Mała firma lub biuro rachunkowe nadal otrzymuje faxem faktury, zestawienia, podpisane formularze i dokumenty podatkowe, a ktoś musi otworzyć każdy z nich, przepisać liczby i ponaglać tych, którzy swoich nie przesłali. Gdy Claude lub ChatGPT jest połączony z Fax.Plus przez MCP, staje się to rutyną: jedno słowo daje poranne podsumowanie, drugie wczytuje faktury do wierszy księgi, trzecie pokazuje, kto nie przesłał dokumentów, a piątkowe słowo podsumowuje cały tydzień. Poniżej znajdziesz opis procesu, jednorazową konfigurację oraz przykładowe wyniki z symulowanymi dokumentami i fikcyjnymi podmiotami.
Wszystko tutaj jest przykładem. Zmień polecenia, kolejność i godziny tak, aby pasowały do Twojego sposobu pracy; nic nie jest narzucone na stałe.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz aktywnego planu Fax.Plus Basic lub wyższego oraz istniejącego, autoryzowanego połączenia Fax.Plus MCP.
- MCP jest niedostępny dla kont z Advanced Security Controls, w tym dla konfiguracji HIPAA i PHIPA.
- Do sprawdzania brakujących dokumentów przygotuj listę osób i firm, od których oczekujesz dokumentów.
- W poleceniach i komentarzach stosuj, gdy to możliwe, kody zleceń lub klientów zamiast nazwisk i nazw.
Nie masz jeszcze połączenia? Zacznij od centrum konfiguracji Fax.Plus MCP.
Proces
Wysyłka wiadomości fax to tylko jeden etap dłuższego procesu. Kroki oznaczone jako Fax.Plus MCP wykonuje konektor Fax.Plus. Kroki oznaczone jako Opcjonalnie korzystają z innego konektora, który być może masz już w Claude lub ChatGPT; asystent przenosi informacje między nimi w obrębie czatu i prosi o Twoje zatwierdzenie, zanim cokolwiek zmieni.
- Fax.Plus MCP: otrzymane faxy są odczytywane i podsumowywane: czym jest każdy z nich, ile ma stron i czy wymaga działania.
- Fax.Plus MCP: faktury i zestawienia są wczytywane do wierszy: dostawca, numer faktury, data, kwota i termin płatności, dokładnie tak, jak zapisano.
- Opcjonalnie, na przykład Google Sheets: wiersze trafiają do Twojej księgi lub arkusza Twojego księgowego po Twojej akceptacji.
- Fax.Plus MCP: lista oczekiwanych nadawców jest porównywana z tym, co dotarło, i wyświetlane jest, kogo nadal brakuje.
- Fax.Plus MCP: każdy fax otrzymuje kod klienta lub dostawcy jako komentarz, po Twojej akceptacji.
- Opcjonalnie, na przykład Slack lub Gmail: przygotowywane jest krótkie tygodniowe podsumowanie dla wspólnika lub zespołu; przeglądasz je przed wysłaniem.
Jednorazowa konfiguracja
Przechowuj poniższe instrukcje w Projekcie Claude lub ChatGPT, na przykład o nazwie „Fax-kamerdyner”, aby jedno słowo uruchamiało procedurę. Łączenie Fax.Plus, tworzenie Projektu i pisanie własnych procedur opisano krok po kroku w artykule Konfiguracja stanowiska faxowego z SI. W ChatGPT wpisuj @FaxPlus przed każdym słowem procedury, na przykład „@FaxPlus MORNING”. W Claude pozostaw włączony konektor Fax.Plus w czacie.
