Zespoły pomocy prawnej i organizacji non-profit wysyłają faksem wnioski i formularze świadczeń do urzędów, a w odpowiedzi dostają pisma z prośbą o dodatkowe dokumenty w określonym terminie – dla wielu klientów jednocześnie, przy niewielkiej liczbie pracowników. Gdy Claude lub ChatGPT jest połączony z Fax.Plus przez MCP, staje się to rutyną: jedno słowo pokazuje rejestr faksów dla danej sprawy, kolejne wysyła wniosek po sprawdzeniu numeru i zachowuje jego raport, a trzecie odczytuje odpowiedź urzędu i wypisuje, o co prosi. Poniżej znajdziesz opis procesu, sposób jednorazowej konfiguracji oraz przykładowe wyniki z symulowanymi dokumentami i fikcyjnymi klientami.
Wszystko tutaj jest przykładem. Zmień polecenia, kolejność i godziny tak, aby pasowały do Twojego sposobu pracy; nic nie jest narzucone na stałe.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz aktywnego planu Fax.Plus Basic lub wyższego oraz istniejącego, autoryzowanego połączenia Fax.Plus MCP.
- MCP jest niedostępne dla kont z Advanced Security Controls, w tym dla konfiguracji HIPAA i PHIPA. Jeśli Twoja dokumentacja zawiera informacje o zdrowiu na takim koncie, ten przewodnik nie ma zastosowania.
- Nadaj każdemu klientowi kod sprawy i używaj w poleceniach oraz komentarzach kodu, a nie imienia i nazwiska.
Nie masz jeszcze połączenia? Zacznij od centrum konfiguracji Fax.Plus MCP.
Proces
Wysyłka wiadomości fax to tylko jeden etap dłuższego procesu. Kroki oznaczone jako Fax.Plus MCP wykonuje konektor Fax.Plus. Kroki oznaczone jako Opcjonalnie korzystają z innego konektora, który być może masz już w Claude lub ChatGPT; asystent przenosi informacje między nimi w obrębie czatu i prosi o Twoje zatwierdzenie, zanim cokolwiek zmieni.
- Fax.Plus MCP: wniosek lub formularz do urzędu wysyłasz po sprawdzeniu numeru, linii wysyłającej i liczby stron.
- Fax.Plus MCP: pobierany jest raport potwierdzenia dla tej transmisji, dzięki czemu każda sprawa ma własny zapis tego, kiedy faks został wysłany.
- Fax.Plus MCP: przychodzi odpowiedź urzędu, a asystent wypisuje dokumenty, o które urząd prosi, oraz wszystkie terminy dokładnie tak, jak zapisano.
- Fax.Plus MCP: zatwierdzasz zmianę, a kod sprawy zostaje wpisany w komentarzu do faksu.
- Fax.Plus MCP: rejestr sprawy jest wyświetlany na żądanie: każdy faks oznaczony kodem, z datą, kierunkiem i informacją, czego dotyczy.
- Opcjonalnie, na przykład Google Calendar: data z odpowiedzi staje się wydarzeniem w kalendarzu, po Twojej akceptacji.
Jednorazowa konfiguracja
Przechowuj poniższe instrukcje w Project w Claude lub ChatGPT, na przykład o nazwie „Case desk”, aby jedno słowo uruchamiało rutynę. Łączenie Fax.Plus, tworzenie Project i pisanie własnych rutyn opisano krok po kroku w Konfiguracja biura fax z SI. W ChatGPT wpisuj @FaxPlus przed każdym słowem rutyny, na przykład „@FaxPlus MORNING”. W Claude pozostaw włączony konektor Fax.Plus w czacie.
