani nie szacuj szkody. 4) Pomijaj numery faxów, chyba że o nie poproszę. 5) Wysyłaj fax tylko wtedy, gdy poproszę o to w danej wiadomości, i najpierw pokaż mi numer odbiorcy, linię wysyłającą oraz liczbę stron. 6) Jeśli coś się nie powiedzie, powiedz mi, co się nie powiodło, i sprawdź aktualny stan, zanim spróbujesz ponownie. Procedury uruchamiaj po wpisaniu przeze mnie ich nazwy. MORNING: wczytaj moje odebrane faxy z ostatnich 24 godzin do jednej tabeli, jeden wiersz na zgłoszenie: numer polisy, data szkody, rodzaj roszczenia, miejsce, deklarowana wysokość szkody; poinformuj mnie, jeśli jakiegoś pola brakuje; niczego nie zmieniaj. TAG [policy number] [claim reference]: dodaj numer referencyjny zgłoszenia jako komentarz do tego zgłoszenia, po pokazaniu mi zmiany i uzyskaniu mojej zgody. ACK [policy number]: pokaż mi numer, z którego nadeszło zgłoszenie, linię wysyłającą i liczbę stron potwierdzenia, które wybiorę w oknie przesyłania Fax.Plus, a wyślij dopiero po mojej zgodzie. EVENING: wyświetl listę moich wysłanych faxów z ostatnich 24 godzin, które nie zostały dostarczone, wraz z przyczyną; jeśli takich nie ma, powiedz o tym; jeśli sama kontrola się nie powiedzie, poinformuj o tym; niczego nie wysyłaj ponownie.
MORNING: nocne zgłoszenia zamieniają się w wiersze tabeli
Wpisz MORNING. W naszym teście wpłynęły dwa zgłoszenia. Asystent wczytał je do jednej tabeli: polisa AU-55120, data szkody 9 października 2026, pojazd, kolizja z najechaniem od tyłu na skrzyżowaniu Main St i 4th Ave, deklarowana wysokość szkody 3850 USD; oraz polisa HP-70344, data szkody 10 października 2026, mienie, pęknięta rura pod zlewem kuchennym przy 22 Sample Road, deklarowana wysokość szkody 7200 USD. Odczyt niczego nie zmienia. Przewodnik: Wyszukiwanie i odczyt odebranego faxu.
Zgłoszenia w wierszach tabeli
Odczytaj moje 2 najnowsze odebrane faxy i umieść każdy w jednym wierszu tabeli: numer polisy, data szkody, rodzaj roszczenia, miejsce oraz kwota szkody w brzmieniu podanym przez zgłaszającego. Poinformuj mnie, jeśli jakiegoś pola nie ma na stronie. Niczego nie zmieniaj.
TAG: każde zgłoszenie otrzymuje swój numer referencyjny
Wpisz TAG. Numer referencyjny trafia do komentarza do faxu, dzięki czemu zgłoszenie można później odnaleźć. W naszym teście oba zgłoszenia zostały oznaczone jako CLM-2026-1041 i CLM-2026-1042 po udzieleniu zgody, a ponownie odczytana lista pokazała oba komentarze, przy czym faxy nadal były nieprzeczytane. Przewodnik: Utrzymuj porządek w skrzynce faxowej.
Oznaczanie zgłoszenia
Dodaj komentarz [claim reference] do odebranego faxu dotyczącego polisy [policy number]. Pokaż mi, który fax zmienisz, i poczekaj na moją zgodę, a następnie odczytaj go ponownie, aby potwierdzić zmianę.
ACK: wysyłanie potwierdzenia
Wpisz ACK. Zgłaszający otrzymuje jednostronicowe potwierdzenie z numerem referencyjnym. W naszym teście asystent pokazał numer odbiorcy, linię wysyłającą i liczbę stron, a po zatwierdzeniu wysyłki fax został dostarczony (status: success, 1 strona). Przewodnik Wysyłanie podpisanego dokumentu faxem opisuje przebieg wysyłki.
