Okul ofisleri diğer okul bölgelerine kayıt talepleri gönderir ve ailelerden kayıt formları alır; her ikisi de faksla gelir ve gider. MCP aracılığıyla Fax.Plus'a bağlanan Claude veya ChatGPT ile bu iş bir rutine dönüşür: bir sözcük, listeyi inceledikten sonra talebi bir okul bölgesinin kişi grubuna gönderir, bir diğeri yanıtları okur, bir üçüncüsü ise geri gönderilen kayıt formlarını gerekli formlar listenizle karşılaştırır. Aşağıda süreci, bir kez nasıl kurulacağını ve simüle edilmiş belgelerle örnek sonuçları bulabilirsiniz. Örnekler hiçbir öğrenci verisi içermez, sizin istemleriniz de içermemelidir.
Buradaki her şey bir örnektir. İstemleri, sırayı ve zamanlamayı çalışma biçiminize göre değiştirin; hiçbir şey kesin değildir.
Başlamadan önce
- Etkin bir Fax.Plus Basic planına veya daha üst bir plana ve yetkilendirilmiş mevcut bir Fax.Plus MCP bağlantısına sahip olun.
- MCP, HIPAA ve PHIPA yapılandırmaları dahil Advanced Security Controls kullanan hesaplarda kullanılamaz.
- Her okul bölgesi için bir kişi grubu oluşturun (kişi grupları kılavuzuna bakın) ve gerekli formlar listenizi hazır tutun.
- İstemlerde ve yorumlarda öğrenci adları veya kimlik numaraları yerine talep kodlarını ya da dosya kodlarını kullanın.
Henüz bağlanmadınız mı? Fax.Plus MCP kurulum merkezi ile başlayın.
Süreç
Faks göndermek, daha uzun bir sürecin yalnızca bir adımıdır. Fax.Plus MCP olarak işaretlenen adımlar Fax.Plus bağlayıcısı tarafından yapılır. İsteğe bağlı olarak işaretlenen adımlar, Claude veya ChatGPT'de zaten kullanıyor olabileceğiniz başka bir bağlayıcıyı kullanır; asistan bilgiyi sohbet içinde bunlar arasında taşır ve herhangi bir şeyi değiştirmeden önce onayınızı ister.
- Fax.Plus MCP: Fax.Plus yükleme penceresinde bir kayıt talebi seçersiniz ve asistan okul bölgesinin kişi grubunu okur; tam alıcı listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterir, siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez.
- Fax.Plus MCP: Talep gönderilir ve her gönderimin durumu kontrol edilir.
- Fax.Plus MCP: Yanıtlar gelir ve okunur: nelerin ekte olduğu, nelerin reddedildiği ve her tarih, yazıldığı gibi.
- Fax.Plus MCP: Geri gönderilen kayıt formları, dosya koduna göre ve her sayfanın gösterdiği bilgilerle gerekli formlar listenizle karşılaştırılır.
- Fax.Plus MCP: Onayınızdan sonra her faksa talep kodu veya dosya kodu yorum olarak eklenir.
- İsteğe bağlı, örneğin Google Sheets: Onayınızdan sonra kontrol listesi, kayıt dönemi boyunca bir tabloda tutulur.
Bir kez kurun
Aşağıdaki talimatları bir Claude veya ChatGPT projesi içinde saklayın; örneğin “Okul ofisi masası” adlı bir proje kullanabilirsiniz. Böylece tek bir sözcük bir rutini başlatır. Fax.Plus'ı bağlamak, projeyi oluşturmak ve kendi rutinlerinizi yazmak YZ ile faks masası kurma sayfasında adım adım anlatılır. ChatGPT'de her rutin sözcüğüyle birlikte @FaxPlus yazın; örneğin “@FaxPlus MORNING”. Claude'da sohbet boyunca Fax.Plus bağlayıcısını açık tutun.
Okul ofisi masası talimatları
Fax.Plus hesabım için okul ofisi masamsınız. Gerekli kayıt formlarım: [list the forms]. Kurallar: 1) Talepleri ve dosyaları yalnızca size verdiğim kodlarla anın; öğrenci veya aile adını asla kullanmayın, bir sayfadaki kimlik numaralarını, adresleri veya öğrenci bilgilerini asla tekrarlamayın. 2) Yorum gibi herhangi bir şeyi değiştirmeden önce tam olarak neyin değişeceğini bana gösterin ve onayımı bekleyin. 3) Her sayfanın ne gösterdiğini söyleyin. Bir kayıt talebinin tamamlanıp tamamlanmadığına ya da bir formun kabul edilebilir olup olmadığına asla karar vermeyin; buna ben karar veririm. 4) Ben istemedikçe özetlerde faks numaralarını vermeyin. 5) Yalnızca o mesajda istediğimde faks gönderin; her gönderimden önce bana tam alıcı listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin ve onayımı bekleyin. 6) Bir şey başarısız olursa neyin başarısız olduğunu söyleyin ve yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin. Rutinler: adını yazdığımda ilgili rutini çalıştırın. REQUEST [district group]: kişi grubunu okuyun, Fax.Plus yükleme penceresinde seçtiğim talep için bana tam alıcı listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin ve yalnızca onayımdan sonra gönderin; ardından her gönderimin durumunu kontrol edin. REPLIES: son 14 gündeki, bir kayıt talebine yanıt veren alınan faksları okuyun; her biri için talep kodunu, nelerin ekte olduğunu, nelerin reddedildiğini ve her tarihi yazıldığı gibi listeleyin. ENROLL: son 14 gündeki alınan faksları gerekli formlar listemle dosya koduna göre karşılaştırın: geldi (tarihiyle birlikte) veya gelmedi. TAG [code]: işaret ettiğim alınan faksa kodu yorum olarak ekleyin; önce değişikliği bana gösterin ve onayımı alın.
