Les secrétariats d'établissements scolaires envoient des demandes de dossiers à d'autres districts et reçoivent des formulaires d'inscription de la part des familles, le tout par fax, à l'envoi comme à la réception. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, tout devient une routine : un mot envoie une demande au groupe de contacts d'un district après votre vérification de la liste, un autre lit les réponses, et un troisième compare les formulaires d'inscription retournés à votre liste de pièces requises. Vous trouverez ci-dessous le déroulement, la configuration à faire une seule fois, et des exemples de résultats avec des documents fictifs. Les exemples ne contiennent aucune donnée d'élève, et vos prompts ne devraient pas en contenir non plus.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Créez un groupe de contacts par district (consultez le guide sur les groupes de contacts) et gardez à portée de main votre liste des formulaires requis.
- Dans les prompts et les commentaires, utilisez des codes de demande ou des codes de dossier, jamais de noms d'élèves ni de numéros d'identité.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- Fax.Plus MCP : vous choisissez une demande de dossiers dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus et l'assistant lit le groupe de contacts du district ; il affiche la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, et rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas donné votre accord.
- Fax.Plus MCP : la demande est envoyée et le statut de chaque envoi est vérifié.
- Fax.Plus MCP : les réponses arrivent et sont lues : ce qui est joint, ce qui est refusé et chaque date, exactement comme écrite.
- Fax.Plus MCP : les formulaires d'inscription retournés sont comparés à votre liste de pièces requises, par code de dossier, avec le contenu de chaque page.
- Fax.Plus MCP : chaque fax reçoit en commentaire son code de demande ou de dossier, après votre accord.
- Facultatif, par exemple Google Sheets : la liste de suivi est conservée dans une feuille de calcul pendant la période d'inscription, après votre accord.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Project Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Bureau du secrétariat », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Project et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un bureau fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avec le mot de chaque routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pendant la conversation.
Instructions du bureau du secrétariat
Vous êtes mon assistant de secrétariat scolaire pour mon compte Fax.Plus. Mes formulaires d'inscription obligatoires : [list the forms]. Règles : 1) Désignez les demandes et les dossiers uniquement par les codes que je vous donne, jamais par le nom d'un élève ou d'une famille, et ne répétez jamais les numéros d'identité, les adresses ou les informations sur les élèves figurant sur une page. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, par exemple un commentaire, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Indiquez ce que montre chaque page. Ne décidez jamais si une demande de dossier est complète ou si un formulaire est acceptable ; c'est moi qui décide. 4) N'indiquez pas les numéros de fax dans les résumés, sauf si je vous le demande. 5) N'envoyez un fax que si je vous le demande dans ce message et, avant tout envoi, montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord. 6) En cas d'échec, dites-moi ce qui a échoué et vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer. Routines : exécutez-en une lorsque je saisis son nom. REQUEST [district group] : lisez le groupe de contacts, montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages de la demande que je choisis dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus, et n'envoyez qu'après mon accord ; vérifiez ensuite le statut de chaque envoi. REPLIES : lisez mes fax reçus au cours des 14 derniers jours qui répondent à une demande de dossiers ; pour chacun, indiquez le code de la demande, ce qui est joint, ce qui est refusé et chaque date exactement telle qu'elle est écrite. ENROLL : comparez mes fax reçus au cours des 14 derniers jours à ma liste de formulaires obligatoires, par code de dossier : arrivé, avec sa date, ou non arrivé. TAG [code] : ajoutez le code en commentaire au fax reçu que je désigne, après m'avoir montré la modification et avoir obtenu mon accord.
REQUEST : envoyer la demande à un district
Saisissez REQUEST avec le groupe du district et choisissez la demande dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. L'assistant lit le groupe, affiche toute la liste des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attend votre accord. Vérifiez bien la liste : une demande envoyée au mauvais service ne peut pas être annulée. Guides : Groupes de contacts fax et Faxer un document signé.
Envoyer la demande à un district
Aidez-moi à envoyer un document à tous les membres de mon groupe de contacts [district group name]. Je choisirai le fichier dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. Montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, et attendez mon accord avant d'envoyer à qui que ce soit. Ensuite, vérifiez le statut de chaque envoi.
REPLIES : lire les réponses des districts
Saisissez REPLIES. Exemple de résultat pour une réponse fictive : demande R-31 adressée à un district voisin ; la réponse indique que les dossiers sont joints sur 4 pages et donne une date limite pour toute demande complémentaire, reprise telle qu'elle figure sur la page. L'assistant rapporte ce que dit la page et ne juge pas si la demande est complète. Cette étape se fait en lecture seule. Guide : Trouver et lire un fax reçu.
Lire les réponses
Lisez mes fax reçus au cours des 14 derniers jours qui répondent à une demande de dossiers. Pour chacun, indiquez le code de demande, ce qui est joint, ce qui est refusé et chaque date exactement comme écrite. Précisez-le si une information ne figure pas sur la page. Ne modifiez rien.
ENROLL : cocher les formulaires d'inscription sur la liste
Saisissez ENROLL. Exemple de résultat pour des formulaires fictifs : dossier F-208, formulaire d'inscription reçu, justificatif de domicile reçu, consentement du responsable légal non reçu. L'assistant décrit ce que montre chaque page et vous laisse décider de l'acceptation.
Vérifier les formulaires d'inscription
Lisez mes fax reçus au cours des 14 derniers jours et vérifiez chacun d'eux par rapport à ces formulaires requis : [list of forms]. Pour chaque code de dossier, indiquez si chaque formulaire est arrivé, avec sa date. Indiquez ce que montre chaque page ; ne décidez pas si un formulaire est acceptable. Ne modifiez rien.
TAG : classer le fax sous son code
L'assistant indique quel fax il modifierait et, après votre accord, inscrit le code dans le commentaire, puis le relit. Guide : Garder votre boîte de réception de fax bien rangée.
Ajouter le code en commentaire
Ajoutez le commentaire [request or file code] à mon fax reçu le plus récent. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez le commentaire pour confirmer.
Connecter Gmail
Si le connecteur Gmail est activé dans la même conversation, l'assistant peut rédiger un message à une famille au sujet des formulaires encore manquants. Il vous présente la modification et attend votre accord. Le fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Rédiger le rappel
Vérifiez les formulaires d'inscription du dossier [file code] par rapport à ma liste de formulaires requis et rédigez un message Gmail à [family email] indiquant les formulaires encore manquants. N'incluez aucune information sur l'élève. Enregistrez-le comme brouillon et montrez-le-moi ; ne l'envoyez pas.
Gardez le contrôle
- Vérifiez la liste complète des destinataires avant tout envoi. L'assistant doit vous la présenter et attendre votre accord.
- Les informations sur les élèves sont sensibles. Les documents que vous ouvrez sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Vérifiez donc la politique de votre école ou de votre district ainsi que les règles relatives aux dossiers scolaires qui s'appliquent à vous avant de l'utiliser, et n'indiquez ni noms, ni numéros d'identité, ni adresses dans vos prompts.
- L'assistant rapporte ce qu'indique une page. C'est à vous de décider si une demande de dossier est complète ou si un formulaire est acceptable.
- Les prompts qui modifient vos données ou envoient un fax demandent à l'assistant de vous présenter la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation : laissez donc les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Les articles Groupes de contacts fax, Faxer un document signé, Trouver et lire un fax reçu et Garder votre boîte de réception de fax bien rangée détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et des vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
