Las oficinas escolares envían solicitudes de expedientes a otros distritos y reciben formularios de matrícula de las familias, y todo llega y sale por fax. Con Claude o ChatGPT conectado a Fax.Plus mediante MCP, esto se convierte en una rutina: una palabra envía una solicitud al grupo de contactos de un distrito después de que usted revise la lista, otra lee las respuestas y una tercera comprueba los formularios de matrícula devueltos con su lista de requisitos. A continuación encontrará el proceso, cómo configurarlo una sola vez y ejemplos de resultados con documentos simulados. Los ejemplos no contienen datos de estudiantes, y sus instrucciones tampoco deberían contenerlos.
Todo lo que aparece aquí es un ejemplo. Modifique los prompts, el orden y los horarios según su forma de trabajar; nada está fijado de forma definitiva.
Antes de empezar
- Utilice un plan Basic de Fax.Plus activo o superior y una conexión MCP de Fax.Plus ya autorizada.
- MCP no está disponible para las cuentas con Advanced Security Controls, incluidas las configuraciones de HIPAA y PHIPA.
- Cree un grupo de contactos por distrito (consulte la guía de grupos de contactos) y tenga preparada su lista de formularios requeridos.
- Utilice códigos de solicitud o códigos de archivo, no nombres de estudiantes ni números de identidad, en las instrucciones y los comentarios.
¿Aún no se ha conectado? Comience en el centro de configuración de Fax.Plus MCP.
El proceso
El envío por fax es un paso dentro de un proceso más largo. Los pasos marcados como Fax.Plus MCP los realiza el conector de Fax.Plus. Los pasos marcados como Opcional utilizan otro conector que quizá ya tenga en Claude o ChatGPT; el asistente transfiere la información entre ellos dentro del chat y le pide su confirmación antes de modificar nada.
- Fax.Plus MCP: usted elige una solicitud de expedientes en la ventana de carga de Fax.Plus y el asistente lee el grupo de contactos del distrito; muestra la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y no se envía nada hasta que usted lo apruebe.
- Fax.Plus MCP: se envía la solicitud y se comprueba el estado de cada envío.
- Fax.Plus MCP: llegan las respuestas y se leen: qué se adjunta, qué se rechaza y cada fecha, exactamente como está escrita.
- Fax.Plus MCP: los formularios de matrícula devueltos se comprueban con su lista de requisitos, por código de archivo, indicando lo que muestra cada página.
- Fax.Plus MCP: cada fax recibe como comentario su código de solicitud o de archivo, previa confirmación suya.
- Opcional, por ejemplo Google Sheets: la lista de verificación se guarda en una hoja de cálculo durante el período de matriculación, previa confirmación suya.
Configúrelo una sola vez
Guarde las instrucciones siguientes en un Proyecto de Claude o ChatGPT, por ejemplo uno llamado "Oficina escolar", de modo que una sola palabra inicie una rutina. Conectar Fax.Plus, crear el Proyecto y redactar sus propias rutinas se explica paso a paso en Configurar una mesa de fax con IA. En ChatGPT, escriba @FaxPlus junto con la palabra de cada rutina, por ejemplo "@FaxPlus MORNING". En Claude, mantenga activado el conector de Fax.Plus durante el chat.
Instrucciones para la oficina escolar
Eres mi oficina escolar para mi cuenta de Fax.Plus. Mis formularios de matrícula requeridos: [list the forms]. Reglas: 1) Refiérete a las solicitudes y a los archivos solo por los códigos que yo te dé, nunca por el nombre del estudiante o de la familia, y nunca repitas números de identidad, direcciones ni datos del estudiante que aparezcan en una página. 2) Antes de cambiar algo, como un comentario, muéstrame exactamente qué va a cambiar y espera mi confirmación. 3) Indica lo que muestra cada página. Nunca decidas si una solicitud de expedientes está completa o si un formulario es aceptable; eso lo decido yo. 4) Omite los números de fax en los resúmenes salvo que yo los pida. 5) Envía un fax solo cuando yo lo pida en ese mismo mensaje y, antes de cualquier envío, muéstrame la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y espera mi confirmación. 6) Si algo falla, dime qué ha fallado y revisa la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo. Rutinas, ejecuta una cuando escriba su nombre. REQUEST [district group]: lee el grupo de contactos, muéstrame la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas de la solicitud que elija en la ventana de carga de Fax.Plus, y envía solo después de mi confirmación; luego comprueba el estado de cada envío. REPLIES: lee mis faxes recibidos en los últimos 14 días que respondan a una solicitud de expedientes; de cada uno, indica el código de solicitud, qué se adjunta, qué se rechaza y cada fecha exactamente como está escrita. ENROLL: comprueba mis faxes recibidos en los últimos 14 días con mi lista de formularios requeridos, por código de archivo: llegado, con su fecha, o no llegado. TAG [code]: añade el código como comentario al fax recibido que yo te indique, después de mostrarme el cambio y obtener mi confirmación.
