Dostawcy nadal potwierdzają zamówienia przez fax, a osoba odpowiedzialna za zakupy musi wysłać zamówienie, czekać na każde potwierdzenie, wpisywać daty wysyłki do arkusza i zauważać, kto przestał odpowiadać. Gdy Claude lub ChatGPT jest połączony z Fax.Plus przez MCP, staje się to rutyną: jedno słowo wysyła zamówienie do Twojej listy dostawców po jej sprawdzeniu, drugie odczytuje potwierdzenia do wierszy, a trzecie pokazuje, kto jeszcze nie potwierdził. Poniżej znajdziesz opis procesu, sposób jednorazowej konfiguracji oraz przykładowe wyniki na symulowanych dokumentach i fikcyjnych podmiotach.
Wszystko tutaj jest przykładem. Zmień polecenia, kolejność i godziny tak, aby pasowały do Twojego sposobu pracy; nic nie jest narzucone na stałe.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz aktywnego planu Fax.Plus Basic lub wyższego oraz istniejącego, autoryzowanego połączenia Fax.Plus MCP.
- MCP jest niedostępny dla kont z Advanced Security Controls, w tym dla konfiguracji HIPAA i PHIPA.
- Przygotuj listę dostawców z numerami fax. Na potrzeby kontroli spóźnionych dostawców zanotuj numer PO przy każdym zamówieniu.
- W poleceniach i komentarzach używaj numerów PO i kodów dostawców.
Nie masz jeszcze połączenia? Zacznij od centrum konfiguracji Fax.Plus MCP.
Proces
Wysyłka wiadomości fax to tylko jeden etap dłuższego procesu. Kroki oznaczone jako Fax.Plus MCP wykonuje konektor Fax.Plus. Kroki oznaczone jako Opcjonalnie korzystają z innego konektora, który być może masz już w Claude lub ChatGPT; asystent przenosi informacje między nimi w obrębie czatu i prosi o Twoje zatwierdzenie, zanim cokolwiek zmieni.
- Fax.Plus MCP: wybierasz zamówienie zakupu w oknie przesyłania plików Fax.Plus, a asystent pokazuje pełną listę dostawców, linię wysyłającą i liczbę stron; nic nie zostanie wysłane, dopóki tego nie zatwierdzisz.
- Fax.Plus MCP: zamówienie trafia do każdego dostawcy, a status doręczenia każdej wysyłki jest sprawdzany.
- Fax.Plus MCP: potwierdzenia przychodzą i są odczytywane do wierszy: numer PO, dostawca, data wysyłki, ilość i przewidywany termin dostawy, dokładnie tak, jak zapisano.
- Opcjonalnie, na przykład Google Sheets: wiersze trafiają do Twojego arkusza dostaw po Twoim potwierdzeniu.
- Fax.Plus MCP: wysłane zamówienia są porównywane z otrzymanymi potwierdzeniami, a dostawcy, którzy nie potwierdzili, są wypisani na liście.
- Opcjonalnie, na przykład Slack: przygotowywana jest krótka notatka o spóźnionych dostawcach dla osób odpowiedzialnych za zakupy; przeglądasz ją, zanim zostanie wysłana.
Jednorazowa konfiguracja
Przechowuj poniższe instrukcje w Projekcie Claude lub ChatGPT, na przykład o nazwie „Dział zakupów”, aby jedno słowo uruchamiało rutynę. Łączenie Fax.Plus, tworzenie Projektu i pisanie własnych rutyn opisano krok po kroku w artykule Skonfiguruj biuro fax z pomocą SI. W ChatGPT wpisuj @FaxPlus przed każdym słowem rutyny, na przykład „@FaxPlus MORNING”. W Claude pozostaw włączony konektor Fax.Plus w czacie.