REQUEST: talebi bir okul bölgesine gönderin
Okul bölgesi grubuyla birlikte REQUEST yazın ve Fax.Plus yükleme penceresinde talebi seçin. Asistan grubu okur, tüm alıcı listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterir ve onayınızı bekler. Listeyi inceleyin: yanlış ofise gönderilen bir talep geri alınamaz. Kılavuzlar: Faks kişi grupları ve İmzalı belgeyi faksla.
Talebi bir okul bölgesine gönderin
[district group name] kişi grubumdaki herkese bir belge göndermeme yardım edin. Dosyayı Fax.Plus yükleme penceresinde ben seçeceğim. Bana alıcıların tam listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin ve hiçbirine göndermeden önce onayımı bekleyin. Sonrasında her gönderimin durumunu kontrol edin.
REPLIES: okul bölgelerinin geri gönderdiklerini okuyun
REPLIES yazın. Simüle edilmiş bir yanıt için örnek sonuç: komşu bir okul bölgesine gönderilen R-31 talebi; yanıtta kayıtların 4 sayfa halinde ekte olduğu ve başka bir talebin yapılması gereken son tarih belirtiliyor, sayfada yazıldığı gibi listelenir. Asistan sayfada yazanı bildirir ve talebin tamamlanıp tamamlanmadığını yargılamaz. Okuma işlemi hiçbir şeyi değiştirmez. Kılavuz: Alınan faksı bulma ve okuma.
Yanıtları okuyun
Son 14 gündeki, bir kayıt talebine yanıt veren alınan faksları okuyun. Her biri için talep kodunu, nelerin ekte olduğunu, nelerin reddedildiğini ve her tarihi yazıldığı gibi listeleyin. Bir şey sayfada yoksa bunu belirtin. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
ENROLL: kayıt formlarını listeden işaretleyin
ENROLL yazın. Simüle edilmiş formlar için örnek sonuç: F-208 dosyası, kayıt formu geldi, adres belgesi geldi, veli onayı alınmadı. Asistan her sayfanın ne gösterdiğini açıklar ve kabul kararını size bırakır.
Kayıt formlarını kontrol edin
Son 14 günde aldığım faksları okuyun ve her birini şu gerekli formlarla karşılaştırın: [list of forms]. Her dosya kodu için, her formun gelip gelmediğini ve geliş tarihini belirtin. Her sayfanın ne gösterdiğini söyleyin; bir formun kabul edilebilir olup olmadığına karar vermeyin. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
TAG: faksı koduyla dosyalayın
Asistan hangi faksta değişiklik yapacağını gösterir, onayınızdan sonra kodu yorum olarak yazar ve ardından geri okuyarak doğrular. Kılavuz: Faks gelen kutunuzu düzenli tutun.
Kodla etiketleyin
En yeni aldığım faksa [request or file code] yorumunu ekleyin. Hangi faksta değişiklik yapacağınızı gösterin ve onayımı bekleyin, ardından doğrulamak için geri okuyun.
Bağlayın: Gmail
Aynı sohbette Gmail bağlayıcısı etkinse, asistan bir aileye hâlâ eksik olan formlara ilişkin bir not taslağı hazırlayabilir. Değişikliği size gösterir ve onayınızı bekler. Bunun çalışıp çalışmadığı YZ istemcinize ve o bağlayıcıya bağlıdır.
Hatırlatma taslağını hazırlayın
[file code] için kayıt formlarını gerekli formlar listemle karşılaştırın ve hâlâ eksik olan formları sıralayan, [family email] adresine yönelik bir Gmail iletisi taslağı hazırlayın. Öğrenci bilgilerini eklemeyin. Taslak olarak kaydedin ve bana gösterin; göndermeyin.
Güvende tutun
- Herhangi bir gönderimden önce alıcı listesinin tamamını gözden geçirin. Asistan bunu size göstermeli ve onayınızı beklemelidir.
- Öğrenci bilgileri hassastır. Açtığınız belgeler, YZ asistanınız tarafından o istemcinin koşulları kapsamında okunur; bu nedenle kullanmadan önce okulunuzun veya okul bölgenizin politikasını ve size uygulanan öğrenci kayıtları kurallarını kontrol edin, ayrıca adları, kimlik numaralarını ve adresleri istemlerin dışında tutun.
- Asistan, bir sayfada yazanı bildirir. Bir kayıt talebinin eksiksiz olup olmadığı veya bir formun kabul edilebilir olup olmadığı sizin kararınızdır.
- Kayıtlarınızı değiştiren veya faks gönderen istemler, asistandan değişikliği size göstermesini ve onayınızı beklemesini ister. İstemcinizin ayrıca onay isteyip istemediği izin ayarlarına bağlıdır; bu nedenle veri gönderen veya değiştiren Fax.Plus araçlarını önce sorulacak şekilde ayarlı tutun.
- Bir yanıt yanlış görünüyorsa hiçbir şey olmadığını varsaymayın. Yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin.
- Faks numaralarını ve belge içeriklerini paylaştığınız ekran görüntülerinin ve özetlerin dışında tutun.
İlgili kılavuzlar
Faks kişi grupları, imzalı bir belgeyi faksla göndermek, alınan bir faksı bulup okumak ve gelen kutunuzu düzenli tutmak yukarıdaki adımları kapsar. Daha fazla istem YZ ile Faks İstemleri sayfasında, yinelenen kontroller ise YZ ile Faks Otomasyonu sayfasındadır.
Bir şey mi çalışmıyor? Fax.Plus MCP sorun giderme sayfasına bakın.