Instrukcje Fax-kamerdynera
Jesteś moim fax-kamerdynerem dla konta Fax.Plus. Zasady: 1) Klientów i dostawców określaj kodami, które Ci podaję, jeśli dla danej osoby lub firmy zostały podane. 2) Zanim cokolwiek zmienisz, na przykład komentarz lub status odczytania, pokaż mi dokładnie, co się zmieni, i poczekaj na moją akceptację. 3) Liczby, daty i numery faktur odczytuj dokładnie tak, jak są zapisane na stronie, i poinformuj mnie, jeśli któregoś brakuje. Nigdy nie zatwierdzaj, nie opłacaj ani nie kwestionuj faktury i nigdy nie nakłaniaj mnie do tego. 4) Pomijaj numery faxu, chyba że o nie poproszę. 5) Nigdy nie wysyłaj, nie wysyłaj ponownie ani nie usuwaj faxu, chyba że poproszę o to w danej wiadomości. 6) Jeśli coś się nie powiedzie, powiedz mi, co się nie powiodło, i sprawdź aktualny stan, zanim spróbujesz ponownie. Procedury uruchamiasz, gdy wpiszę ich nazwę. MORNING: pokaż moje otrzymane faxy z ostatnich 24 godzin, po jednym wierszu na fax: data, liczba stron, czym jest i czy wymaga działania. LEDGER: wczytaj faktury i zestawienia spośród moich najnowszych otrzymanych faxów do jednej tabeli: dostawca, numer faktury, data faktury, kwota z walutą, termin płatności; poinformuj, jeśli brakuje któregoś pola; niczego nie zmieniaj. MISSING [list of expected senders]: porównaj moje otrzymane faxy z ostatnich 30 dni z listą; dla każdej nazwy powiedz, czy fax dotarł, podając jego datę, i wypisz, kogo nadal brakuje; powiedz, co przedstawia każda strona, i nie zgaduj. TAG [code]: dodaj kod jako komentarz do otrzymanego faxu, który wskażę, po pokazaniu mi zmiany i uzyskaniu mojej akceptacji. FRIDAY: podsumuj tydzień: ile faxów dotarło, ile wysłano, które wymagają dalszych działań, kogo nadal brakuje; napisz to jako krótką wiadomość do mojej weryfikacji; nie wysyłaj jej.
MORNING: co przyszło w nocy
Wpisz MORNING. Przykładowy wynik dla trzech symulowanych faxów: faktura od dostawcy (2 strony, wymaga działania), podpisany list zlecenia odesłany przez klienta (1 strona, zarchiwizowany) i zawiadomienie z banku (1 strona, wymaga uwagi). Asystent wypisuje każdy z nich z datą, liczbą stron i informacją, czym jest. Odczyt niczego nie zmienia. Przewodnik: Wyszukiwanie i odczytywanie otrzymanego faxu.
Poranne podsumowanie
Pokaż moje otrzymane faxy z ostatnich 24 godzin, po jednym wierszu na fax: data, liczba stron, czym jest i czy wymaga działania. Niczego nie zmieniaj.
LEDGER: faktury do wierszy
Wpisz LEDGER. Przykładowy wynik dla dwóch symulowanych faktur: Northwind Supply (fikcyjna), faktura 10432, z dnia 8 października 2026, 1 280,40 USD, termin płatności 7 listopada 2026; Harbor Print (fikcyjna), faktura 2207, z dnia 9 października 2026, 342,00 USD, termin płatności 8 listopada 2026. Liczby są zapisane dokładnie tak jak na stronie, więc przed wprowadzeniem do ksiąg porównaj je z oryginałem.
Faktury do wierszy
Wczytaj faktury spośród moich najnowszych otrzymanych faxów do jednej tabeli: dostawca, numer faktury, data faktury, kwota z walutą i termin płatności, dokładnie tak, jak zapisano. Poinformuj, jeśli brakuje któregoś pola. Niczego nie zmieniaj.
MISSING: kto nie przesłał dokumentów
Wpisz MISSING wraz z listą. Asystent porównuje listę z Twoimi otrzymanymi faxami i dla każdej nazwy informuje, czy fax dotarł i kiedy. Widzi tylko faxy, które wpłynęły przez Fax.Plus, a nie dokumenty, które dotarły inną drogą.
