Le segreterie scolastiche inviano richieste di fascicoli ad altri distretti e ricevono moduli di iscrizione dalle famiglie, e tutto questo arriva e parte via fax. Con Claude o ChatGPT collegati a Fax.Plus tramite MCP, il lavoro diventa una routine: una parola invia una richiesta al gruppo di contatti di un distretto dopo che hai controllato l'elenco, un'altra legge le risposte e una terza verifica i moduli di iscrizione restituiti rispetto all'elenco dei documenti richiesti. Di seguito trovi il processo, come impostarlo una sola volta ed esempi di risultati con documenti simulati. Gli esempi non contengono dati degli studenti, e non dovrebbero contenerne nemmeno i tuoi prompt.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA.
- Crea un gruppo di contatti per ogni distretto (consulta la guida sui gruppi di contatti) e tieni pronto l'elenco dei moduli richiesti.
- Nei prompt e nei commenti usa codici di richiesta o codici di fascicolo, non nomi di studenti né numeri di identità.
Non hai ancora effettuato il collegamento? Inizia dall'hub di configurazione di Fax.Plus MCP.
Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- Fax.Plus MCP: scegli una richiesta di fascicoli nella finestra di caricamento di Fax.Plus e l'assistente legge il gruppo di contatti del distretto; mostra l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine, e nulla viene inviato finché non dai la tua approvazione.
- Fax.Plus MCP: la richiesta viene inviata e viene verificato lo stato di ogni invio.
- Fax.Plus MCP: le risposte arrivano e vengono lette: cosa è allegato, cosa viene rifiutato e ogni data, esattamente come scritta.
- Fax.Plus MCP: i moduli di iscrizione restituiti vengono confrontati con l'elenco dei documenti richiesti, in base al codice del fascicolo, con ciò che mostra ogni pagina.
- Fax.Plus MCP: a ogni fax viene aggiunto come commento il relativo codice di richiesta o di fascicolo, dopo il tuo via libera.
- Facoltativo, ad esempio Google Sheets: la lista di controllo viene conservata in un foglio per il periodo delle iscrizioni, dopo il tuo via libera.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni qui sotto in un Progetto di Claude o ChatGPT, ad esempio uno chiamato «Segreteria scolastica», così che una sola parola avvii una routine. Il collegamento di Fax.Plus, la creazione del Progetto e la scrittura delle tue routine sono spiegati passo per passo in Configurare un ufficio fax con l'IA. In ChatGPT, scrivi @FaxPlus insieme alla parola di ogni routine, ad esempio «@FaxPlus MORNING». In Claude, tieni attivo il connettore Fax.Plus per tutta la chat.
Istruzioni per la segreteria scolastica
Sei la mia segreteria scolastica per il mio account Fax.Plus. I moduli di iscrizione richiesti: [list the forms]. Regole: 1) Fai riferimento a richieste e fascicoli solo con i codici che ti fornisco, mai con il nome dello studente o della famiglia, e non ripetere mai numeri di identità, indirizzi o dati degli studenti presenti in una pagina. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, ad esempio un commento, mostrami esattamente cosa cambierà e attendi il mio via libera. 3) Di' cosa mostra ogni pagina. Non decidere mai se una richiesta di fascicolo è completa o se un modulo è accettabile: la decisione spetta a me. 4) Nei riepiloghi ometti i numeri di fax, a meno che non li richieda. 5) Invia un fax solo quando lo richiedo in quel messaggio e, prima di ogni invio, mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine e attendi il mio via libera. 6) Se qualcosa non funziona, dimmi cosa è andato storto e controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare. Routine: eseguine una quando scrivo il suo nome. REQUEST [district group]: leggi il gruppo di contatti, mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine della richiesta che scelgo nella finestra di caricamento di Fax.Plus, e invia solo dopo il mio via libera; poi controlla lo stato di ogni invio. REPLIES: leggi i miei fax ricevuti negli ultimi 14 giorni che rispondono a una richiesta di fascicolo; per ciascuno elenca il codice della richiesta, cosa è allegato, cosa viene rifiutato e ogni data esattamente come scritta. ENROLL: confronta i miei fax ricevuti negli ultimi 14 giorni con l'elenco dei moduli richiesti, per codice di fascicolo: arrivato, con la sua data, oppure non arrivato. TAG [code]: aggiungi il codice come commento al fax ricevuto che ti indico, dopo avermi mostrato la modifica e aver ottenuto il mio via libera.
