Секретариаты школ отправляют запросы документов в другие округа и получают от семей формы для зачисления. И то и другое проходит по fax. Если подключить Claude или ChatGPT к Fax.Plus через MCP, эта работа превращается в отлаженную процедуру. Одно слово отправляет запрос группе контактов округа после того, как вы проверите список. Другое считывает ответы. Третье сверяет возвращённые формы для зачисления с вашим списком обязательных документов. Ниже описаны процесс, однократная настройка и примеры результатов на условных документах. В примерах нет данных учащихся, и в ваших запросах их тоже быть не должно.
Всё, что приведено здесь, служит примером. Измените запросы, порядок действий и время с учётом вашей работы: жёстких правил нет.
Перед началом работы
- Вам понадобится активный тариф Fax.Plus Basic или выше и уже авторизованное подключение Fax.Plus MCP.
- MCP недоступен для аккаунтов с Advanced Security Controls, включая конфигурации HIPAA и PHIPA.
- Создайте группу контактов для каждого округа (см. руководство по группам контактов) и подготовьте список обязательных форм.
- В запросах и комментариях используйте коды запросов или коды файлов, а не имена учащихся и не идентификационные номера.
Ещё не подключились? Начните с центра настройки Fax.Plus MCP.
Процесс
Отправка fax — лишь один этап более длинного процесса. Этапы с пометкой Fax.Plus MCP выполняет коннектор Fax.Plus. Этапы с пометкой Необязательно используют другой коннектор, который уже может быть подключён в Claude или ChatGPT. Ассистент передаёт информацию между коннекторами в рамках чата и запрашивает ваше подтверждение, прежде чем что-либо изменить.
- Fax.Plus MCP: вы выбираете запрос документов в окне загрузки Fax.Plus, а ассистент считывает группу контактов округа. Он показывает полный список получателей, линию отправки и количество страниц. Без вашего подтверждения ничего не отправляется.
- Fax.Plus MCP: запрос отправляется, затем проверяется статус каждой отправки.
- Fax.Plus MCP: поступают и считываются ответы: что приложено, в чём отказано и все даты в точности как в документе.
- Fax.Plus MCP: возвращённые формы для зачисления сверяются с вашим списком обязательных документов по коду файла, с описанием того, что показывает каждая страница.
- Fax.Plus MCP: после вашего подтверждения к каждому fax добавляется код запроса или код файла в виде комментария.
- Необязательно, например Google Sheets: после вашего подтверждения контрольный список ведётся в таблице на период приёма документов.
Настройка выполняется один раз
Сохраните приведённые ниже инструкции в Project в Claude или ChatGPT, например с названием «Секретариат школы», чтобы одно слово запускало нужную процедуру. Подключение Fax.Plus, создание Project и составление собственных процедур подробно описаны в статье Настройка fax-канцелярии с ИИ. В ChatGPT вводите @FaxPlus и слово процедуры, например «@FaxPlus MORNING». В Claude оставляйте коннектор Fax.Plus включённым на время чата.
Инструкции для секретариата школы
Ты — секретариат моей школы в моём аккаунте Fax.Plus. Обязательные формы для зачисления: [list the forms]. Правила: 1) Называй запросы и файлы только теми кодами, которые я тебе дал, никогда не по имени учащегося или семьи, и не повторяй идентификационные номера, адреса и сведения об учащихся со страниц. 2) Прежде чем что-либо изменить, например добавить комментарий, покажи мне, что именно изменится, и дождись моего подтверждения. 3) Описывай, что показывает каждая страница. Никогда не решай, полон ли запрос документов и приемлема ли форма: это решаю я. 4) Не указывай номера fax в сводках, если я не попрошу. 5) Отправляй fax только если я прошу об этом в этом же сообщении. Перед любой отправкой покажи мне полный список получателей, линию отправки и количество страниц и дождись моего подтверждения. 6) Если что-то не удалось, сообщи, что именно, и проверь исходящие и отправленные fax, прежде чем повторять попытку. Процедуры запускай, когда я ввожу их название. REQUEST [district group]: считай группу контактов, покажи мне полный список получателей, линию отправки и количество страниц для запроса, который я выберу в окне загрузки Fax.Plus, и отправляй только после моего подтверждения; затем проверь статус каждой отправки. REPLIES: считай мои полученные за последние 14 дней fax, которые отвечают на запрос документов; по каждому укажи код запроса, что приложено, в чём отказано и все даты в точности как написано. ENROLL: сверь мои полученные за последние 14 дней fax со списком обязательных форм по каждому коду файла: поступил (с датой) или не поступил. TAG [code]: добавь код в виде комментария к полученному fax, на который я укажу, предварительно показав мне изменение и получив моё подтверждение.
