入社手続きパケットを複数の新入社員に送ると、数日のうちに書類がfaxで返送されます。人事担当者は、誰がどの書類を返送済みで、誰の署名欄がまだ空白なのかを把握しなければなりません。ClaudeまたはChatGPTをMCP経由でFax.Plusに接続すると、これが定型作業になります。1つのキーワードでリストを確認したうえで連絡先グループにパケットを送信し、別のキーワードで返送された書類を必須書類リストと照合し、さらに別のキーワードでまだ不足しているものを表示できます。以下では、その流れ、最初に一度だけ行う設定方法、そして模擬書類と架空の人物による結果の例をご紹介します。
ここに記載している内容はすべて例です。プロンプト、順序、時刻は、お客様の業務に合わせて自由に変更してください。固定のルールではありません。
始める前に
- 有効なFax.Plus Basicプラン以上をご利用で、Fax.Plus MCPの接続がすでに承認済みである必要があります。
- HIPAAやPHIPAの構成を含め、Advanced Security Controlsが有効なアカウントではMCPをご利用いただけません。
- 必須書類リストを用意し、新入社員用の連絡先グループを設定しておいてください(連絡先グループのガイドをご覧ください)。
- プロンプトやコメントには、氏名ではなく採用コードを使用し、本人確認番号はプロンプトに入力しないでください。
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プロセス
faxの送信は、より長いプロセスの中の1ステップです。Fax.Plus MCPと記載されたステップは、Fax.Plusコネクターが実行します。任意と記載されたステップは、ClaudeやChatGPTですでにお使いの別のコネクターを利用します。アシスタントはチャット内でそれらの間の情報を受け渡し、何かを変更する前にお客様の承認を求めます。
- Fax.Plus MCP: Fax.Plusのアップロードウィンドウで入社手続きパケットを選択すると、アシスタントが新入社員の連絡先グループを読み取ります。受信者の全リスト、送信回線、ページ数が表示され、承認するまで何も送信されません。
- Fax.Plus MCP: 書類一式が送信され、各送信のステータスが確認されます。
- Fax.Plus MCP: 返送された書類が届くと、必須書類リストに基づいて個人ごとに照合され、各ページの内容も表示されます。
- Fax.Plus MCP: 署名欄が空白のまま届いた書類と、まだ届いていない書類が一覧で表示されます。
- Fax.Plus MCP: ご確認(OK)後、返送された各書類に採用コードがコメントとして追加されます。
- 任意(例:Google Sheets): ご確認(OK)後、チェックリストが入社者グループ用のシートに保存されます。
一度だけ行う設定
以下の指示は、ClaudeまたはChatGPTのProject(たとえば「Onboarding desk」という名前のもの)に保存しておくと、1つのキーワードで定型作業を開始できます。Fax.Plusの接続、Projectの作成、独自の定型作業の作成方法は、AIでfaxデスクを設定するで順を追って説明しています。ChatGPTでは、各キーワードの前に@FaxPlusを付けて入力します(例:「@FaxPlus MORNING」)。Claudeでは、チャットでFax.Plusコネクタをオンにしておいてください。
入社手続きデスクの指示
あなたは、私のFax.Plusアカウントのオンボーディング担当です。必須書類: [list the forms]。ルール: 1) 人物は、私が伝える採用コードだけで呼び、氏名は決して使わないでください。また、ページに記載された身分証明書番号や銀行口座の情報は、決して繰り返さないでください。2) コメントなど何かを変更する前に、変更内容を正確に提示し、私の承認を待ってください。3) 各ページに何が記載されているかを、署名欄が記入済みに見えるか空欄に見えるかも含めて説明してください。署名が本物である、または有効であるとは決して言わないでください。それは私が判断します。4) 私が求めない限り、要約にfax番号は含めないでください。5) faxは、そのメッセージで私が依頼したときだけ送信してください。送信の前に、宛先の全リスト、送信回線、ページ数を提示し、私の承認を待ってください。6) 何かが失敗した場合は、何が失敗したかを伝え、再試行する前に送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。定型作業: 名前を入力したときに、その定型作業を1つ実行してください。PACKET [group]: 連絡先グループを読み取り、Fax.Plusのアップロードウィンドウで私が選んだパケットについて、宛先の全リスト、送信回線、ページ数を提示してください。送信は私の承認後にのみ行い、その後、各送信のステータスを確認してください。RETURNED: 過去14日間に受信したfaxを読み取り、採用コードごとに、それぞれを必須書類リストと照合してください。到着済みの場合は日付とともに、未着の場合はその旨を示してください。署名欄が空欄に見える書類があれば、その旨も記載してください。MISSING [hire code]: その採用者について、まだ届いていない書類と、署名欄が空欄のまま届いた書類を一覧にしてください。TAG [hire code]: 私が指定した受信faxに、採用コードをコメントとして追加してください。ただし、変更内容を提示して私の承認を得てから行ってください。
