Pakiet onboardingowy trafia do kilku nowych pracowników, formularze wracają faksem w ciągu następnych dni, a dział HR musi wiedzieć, kto co odesłał i czyja linia podpisu wciąż jest pusta. Gdy Claude lub ChatGPT jest połączony z Fax.Plus przez MCP, staje się to rutyną: jedno słowo wysyła pakiet do grupy kontaktów po sprawdzeniu listy, drugie odhacza zwrócone formularze na liście wymaganych dokumentów, a trzecie pokazuje, czego jeszcze brakuje. Poniżej opisano proces, jednorazową konfigurację oraz przykładowe wyniki z symulowanymi formularzami i fikcyjnymi osobami.
Wszystko tutaj jest przykładem. Zmień polecenia, kolejność i godziny tak, aby pasowały do Twojego sposobu pracy; nic nie jest narzucone na stałe.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz aktywnego planu Fax.Plus Basic lub wyższego oraz istniejącego, autoryzowanego połączenia Fax.Plus MCP.
- MCP jest niedostępny dla kont z Advanced Security Controls, w tym dla konfiguracji HIPAA i PHIPA.
- Przygotuj listę wymaganych formularzy i utwórz grupę kontaktów dla nowych pracowników (zobacz przewodnik po grupach kontaktów).
- W promptach i komentarzach używaj kodów pracowników zamiast imion i nazwisk, a numerów dokumentów tożsamości nie wpisuj do promptów.
Nie masz jeszcze połączenia? Zacznij od centrum konfiguracji Fax.Plus MCP.
Proces
Wysyłka wiadomości fax to tylko jeden etap dłuższego procesu. Kroki oznaczone jako Fax.Plus MCP wykonuje konektor Fax.Plus. Kroki oznaczone jako Opcjonalnie korzystają z innego konektora, który być może masz już w Claude lub ChatGPT; asystent przenosi informacje między nimi w obrębie czatu i prosi o Twoje zatwierdzenie, zanim cokolwiek zmieni.
- Fax.Plus MCP: pakiet onboardingowy wybierasz w oknie przesyłania Fax.Plus, a asystent odczytuje Twoją grupę kontaktów nowych pracowników; pokazuje pełną listę odbiorców, linię nadawczą i liczbę stron, a nic nie zostanie wysłane, dopóki tego nie zatwierdzisz.
- Fax.Plus MCP: pakiet zostaje wysłany, a status każdej wysyłki jest sprawdzany.
- Fax.Plus MCP: zwrócone formularze docierają i są odhaczane na liście wymaganych dokumentów, osobno dla każdej osoby, wraz z opisem tego, co widać na każdej stronie.
- Fax.Plus MCP: formularze, które dotarły z pustą linią podpisu, są wypisane na liście, podobnie jak formularze, które nie dotarły.
- Fax.Plus MCP: każdy zwrócony formularz otrzymuje kod pracownika jako komentarz, po Twojej akceptacji.
- Opcjonalnie, na przykład Google Sheets: lista kontrolna jest przechowywana w arkuszu dla całej grupy, po Twojej akceptacji.
Jednorazowa konfiguracja
Zapisz poniższe instrukcje w projekcie w Claude lub ChatGPT, na przykład o nazwie „Onboarding desk”, aby jedno słowo uruchamiało rutynę. Połączenie Fax.Plus, utworzenie projektu i napisanie własnych rutyn są opisane krok po kroku w artykule Skonfiguruj biuro faksowe z SI. W ChatGPT wpisuj @FaxPlus przy każdym słowie rutyny, na przykład „@FaxPlus MORNING”. W Claude pozostaw włączony konektor Fax.Plus w czacie.
Instrukcje dla stanowiska onboardingowego
Jesteś moim biurem onboardingu dla mojego konta Fax.Plus. Moje wymagane formularze: [list the forms]. Zasady: 1) Odnoś się do osób wyłącznie za pomocą kodów pracowników, które Ci podam, nigdy po imieniu i nazwisku, i nigdy nie powtarzaj numerów identyfikacyjnych ani danych bankowych ze strony. 2) Zanim cokolwiek zmienisz, na przykład komentarz, pokaż mi dokładnie, co się zmieni, i poczekaj na moje potwierdzenie. 3) Podaj, co pokazuje każda strona, w tym czy linia podpisu wygląda na wypełnioną, czy pustą. Nigdy nie mów, że podpis jest autentyczny lub ważny; to ja o tym decyduję. 4) Pomijaj numery faksu w podsumowaniach, chyba że o nie poproszę. 5) Wysyłaj faks tylko wtedy, gdy poproszę o to w danej wiadomości, a przed każdą wysyłką pokaż mi pełną listę odbiorców, linię nadawczą i liczbę stron i poczekaj na moje potwierdzenie. 6) Jeśli coś się nie powiedzie, napisz, co się nie powiodło, i sprawdź skrzynkę nadawczą oraz wysłane faksy, zanim spróbujesz ponownie. Rutyny uruchamiaj, gdy wpiszę ich nazwę. PACKET [group]: odczytaj grupę kontaktów, pokaż mi pełną listę odbiorców, linię nadawczą i liczbę stron pakietu, który wybiorę w oknie przesyłania Fax.Plus, a wyślij dopiero po moim potwierdzeniu; następnie sprawdź status każdej wysyłki. RETURNED: odczytaj moje odebrane faksy z ostatnich 14 dni i sprawdź każdy z nich względem listy wymaganych formularzy, według kodu pracownika: dotarł, z datą, albo nie dotarł; zaznacz każdy formularz, którego linia podpisu wygląda na pustą. MISSING [hire code]: wypisz formularze, których nadal brakuje, oraz formularze, które dotarły z pustą linią podpisu dla tej osoby. TAG [hire code]: dodaj kod pracownika jako komentarz do odebranego faksu, który wskażę, po pokazaniu mi zmiany i uzyskaniu mojego potwierdzenia.