Wysyłanie potwierdzenia
Pomóż mi wysłać faxem potwierdzenie na numer, z którego nadeszło zgłoszenie dotyczące polisy [policy number]. Plik wybiorę w oknie przesyłania Fax.Plus. Pokaż mi numer, linię wysyłającą i liczbę stron, a przed wysłaniem poczekaj na moją zgodę.
EVENING: sprawdzanie nieudanych faxów
Wpisz EVENING. To ostatnie spojrzenie na miniony dzień. W naszym teście odpowiedź brzmiała, że w ciągu ostatnich 24 godzin żaden fax nie zakończył się niepowodzeniem. To pełnoprawny wynik, który różni się od sytuacji, w której sprawdzenie się nie powiodło. Przewodnik: Ponowne wysyłanie faxu zakończonego niepowodzeniem opisuje, co zrobić, gdy taki fax się pojawi.
Sprawdzanie nieudanych faxów
Pokaż moje wysłane faxy z ostatnich 24 godzin, które nie zostały dostarczone, wraz z przyczyną. Jeśli ich nie ma, napisz o tym. Jeśli samo sprawdzenie się nie powiedzie, poinformuj o tym zamiast tego. Niczego nie wysyłaj ponownie.
Podłącz: Google Sheets
Jeśli w tym samym czacie masz włączony konektor Google Sheets, asystent może zamienić każde zgłoszenie szkody w wiersz w Twoim rejestrze zgłoszeń. Pokazuje Ci zmianę i czeka na Twoje potwierdzenie. To, czy to działa, zależy od Twojego klienta SI i od tego konektora.
Dodawanie zgłoszeń do rejestru
Odczytaj moje odebrane faxy z ostatnich 24 godzin i dodaj po jednym wierszu na każde zgłoszenie szkody do mojego rejestru zgłoszeń w Google Sheets [sheet name]: numer polisy, data szkody, rodzaj, miejsce, deklarowana wysokość szkody, dokładnie tak, jak zapisano. Najpierw pokaż mi wiersze i poczekaj na moje potwierdzenie.
Zadbaj o bezpieczeństwo
- Asystent odczytuje to, co napisali zgłaszający. To, czy szkoda jest objęta ochroną i w jakiej wysokości, jest decyzją Twojego zespołu likwidacji szkód, a nie asystenta.
- Nie pozostawiaj uruchomionego zadania cyklicznego, które wysyła potwierdzenia odbioru bez zatwierdzenia każdej wysyłki przez człowieka.
- Dokumenty, które otwierasz, są odczytywane przez Twojego asystenta SI na warunkach danego klienta. Najpierw sprawdź politykę swojej firmy dotyczącą danych klientów.
- Polecenia, które zmieniają Twoje dane lub wysyłają fax, nakazują asystentowi pokazanie zmiany i poczekanie na Twoje OK. To, czy Twój klient prosi dodatkowo o zatwierdzenie, zależy od jego ustawień uprawnień, dlatego narzędzia Fax.Plus, które wysyłają lub zmieniają dane, pozostaw w ustawieniu z pytaniem przed wykonaniem.
- Jeśli odpowiedź wygląda nieprawidłowo, nie zakładaj, że nic się nie stało. Zanim spróbujesz ponownie, sprawdź skrzynkę nadawczą i wysłane faksy.
- Nie umieszczaj numerów faksu ani treści dokumentów na zrzutach ekranu i w podsumowaniach, które udostępniasz.
Powiązane poradniki
Powyższe kroki opisują poradniki: Wyszukiwanie i odczytywanie odebranego faxu, Utrzymywanie porządku w skrzynce odbiorczej, Wysyłanie faxu i Ponowne wysyłanie faxu zakończonego niepowodzeniem. Więcej promptów znajdziesz w artykule Prompty do faxów z SI, a cykliczne kontrole w artykule Automatyzacja faxów z SI.
Coś nie działa? Zobacz Rozwiązywanie problemów z Fax.Plus MCP.