REQUEST: invia la richiesta a un distretto
Scrivi REQUEST con il gruppo del distretto e scegli la richiesta nella finestra di caricamento di Fax.Plus. L'assistente legge il gruppo, mostra l'intero elenco dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine, e attende il tuo via libera. Controlla l'elenco: una richiesta inviata all'ufficio sbagliato non può essere ritirata. Guide: Gruppi di contatti fax e Inviare un documento firmato via fax.
Invia la richiesta a un distretto
Aiutami a inviare un documento a tutti i membri del mio gruppo di contatti [district group name]. Sceglierò il file nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine, e attendi il mio via libera prima di inviare a chiunque. Al termine controlla lo stato di ogni invio.
REPLIES: leggi cosa hanno risposto i distretti
Scrivi REPLIES. Esempio di risultato per una risposta simulata: richiesta R-31 a un distretto limitrofo; la risposta indica che i fascicoli sono allegati in 4 pagine e riporta la data entro cui presentare un'eventuale ulteriore richiesta, elencata come scritta nella pagina. L'assistente riferisce ciò che dice la pagina e non giudica se la richiesta sia completa. La lettura non modifica nulla. Guida: Trovare e leggere un fax ricevuto.
Leggi le risposte
Leggi i miei fax ricevuti negli ultimi 14 giorni che rispondono a una richiesta di fascicolo. Per ciascuno elenca il codice della richiesta, cosa è allegato, cosa viene rifiutato e ogni data esattamente come scritta. Segnala se qualcosa non è presente nella pagina. Non modificare nulla.
ENROLL: spunta i moduli di iscrizione sull'elenco
Scrivi ENROLL. Esempio di risultato per moduli simulati: fascicolo F-208, modulo di iscrizione arrivato, prova di residenza arrivata, consenso del tutore non ricevuto. L'assistente descrive ciò che mostra ogni pagina e lascia a te la decisione sull'accettazione.
Controlla i moduli di iscrizione
Leggi i miei fax ricevuti negli ultimi 14 giorni e controlla ciascuno rispetto a questi moduli richiesti: [list of forms]. Per ogni codice di fascicolo, indica se ciascun modulo è arrivato, con la relativa data. Descrivi cosa mostra ogni pagina; non decidere se un modulo è accettabile. Non modificare nulla.
TAG: archivia il fax con il suo codice
L'assistente mostra quale fax modificherebbe e, dopo il tuo via libera, scrive il codice nel commento, quindi lo rilegge per conferma. Guida: Mantenere in ordine la posta in arrivo dei fax.
Aggiungi il codice come tag
Aggiungi il commento [request or file code] al mio fax ricevuto più recente. Mostrami quale fax stai per modificare e attendi il mio via libera, poi rileggilo per conferma.
Collega Gmail
Se nella stessa chat hai attivato il connettore Gmail, l'assistente può preparare la bozza di un messaggio a una famiglia sui moduli ancora mancanti. Ti mostra la modifica e attende il tuo via libera. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Prepara la bozza del promemoria
Controlla i moduli di iscrizione per [file code] rispetto al mio elenco dei moduli richiesti e prepara un messaggio Gmail per [family email] con l'elenco dei moduli ancora mancanti. Non includere dati dello studente. Salvalo come bozza e mostramelo; non inviarlo.
Usala in sicurezza
- Controlla l'intero elenco dei destinatari prima di ogni invio. L'assistente deve mostrartelo e attendere il tuo via libera.
- I dati degli studenti sono sensibili. I documenti che apri vengono letti dal tuo assistente IA secondo i termini di quel client, quindi prima di usarlo verifica la policy della tua scuola o del tuo distretto e le norme sui registri degli studenti che ti riguardano, e tieni nomi, numeri di identità e indirizzi fuori dai prompt.
- L'assistente riferisce ciò che dice una pagina. Stabilire se una richiesta di fascicoli è completa o se un modulo è accettabile spetta a te.
- I prompt che modificano i tuoi dati o inviano un fax chiedono all'assistente di mostrarti la modifica e attendere il tuo OK. Se anche il tuo client richieda un'approvazione dipende dalle sue impostazioni dei permessi: mantieni quindi gli strumenti di Fax.Plus che inviano o modificano dati sull'impostazione che chiede prima conferma.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia successo nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
Gruppi di contatti fax, Inviare un documento firmato via fax, trovare e leggere un fax ricevuto e mantenere in ordine la posta in arrivo illustrano i passaggi precedenti. Altri prompt si trovano in Prompt per i fax con l'IA, mentre i controlli ricorrenti sono in Automazione dei fax con l'IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