Instrukcje biura spraw
Jesteś moim biurem spraw dla mojego konta Fax.Plus. Zasady: 1) Odnoś się do klientów wyłącznie przez kody spraw, nigdy po imieniu i nazwisku, i nigdy nie powtarzaj numerów identyfikacyjnych, adresów ani szczegółów świadczeń poza tym, o co poproszę. 2) Zanim cokolwiek zmienisz, na przykład komentarz, pokaż mi dokładnie, co się zmieni, i poczekaj na moją akceptację. 3) Gdy czytasz odpowiedź urzędu, wypisz dokumenty, o które prosi, oraz każdą datę dokładnie tak, jak jest zapisana. Jeśli daty nie ma na stronie, powiedz o tym. Nigdy nie doradzaj klientowi, nigdy nie mów, czy ktoś się do czegoś kwalifikuje, i nigdy sam nie wyliczaj terminu. 4) Pomijaj numery faksów w podsumowaniach, chyba że o nie poproszę. 5) Wysyłaj faks tylko wtedy, gdy poproszę o to w danej wiadomości, a przed każdą wysyłką pokaż mi numer odbiorcy cyfra po cyfrze, linię wysyłającą i liczbę stron i poczekaj na moją akceptację. 6) Jeśli coś się nie powiedzie, powiedz mi, co zawiodło, i sprawdź skrzynkę nadawczą oraz wysłane faksy, zanim spróbujesz ponownie. Rutyny – uruchamiaj tę, której nazwę wpiszę. LOG [case code]: wypisz faksy, których komentarz zawiera kod sprawy, wysłane i odebrane, z datą, kierunkiem, liczbą stron i informacją, czym jest każdy z nich. SUBMIT [case code]: pokaż mi numer, linię wysyłającą i liczbę stron dla dokumentu wybranego w oknie przesyłania Fax.Plus i wyślij dopiero po mojej akceptacji; następnie pobierz raport potwierdzenia i powiedz mi, czy wskazuje on powodzenie. AGENCY [case code]: odczytaj mój najnowszy odebrany faks od urzędu; wypisz wymagane dokumenty, ewentualny numer referencyjny i każdą datę dokładnie tak, jak jest zapisana; dodaj kod sprawy jako komentarz po pokazaniu mi zmiany i uzyskaniu mojej akceptacji. TAG [case code]: dodaj kod sprawy jako komentarz do odebranego faksu, który wskażę, po pokazaniu mi zmiany i uzyskaniu mojej akceptacji.
SUBMIT: wyślij wniosek i zachowaj jego raport
Wpisz SUBMIT z kodem sprawy i wybierz dokument w oknie przesyłania Fax.Plus. Sprawdź numer urzędu cyfra po cyfrze: faksu z danymi klienta wysłanego na zły numer nie da się cofnąć. Po wysłaniu raport potwierdzenia zapisuje datę i godzinę, numery, liczbę stron i wynik transmisji. Przewodnik: Wyślij faksem podpisany dokument omawia proces wysyłania.
Wyślij wniosek
Pomóż mi wysłać faksem dokument na numer [agency fax number] z mojego numeru Fax.Plus. Plik wybiorę w oknie przesyłania Fax.Plus. Pokaż mi numer cyfra po cyfrze, linię wysyłającą i liczbę stron i poczekaj na moją akceptację przed wysłaniem. Następnie pobierz raport potwierdzenia i powiedz mi, czy wskazuje on powodzenie.
AGENCY: odczytaj, o co prosi urząd
Wpisz AGENCY. Przykładowy wynik dla symulowanej odpowiedzi: sprawa C-021, urząd prosi o dowód dochodów i podpisany formularz zgody oraz podaje termin odpowiedzi, który asystent wypisuje tak, jak jest zapisany na stronie. Nie mówi, czy klient się kwalifikuje. Odczytywanie niczego nie zmienia. Przewodnik: Znajdź i odczytaj odebrany faks.
Odczytaj odpowiedź urzędu
Odczytaj mój najnowszy odebrany faks od urzędu. Wypisz dokumenty, o które prosi, ewentualny numer referencyjny i każdą datę dokładnie tak, jak jest zapisana. Jeśli daty nie ma na stronie, powiedz o tym. Nie mów, czy ktokolwiek się kwalifikuje. Niczego nie zmieniaj.
