学校办公室会向其他学区发送档案请求,并接收家庭提交的入学表格,这些文件的收发都通过 fax 进行。通过 MCP 将 Claude 或 ChatGPT 连接到 Fax.Plus 后,这一流程就能变成例行操作:在您审核列表后,输入一个词即可向某个学区的联系人组发送请求,另一个词用于读取回复,第三个词则对照您的必需清单核对已返回的入学表格。下文介绍了整个流程、如何一次性完成设置,以及使用模拟文档得出的示例结果。示例中不包含任何学生数据,您的提示词中也不应包含。
这里的一切都只是示例。你可以根据自己的工作方式调整提示词、顺序和时间,没有任何固定的规定。
开始之前
- 使用有效的 Fax.Plus Basic 或更高级别套餐，并已有一个经过授权的 Fax.Plus MCP 连接。
- 启用了 Advanced Security Controls 的账户（包括 HIPAA 和 PHIPA 配置）无法使用 MCP。
- 为每个学区设置一个联系人组(请参阅联系人组指南),并准备好您的必需表格清单。
- 在提示词和备注中,请使用请求编号或文件编号,而不要使用学生姓名或身份证号码。
还没有连接?请从 Fax.Plus MCP 设置中心开始。
流程
发 fax 只是较长流程中的一步。标有 Fax.Plus MCP 的步骤由 Fax.Plus 连接器完成。标有 可选 的步骤使用你可能已在 Claude 或 ChatGPT 中配置的其他连接器;助手会在对话中在它们之间传递信息,并在更改任何内容之前征求你的同意。
- Fax.Plus MCP:您在 Fax.Plus 上传窗口中选择一份档案请求,助手会读取该学区的联系人组;它会显示完整的收件人列表、发送线路和页数,在您批准之前不会发送任何内容。
- Fax.Plus MCP:发送请求,并检查每次发送的状态。
- Fax.Plus MCP:收到回复并读取:随附了什么、拒绝了什么,以及每个日期(均与原文一致)。
- Fax.Plus MCP:按文件编号,对照您的必需清单核对已返回的入学表格,并说明每一页显示的内容。
- Fax.Plus MCP:经您确认后,为每份 fax 添加其请求编号或文件编号作为备注。
- 可选,例如 Google Sheets:经您确认后,将核对清单保存在表格中,供入学登记期间使用。
只需设置一次
请将以下指令保存在 Claude 或 ChatGPT 的 Project 中,例如命名为“School office desk”的 Project,这样输入一个词即可启动一项例行操作。连接 Fax.Plus、创建 Project 以及编写您自己的例行操作,在借助 AI 设置 fax 台中有分步说明。在 ChatGPT 中,请在每个例行操作词前输入 @FaxPlus,例如“@FaxPlus MORNING”。在 Claude 中,请在该对话中保持 Fax.Plus 连接器处于开启状态。
学校办公室助理指令
你是我的 Fax.Plus 账户的学校办公室助理。我需要的入学表格:[list the forms]。规则:1)提及请求和文件时,只能使用我给你的编号,绝不使用学生或家庭姓名,也绝不重复页面中的身份证件号码、地址或学生详细信息。2)在更改任何内容(例如备注)之前,先向我准确展示将要更改的内容,并等待我确认。3)说明每一页显示的内容。绝不判断档案请求是否完整或表格是否合格,这由我来决定。4)除非我要求,否则摘要中不要包含 fax 号码。5)只有当我在该条消息中要求发送时才发送 fax;在任何发送之前,向我展示完整的收件人列表、发送线路和页数,并等待我确认。6)如果出现失败,告诉我哪里失败了,并在重试之前检查发件箱和已发送的 fax。例行流程:当我输入其名称时运行对应流程。REQUEST [district group]:读取联系人组,针对我在 Fax.Plus 上传窗口中选择的请求,向我展示完整的收件人列表、发送线路和页数,仅在我确认后发送;然后检查每次发送的状态。REPLIES:读取我最近 14 天内收到的、答复档案请求的 fax;对每一份,列出请求编号、随附内容、被拒绝的内容,以及按原文照录的每个日期。ENROLL:对照我的必需表格清单,按文件编号检查我最近 14 天内收到的 fax:已到达(并注明日期)或未到达。TAG [code]:在向我展示更改并获得我确认之后,将该编号作为备注添加到我指定的已收 fax 上。
