Os serviços administrativos das escolas enviam pedidos de registos a outros distritos escolares e recebem formulários de matrícula das famílias, e tudo chega e sai por fax. Com Claude ou ChatGPT ligados a Fax.Plus através de MCP, isto passa a ser uma rotina: uma palavra envia um pedido ao grupo de contactos de um distrito escolar depois de a lista ser revista, outra lê as respostas e uma terceira verifica os formulários de matrícula devolvidos face à lista de requisitos. Abaixo encontra o processo, como o configurar uma só vez e exemplos de resultados com documentos simulados. Os exemplos não contêm dados de alunos, e os seus pedidos ao assistente também não devem conter.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Crie um grupo de contactos por distrito escolar (consulte o guia de grupos de contactos) e tenha a lista de formulários obrigatórios pronta.
- Use códigos de pedido ou códigos de ficheiro, e não nomes de alunos nem números de identificação, nos pedidos ao assistente e nos comentários.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- Fax.Plus MCP: escolhe um pedido de registos na janela de carregamento de Fax.Plus e o assistente lê o grupo de contactos do distrito escolar; mostra a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e nada é enviado até que o aprove.
- Fax.Plus MCP: o pedido é enviado e o estado de cada envio é verificado.
- Fax.Plus MCP: as respostas chegam e são lidas: o que vem anexado, o que é recusado e todas as datas, exatamente como estão escritas.
- Fax.Plus MCP: os formulários de matrícula devolvidos são verificados face à sua lista de requisitos, por código de ficheiro, com o que cada página mostra.
- Fax.Plus MCP: cada fax recebe o respetivo código de pedido ou de ficheiro como comentário, após a sua confirmação.
- Opcional, por exemplo Google Sheets: a lista de verificação é mantida numa folha de cálculo durante o período de admissão, após a sua confirmação.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto em Claude ou ChatGPT, por exemplo um chamado „Secretaria da escola“, para que uma só palavra inicie uma rotina. Ligar Fax.Plus, criar o Projeto e escrever as suas próprias rotinas é explicado passo a passo em Configurar um balcão de fax com IA. Em ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. Em Claude, mantenha o conector Fax.Plus ativado na conversa.
Instruções da secretaria da escola
És a minha secretaria escolar para a minha conta Fax.Plus. Os meus formulários de matrícula obrigatórios: [list the forms]. Regras: 1) Refere-te a pedidos e ficheiros apenas pelos códigos que eu te der, nunca por nome de aluno ou de família, e nunca repitas números de identificação, moradas ou dados de alunos de uma página. 2) Antes de alterares seja o que for, como um comentário, mostra-me exatamente o que vai mudar e aguarda a minha confirmação. 3) Diz o que cada página mostra. Nunca decidas se um pedido de registos está completo ou se um formulário é aceitável; isso decido eu. 4) Omite os números de fax nos resumos, a menos que eu os peça. 5) Envia um fax apenas quando eu o pedir nessa mensagem e, antes de qualquer envio, mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas e aguarda a minha confirmação. 6) Se algo falhar, diz-me o que falhou e verifica a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentares novamente. Rotinas, executa uma quando eu escrever o seu nome. REQUEST [district group]: lê o grupo de contactos, mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas do pedido que eu escolher na janela de carregamento de Fax.Plus, e envia apenas após a minha confirmação; depois verifica o estado de cada envio. REPLIES: lê os meus faxes recebidos nos últimos 14 dias que respondam a um pedido de registos; para cada um, indica o código do pedido, o que vem anexado, o que é recusado e todas as datas exatamente como escritas. ENROLL: verifica os meus faxes recebidos nos últimos 14 dias face à minha lista de formulários obrigatórios, por código de ficheiro: chegou, com a respetiva data, ou não chegou. TAG [code]: adiciona o código como comentário ao fax recebido que eu indicar, depois de me mostrares a alteração e obteres a minha confirmação.