PACKET:新入社員グループにパケットを送信する
グループ名とともにPACKETと入力し、Fax.Plusのアップロードウィンドウでパケットを選択します。アシスタントがグループを読み取り、受信者の全リスト、送信回線、ページ数を表示して、ご確認(OK)を待ちます。リストは1人ずつ氏名を確認してください。誤った相手に送信されたパケットは取り消せません。ガイド:faxの連絡先グループ、署名済み書類をfaxで送信する。
グループにパケットを送信する
連絡先グループ [group name] の全員にパケットを送信するのを手伝ってください。ファイルは私がFax.Plusのアップロードウィンドウで選びます。宛先の全リスト、送信回線、ページ数を提示し、誰かに送信する前に私の承認を待ってください。送信後は、各送信のステータスを確認してください。
RETURNED:書類をリストと照合する
RETURNEDと入力します。模擬書類での結果例:採用コードH-114の場合、入社承諾書は署名欄が記入された状態で届き、規程確認書は署名欄が空白の状態で届き、給与振込口座届は未受領です。アシスタントは各ページの内容を説明しますが、署名が本物かどうかは判断しません。
返送された書類を確認する
過去14日間に受信したfaxを読み取り、それぞれを次の必須書類と照合してください: [list of forms]。採用コードごとに、各書類が到着済みかどうかを日付とともに示し、署名欄が記入済みに見えるか空欄に見えるかも伝えてください。署名が本物であるとは言わないでください。何も変更しないでください。
MISSING:1人の入社者についてまだ不足しているもの
採用コードとともにMISSINGと入力すると、リマインダーに使える短いリストが表示されます。
不足しているもの
採用コード [hire code] について、未着の必須書類と、署名欄が空欄のまま届いた書類を一覧にしてください。各ページに何が記載されているかを説明し、推測はしないでください。
TAG:書類を入社者に紐づけて整理する
アシスタントは変更対象のfaxを表示し、ご確認(OK)後にコメントへ採用コードを書き込み、その内容を再度表示して確認します。ガイド:faxの受信トレイを整理する。
採用コードでタグ付けする
最新の受信faxにコメント [hire code] を追加してください。変更するfaxを表示し、私の承認を待ってから、確認のため内容を再度表示してください。
連携する:Slack
同じチャットでSlackコネクタを有効にしている場合、アシスタントは未提出の書類を採用担当マネージャーに伝えることができます。変更内容を表示し、ご確認(OK)を待ちます。この機能が使えるかどうかは、お使いのAIクライアントとそのコネクタによって異なります。
未提出の書類をSlackに送信
過去14日間に受信したfaxを必須書類リストと照合し、採用コードごとにまだ不足している書類を記載したSlackメッセージを [manager] 宛てに下書きしてください。メッセージを表示し、送信前に私の承認を待ってください。
安全に保つために
- 送信する前に、必ず受信者の全リストを確認してください。アシスタントはそれを表示し、あなたの承認を待つ必要があります。
- 入社書類には個人情報が含まれます。開いた書類は、そのクライアントの利用規約に基づいてAIアシスタントが読み取ります。ご利用の前に、社内ポリシーと適用される規則を確認し、プロンプトには身分証明書の番号や銀行口座の情報を入力しないでください。
- アシスタントは、署名欄が記入済みか空欄かを見分けることができます。署名が本物かどうか、有効かどうかは、人が判断することです。
- 記録を変更したりfaxを送信したりするプロンプトでは、アシスタントが変更内容を表示し、お客様の承認を待ちます。クライアント側でも承認を求めるかどうかは、その権限設定によって異なります。そのため、データを送信または変更する Fax.Plus のツールは、事前に確認を求める設定にしておいてください。
- 返信がおかしいと感じても、何も起きていないと思い込まないでください。再試行する前に、送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。
- 共有するスクリーンショットや要約には、fax番号やドキュメントの内容を含めないでください。
関連ガイド
上記の手順については、faxの連絡先グループ、署名済み書類をfaxで送信する、受信したfaxを検索して読む、受信トレイを整理するをご覧ください。ほかのプロンプトはAIを使ったfaxプロンプト、定期的なチェックはAIを使ったfaxの自動化で紹介しています。
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