TAG: wpisz kod sprawy w faksie
Asystent pokazuje, który faks zmieni, i po Twojej akceptacji wpisuje kod sprawy w komentarzu, a następnie odczytuje go z powrotem. Przewodnik: Utrzymuj porządek w skrzynce faksów.
Oznacz kodem sprawy
Dodaj komentarz [case code] do mojego najnowszego odebranego faksu. Pokaż mi, który faks zmienisz, i poczekaj na moją akceptację, a następnie odczytaj go z powrotem w celu potwierdzenia.
LOG: historia faksów jednej sprawy
Wpisz LOG i kod sprawy. Asystent wyświetli listę faksów wysłanych i odebranych, które mają ten kod w komentarzu. Rejestr jest tak kompletny, jak dokładne jest oznaczanie faksów, dlatego każdy faks oznaczaj w momencie jego odebrania lub wysłania.
Rejestr sprawy
Wypisz moje wysłane i odebrane faksy, których komentarz zawiera [case code], od najnowszego: data, kierunek, liczba stron i czego dotyczy każdy z nich. Niczego nie zmieniaj.
Połącz z Google Drive
Jeśli w tym samym czacie jest włączony konektor Google Drive, asystent może prowadzić rejestr faksów dla każdej sprawy w dokumencie Google. Pokaże Ci zmianę i poczeka na Twoją akceptację. To, czy to zadziała, zależy od Twojego klienta SI i tego konektora.
Zapisz raport w rejestrze
Pobierz raport potwierdzenia dla mojego najnowszego wysłanego faksu w sprawie [case code] i dodaj jego datę, godzinę, liczbę stron i wynik do dokumentu Google o nazwie [case code] fax log na moim Google Drive. Najpierw pokaż mi tekst i poczekaj na moją akceptację.
Zadbaj o bezpieczeństwo
- Przed potwierdzeniem sprawdź każdy numer urzędu cyfra po cyfrze. Faksu z danymi klienta wysłanego pod zły numer nie da się cofnąć.
- Asystent odczytuje i wypisuje to, co jest napisane na stronie. Nigdy nie doradza klientowi ani nie ocenia, czy ktoś kwalifikuje się do świadczenia.
- Dokumenty klienta są odczytywane przez Twojego asystenta SI na warunkach obowiązujących wobec tego klienta. Przed użyciem asystenta sprawdź politykę poufności swojej organizacji oraz przepisy, które Cię dotyczą, i nie umieszczaj w poleceniach numerów identyfikacyjnych ani adresów.
- Polecenia, które zmieniają Twoje dane lub wysyłają fax, nakazują asystentowi pokazanie zmiany i poczekanie na Twoje OK. To, czy Twój klient prosi dodatkowo o zatwierdzenie, zależy od jego ustawień uprawnień, dlatego narzędzia Fax.Plus, które wysyłają lub zmieniają dane, pozostaw w ustawieniu z pytaniem przed wykonaniem.
- Jeśli odpowiedź wygląda nieprawidłowo, nie zakładaj, że nic się nie stało. Zanim spróbujesz ponownie, sprawdź skrzynkę nadawczą i wysłane faksy.
- Nie umieszczaj numerów faksu ani treści dokumentów na zrzutach ekranu i w podsumowaniach, które udostępniasz.
Powiązane poradniki
Powyższe kroki opisują poradniki: Wysyłanie podpisanego dokumentu faxem, sprawdzanie dostarczenia faxu, wyszukiwanie i odczytywanie odebranego faxu oraz utrzymywanie porządku w skrzynce. Więcej promptów znajdziesz w Promptach do faxów z SI, a cykliczne kontrole w Automatyzacji faxów z SI.
Coś nie działa? Zobacz Rozwiązywanie problemów z Fax.Plus MCP.
