Un paquete de incorporación se envía a varias personas recién contratadas, los formularios regresan por fax a lo largo de los días siguientes, y RR. HH. necesita saber quién ha devuelto qué y a quién le falta firmar. Con Claude o ChatGPT conectado a Fax.Plus mediante MCP, esto se convierte en una rutina: una palabra envía el paquete a un grupo de contactos después de que usted revise la lista, otra marca los formularios devueltos en su lista de formularios requeridos y una tercera muestra lo que aún falta. A continuación se explica el proceso, cómo configurarlo una sola vez y se incluyen ejemplos de resultados con formularios simulados y personas ficticias.
Todo lo que aparece aquí es un ejemplo. Modifique los prompts, el orden y los horarios según su forma de trabajar; nada está fijado de forma definitiva.
Antes de empezar
- Utilice un plan Basic de Fax.Plus activo o superior y una conexión MCP de Fax.Plus ya autorizada.
- MCP no está disponible para las cuentas con Advanced Security Controls, incluidas las configuraciones de HIPAA y PHIPA.
- Tenga lista su lista de formularios requeridos y cree un grupo de contactos para las personas recién contratadas (consulte la guía de grupos de contactos).
- Utilice códigos de contratación, no nombres, en las instrucciones y en los comentarios, y no incluya números de identidad en las instrucciones.
¿Aún no se ha conectado? Comience en el centro de configuración de Fax.Plus MCP.
El proceso
El envío por fax es un paso dentro de un proceso más largo. Los pasos marcados como Fax.Plus MCP los realiza el conector de Fax.Plus. Los pasos marcados como Opcional utilizan otro conector que quizá ya tenga en Claude o ChatGPT; el asistente transfiere la información entre ellos dentro del chat y le pide su confirmación antes de modificar nada.
- MCP de Fax.Plus: usted elige el paquete de incorporación en la ventana de carga de Fax.Plus y el asistente lee su grupo de contactos de nuevas incorporaciones; muestra la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y no se envía nada hasta que usted lo apruebe.
- MCP de Fax.Plus: se envía el paquete y se comprueba el estado de cada envío.
- MCP de Fax.Plus: los formularios devueltos llegan y se marcan en su lista de formularios requeridos, por persona, junto con lo que muestra cada página.
- MCP de Fax.Plus: se enumeran los formularios que llegaron con la línea de firma vacía y también los que no han llegado.
- MCP de Fax.Plus: cada formulario devuelto recibe el código de contratación como comentario, después de su aprobación.
- Opcional, por ejemplo Google Sheets: la lista de verificación se guarda en una hoja para el grupo de incorporación, después de su aprobación.
Configúrelo una sola vez
Guarde las instrucciones siguientes en un Proyecto de Claude o ChatGPT, por ejemplo uno llamado «Centro de incorporación», para que una sola palabra inicie una rutina. Conectar Fax.Plus, crear el Proyecto y redactar sus propias rutinas se explica paso a paso en Configurar un centro de fax con IA. En ChatGPT, escriba @FaxPlus con cada palabra de rutina, por ejemplo «@FaxPlus MORNING». En Claude, mantenga activado el conector de Fax.Plus durante el chat.
Instrucciones del centro de incorporación
Eres mi centro de incorporación para mi cuenta de Fax.Plus. Mis formularios requeridos: [list the forms]. Reglas: 1) Refiérete a las personas únicamente por los códigos de contratación que te dé, nunca por su nombre, y nunca repitas números de identidad ni datos bancarios de una página. 2) Antes de cambiar nada, como un comentario, muéstrame exactamente qué va a cambiar y espera mi aprobación. 3) Indica qué muestra cada página, incluido si una línea de firma parece estar rellenada o vacía. Nunca digas que una firma es auténtica o válida; eso lo decido yo. 4) Omite los números de fax en los resúmenes salvo que te los pida. 5) Envía un fax solo cuando te lo pida en ese mismo mensaje y, antes de cualquier envío, muéstrame la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas y espera mi aprobación. 6) Si algo falla, dime qué ha fallado y revisa la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo. Rutinas, ejecuta una cuando escriba su nombre. PACKET [group]: lee el grupo de contactos, muéstrame la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas del paquete que elija en la ventana de carga de Fax.Plus, y envíalo solo después de mi aprobación; a continuación, comprueba el estado de cada envío. RETURNED: lee mis faxes recibidos de los últimos 14 días y marca cada uno según mi lista de formularios requeridos, por código de contratación: llegado, con su fecha, o no llegado; indica cualquier formulario cuya línea de firma parezca vacía. MISSING [hire code]: enumera los formularios que aún faltan y los formularios que llegaron con la línea de firma vacía para esa contratación. TAG [hire code]: añade el código de contratación como comentario al fax recibido que te indique, después de mostrarme el cambio y obtener mi aprobación.