REQUEST: enviar la solicitud a un distrito
Escriba REQUEST junto con el grupo del distrito y elija la solicitud en la ventana de carga de Fax.Plus. El asistente lee el grupo, muestra toda la lista de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y espera su confirmación. Revise la lista: una solicitud enviada a la oficina equivocada no se puede recuperar. Guías: Grupos de contactos de fax y Enviar por fax un documento firmado.
Enviar la solicitud a un distrito
Ayúdame a enviar un documento a todos los miembros de mi grupo de contactos [district group name]. Elegiré el archivo en la ventana de carga de Fax.Plus. Muéstrame la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y espera mi confirmación antes de enviar a cualquiera de ellos. Después, comprueba el estado de cada envío.
REPLIES: leer lo que han devuelto los distritos
Escriba REPLIES. Ejemplo de resultado para una respuesta simulada: solicitud R-31 a un distrito vecino; la respuesta indica que los expedientes se adjuntan en 4 páginas y da una fecha límite para presentar cualquier solicitud adicional, tal como figura en la página. El asistente informa de lo que dice la página y no juzga si la solicitud está completa. Esta operación es de solo lectura. Guía: Buscar y leer un fax recibido.
Leer las respuestas
Lee mis faxes recibidos en los últimos 14 días que respondan a una solicitud de expedientes. De cada uno, indica el código de solicitud, qué se adjunta, qué se rechaza y cada fecha exactamente como está escrita. Indícalo si algo no figura en la página. No cambies nada.
ENROLL: marcar los formularios de matrícula en la lista
Escriba ENROLL. Ejemplo de resultado para formularios simulados: archivo F-208, formulario de matrícula recibido, comprobante de domicilio recibido, consentimiento del tutor no recibido. El asistente describe lo que muestra cada página y deja la aceptación en sus manos.
Comprobar los formularios de matrícula
Lee mis faxes recibidos en los últimos 14 días y comprueba cada uno con respecto a estos formularios requeridos: [list of forms]. Por cada código de archivo, indica si ha llegado cada formulario, con su fecha. Indica qué muestra cada página; no decidas si un formulario es aceptable. No cambies nada.
TAG: archivar el fax con su código
El asistente muestra qué fax modificaría y, tras su confirmación, escribe el código en el comentario y luego lo vuelve a leer. Guía: Mantenga ordenada su bandeja de entrada de fax.
Etiquetar con el código
Añade el comentario [request or file code] a mi fax recibido más reciente. Muéstrame qué fax vas a modificar y espera mi confirmación; después, vuelve a leerlo para comprobarlo.
Conéctelo: Gmail
Si tiene activado el conector de Gmail en el mismo chat, el asistente puede redactar un mensaje para una familia sobre los formularios que aún faltan. Le muestra el cambio y espera su confirmación. Que esto funcione depende de su cliente de IA y de ese conector.
Redactar el recordatorio
Comprueba los formularios de matrícula de [file code] con respecto a mi lista de formularios requeridos y redacta un mensaje de Gmail para [family email] en el que se enumeren los formularios que aún faltan. No incluyas datos del estudiante. Guárdalo como borrador y muéstramelo; no lo envíes.
Manténgalo seguro
- Revise la lista completa de destinatarios antes de cualquier envío. El asistente debe mostrársela y esperar su confirmación.
- La información de los estudiantes es sensible. Su asistente de IA lee los documentos que usted abre conforme a los términos de ese cliente, por lo que debe consultar la política de su escuela o distrito y la normativa sobre expedientes de estudiantes que le sea aplicable antes de usarlo, y no incluir nombres, números de identidad ni direcciones en las instrucciones.
- El asistente informa de lo que dice una página. Decidir si una solicitud de expedientes está completa o si un formulario es aceptable le corresponde a usted.
- Los prompts que modifican sus registros o envían un fax piden al asistente que le muestre el cambio y espere su confirmación. Que su cliente también solicite aprobación depende de su configuración de permisos, así que mantenga las herramientas de Fax.Plus que envían o modifican datos en el ajuste que pregunta antes.
- Si una respuesta parece incorrecta, no dé por hecho que no ha pasado nada. Revise la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo.
- No incluya números de fax ni contenido de documentos en las capturas de pantalla ni en los resúmenes que comparta.
Guías relacionadas
Grupos de contactos de fax, enviar por fax un documento firmado, buscar y leer un fax recibido y mantener ordenada su bandeja de entrada cubren los pasos anteriores. Encontrará más instrucciones en Instrucciones de fax con IA y comprobaciones periódicas en Automatización de fax con IA.
¿Algo no funciona? Consulte Solución de problemas de Fax.Plus MCP.