Instrukcje dla działu zakupów
Jesteś moim działem zakupów dla mojego konta Fax.Plus. Zasady: 1) Odnoś się do zamówień po numerze PO, a do dostawców po kodzie dostawcy, jeśli został podany. 2) Zanim cokolwiek zmienisz, na przykład komentarz, pokaż mi dokładnie, co się zmieni, i poczekaj na moje OK. 3) Odczytuj daty, ilości i numery PO dokładnie tak, jak są zapisane na stronie, i powiedz, jeśli któregoś brakuje. Nigdy nie decyduj, czy potwierdzenie jest do zaakceptowania; ja o tym decyduję. 4) Pomijaj numery fax w podsumowaniach, chyba że o nie poproszę. 5) Wysyłaj fax tylko wtedy, gdy poproszę o to w danej wiadomości, a przed każdą wysyłką pokaż mi pełną listę numerów odbiorców, linię wysyłającą i liczbę stron i poczekaj na moje OK; nigdy nie wysyłaj na listę, która nie została przeze mnie sprawdzona. 6) Jeśli coś się nie powiedzie, powiedz mi, co się nie powiodło, i sprawdź skrzynkę nadawczą oraz wysłane wiadomości fax, zanim spróbujesz ponownie. Rutyny, uruchamiaj jedną po wpisaniu jej nazwy. PO [PO number]: wyślij zamówienie zakupu wybrane przeze mnie w oknie przesyłania plików Fax.Plus do dostawców z mojej listy, po tym jak sprawdzę pełną listę odbiorców i ją zatwierdzę; następnie sprawdź status każdej wysyłki i wypisz te, które się nie powiodły. CONFIRM: odczytaj potwierdzenia od dostawców spośród moich najnowszych odebranych wiadomości fax do jednej tabeli: numer PO, dostawca, data wysyłki, ilość, przewidywany termin dostawy; oznacz każdą różnicę względem ilości, którą Ci podam; niczego nie zmieniaj. LATE [list of POs sent]: porównaj moje wysłane wiadomości fax z otrzymanymi potwierdzeniami; wypisz dostawców, od których nie ma jeszcze potwierdzenia, oraz datę wysłania do nich zamówienia. FAILED: wypisz moje wysłane wiadomości fax z ostatnich 24 godzin, które się nie powiodły, wraz z przyczyną, lub powiedz, że takich nie ma; niczego nie wysyłaj ponownie.
PO: wyślij zamówienie do listy dostawców
Wpisz PO wraz z numerem PO i wybierz zamówienie w oknie przesyłania plików Fax.Plus. Asystent pokazuje całą listę odbiorców, linię wysyłającą i liczbę stron, a przed wysłaniem czegokolwiek czeka na Twoje OK. Sprawdź listę wiersz po wierszu: zamówienia zakupu wysłanego do niewłaściwego dostawcy nie można cofnąć. Przewodnik: Wyślij fax z podpisanym dokumentem opisuje proces wysyłki.
Wyślij zamówienie do listy
Pomóż mi wysłać zamówienie zakupu [PO number] do tych dostawców: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Plik wybiorę w oknie przesyłania plików Fax.Plus. Pokaż mi pełną listę numerów, linię wysyłającą i liczbę stron i poczekaj na moje OK, zanim wyślesz do któregokolwiek z nich. Potem sprawdź status każdej wysyłki i wypisz te, które się nie powiodły.
CONFIRM: potwierdzenia do wierszy
Wpisz CONFIRM. Przykładowy wynik dla dwóch symulowanych potwierdzeń: PO 4471 od Northwind Supply (fikcyjna firma), data wysyłki 20 października 2026, ilość 120, przewidywana dostawa 27 października 2026; PO 4472 od Harbor Print (fikcyjna firma), data wysyłki 22 października 2026, ilość 80 ze 100 zamówionych, więc asystent oznacza różnicę. Podaje to, co jest napisane na stronie; to, czy wysyłka częściowa jest do zaakceptowania, zależy od Ciebie.
Potwierdzenia do wierszy
Odczytaj potwierdzenia od dostawców spośród moich najnowszych odebranych wiadomości fax do jednej tabeli: numer PO, dostawca, data wysyłki, ilość i przewidywany termin dostawy, dokładnie tak, jak zapisano. Powiedz, jeśli brakuje któregoś pola. Porównaj każdą ilość z zamówioną ilością: [PO number and quantity, PO number and quantity] i oznacz każdą różnicę. Niczego nie zmieniaj.