Kogo brakuje
Oczekuję dokumentów od [name], [name] i [name]. Porównaj moje otrzymane faxy z ostatnich 30 dni z tą listą. Dla każdej pozycji powiedz, czy fax dotarł, i podaj jego datę, a następnie wypisz, kogo nadal brakuje. Powiedz, co przedstawia każda strona; nie zgaduj.
TAG: przypisz do klienta lub dostawcy
Asystent pokazuje, który fax zmieni, a po Twoim potwierdzeniu wpisuje kod w komentarzu, po czym odczytuje go ponownie. Przewodnik: Utrzymuj porządek w skrzynce faxów.
Oznaczanie kodem
Dodaj komentarz [client or supplier code] do mojego najnowszego otrzymanego faxu. Pokaż mi, który fax zmienisz, i poczekaj na moją akceptację, a następnie odczytaj go ponownie w celu potwierdzenia.
FRIDAY: podsumowanie tygodnia
Wpisz FRIDAY. Asystent przygotuje krótkie podsumowanie tygodnia; możesz je przejrzeć i wysłać samodzielnie albo poprosić inny konektor o przygotowanie szkicu.
Podsumowanie tygodnia
Podsumuj mój tydzień z faxami: ile otrzymanych faxów dotarło, ile wysłano, które wymagają działania i kogo nadal brakuje na liście [list]. Napisz to jako krótką wiadomość do sprawdzenia. Niczego nie wysyłaj.
Podłącz: Google Sheets
Jeśli w tym samym czacie jest włączony konektor Google Sheets, asystent może dodawać faktury przychodzące faxem do Twojej księgi. Pokaże zmianę i poczeka na Twoją akceptację. To, czy to zadziała, zależy od używanego klienta SI i od tego konektora.
Faktury do księgi
Przeczytaj faktury wśród moich najnowszych otrzymanych faxów i dodaj po jednym wierszu dla każdej do mojej księgi w Google Sheets [sheet name]: dostawca, numer faktury, data faktury, kwota z walutą, termin płatności, dokładnie tak, jak jest zapisane. Najpierw pokaż mi wiersze i poczekaj na moją akceptację.
Zadbaj o bezpieczeństwo
- Nigdy nie wykonuj zmiany danych bankowych ani instrukcji płatności, które przyszły faxem, bez potwierdzenia telefonicznego pod numerem, który już posiadasz. Fax nie jest dowodem tożsamości nadawcy.
- Asystent odczytuje to, co jest napisane na stronie. Decyzja o zatwierdzeniu, opłaceniu lub zakwestionowaniu faktury należy do Ciebie.
- Otwierane dokumenty są odczytywane przez asystenta SI zgodnie z warunkami danego klienta. Najpierw sprawdź własne zasady dotyczące danych klientów.
- Prompty zmieniające Twoje dane proszą asystenta o pokazanie zmiany i oczekiwanie na Twoją akceptację. To, czy Twój klient dodatkowo prosi o zgodę, zależy od jego ustawień uprawnień, dlatego narzędzia Fax.Plus, które wysyłają lub zmieniają dane, pozostaw w ustawieniu wymagającym wcześniejszego pytania.
- Jeśli odpowiedź wygląda nieprawidłowo, nie zakładaj, że nic się nie stało. Zanim spróbujesz ponownie, sprawdź skrzynkę nadawczą i wysłane faksy.
- Nie umieszczaj numerów faksu ani treści dokumentów na zrzutach ekranu i w podsumowaniach, które udostępniasz.
Powiązane poradniki
Powyższe kroki opisują artykuły Wyszukiwanie i odczytywanie otrzymanego faxu oraz utrzymywanie porządku w skrzynce. Więcej promptów znajdziesz w Prompty do faxów z SI, a cykliczne kontrole w Automatyzacja faxów z SI.
Coś nie działa? Zobacz Rozwiązywanie problemów z Fax.Plus MCP.
