学校の事務室では、他学区への記録請求の送信や、家庭からの入学書類の受信を行いますが、どちらもfaxでやり取りされます。MCP を通じて Fax.Plus に接続した Claude または ChatGPT を使えば、これを定型業務にできます。1つのキーワードで、リストを確認したうえで学区の連絡先グループへ請求を送信し、別のキーワードで返信を読み取り、さらに別のキーワードで、返送された入学書類を必要書類リストと照合します。ここでは、その流れ、一度だけ行う設定方法、そして模擬書類を使った結果の例を紹介します。例には生徒のデータは含まれていません。プロンプトにも含めないでください。
ここに記載している内容はすべて例です。プロンプト、順序、時刻は、お客様の業務に合わせて自由に変更してください。固定のルールではありません。
始める前に
- 有効なFax.Plus Basicプラン以上をご利用で、Fax.Plus MCPの接続がすでに承認済みである必要があります。
- HIPAAやPHIPAの構成を含め、Advanced Security Controlsが有効なアカウントではMCPをご利用いただけません。
- 学区ごとに連絡先グループを設定し(連絡先グループのガイドを参照)、必要書類リストを用意しておきます。
- プロンプトやコメントには、生徒の氏名や個人識別番号ではなく、請求コードまたはファイルコードを使用してください。
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プロセス
faxの送信は、より長いプロセスの中の1ステップです。Fax.Plus MCPと記載されたステップは、Fax.Plusコネクターが実行します。任意と記載されたステップは、ClaudeやChatGPTですでにお使いの別のコネクターを利用します。アシスタントはチャット内でそれらの間の情報を受け渡し、何かを変更する前にお客様の承認を求めます。
- Fax.Plus MCP: Fax.Plus のアップロードウィンドウで記録請求を選択すると、アシスタントが学区の連絡先グループを読み取ります。受信者の全リスト、送信回線、ページ数が表示され、承認するまで何も送信されません。
- Fax.Plus MCP: 請求が送信され、各送信のステータスが確認されます。
- Fax.Plus MCP: 返信が届き、読み取られます。同封されているもの、拒否されているもの、すべての日付が、記載されているとおりに示されます。
- Fax.Plus MCP: 返送された入学書類が、ファイルコードごとに必要書類リストと照合され、各ページの内容も示されます。
- Fax.Plus MCP: 承認後、各faxに請求コードまたはファイルコードがコメントとして追加されます。
- 任意(例: Google スプレッドシート): 承認後、受付期間中のチェックリストがシートに保存されます。
一度だけ行う設定
以下の指示を Claude または ChatGPT の Project(たとえば「学校事務室デスク」という名前のもの)に保存しておくと、1つのキーワードで定型業務を開始できます。Fax.Plus の接続、Project の作成、独自の定型業務の作成については、AIでfaxデスクを設定するで順を追って説明しています。ChatGPT では、各キーワードの前に @FaxPlus を付けて入力します(例: 「@FaxPlus MORNING」)。Claude では、チャット中は Fax.Plus コネクタをオンのままにしてください。
学校事務室デスクの指示
あなたは、私のFax.Plusアカウントにおける学校事務室の担当者です。私の必須の入学書類は次のとおりです:[list the forms]。ルール:1)請求やファイルには、私が指定したコードだけを使って言及し、生徒名や家族名は決して使わないでください。また、ページに記載されている個人識別番号、住所、生徒の詳細情報を繰り返さないでください。2)コメントなど何かを変更する前に、変更内容を正確に提示し、私の承認(OK)を待ってください。3)各ページに何が表示されているかを伝えてください。記録請求が完了しているか、書類が受理できるかを判断してはいけません。それは私が判断します。4)私が求めない限り、要約にはfax番号を含めないでください。5)faxは、そのメッセージで私が依頼したときだけ送信してください。送信前に、受信者の全リスト、送信回線、ページ数を提示し、私の承認(OK)を待ってください。6)何かが失敗した場合は、何が失敗したかを伝え、再試行する前に送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。定型業務:名前を入力したら実行してください。REQUEST [district group]:連絡先グループを読み取り、Fax.Plusのアップロードウィンドウで私が選んだ請求について、受信者の全リスト、送信回線、ページ数を提示し、私の承認(OK)の後にのみ送信してください。その後、各送信のステータスを確認してください。REPLIES:過去14日間に受信したfaxのうち、記録請求への返答であるものを読み取ってください。それぞれについて、請求コード、同封されているもの、拒否されているもの、記載されているとおりのすべての日付を一覧にしてください。ENROLL:過去14日間に受信したfaxを、私の必須書類リストと照合し、ファイルコードごとに、到着済み(その日付つき)か未着かを示してください。TAG [code]:私が指定した受信faxに、そのコードをコメントとして追加してください。ただし、変更内容を提示し、私の承認(OK)を得た後に行ってください。
