학교 사무실은 다른 학군에 기록 요청을 보내고 가정으로부터 입학 등록 서류를 받으며, 두 가지 모두 fax로 주고받습니다. Claude 또는 ChatGPT를 MCP를 통해 Fax.Plus에 연결하면 이 과정이 하나의 루틴이 됩니다. 한 단어로 목록을 검토한 후 학군의 연락처 그룹에 요청을 보내고, 다른 단어로 회신을 읽고, 또 다른 단어로 반환된 입학 등록 서류를 필수 목록과 대조해 확인합니다. 아래에서 진행 절차, 한 번만 설정하는 방법, 모의 문서를 사용한 결과 예시를 확인하세요. 예시에는 학생 데이터가 없으며, 프롬프트에도 학생 데이터를 포함하지 않아야 합니다.
여기에 나오는 모든 내용은 예시입니다. 업무 방식에 맞게 프롬프트, 순서, 시간을 자유롭게 바꾸세요. 정해진 규칙은 없습니다.
시작하기 전에
- 활성 상태의 Fax.Plus Basic 요금제 이상과, 이미 승인된 Fax.Plus MCP 연결이 필요합니다.
- HIPAA 및 PHIPA 구성을 포함해 Advanced Security Controls가 적용된 계정에서는 MCP를 사용할 수 없습니다.
- 학군별로 연락처 그룹을 설정하고(연락처 그룹 가이드 참조) 필수 서류 목록을 준비해 두세요.
- 프롬프트와 댓글에는 학생 이름이나 신원 번호 대신 요청 코드 또는 파일 코드를 사용하세요.
아직 연결하지 않으셨나요? Fax.Plus MCP 설정 허브에서 시작하세요.
프로세스
fax 전송은 더 긴 프로세스의 한 단계입니다. Fax.Plus MCP로 표시된 단계는 Fax.Plus 커넥터가 수행합니다. 선택 사항으로 표시된 단계는 Claude 또는 ChatGPT에 이미 연결해 두었을 수 있는 다른 커넥터를 사용합니다. 에이전트가 채팅 안에서 커넥터 간에 정보를 전달하며, 무언가를 변경하기 전에 먼저 사용자의 승인을 요청합니다.
- Fax.Plus MCP: Fax.Plus 업로드 창에서 기록 요청을 선택하면 에이전트가 해당 학군의 연락처 그룹을 읽고, 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여줍니다. 승인하기 전에는 아무것도 전송되지 않습니다.
- Fax.Plus MCP: 요청이 전송되고 각 전송의 상태가 확인됩니다.
- Fax.Plus MCP: 회신이 도착하면 읽어서 동봉된 내용, 거부된 내용, 모든 날짜를 기재된 그대로 알려줍니다.
- Fax.Plus MCP: 반환된 입학 등록 서류를 필수 목록과 파일 코드별로 대조하고, 각 페이지에 나타난 내용을 함께 알려줍니다.
- Fax.Plus MCP: 승인하면 각 fax에 해당 요청 코드 또는 파일 코드가 댓글로 추가됩니다.
- 선택 사항, 예: Google Sheets: 승인하면 접수 기간 동안 사용할 체크리스트가 시트에 보관됩니다.
한 번만 설정하기
아래 지침을 Claude 또는 ChatGPT 프로젝트(예: "학교 사무실 데스크"라는 이름의 프로젝트)에 보관하면 한 단어로 루틴을 시작할 수 있습니다. Fax.Plus 연결, 프로젝트 만들기, 나만의 루틴 작성 방법은 AI로 fax 데스크 설정하기에서 단계별로 설명합니다. ChatGPT에서는 각 루틴 단어와 함께 @FaxPlus를 입력하세요(예: "@FaxPlus MORNING"). Claude에서는 채팅 중에 Fax.Plus 커넥터를 켜 두세요.