REQUEST:向学区发送请求
输入 REQUEST 并附上学区组名称,然后在 Fax.Plus 上传窗口中选择该请求。助手会读取该组,显示完整的收件人列表、发送线路和页数,并等待您确认。请仔细审核列表:发送给错误办公室的请求无法撤回。指南:Fax 联系人组和用 fax 发送已签署文档。
向学区发送请求
请帮我向联系人组 [district group name] 中的所有人发送一份文档。我会在 Fax.Plus 上传窗口中选择文件。请向我展示完整的收件人列表、发送线路和页数,并在向其中任何人发送之前等待我确认。发送后,请检查每次发送的状态。
REPLIES:读取各学区的回复
输入 REPLIES。模拟回复的示例结果:向相邻学区发送的请求 R-31,回复称档案已随附,共 4 页,并给出提出任何后续请求的截止日期,按页面原文列出。助手只报告页面上的内容,不会判断请求是否完整。读取操作为只读。指南:查找并阅读已接收的 fax。
读取回复
读取我最近 14 天内收到的、答复档案请求的 fax。对每一份,列出请求编号、随附内容、被拒绝的内容,以及按原文照录的每个日期。如果页面上没有某项内容,请明确说明。不要更改任何内容。
ENROLL:对照清单核对入学表格
输入 ENROLL。模拟表格的示例结果:文件 F-208,入学表格已到达,地址证明已到达,监护人同意书未收到。助手会描述每一页显示的内容,是否接受由您决定。
核对入学表格
读取我最近 14 天收到的 fax,并对照以下必需表格逐一检查:[list of forms]。请按文件编号说明每份表格是否已收到,并注明收到日期。说明每一页上显示的内容;不要判断某份表格是否合格。不要更改任何内容。
TAG:按编号归档 fax
助手会先显示它将要更改的 fax,在您确认后把编号写入备注,然后再读取一遍以供核对。指南:保持 fax 收件箱整洁。
用编号添加标签
把备注 [request or file code] 添加到我最新收到的 fax 上。请先显示您将要更改的是哪份 fax,并等我确认后再操作,然后读取一遍以确认。
连接 Gmail
如果您在同一对话中启用了 Gmail 连接器,助手可以起草一封邮件,告知家庭仍缺少哪些表格。助手会向您显示更改内容,并等待您的确认。能否实现取决于您使用的 AI 客户端和该连接器。
起草提醒邮件
对照我的必需表格清单,检查 [file code] 的入学表格,并起草一封发给 [family email] 的 Gmail 邮件,列出仍然缺少的表格。不要包含学生的个人信息。将其保存为草稿并展示给我;不要发送。
确保安全
- 每次发送前,请先审核完整的收件人列表。助手必须向您展示该列表,并等待您的确认。
- 学生信息属于敏感信息。您打开的文档会由您的 AI 助手按该客户端的条款读取,因此在使用前,请先查看您所在学校或学区的政策以及适用于您的学生记录相关规定,并且不要在提示词中包含姓名、身份证件号码和地址。
- 助手只会报告页面上所写的内容。档案请求是否完整、表格是否合格,由您来决定。
- 凡是会更改你的记录或发送 fax 的提示词,都会要求助手先向你显示更改内容,并等待你同意。你的客户端是否还会要求批准,取决于其权限设置,因此请将会发送或更改数据的 Fax.Plus 工具保持在“先询问”的设置上。
- 如果回复看起来不对,请不要认为什么都没有发生。重试之前,请先检查发件箱和已发送的 fax。
- 在你分享的截图和摘要中,请不要包含 fax 号码和文档内容。
相关指南
Fax 联系人组、用 fax 发送已签署文档、查找并阅读收到的 fax以及保持收件箱整洁涵盖了上述步骤。更多提示词见 借助 AI 的 Fax 提示词,定期检查见 借助 AI 的 Fax 自动化。
遇到问题?请参阅 Fax.Plus MCP 故障排除。
