Schoolkantoren sturen dossieraanvragen naar andere districten en ontvangen inschrijfformulieren van gezinnen, en beide komen per fax binnen en gaan per fax weg. Met Claude of ChatGPT, via MCP verbonden met Fax.Plus, wordt dat een vaste routine: met één woord verstuurt u een aanvraag naar de contactgroep van een district nadat u de lijst hebt gecontroleerd, met een tweede woord leest u de antwoorden, en met een derde controleert u geretourneerde inschrijfformulieren aan de hand van uw lijst met vereiste formulieren. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en voorbeeldresultaten met gesimuleerde documenten. De voorbeelden bevatten geen leerlinggegevens, en uw prompts mogen die ook niet bevatten.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Maak per district een contactgroep aan (zie de handleiding over contactgroepen) en houd uw lijst met vereiste formulieren bij de hand.
- Gebruik in prompts en opmerkingen aanvraagcodes of dossiercodes, geen namen van leerlingen of identiteitsnummers.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: u kiest een dossieraanvraag in het uploadvenster van Fax.Plus en de assistent leest de contactgroep van het district; die toont de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en er wordt niets verstuurd voordat u goedkeuring geeft.
- Fax.Plus MCP: de aanvraag wordt verstuurd en de status van elke verzending wordt gecontroleerd.
- Fax.Plus MCP: de antwoorden komen binnen en worden gelezen: wat is bijgevoegd, wat is geweigerd en elke datum, precies zoals vermeld.
- Fax.Plus MCP: geretourneerde inschrijfformulieren worden per dossiercode gecontroleerd aan de hand van uw lijst met vereiste formulieren, met wat elke pagina laat zien.
- Fax.Plus MCP: elke fax krijgt na uw akkoord de bijbehorende aanvraag- of dossiercode als opmerking.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Sheets: de checklist wordt na uw akkoord bijgehouden in een spreadsheet gedurende de inschrijfperiode.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project in Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld een Project met de naam „Schoolbalie”, zodat één woord een routine start. Fax.Plus koppelen, het Project aanmaken en uw eigen routines schrijven wordt stap voor stap uitgelegd in Een faxbalie instellen met KI. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor het gesprek.
Instructies voor de schoolbalie
U bent mijn schoolbalie voor mijn Fax.Plus-account. Mijn vereiste inschrijfformulieren: [list the forms]. Regels: 1) Verwijs naar aanvragen en dossiers uitsluitend met de codes die ik u geef, nooit met de naam van een leerling of gezin, en herhaal nooit identiteitsnummers, adressen of leerlinggegevens van een pagina. 2) Laat mij voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking, precies zien wat er verandert en wacht op mijn akkoord. 3) Zeg wat elke pagina laat zien. Beslis nooit of een dossieraanvraag compleet is of een formulier acceptabel is; dat beslis ik. 4) Laat faxnummers weg in samenvattingen, tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur alleen een fax als ik daar in dat bericht om vraag, en toon mij vóór elke verzending de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's en wacht op mijn akkoord. 6) Als er iets misgaat, vertel mij wat er is mislukt en controleer de uitbox en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er één uit wanneer ik de naam typ. REQUEST [district group]: lees de contactgroep, toon mij de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's van de aanvraag die ik kies in het uploadvenster van Fax.Plus, en verstuur pas na mijn akkoord; controleer daarna de status van elke verzending. REPLIES: lees mijn ontvangen faxen van de afgelopen 14 dagen die antwoord geven op een dossieraanvraag; vermeld per fax de aanvraagcode, wat is bijgevoegd, wat is geweigerd en elke datum precies zoals vermeld. ENROLL: controleer mijn ontvangen faxen van de afgelopen 14 dagen aan de hand van mijn lijst met vereiste formulieren, per dossiercode: aangekomen, met de datum, of niet aangekomen. TAG [code]: voeg de code als opmerking toe aan de ontvangen fax die ik aanwijs, nadat u mij de wijziging hebt getoond en ik akkoord heb gegeven.