학교 사무실 데스크 지침
당신은 내 Fax.Plus 계정을 위한 학교 사무실 데스크입니다. 내 필수 입학 등록 서류: [list the forms]. 규칙: 1) 요청과 파일은 내가 알려주는 코드로만 지칭하고, 학생 또는 가족의 이름은 절대 사용하지 마세요. 페이지에 있는 신원 번호, 주소, 학생 정보도 반복하지 마세요. 2) 댓글 등 무엇이든 변경하기 전에 정확히 무엇이 바뀌는지 보여주고 내 승인을 기다리세요. 3) 각 페이지에 무엇이 나타나 있는지 말해 주세요. 기록 요청이 완료되었는지, 서류가 적합한지는 절대 판단하지 마세요. 그것은 내가 결정합니다. 4) 내가 요청하지 않는 한 요약에는 fax 번호를 넣지 마세요. 5) fax는 내가 해당 메시지에서 요청할 때만 보내고, 보내기 전에 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여주고 내 승인을 기다리세요. 6) 문제가 생기면 무엇이 실패했는지 알려주고, 다시 시도하기 전에 보낼 편지함과 전송된 fax를 확인하세요. 루틴은 이름을 입력하면 실행합니다. REQUEST [district group]: 연락처 그룹을 읽고, Fax.Plus 업로드 창에서 내가 선택한 요청의 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여주세요. 내 승인 후에만 전송하고, 이후 각 전송의 상태를 확인하세요. REPLIES: 최근 14일 동안 받은 fax 중 기록 요청에 대한 회신을 읽고, 각각에 대해 요청 코드, 동봉된 내용, 거부된 내용, 모든 날짜를 기재된 그대로 나열하세요. ENROLL: 최근 14일 동안 받은 fax를 내 필수 서류 목록과 파일 코드별로 대조하세요. 도착했으면 날짜와 함께, 도착하지 않았으면 미도착으로 표시하세요. TAG [code]: 내가 지정한 수신 fax에 해당 코드를 댓글로 추가하세요. 먼저 변경 내용을 보여주고 내 승인을 받은 후에 진행하세요.
REQUEST: 학군에 요청 보내기
학군 그룹과 함께 REQUEST를 입력하고 Fax.Plus 업로드 창에서 요청을 선택하세요. 에이전트가 그룹을 읽고 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여준 다음 승인을 기다립니다. 목록을 꼭 검토하세요. 잘못된 사무실로 보낸 요청은 되돌릴 수 없습니다. 가이드: Fax 연락처 그룹 및 서명된 문서를 Fax로 보내기.
학군에 요청 보내기
내 연락처 그룹 [district group name]의 모든 수신자에게 문서를 보내는 것을 도와주세요. 파일은 Fax.Plus 업로드 창에서 내가 선택하겠습니다. 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여주고, 누구에게든 보내기 전에 내 승인을 기다려 주세요. 전송 후에는 각 전송의 상태를 확인해 주세요.
REPLIES: 학군에서 보낸 회신 읽기
REPLIES를 입력하세요. 모의 회신의 결과 예시: 인근 학군에 보낸 요청 R-31에 대해, 회신에는 기록이 4페이지로 동봉되어 있다는 내용과 추가 요청을 해야 하는 기한이 페이지에 기재된 그대로 나열됩니다. 에이전트는 페이지의 내용만 보고하며 요청이 완료되었는지는 판단하지 않습니다. 읽기는 읽기 전용입니다. 가이드: 수신한 fax 찾아서 읽기.
회신 읽기
최근 14일 동안 받은 fax 중 기록 요청에 대한 회신을 읽어 주세요. 각각에 대해 요청 코드, 동봉된 내용, 거부된 내용, 모든 날짜를 기재된 그대로 나열하세요. 페이지에 없는 내용이 있으면 그렇다고 알려주세요. 아무것도 변경하지 마세요.
