Schulsekretariate senden Unterlagenanfragen an andere Schulbezirke und erhalten Anmeldeformulare von Familien, und beides geht per Fax ein und aus. Wenn Claude oder ChatGPT über MCP mit Fax.Plus verbunden ist, wird daraus ein fester Ablauf: Ein Wort sendet eine Anfrage an die Kontaktgruppe eines Schulbezirks, nachdem Sie die Liste geprüft haben, ein weiteres liest die Antworten, und ein drittes gleicht zurückgesendete Anmeldeformulare mit Ihrer Liste der erforderlichen Unterlagen ab. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und Beispielergebnisse mit simulierten Dokumenten. Die Beispiele enthalten keine Schülerdaten, und Ihre Prompts sollten ebenfalls keine enthalten.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Richten Sie für jeden Schulbezirk eine Kontaktgruppe ein (siehe die Anleitung zu Kontaktgruppen) und halten Sie Ihre Liste der erforderlichen Formulare bereit.
- Verwenden Sie in Prompts und Kommentaren Anfragecodes oder Aktencodes statt Schülernamen oder Ausweisnummern.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Sie wählen im Fax.Plus-Upload-Fenster eine Unterlagenanfrage aus, und der Assistent liest die Kontaktgruppe des Schulbezirks; er zeigt die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl an, und nichts wird gesendet, bevor Sie zustimmen.
- Fax.Plus MCP: Die Anfrage wird gesendet, und der Status jedes Versands wird geprüft.
- Fax.Plus MCP: Die Antworten treffen ein und werden gelesen: was beiliegt, was abgelehnt wird und jedes Datum, genau wie geschrieben.
- Fax.Plus MCP: Zurückgesendete Anmeldeformulare werden anhand des Aktencodes mit Ihrer Liste der erforderlichen Unterlagen abgeglichen, einschließlich dessen, was jede Seite zeigt.
- Fax.Plus MCP: Jedes Fax erhält nach Ihrer Zustimmung seinen Anfrage- oder Aktencode als Kommentar.
- Optional, zum Beispiel Google Sheets: Die Checkliste wird nach Ihrer Zustimmung für den Zeitraum der Anmeldung in einer Tabelle geführt.
Einmalig einrichten
Bewahren Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt auf, zum Beispiel mit dem Namen „Schulsekretariat-Schreibtisch“, damit ein einziges Wort einen Ablauf startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Abläufe schreiben, erfahren Sie Schritt für Schritt in Einen Fax-Schreibtisch mit KI einrichten. Geben Sie in ChatGPT bei jedem Ablaufwort @FaxPlus davor ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat eingeschaltet.
Anweisungen für den Schulsekretariat-Schreibtisch
Du bist mein Schulsekretariat-Schreibtisch für mein Fax.Plus-Konto. Meine erforderlichen Anmeldeformulare: [list the forms]. Regeln: 1) Beziehe dich auf Anfragen und Akten nur mit den Codes, die ich dir gebe, niemals mit Schüler- oder Familiennamen, und wiederhole niemals Ausweisnummern, Adressen oder Schülerangaben von einer Seite. 2) Bevor du etwas änderst, zum Beispiel einen Kommentar, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf mein OK. 3) Sage, was jede Seite zeigt. Entscheide niemals, ob eine Unterlagenanfrage vollständig oder ein Formular akzeptabel ist; das entscheide ich. 4) Lasse Faxnummern in Zusammenfassungen weg, außer ich verlange sie. 5) Sende ein Fax nur, wenn ich es in dieser Nachricht verlange, und zeige mir vor jedem Versand die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte auf mein OK. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor du es erneut versuchst. Abläufe: Führe einen davon aus, wenn ich seinen Namen eingebe. REQUEST [district group]: Lies die Kontaktgruppe, zeige mir die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl für die Anfrage, die ich im Fax.Plus-Upload-Fenster auswähle, und sende erst nach meinem OK; prüfe danach den Status jedes Versands. REPLIES: Lies meine in den letzten 14 Tagen empfangenen Faxe, mit denen eine Unterlagenanfrage beantwortet wird; liste für jedes den Anfragecode, was beiliegt, was abgelehnt wird und jedes Datum genau wie geschrieben auf. ENROLL: Gleiche meine empfangenen Faxe der letzten 14 Tage mit meiner Liste der erforderlichen Formulare ab, pro Aktencode: eingetroffen, mit Datum, oder nicht eingetroffen. TAG [code]: Füge den Code als Kommentar zu dem empfangenen Fax hinzu, auf das ich verweise, nachdem du mir die Änderung gezeigt und mein OK eingeholt hast.