REQUEST: 学区へ請求を送信
学区グループとともに REQUEST と入力し、Fax.Plus のアップロードウィンドウで請求を選択します。アシスタントがグループを読み取り、受信者の全リスト、送信回線、ページ数を表示して、承認を待ちます。リストを必ず確認してください。誤った事務所へ送信した請求は取り消せません。ガイド: fax連絡先グループおよび署名済み書類をfaxで送信する。
学区へ請求を送信
連絡先グループ[district group name]のすべての宛先に書類を送信するのを手伝ってください。ファイルはFax.Plusのアップロードウィンドウで私が選択します。受信者の全リスト、送信回線、ページ数を提示し、いずれかに送信する前に私の承認(OK)を待ってください。送信後は、各送信のステータスを確認してください。
REPLIES: 学区からの返信を読み取る
REPLIES と入力します。模擬の返信での結果例: 近隣学区への請求 R-31 に対し、返信には記録が4ページにわたって同封されていることと、追加の請求を行う期限の日付が記載されており、ページに書かれているとおりに一覧表示されます。アシスタントはページの内容を報告するだけで、請求が完全かどうかは判断しません。読み取りは参照専用です。ガイド: 受信したfaxを探して読む。
返信を読み取る
過去14日間に受信したfaxのうち、記録請求への返答であるものを読み取ってください。それぞれについて、請求コード、同封されているもの、拒否されているもの、記載されているとおりのすべての日付を一覧にしてください。ページに記載がないものは、その旨を伝えてください。何も変更しないでください。
ENROLL: 入学書類をリストと照合
ENROLL と入力します。模擬書類での結果例: ファイル F-208、入学願書は受領済み、住所証明書は受領済み、保護者の同意書は未受領。アシスタントは各ページの内容を説明し、受理するかどうかの判断はあなたに委ねます。
入学書類を確認
過去14日間に受信したfaxを読み取り、それぞれを次の必須書類と照合してください: [list of forms]。ファイルコードごとに、各書類が届いているかどうかと、その日付を教えてください。各ページに書かれている内容を説明し、書類として受理できるかどうかは判断しないでください。何も変更しないでください。
TAG: faxをコードで整理する
アシスタントは、変更対象のfaxを表示し、あなたの承認を受けてからコードをコメントに書き込み、その内容を読み返して確認します。ガイド: faxの受信トレイを整理する。
コードでタグ付けする
最新の受信faxにコメント [request or file code] を追加してください。変更するfaxを表示して私の承認を待ち、その後、内容を読み返して確認してください。
連携する: Gmail
同じチャットでGmailコネクタを有効にしている場合、アシスタントは、まだ届いていない書類について家庭へ送る連絡文の下書きを作成できます。変更内容を表示し、あなたの承認を待ちます。この機能が使えるかどうかは、お使いのAIクライアントとそのコネクタによって異なります。
リマインダーの下書きを作成する
[file code] の入学書類を、私の必須書類リストと照合し、まだ届いていない書類を挙げたGmailメッセージの下書きを [family email] 宛てに作成してください。生徒の詳細は含めないでください。下書きとして保存して私に見せてください。送信はしないでください。
安全に保つために
- 送信する前に、必ず受信者の全リストを確認してください。アシスタントはそれを表示し、あなたの承認を待つ必要があります。
- 生徒の情報は機密性が高い情報です。開いた書類は、そのクライアントの利用規約に基づいてAIアシスタントが読み取ります。利用する前に、所属する学校または学区のポリシーと、適用される生徒の記録に関する規則を確認し、氏名、個人識別番号、住所はプロンプトに入力しないでください。
- アシスタントが報告するのは、ページに書かれている内容です。記録請求が完了しているかどうか、書類が受理できるかどうかは、あなたが判断します。
- 記録を変更したりfaxを送信したりするプロンプトでは、アシスタントが変更内容を表示し、お客様の承認を待ちます。クライアント側でも承認を求めるかどうかは、その権限設定によって異なります。そのため、データを送信または変更する Fax.Plus のツールは、事前に確認を求める設定にしておいてください。
- 返信がおかしいと感じても、何も起きていないと思い込まないでください。再試行する前に、送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。
- 共有するスクリーンショットや要約には、fax番号やドキュメントの内容を含めないでください。
関連ガイド
上記の手順については、faxの連絡先グループ、署名済み書類をfaxで送信する、受信したfaxを検索して読む、受信トレイを整理するをご覧ください。ほかのプロンプトはAIを使ったfaxプロンプト、定期的なチェックはAIを使ったfaxの自動化で紹介しています。
うまく動作しませんか?Fax.Plus MCP のトラブルシューティングをご覧ください。