REQUEST: de aanvraag naar een district sturen
Typ REQUEST met de districtsgroep en kies de aanvraag in het uploadvenster van Fax.Plus. De assistent leest de groep, toont de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op uw akkoord. Controleer de lijst: een aanvraag die naar het verkeerde kantoor is verstuurd, kan niet worden teruggehaald. Handleidingen: Fax-contactgroepen en Een ondertekend document faxen.
De aanvraag naar een district sturen
Help mij een document te versturen naar iedereen in mijn contactgroep [district group name]. Ik kies het bestand in het uploadvenster van Fax.Plus. Toon mij de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op mijn akkoord voordat u naar een van hen verstuurt. Controleer daarna de status van elke verzending.
REPLIES: lezen wat de districten hebben teruggestuurd
Typ REPLIES. Voorbeeldresultaat voor een gesimuleerd antwoord: aanvraag R-31 aan een naburig district; het antwoord meldt dat de dossiers zijn bijgevoegd op 4 pagina's en vermeldt een datum waarop een eventuele vervolgaanvraag uiterlijk moet zijn gedaan, weergegeven zoals op de pagina staat. De assistent meldt wat de pagina zegt en beoordeelt niet of de aanvraag compleet is. Het lezen gebeurt in alleen-lezenmodus. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
De antwoorden lezen
Lees mijn ontvangen faxen van de afgelopen 14 dagen die antwoord geven op een dossieraanvraag. Vermeld per fax de aanvraagcode, wat is bijgevoegd, wat is geweigerd en elke datum precies zoals vermeld. Meld het als iets niet op de pagina staat. Wijzig niets.
ENROLL: inschrijfformulieren van de lijst afvinken
Typ ENROLL. Voorbeeldresultaat voor gesimuleerde formulieren: dossier F-208, inschrijfformulier aangekomen, bewijs van adres aangekomen, toestemming van voogd niet ontvangen. De assistent beschrijft wat elke pagina laat zien en laat de acceptatie aan u over.
Inschrijfformulieren controleren
Lees mijn ontvangen faxen van de afgelopen 14 dagen en controleer elke fax aan de hand van deze vereiste formulieren: [list of forms]. Geef per dossiercode aan of elk formulier is binnengekomen, met de datum. Geef aan wat elke pagina laat zien; beslis niet of een formulier acceptabel is. Wijzig niets.
TAG: de fax onder de bijbehorende code archiveren
De assistent toont welke fax hij zou wijzigen en schrijft na uw akkoord de code in de opmerking, waarna hij deze terugleest ter controle. Handleiding: Houd uw faxpostvak overzichtelijk.
Taggen met de code
Voeg de opmerking [request or file code] toe aan mijn nieuwste ontvangen fax. Toon mij welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord. Lees de opmerking daarna terug ter bevestiging.
Koppel het: Gmail
Als u de Gmail-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent een bericht aan een gezin opstellen over de formulieren die nog ontbreken. Hij toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
De herinnering opstellen
Controleer de inschrijfformulieren voor [file code] aan de hand van mijn lijst met vereiste formulieren en stel een Gmail-bericht op aan [family email] met een overzicht van de formulieren die nog ontbreken. Neem geen gegevens van de leerling op. Sla het op als concept en toon het mij; verstuur het niet.
Houd het veilig
- Controleer de volledige lijst met ontvangers vóór elke verzending. De assistent moet de lijst aan u tonen en wachten op uw akkoord.
- Leerlinggegevens zijn gevoelig. Documenten die u opent, worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die client. Controleer daarom vóór gebruik het beleid van uw school of schooldistrict en de regels voor leerlingdossiers die voor u gelden, en houd namen, identiteitsnummers en adressen buiten prompts.
- De assistent meldt wat een pagina zegt. Of een dossieraanvraag volledig is of een formulier acceptabel is, beslist u zelf.
- Prompts die uw gegevens wijzigen of een fax versturen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de rechteninstellingen. Houd daarom de Fax.Plus-tools die gegevens versturen of wijzigen op de instelling die eerst om toestemming vraagt.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Fax-contactgroepen, een ondertekend document faxen, een ontvangen fax zoeken en lezen en uw postvak overzichtelijk houden behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Fax-prompts met KI, terugkerende controles in Faxautomatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