REQUEST: Die Anfrage an einen Schulbezirk senden
Geben Sie REQUEST mit der Gruppe des Schulbezirks ein und wählen Sie die Anfrage im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Der Assistent liest die Gruppe, zeigt die gesamte Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl an und wartet auf Ihr OK. Prüfen Sie die Liste: Eine an die falsche Stelle gesendete Anfrage lässt sich nicht zurückholen. Anleitungen: Fax-Kontaktgruppen und Ein unterschriebenes Dokument faxen.
Die Anfrage an einen Schulbezirk senden
Hilf mir, ein Dokument an alle in meiner Kontaktgruppe [district group name] zu senden. Ich wähle die Datei im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Zeige mir die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte auf mein OK, bevor du an irgendjemanden sendest. Prüfe danach den Status jedes Versands.
REPLIES: Lesen, was die Schulbezirke zurückgesendet haben
Geben Sie REPLIES ein. Beispielergebnis für eine simulierte Antwort: Anfrage R-31 an einen Nachbarbezirk; die Antwort besagt, dass die Unterlagen auf 4 Seiten beiliegen, und nennt ein Datum, bis zu dem eine weitere Anfrage gestellt werden muss, aufgeführt wie auf der Seite angegeben. Der Assistent berichtet, was auf der Seite steht, und beurteilt nicht, ob die Anfrage vollständig ist. Beim Lesen wird nichts geändert. Anleitung: Ein empfangenes Fax finden und lesen.
Die Antworten lesen
Lies meine in den letzten 14 Tagen empfangenen Faxe, mit denen eine Unterlagenanfrage beantwortet wird. Liste für jedes den Anfragecode, was beiliegt, was abgelehnt wird und jedes Datum genau wie geschrieben auf. Sage es, wenn etwas nicht auf der Seite steht. Ändere nichts.
ENROLL: Anmeldeformulare anhand der Liste abhaken
Geben Sie ENROLL ein. Beispielergebnis für simulierte Formulare: Akte F-208, Anmeldeformular eingetroffen, Adressnachweis eingetroffen, Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten nicht eingegangen. Der Assistent beschreibt, was jede Seite zeigt, und überlässt Ihnen die Entscheidung über die Annahme.
Anmeldeformulare prüfen
Lies meine in den letzten 14 Tagen empfangenen Faxe und prüfe jedes davon anhand dieser erforderlichen Formulare: [list of forms]. Gib pro Aktencode an, ob das jeweilige Formular eingegangen ist, und nenne das Datum. Gib an, was jede Seite zeigt; entscheide nicht, ob ein Formular akzeptabel ist. Ändere nichts.
TAG: Das Fax unter seinem Aktencode ablegen
Der Assistent zeigt, welches Fax er ändern würde, schreibt nach Ihrem OK den Aktencode in den Kommentar und liest ihn anschließend zur Kontrolle wieder vor. Anleitung: Halten Sie Ihren Fax-Posteingang übersichtlich.
Mit dem Aktencode versehen
Füge meinem neuesten empfangenen Fax den Kommentar [request or file code] hinzu. Zeige mir, welches Fax du änderst, und warte auf mein OK. Lies den Kommentar danach zur Bestätigung noch einmal vor.
Verbinden: Gmail
Wenn der Gmail-Connector im selben Chat aktiviert ist, kann der Assistent eine Nachricht an eine Familie über die noch fehlenden Formulare entwerfen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihr OK. Ob das funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Erinnerung entwerfen
Prüfe die Anmeldeformulare für [file code] anhand meiner Liste der erforderlichen Formulare und entwirf eine Gmail-Nachricht an [family email], in der die noch fehlenden Formulare aufgeführt sind. Nenne keine Angaben zu Schülerinnen und Schülern. Speichere sie als Entwurf und zeige sie mir; sende sie nicht.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Prüfen Sie vor jedem Versand die vollständige Empfängerliste. Der Assistent muss sie Ihnen zeigen und auf Ihr OK warten.
- Schülerdaten sind sensibel. Dokumente, die Sie öffnen, werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Bedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie daher vor der Nutzung die Richtlinie Ihrer Schule oder Ihres Schulbezirks sowie die für Sie geltenden Vorschriften zu Schülerunterlagen, und lassen Sie Namen, Ausweisnummern und Adressen aus den Prompts heraus.
- Der Assistent gibt wieder, was eine Seite aussagt. Ob eine Unterlagenanfrage vollständig oder ein Formular akzeptabel ist, entscheiden Sie.
- Prompts, die Ihre Daten ändern oder ein Fax senden, weisen den Assistenten an, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich eine Freigabe verlangt, hängt von dessen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung, die zuerst nachfragt.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Fax-Kontaktgruppen, ein unterschriebenes Dokument faxen, ein empfangenes Fax finden und lesen und Ihren Posteingang übersichtlich halten behandeln die oben genannten Schritte. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
