入职资料包会发给多位新员工,表单会在接下来几天通过 fax 陆续回传,人力资源需要了解谁已经回传了哪些表单,以及谁的签名栏仍然为空。将 Claude 或 ChatGPT 通过 MCP 连接到 Fax.Plus 后,这就成了一套固定流程:一个词即可在您审核名单后将资料包发送给联系人组,另一个词按您的必填清单核对已回传的表单,第三个词则显示缺少什么。下文介绍了整个流程、一次性设置方法,以及使用模拟表单和虚构人物的示例结果。
这里的一切都只是示例。你可以根据自己的工作方式调整提示词、顺序和时间,没有任何固定的规定。
开始之前
- 使用有效的 Fax.Plus Basic 或更高级别套餐，并已有一个经过授权的 Fax.Plus MCP 连接。
- 启用了 Advanced Security Controls 的账户（包括 HIPAA 和 PHIPA 配置）无法使用 MCP。
- 请准备好必填表单清单,并为新员工设置一个联系人组(参见联系人组指南)。
- 在提示词和备注中请使用入职编号而非姓名,也不要在提示词中填写身份证件号码。
还没有连接?请从 Fax.Plus MCP 设置中心开始。
流程
发 fax 只是较长流程中的一步。标有 Fax.Plus MCP 的步骤由 Fax.Plus 连接器完成。标有 可选 的步骤使用你可能已在 Claude 或 ChatGPT 中配置的其他连接器;助手会在对话中在它们之间传递信息,并在更改任何内容之前征求你的同意。
- Fax.Plus MCP:您在 Fax.Plus 上传窗口中选择入职资料包,助手读取您的新员工联系人组;它会显示完整的收件人列表、发送线路和页数,在您批准之前不会发送任何内容。
- Fax.Plus MCP:发送资料包,并检查每次发送的状态。
- Fax.Plus MCP:已回传的表单到达后,会按人员对照您的必填清单逐项核对,并说明每一页显示的内容。
- Fax.Plus MCP:会列出收到时签名栏为空的表单,以及尚未收到的表单。
- Fax.Plus MCP:经您确认后,每份已回传的表单都会添加入职编号作为备注。
- 可选,例如 Google Sheets:经您确认后,该批新员工的核对清单会保存在一张表格中。
只需设置一次
请将以下指令保存在 Claude 或 ChatGPT 的 Project 中,例如命名为“入职工作台”的 Project,这样输入一个词即可启动一套流程。连接 Fax.Plus、创建 Project 以及编写您自己的流程,借助 AI 设置 fax 工作台中有详细的分步说明。在 ChatGPT 中,请在每个流程词前输入 @FaxPlus,例如“@FaxPlus MORNING”。在 Claude 中,请在该对话中保持 Fax.Plus 连接器开启。
入职工作台指令
你是我的 Fax.Plus 账户入职事务助手。我的必填表单:[list the forms]。规则:1)只使用我提供的入职编号来指代人员,绝不使用姓名,也绝不复述页面中的身份证件号码或银行信息。2)在更改任何内容(例如备注)之前,请先向我准确展示将要更改的内容,并等待我同意。3)说明每一页显示的内容,包括签名栏看起来是已填写还是空白。绝不要说签名是真实的或有效的;这由我来判断。4)除非我要求,否则摘要中不要包含 fax 号码。5)仅当我在该条消息中明确要求时才发送 fax;在任何发送之前,请先向我展示完整的收件人列表、发送线路和页数,并等待我同意。6)如果出现失败,请告诉我哪里失败,并在重试之前检查发件箱和已发送的 fax。例行流程:我输入其名称时,执行对应流程。PACKET [group]:读取联系人组,向我展示完整的收件人列表、发送线路,以及我在 Fax.Plus 上传窗口中所选入职资料包的页数,仅在我同意后发送;随后检查每次发送的状态。RETURNED:读取我最近 14 天收到的 fax,并按入职编号对照我的必填表单清单逐一核对:已到达(附日期)或未到达;注明任何签名栏看起来为空白的表单。MISSING [hire code]:列出该入职人员仍缺失的表单,以及签名栏为空白却已到达的表单。TAG [hire code]:在向我展示更改内容并获得我同意后,将入职编号作为备注添加到我指定的已接收 fax 上。