PACKET: wyślij pakiet do grupy nowych pracowników
Wpisz PACKET z nazwą grupy i wybierz pakiet w oknie przesyłania Fax.Plus. Asystent odczytuje grupę, pokazuje całą listę odbiorców, linię nadawczą i liczbę stron, a następnie czeka na Twoją akceptację. Sprawdź listę osoba po osobie: pakietu wysłanego do niewłaściwej osoby nie da się cofnąć. Przewodniki: Grupy kontaktów faksowych i Wysyłanie podpisanego dokumentu faksem.
Wyślij pakiet do grupy
Pomóż mi wysłać pakiet do wszystkich osób z mojej grupy kontaktów [group name]. Plik wybiorę w oknie przesyłania Fax.Plus. Pokaż mi pełną listę odbiorców, linię nadawczą i liczbę stron i poczekaj na moje potwierdzenie, zanim wyślesz do kogokolwiek z nich. Potem sprawdź status każdej wysyłki.
RETURNED: odhacz formularze na liście
Wpisz RETURNED. Przykładowy wynik dla symulowanych formularzy: pracownik H-114, akceptacja oferty dotarła z wypełnioną linią podpisu; potwierdzenie zapoznania się z polityką dotarło z pustą linią podpisu; formularz zlecenia przelewu wynagrodzenia nie dotarł. Asystent opisuje, co widać na każdej stronie, i nie ocenia, czy podpis jest autentyczny.
Sprawdź zwrócone formularze
Odczytaj moje odebrane faksy z ostatnich 14 dni i sprawdź każdy z nich względem tych wymaganych formularzy: [list of forms]. Dla każdego kodu pracownika podaj, czy dany formularz dotarł, wraz z datą, oraz czy jego linia podpisu wygląda na wypełnioną, czy pustą. Nie mów, że podpis jest autentyczny. Niczego nie zmieniaj.
MISSING: czego jeszcze brakuje dla jednego pracownika
Wpisz MISSING z kodem pracownika, aby otrzymać krótką listę przydatną w przypomnieniu.
Czego brakuje
Dla kodu pracownika [hire code] wypisz wymagane formularze, które nie dotarły, oraz formularze, które dotarły z pustą linią podpisu. Podaj, co pokazuje każda strona; nie zgaduj.
TAG: przypisz formularz do pracownika
Asystent pokazuje, który fax zmieni, i po Twojej akceptacji wpisuje kod pracownika w komentarzu, a następnie odczytuje go ponownie. Przewodnik: Utrzymuj porządek w skrzynce faksowej.
Oznacz kodem pracownika
Dodaj komentarz [hire code] do mojego najnowszego odebranego faxu. Pokaż mi, który fax zmienisz, i poczekaj na moją zgodę, a następnie odczytaj go ponownie, aby potwierdzić zmianę.
Połącz: Slack
Jeśli w tym samym czacie jest włączony konektor Slack, asystent może poinformować menedżera ds. rekrutacji, których formularzy nadal brakuje. Pokaże Ci zmianę i poczeka na Twoją zgodę. To, czy to działa, zależy od używanego klienta SI i od tego konektora.
Brakujące formularze na Slacku
Porównaj moje faxy odebrane w ciągu ostatnich 14 dni z moją listą wymaganych formularzy i przygotuj wiadomość na Slacku do [manager] z wykazem tego, czego nadal brakuje dla każdego kodu pracownika. Pokaż mi wiadomość i poczekaj na moją zgodę przed jej wysłaniem.
Zadbaj o bezpieczeństwo
- Przed każdą wysyłką sprawdź pełną listę odbiorców. Asystent musi ją pokazać i poczekać na Twoje potwierdzenie.
- Formularze onboardingowe zawierają dane osobowe. Dokumenty, które otwierasz, są odczytywane przez Twojego asystenta SI zgodnie z regulaminem danego klienta, dlatego przed użyciem sprawdź politykę swojej firmy oraz przepisy, które Cię dotyczą, i nie umieszczaj w promptach numerów dokumentów tożsamości ani danych bankowych.
- Asystent może powiedzieć, czy linia podpisu wygląda na wypełnioną, czy pustą. To, czy podpis jest prawdziwy lub ważny, jest decyzją człowieka.
- Polecenia, które zmieniają Twoje dane lub wysyłają fax, nakazują asystentowi pokazanie zmiany i poczekanie na Twoje OK. To, czy Twój klient prosi dodatkowo o zatwierdzenie, zależy od jego ustawień uprawnień, dlatego narzędzia Fax.Plus, które wysyłają lub zmieniają dane, pozostaw w ustawieniu z pytaniem przed wykonaniem.
- Jeśli odpowiedź wygląda nieprawidłowo, nie zakładaj, że nic się nie stało. Zanim spróbujesz ponownie, sprawdź skrzynkę nadawczą i wysłane faksy.
- Nie umieszczaj numerów faksu ani treści dokumentów na zrzutach ekranu i w podsumowaniach, które udostępniasz.
Powiązane poradniki
Powyższe kroki omawiają poradniki: grupy kontaktów faxowych, wysyłanie podpisanego dokumentu faxem, wyszukiwanie i odczytywanie odebranego faxu oraz utrzymywanie porządku w skrzynce odbiorczej. Więcej poleceń znajdziesz w Poleceniach SI dla faxów, a cykliczne kontrole w Automatyzacji faxów z SI.
Coś nie działa? Zobacz Rozwiązywanie problemów z Fax.Plus MCP.