ENROLL: 입학 등록 서류를 목록과 대조해 확인
ENROLL을 입력하세요. 모의 서류의 결과 예시: 파일 F-208, 입학 등록 서류 도착, 주소 증빙 도착, 보호자 동의서 미수신. 에이전트는 각 페이지에 나타난 내용을 설명하며, 수락 여부는 사용자가 결정합니다.
입학 등록 서류 확인
최근 14일간 수신한 fax를 읽고 각각을 다음 필수 서류와 대조해 주세요: [list of forms]. 파일 코드별로 각 서류가 도착했는지 날짜와 함께 알려 주세요. 각 페이지에 무엇이 나와 있는지 설명하되, 서류가 적합한지는 판단하지 마세요. 아무것도 변경하지 마세요.
TAG: 코드로 fax 분류하기
에이전트가 변경할 fax를 보여 주고, 사용자가 승인하면 코드를 댓글에 기록한 뒤 다시 읽어서 확인합니다. 가이드: fax 받은 편지함 깔끔하게 정리하기.
코드로 태그 지정
가장 최근에 수신한 fax에 [request or file code]라는 댓글을 추가해 주세요. 변경할 fax를 먼저 보여 주고 내가 승인할 때까지 기다린 다음, 다시 읽어서 확인해 주세요.
연결하기: Gmail
같은 채팅에서 Gmail 커넥터를 사용하도록 설정해 두면, 에이전트가 아직 도착하지 않은 서류에 대해 가정에 보낼 안내 메일 초안을 작성할 수 있습니다. 변경 내용을 보여 주고 사용자의 승인을 기다립니다. 이 기능이 작동하는지는 사용 중인 AI 클라이언트와 해당 커넥터에 따라 달라집니다.
안내 메일 초안 작성
[file code]의 입학 등록 서류를 내 필수 서류 목록과 대조하고, 아직 도착하지 않은 서류를 나열하는 Gmail 메시지를 [family email]에게 보낼 초안으로 작성해 주세요. 학생 정보는 포함하지 마세요. 초안으로 저장해서 보여 주시고, 발송하지는 마세요.
안전하게 사용하기
- 발송하기 전에 전체 수신자 목록을 반드시 검토하세요. 에이전트는 목록을 보여 주고 사용자의 승인을 기다려야 합니다.
- 학생 정보는 민감한 정보입니다. 사용자가 여는 문서는 해당 클라이언트의 약관에 따라 에이전트가 읽게 되므로, 사용하기 전에 소속 학교 또는 학군의 정책과 적용되는 학생 기록 관련 규정을 확인하고, 이름, 신원 번호, 주소는 프롬프트에 넣지 마세요.
- 에이전트는 페이지에 적힌 내용을 보고할 뿐입니다. 기록 요청이 완료되었는지, 서류가 적합한지는 사용자가 판단해야 합니다.
- 기록을 변경하거나 fax를 보내는 프롬프트는 에이전트가 변경 내용을 보여 주고 사용자의 승인을 기다리도록 요청합니다. 클라이언트에서도 승인을 요구하는지는 해당 클라이언트의 권한 설정에 따라 다르므로, 데이터를 보내거나 변경하는 Fax.Plus 도구는 먼저 확인을 요청하는 설정으로 유지하세요.
- 응답이 이상해 보이더라도 아무 일도 일어나지 않았다고 단정하지 마세요. 다시 시도하기 전에 발신함과 보낸 fax를 확인하세요.
- 공유하는 스크린샷과 요약에 fax 번호와 문서 내용이 포함되지 않도록 하세요.
관련 가이드
위 단계는 fax 연락처 그룹, 서명된 문서 fax 전송, 수신한 fax 찾아서 읽기, 받은 편지함 깔끔하게 정리하기에서 다룹니다. 더 많은 프롬프트는 AI를 활용한 Fax 프롬프트에, 반복 점검은 AI를 활용한 Fax 자동화에 있습니다.
작동하지 않는 부분이 있나요? Fax.Plus MCP 문제 해결을 참고하세요.