PACKET: enviar el paquete al grupo de nuevas incorporaciones
Escriba PACKET con el grupo y elija el paquete en la ventana de carga de Fax.Plus. El asistente lee el grupo, muestra toda la lista de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y espera su aprobación. Revise la lista nombre por nombre: un paquete enviado a la persona equivocada no puede recuperarse. Guías: Grupos de contactos de fax y Enviar por fax un documento firmado.
Enviar el paquete al grupo
Ayúdame a enviar un paquete a todas las personas de mi grupo de contactos [group name]. Elegiré el archivo en la ventana de carga de Fax.Plus. Muéstrame la lista completa de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y espera mi aprobación antes de enviar a cualquiera de ellos. Después, comprueba el estado de cada envío.
RETURNED: marcar formularios en la lista
Escriba RETURNED. Ejemplo de resultado con formularios simulados: contratación H-114, la aceptación de la oferta llegó con la línea de firma rellenada; el acuse de recibo de políticas llegó con la línea de firma vacía; el formulario de domiciliación bancaria no se ha recibido. El asistente describe lo que muestra cada página y no juzga si una firma es auténtica.
Comprobar formularios devueltos
Lee mis faxes recibidos de los últimos 14 días y marca cada uno según estos formularios requeridos: [list of forms]. Por código de contratación, indica si cada formulario ha llegado, con su fecha, y si su línea de firma parece rellenada o vacía. No digas que una firma es auténtica. No cambies nada.
MISSING: qué queda pendiente de una contratación
Escriba MISSING con el código de contratación para obtener una lista breve que pueda usar en un recordatorio.
Qué falta
Para el código de contratación [hire code], enumera los formularios requeridos que no han llegado y los formularios que llegaron con la línea de firma vacía. Indica qué muestra cada página; no supongas.
TAG: archivar el formulario bajo la contratación
El asistente muestra qué fax modificaría y escribe el código de contratación en el comentario después de su aprobación; luego lo vuelve a leer. Guía: Mantenga ordenada su bandeja de entrada de fax.
Etiquetar con el código de contratación
Añade el comentario [hire code] a mi fax recibido más reciente. Muéstrame qué fax vas a modificar y espera mi aprobación; después, léelo de nuevo para confirmar el cambio.
Conéctelo: Slack
Si tiene el conector de Slack activado en el mismo chat, el asistente puede avisar al responsable de contratación de qué formularios siguen pendientes. Le muestra el cambio y espera su confirmación. Que esto funcione depende de su cliente de IA y de ese conector.
Formularios pendientes a Slack
Compara mis faxes recibidos en los últimos 14 días con mi lista de formularios requeridos y redacta un mensaje de Slack para [manager] que indique lo que aún falta por cada código de contratación. Muéstrame el mensaje y espera mi aprobación antes de enviarlo.
Manténgalo seguro
- Revise la lista completa de destinatarios antes de cualquier envío. El asistente debe mostrársela y esperar su confirmación.
- Los formularios de incorporación contienen datos personales. Su asistente de IA lee los documentos que usted abre conforme a las condiciones de ese cliente, así que consulte la política de su empresa y las normas que le sean aplicables antes de usarlo, y no incluya números de identidad ni datos bancarios en las instrucciones.
- El asistente puede indicar si una línea de firma parece estar rellenada o vacía. Determinar si una firma es auténtica o válida es una decisión que corresponde a una persona.
- Los prompts que modifican sus registros o envían un fax piden al asistente que le muestre el cambio y espere su confirmación. Que su cliente también solicite aprobación depende de su configuración de permisos, así que mantenga las herramientas de Fax.Plus que envían o modifican datos en el ajuste que pregunta antes.
- Si una respuesta parece incorrecta, no dé por hecho que no ha pasado nada. Revise la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo.
- No incluya números de fax ni contenido de documentos en las capturas de pantalla ni en los resúmenes que comparta.
Guías relacionadas
Grupos de contactos de fax, enviar por fax un documento firmado, buscar y leer un fax recibido y mantener ordenada su bandeja de entrada cubren los pasos anteriores. Encontrará más instrucciones en Instrucciones de fax con IA y comprobaciones periódicas en Automatización de fax con IA.
¿Algo no funciona? Consulte Solución de problemas de Fax.Plus MCP.
