Ein Onboarding-Paket geht an mehrere neue Mitarbeitende, die Formulare kommen in den nächsten Tagen per Fax zurück, und die Personalabteilung muss wissen, wer was zurückgeschickt hat und bei wem die Unterschriftszeile noch leer ist. Wenn Claude oder ChatGPT über MCP mit Fax.Plus verbunden ist, wird daraus eine Routine: Ein Wort sendet das Paket an eine Kontaktgruppe, nachdem Sie die Liste geprüft haben, ein weiteres hakt die zurückgesendeten Formulare in Ihrer Liste der erforderlichen Formulare ab, und ein drittes zeigt, was noch fehlt. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und Beispielergebnisse mit simulierten Formularen und fiktiven Personen.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Halten Sie Ihre Liste der erforderlichen Formulare bereit und richten Sie eine Kontaktgruppe für die neuen Mitarbeitenden ein (siehe die Anleitung zu Kontaktgruppen).
- Verwenden Sie in Prompts und Kommentaren Einstellungscodes statt Namen und geben Sie keine Ausweisnummern in Prompts ein.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Sie wählen das Onboarding-Paket im Upload-Fenster von Fax.Plus aus, und der Assistent liest Ihre Kontaktgruppe der neuen Mitarbeitenden; er zeigt die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl an, und nichts wird gesendet, bevor Sie es freigeben.
- Fax.Plus MCP: Das Paket wird gesendet und der Status jedes Sendevorgangs wird geprüft.
- Fax.Plus MCP: Zurückgesendete Formulare gehen ein und werden pro Person in Ihrer Liste der erforderlichen Formulare abgehakt, mit Angabe dessen, was jede Seite zeigt.
- Fax.Plus MCP: Formulare, die mit leerer Unterschriftszeile eingegangen sind, werden aufgelistet, ebenso Formulare, die noch nicht eingegangen sind.
- Fax.Plus MCP: Jedes zurückgesendete Formular erhält nach Ihrer Bestätigung den Einstellungscode als Kommentar.
- Optional, zum Beispiel Google Sheets: Die Checkliste wird nach Ihrer Bestätigung in einer Tabelle für den gesamten Jahrgang geführt.
Einmalig einrichten
Speichern Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt, zum Beispiel mit dem Namen „Onboarding-Desk“, damit ein Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Einen Fax-Schreibtisch mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT bei jedem Routinewort @FaxPlus ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat eingeschaltet.
Anweisungen für den Onboarding-Desk
Sie sind mein Onboarding-Desk für mein Fax.Plus-Konto. Meine erforderlichen Formulare: [list the forms]. Regeln: 1) Beziehen Sie sich auf Personen ausschließlich mit den Einstellungscodes, die ich Ihnen nenne, nie mit Namen, und wiederholen Sie niemals Ausweisnummern oder Bankdaten von einer Seite. 2) Bevor Sie etwas ändern, zum Beispiel einen Kommentar, zeigen Sie mir genau, was sich ändern wird, und warten Sie auf mein OK. 3) Sagen Sie, was jede Seite zeigt, einschließlich ob eine Unterschriftszeile ausgefüllt oder leer aussieht. Sagen Sie nie, dass eine Unterschrift echt oder gültig ist; das entscheide ich. 4) Lassen Sie Faxnummern in Zusammenfassungen weg, außer ich bitte darum. 5) Senden Sie ein Fax nur, wenn ich in dieser Nachricht darum bitte, und zeigen Sie mir vor jedem Versand die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warten Sie auf mein OK. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sagen Sie mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen. Routinen: Führen Sie eine Routine aus, wenn ich ihren Namen eingebe. PACKET [group]: Lesen Sie die Kontaktgruppe, zeigen Sie mir die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl für das Paket, das ich im Fax.Plus-Upload-Fenster auswähle, und senden Sie erst nach meinem OK; prüfen Sie danach den Status jedes Versands. RETURNED: Lesen Sie meine empfangenen Faxe der letzten 14 Tage und gleichen Sie jedes mit meiner Liste der erforderlichen Formulare ab, pro Einstellungscode: eingegangen, mit Datum, oder nicht eingegangen; vermerken Sie jedes Formular, dessen Unterschriftszeile leer aussieht. MISSING [hire code]: Listen Sie für diese Einstellung die noch fehlenden Formulare und die Formulare auf, die mit leerer Unterschriftszeile eingegangen sind. TAG [hire code]: Fügen Sie den Einstellungscode als Kommentar zu dem empfangenen Fax hinzu, auf das ich verweise, nachdem Sie mir die Änderung gezeigt und mein OK eingeholt haben.