REQUEST: enviar o pedido a um distrito escolar
Escreva REQUEST com o grupo do distrito escolar e escolha o pedido na janela de carregamento de Fax.Plus. O assistente lê o grupo, mostra a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda a sua confirmação. Reveja a lista: um pedido enviado para o serviço errado não pode ser retirado. Guias: Grupos de contactos de fax e Enviar por fax um documento assinado.
Enviar o pedido a um distrito escolar
Ajuda-me a enviar um documento a todos os elementos do meu grupo de contactos [district group name]. Vou escolher o ficheiro na janela de carregamento de Fax.Plus. Mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda a minha confirmação antes de enviares a qualquer um deles. Depois, verifica o estado de cada envio.
REPLIES: ler o que os distritos escolares devolveram
Escreva REPLIES. Exemplo de resultado para uma resposta simulada: pedido R-31 a um distrito escolar vizinho; a resposta indica que os registos seguem em anexo em 4 páginas e dá uma data limite para qualquer pedido adicional, listada tal como está escrita na página. O assistente indica o que a página diz e não avalia se o pedido está completo. Esta operação é apenas de leitura. Guia: Encontrar e ler um fax recebido.
Ler as respostas
Lê os meus faxes recebidos nos últimos 14 dias que respondam a um pedido de registos. Para cada um, indica o código do pedido, o que vem anexado, o que é recusado e todas as datas exatamente como escritas. Diz-me se algo não constar da página. Não alteres nada.
ENROLL: assinalar os formulários de matrícula na lista
Escreva ENROLL. Exemplo de resultado para formulários simulados: ficheiro F-208, formulário de matrícula chegou, comprovativo de morada chegou, consentimento do encarregado de educação não recebido. O assistente descreve o que cada página mostra e deixa a aceitação a seu cargo.
Verificar formulários de matrícula
Lê os meus faxes recebidos nos últimos 14 dias e verifica cada um em relação a estes formulários obrigatórios: [list of forms]. Por código de ficheiro, indica se cada formulário chegou, com a respetiva data. Indica o que mostra cada página; não decidas se um formulário é aceitável. Não alteres nada.
TAG: arquivar o fax com o respetivo código
O assistente mostra que fax alteraria e, após a sua confirmação, escreve o código no comentário e volta a lê-lo. Guia: Mantenha a sua caixa de entrada de faxes organizada.
Etiquetar com o código
Adiciona o comentário [request or file code] ao meu fax recebido mais recente. Mostra-me que fax vais alterar e aguarda a minha confirmação; depois, volta a lê-lo para confirmar.
Ligue-o: Gmail
Se tiver o conector Gmail ativado na mesma conversa, o assistente pode redigir uma mensagem para uma família sobre os formulários que ainda faltam. Mostra-lhe a alteração e aguarda a sua confirmação. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Redigir o lembrete
Verifica os formulários de matrícula de [file code] em relação à minha lista de formulários obrigatórios e redige uma mensagem Gmail para [family email] com a lista dos formulários que ainda faltam. Não incluas dados do aluno. Guarda-a como rascunho e mostra-ma; não a envies.
Mantenha-o seguro
- Reveja a lista completa de destinatários antes de qualquer envio. O assistente tem de a mostrar e aguardar a sua confirmação.
- As informações dos alunos são sensíveis. Os documentos que abre são lidos pelo seu assistente de IA ao abrigo dos termos desse cliente; por isso, consulte a política da sua escola ou do seu distrito escolar e as regras sobre registos de alunos que lhe são aplicáveis antes de o utilizar e não inclua nomes, números de identificação nem moradas nos prompts.
- O assistente indica o que uma página diz. Decidir se um pedido de registos está completo ou se um formulário é aceitável cabe a si.
- Os prompts que alteram os seus registos ou enviam um fax pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde o seu OK. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas do Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Grupos de contactos de fax, enviar um documento assinado por fax, encontrar e ler um fax recebido e manter a sua caixa de entrada organizada abrangem os passos acima. Encontra mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