LATE: kto przestał odpowiadać
Wpisz LATE wraz z listą wysłanych zamówień. Asystent porównuje Twoje wysłane wiadomości fax z otrzymanymi potwierdzeniami i wypisuje dostawców, od których jeszcze nic nie ma, wraz z datą wysyłki do każdego z nich. Widzi tylko potwierdzenia, które dotarły jako fax przez Fax.Plus.
Spóźnieni dostawcy
Wysłano zamówienia zakupu [PO number], [PO number] i [PO number]. Porównaj moje wysłane wiadomości fax z potwierdzeniami w odebranych wiadomościach fax. Wypisz każdego dostawcę, który jeszcze nie potwierdził, oraz datę wysłania zamówienia. Opisz, co pokazuje każda strona; nie zgaduj.
FAILED: wychwytywanie wysyłki, która się nie powiodła
Nieudana wysyłka wygląda jak cisza ze strony dostawcy. Wpisz FAILED; asystent wypisze wiadomości fax, które się nie powiodły, wraz z przyczyną albo poinformuje, że takich nie ma. Przewodnik: Ponowne wysyłanie nieudanej wiadomości fax opisuje, co zrobić dalej.
Sprawdzanie nieudanych faxów
Pokaż moje wysłane faxy z ostatnich 24 godzin, które nie zostały dostarczone, wraz z przyczyną. Jeśli ich nie ma, napisz o tym. Jeśli samo sprawdzenie się nie powiedzie, poinformuj o tym zamiast tego. Niczego nie wysyłaj ponownie.
Podłącz: Google Sheets
Jeśli w tym samym czatie masz włączony konektor Google Sheets, asystent może dodać potwierdzenia dostawców do Twojego arkusza dostaw. Pokaże Ci zmianę i poczeka na Twoją zgodę. To, czy to zadziała, zależy od używanego klienta SI i tego konektora.
Potwierdzenia w arkuszu
Odczytaj potwierdzenia od dostawców spośród moich najnowszych odebranych wiadomości fax i dodaj po jednym wierszu dla każdego do mojego arkusza dostaw w Google Sheets [sheet name]: numer PO, dostawca, data wysyłki, ilość, przewidywany termin dostawy. Najpierw pokaż mi wiersze i poczekaj na moją zgodę.
Zadbaj o bezpieczeństwo
- Przed każdą wysyłką sprawdź pełną listę odbiorców. Asystent musi ją pokazać i poczekać na Twoje potwierdzenie.
- Nie zostawiaj uruchomionego zadania cyklicznego, które wysyła lub ponownie wysyła zamówienia, bez zatwierdzania każdej wysyłki przez człowieka.
- Asystent odczytuje treść potwierdzenia. To, czy data lub częściowa ilość są akceptowalne, jest Twoją decyzją.
- Nigdy nie działaj na podstawie zmiany danych bankowych dostawcy, która nadeszła przez fax, bez potwierdzenia jej telefonicznie pod numerem, który już posiadasz.
- Dokumenty, które otwierasz, są odczytywane przez asystenta SI zgodnie z regulaminem danego klienta. Najpierw sprawdź politykę swojej firmy dotyczącą danych dostawców i klientów.
- Jeśli odpowiedź wygląda nieprawidłowo, nie zakładaj, że nic nie wysłano. Zanim wyślesz ponownie, sprawdź skrzynkę nadawczą i wysłane wiadomości fax.
- Nie umieszczaj numerów faksu ani treści dokumentów na zrzutach ekranu i w podsumowaniach, które udostępniasz.
Powiązane poradniki
Powyższe kroki opisują poradniki: Wysyłanie podpisanego dokumentu faxem, sprawdzanie dostarczenia faxu, wyszukiwanie i czytanie odebranego faxu oraz ponowne wysyłanie nieudanego faxu. Więcej promptów znajdziesz w Prompty do faxów z SI, a zadania cykliczne w Automatyzacja faxów z SI.
Coś nie działa? Zobacz Rozwiązywanie problemów z Fax.Plus MCP.