PACKET: Paket an die Gruppe der neuen Mitarbeitenden senden
Geben Sie PACKET mit der Gruppe ein und wählen Sie das Paket im Upload-Fenster von Fax.Plus aus. Der Assistent liest die Gruppe, zeigt die gesamte Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl an und wartet auf Ihre Bestätigung. Prüfen Sie die Liste Name für Name: Ein an die falsche Person gesendetes Paket lässt sich nicht zurückholen. Anleitungen: Fax-Kontaktgruppen und Ein unterschriebenes Dokument faxen.
Das Paket an die Gruppe senden
Helfen Sie mir, ein Paket an alle in meiner Kontaktgruppe [group name] zu senden. Ich wähle die Datei im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Zeigen Sie mir die vollständige Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warten Sie auf mein OK, bevor Sie an irgendjemanden senden. Prüfen Sie anschließend den Status jedes Versands.
RETURNED: Formulare auf der Liste abhaken
Geben Sie RETURNED ein. Beispielergebnis für simulierte Formulare: Einstellung H-114, Angebotsannahme mit ausgefüllter Unterschriftszeile eingegangen; Richtlinienbestätigung mit leerer Unterschriftszeile eingegangen; Formular zur Gehaltsüberweisung nicht eingegangen. Der Assistent beschreibt, was jede Seite zeigt, und beurteilt nicht, ob eine Unterschrift echt ist.
Zurückgesendete Formulare prüfen
Lesen Sie meine empfangenen Faxe der letzten 14 Tage und gleichen Sie jedes mit diesen erforderlichen Formularen ab: [list of forms]. Sagen Sie pro Einstellungscode, ob jedes Formular eingegangen ist, mit Datum, und ob seine Unterschriftszeile ausgefüllt oder leer aussieht. Sagen Sie nicht, dass eine Unterschrift echt ist. Ändern Sie nichts.
MISSING: Was bei einer Einstellung noch aussteht
Geben Sie MISSING mit dem Einstellungscode ein, um eine kurze Liste zu erhalten, die Sie in einer Erinnerung verwenden können.
Was fehlt
Listen Sie für den Einstellungscode [hire code] die erforderlichen Formulare auf, die nicht eingegangen sind, sowie die Formulare, die mit leerer Unterschriftszeile eingegangen sind. Sagen Sie, was jede Seite zeigt; raten Sie nicht.
TAG: Das Formular der Einstellung zuordnen
Der Assistent zeigt, welches Fax er ändern würde, schreibt nach Ihrer Bestätigung den Einstellungscode in den Kommentar und liest ihn anschließend zur Kontrolle zurück. Anleitung: Ihren Fax-Posteingang übersichtlich halten.
Mit dem Einstellungscode markieren
Fügen Sie den Kommentar [hire code] zu meinem neuesten empfangenen Fax hinzu. Zeigen Sie mir, welches Fax Sie ändern werden, warten Sie auf mein OK und lesen Sie den Kommentar anschließend zur Bestätigung noch einmal vor.
Verbinden Sie es: Slack
Wenn Sie den Slack-Connector im selben Chat aktiviert haben, kann der Assistent der Führungskraft mitteilen, welche Formulare noch fehlen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihr OK. Ob dies funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Fehlende Formulare an Slack senden
Prüfen Sie meine in den letzten 14 Tagen empfangenen Faxe anhand meiner Liste der erforderlichen Formulare und entwerfen Sie eine Slack-Nachricht an [manager], in der pro Einstellungscode aufgeführt ist, was noch fehlt. Zeigen Sie mir die Nachricht und warten Sie auf mein OK, bevor Sie sie senden.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Prüfen Sie vor jedem Versand die vollständige Empfängerliste. Der Assistent muss sie Ihnen zeigen und auf Ihr OK warten.
- Onboarding-Formulare enthalten personenbezogene Daten. Dokumente, die Sie öffnen, werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Bedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie daher vor der Nutzung die Richtlinie Ihres Unternehmens und die für Sie geltenden Vorschriften und halten Sie Ausweisnummern und Bankdaten aus Prompts heraus.
- Der Assistent kann sagen, ob eine Unterschriftszeile ausgefüllt oder leer aussieht. Ob eine Unterschrift echt oder gültig ist, muss eine Person entscheiden.
- Prompts, die Ihre Daten ändern oder ein Fax senden, weisen den Assistenten an, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich eine Freigabe verlangt, hängt von dessen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung, die zuerst nachfragt.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Fax-Kontaktgruppen, ein unterschriebenes Dokument faxen, ein empfangenes Fax finden und lesen und Ihren Posteingang übersichtlich halten behandeln die oben genannten Schritte. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