REQUEST: отправка запроса в округ
Введите REQUEST и группу округа, а затем выберите запрос в окне загрузки Fax.Plus. Ассистент считывает группу, показывает весь список получателей, линию отправки и количество страниц и ждёт вашего подтверждения. Проверьте список: запрос, отправленный не в тот офис, вернуть нельзя. Руководства: Группы контактов для fax и Отправка подписанного документа по fax.
Отправка запроса в округ
Помоги мне отправить документ всем из моей группы контактов [district group name]. Файл я выберу в окне загрузки Fax.Plus. Покажи мне полный список получателей, линию отправки и количество страниц и дождись моего подтверждения, прежде чем отправлять кому-либо. После отправки проверь статус каждой отправки.
REPLIES: чтение ответов округов
Введите REPLIES. Пример результата для условного ответа: запрос R-31 в соседний округ; в ответе сказано, что документы приложены на 4 страницах, и указан срок, до которого можно подать дополнительный запрос, — дата приведена так, как написана на странице. Ассистент сообщает, что сказано на странице, и не оценивает, полон ли запрос. Чтение не меняет данные. Руководство: Поиск и чтение полученного fax.
Чтение ответов
Считай мои полученные за последние 14 дней fax, которые отвечают на запрос документов. По каждому укажи код запроса, что приложено, в чём отказано и все даты в точности как написано. Если чего-то нет на странице, скажи об этом. Ничего не изменяй.
ENROLL: сверка форм для зачисления со списком
Введите ENROLL. Пример результата для условных форм: файл F-208 — форма для зачисления поступила, подтверждение адреса поступило, согласие опекуна не получено. Ассистент описывает, что показывает каждая страница, а решение о приемлемости остаётся за вами.
Сверка форм для зачисления
Прочитай мои полученные за последние 14 дней fax и сверь каждый из них с этим перечнем обязательных форм: [list of forms]. По каждому коду файла укажи, поступила ли каждая форма, и дату поступления. Опиши, что показано на каждой странице; не решай, приемлема ли форма. Ничего не изменяй.
TAG: пометка fax кодом
Ассистент показывает, какой fax он изменит, после вашего подтверждения записывает код в комментарий, а затем зачитывает комментарий для проверки. Руководство: Как поддерживать порядок во входящих fax.
Пометка кодом
Добавь комментарий [request or file code] к моему последнему полученному fax. Покажи, какой fax ты изменишь, и дождись моего подтверждения, затем прочитай добавленный комментарий, чтобы подтвердить результат.
Подключение: Gmail
Если в том же чате включён коннектор Gmail, ассистент может подготовить черновик письма семье о недостающих формах. Он показывает изменение и ждёт вашего подтверждения. Работа этой возможности зависит от вашего ИИ-клиента и этого коннектора.
Подготовка черновика напоминания
Проверь формы для зачисления по [file code] на соответствие моему списку обязательных форм и подготовь сообщение в Gmail для [family email] со списком недостающих форм. Не указывай данные об учащемся. Сохрани сообщение как черновик и покажи мне; не отправляй его.
Меры безопасности
- Перед любой отправкой проверьте полный список получателей. Ассистент должен показать его вам и дождаться вашего подтверждения.
- Сведения об учащихся относятся к конфиденциальным. Документы, которые вы открываете, читает ваш ИИ-ассистент в соответствии с условиями этого клиента. Поэтому перед использованием ознакомьтесь с политикой вашей школы или округа и применимыми к вам правилами работы с документами об учащихся. Не указывайте в запросах имена, идентификационные номера и адреса.
- Ассистент сообщает, что написано на странице. Решение о том, полон ли запрос документов и приемлема ли форма, принимаете вы.
- Если запрос изменяет ваши данные или отправляет fax, ассистент должен показать изменение и дождаться вашего подтверждения. Запрашивает ли подтверждение сам клиент, зависит от его настроек разрешений. Поэтому для инструментов Fax.Plus, которые отправляют или изменяют данные, оставляйте настройку с запросом подтверждения.
- Если ответ выглядит неверным, не считайте, что действие не выполнено. Прежде чем повторять попытку, проверьте исходящие и отправленные факсы.
- Не включайте номера факсов и содержимое документов в скриншоты и сводки, которыми вы делитесь.
Связанные руководства
Описанные выше шаги раскрывают статьи: группы контактов для fax, отправка подписанного документа по fax, поиск и чтение полученного fax и поддержание порядка во входящих. Другие запросы приведены в статье Запросы для fax с ИИ, а регулярные проверки — в статье Автоматизация fax с ИИ.
Что-то не работает? См. Устранение неполадок Fax.Plus MCP.