PACKET:向新员工组发送资料包
输入 PACKET 并指定联系人组,然后在 Fax.Plus 上传窗口中选择资料包。助手会读取该组,显示完整的收件人列表、发送线路和页数,并等待您确认。请逐个姓名审核名单:发错人的资料包无法撤回。指南:fax 联系人组和通过 fax 发送已签名文件。
向联系人组发送资料包
请帮我向联系人组 [group name] 中的所有人发送资料包。我会在 Fax.Plus 上传窗口中选择文件。请向我展示完整的收件人列表、发送线路和页数,并在发送给任何人之前等待我同意。发送后请检查每次发送的状态。
RETURNED:按清单核对表单
输入 RETURNED。模拟表单的示例结果:入职编号 H-114,录用确认书已收到,签名栏已填写;政策确认书已收到,签名栏为空;直接存款表单未收到。助手会描述每一页显示的内容,但不会判断签名是否真实。
核对已回传的表单
读取我最近 14 天收到的 fax,并对照以下必填表单逐一核对:[list of forms]。请按入职编号说明每份表单是否已到达(附日期),以及其签名栏看起来是已填写还是空白。不要说签名是真实的。不要更改任何内容。
MISSING:某位新员工还有哪些未完成
输入 MISSING 和入职编号,即可获得一份可用于催办提醒的简短清单。
缺少什么
针对入职编号 [hire code],列出尚未到达的必填表单,以及已到达但签名栏为空白的表单。说明每一页显示的内容;不要猜测。
TAG:将表单归档到对应新员工名下
助手会显示它将修改哪一份 fax,并在您确认后将入职编号写入备注,然后回读核实。指南:保持 fax 收件箱整洁。
用入职编号添加标签
将备注 [hire code] 添加到我最新收到的 fax。请先告诉我你将修改哪一份 fax,等我确认后再操作,然后读回备注内容以确认。
连接:Slack
如果您在同一个对话中启用了 Slack 连接器,助手可以告知招聘经理还缺少哪些表单。助手会先向您展示更改内容,并等待您确认。能否实现取决于您使用的 AI 客户端和该连接器。
将缺失的表单发送到 Slack
对照我的必填表单清单,检查我最近 14 天内收到的 fax,并起草一条发给 [manager] 的 Slack 消息,按入职编号列出仍然缺失的内容。请先向我展示这条消息,等我确认后再发送。
确保安全
- 每次发送前,请先审核完整的收件人列表。助手必须向您展示该列表,并等待您的确认。
- 入职表单包含个人数据。您打开的文档会由 AI 助手按照该客户端的条款读取,因此在使用前请先查看贵公司的政策以及适用于您的规定,并避免在提示词中包含身份证件号码和银行账户信息。
- 助手可以说明签名栏看起来是已填写还是空白。签名是否真实或有效,应由人来判断。
- 凡是会更改你的记录或发送 fax 的提示词,都会要求助手先向你显示更改内容,并等待你同意。你的客户端是否还会要求批准,取决于其权限设置,因此请将会发送或更改数据的 Fax.Plus 工具保持在“先询问”的设置上。
- 如果回复看起来不对,请不要认为什么都没有发生。重试之前,请先检查发件箱和已发送的 fax。
- 在你分享的截图和摘要中,请不要包含 fax 号码和文档内容。
相关指南
Fax 联系人组、用 fax 发送已签署文档、查找并阅读收到的 fax以及保持收件箱整洁涵盖了上述步骤。更多提示词见 借助 AI 的 Fax 提示词,定期检查见 借助 AI 的 Fax 自动化。
遇到问题?请参阅 Fax.Plus MCP 故障排除。
