Un pacchetto di onboarding viene inviato a più neoassunti, nei giorni successivi i moduli tornano via fax e l'ufficio HR deve sapere chi ha restituito cosa e a chi manca ancora la firma. Con Claude o ChatGPT collegati a Fax.Plus tramite MCP, tutto diventa una routine: una parola invia il pacchetto a un gruppo di contatti dopo che hai controllato l'elenco, un'altra spunta i moduli restituiti rispetto al tuo elenco di moduli richiesti e una terza mostra cosa manca ancora. Di seguito trovi il procedimento, come configurarlo una sola volta ed esempi di risultati con moduli simulati e persone fittizie.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA.
- Tieni pronto l'elenco dei moduli richiesti e crea un gruppo di contatti per i neoassunti (consulta la guida ai gruppi di contatti).
- Usa codici di assunzione, non nomi, nei prompt e nei commenti, e non inserire numeri di documenti di identità nei prompt.
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Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- MCP di Fax.Plus: scegli il pacchetto di onboarding nella finestra di caricamento di Fax.Plus e l'assistente legge il tuo gruppo di contatti dei neoassunti; mostra l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine, e non parte nulla finché non dai la tua approvazione.
- MCP di Fax.Plus: il pacchetto viene inviato e viene controllato lo stato di ogni invio.
- MCP di Fax.Plus: i moduli restituiti arrivano e vengono spuntati rispetto al tuo elenco di moduli richiesti, persona per persona, con ciò che mostra ogni pagina.
- MCP di Fax.Plus: vengono elencati i moduli arrivati con la riga della firma vuota e anche quelli non ancora arrivati.
- MCP di Fax.Plus: a ogni modulo restituito viene aggiunto come commento il codice di assunzione, dopo la tua conferma.
- Facoltativo, ad esempio Google Sheets: la checklist viene conservata in un foglio per l'intero gruppo di neoassunti, dopo la tua conferma.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni qui sotto in un Project di Claude o ChatGPT, ad esempio chiamato "Onboarding desk", così che una sola parola avvii una routine. Il collegamento di Fax.Plus, la creazione del Project e la stesura delle tue routine sono spiegati passo dopo passo in Configurare una postazione fax con l'IA. In ChatGPT, scrivi @FaxPlus insieme alla parola della routine, ad esempio "@FaxPlus MORNING". In Claude, lascia attivo il connettore Fax.Plus per la chat.
Istruzioni per la postazione di onboarding
Sei la mia postazione di onboarding per il mio account Fax.Plus. I miei moduli richiesti: [list the forms]. Regole: 1) Riferisciti alle persone solo con i codici di assunzione che ti fornisco, mai con il nome, e non ripetere mai numeri di documenti di identità o dati bancari presenti in una pagina. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, ad esempio un commento, mostrami esattamente cosa cambierà e attendi la mia conferma. 3) Di' cosa mostra ogni pagina, indicando se la riga della firma sembra compilata o vuota. Non dire mai che una firma è autentica o valida: lo decido io. 4) Ometti i numeri di fax nei riepiloghi, a meno che non te li chieda. 5) Invia un fax solo quando te lo chiedo in quel messaggio e, prima di ogni invio, mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine e attendi la mia conferma. 6) Se qualcosa non funziona, dimmi cosa è fallito e controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare. Routine, da eseguire quando scrivo il loro nome. PACKET [group]: leggi il gruppo di contatti, mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine del pacchetto che scelgo nella finestra di caricamento di Fax.Plus, e invia solo dopo la mia conferma; poi controlla lo stato di ogni invio. RETURNED: leggi i fax ricevuti negli ultimi 14 giorni e verifica ciascuno rispetto al mio elenco di moduli richiesti, per codice di assunzione: arrivato, con la data, oppure non arrivato; segnala ogni modulo la cui riga della firma sembra vuota. MISSING [hire code]: elenca i moduli ancora mancanti e quelli arrivati con la riga della firma vuota per quella assunzione. TAG [hire code]: aggiungi il codice di assunzione come commento al fax ricevuto che ti indico, dopo avermi mostrato la modifica e aver ottenuto la mia conferma.
PACKET: invia il pacchetto al gruppo dei neoassunti
Scrivi PACKET con il gruppo e scegli il pacchetto nella finestra di caricamento di Fax.Plus. L'assistente legge il gruppo, mostra l'intero elenco dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine, e attende la tua conferma. Controlla l'elenco nome per nome: un pacchetto inviato alla persona sbagliata non può essere richiamato. Guide: Gruppi di contatti fax e Inviare un documento firmato via fax.
Invia il pacchetto al gruppo
Aiutami a inviare un pacchetto a tutti i membri del mio gruppo di contatti [group name]. Sceglierò il file nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Mostrami l'elenco completo dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine e attendi la mia conferma prima di inviare a chiunque. Poi controlla lo stato di ogni invio.
RETURNED: spunta i moduli sull'elenco
Scrivi RETURNED. Esempio di risultato con moduli simulati: assunzione H-114, accettazione dell'offerta arrivata con la riga della firma compilata; presa visione delle policy arrivata con la riga della firma vuota; modulo per l'accredito dello stipendio non ricevuto. L'assistente descrive ciò che mostra ogni pagina e non giudica se una firma sia autentica.
Controlla i moduli restituiti
Leggi i fax ricevuti negli ultimi 14 giorni e verifica ciascuno rispetto a questi moduli richiesti: [list of forms]. Per ogni codice di assunzione, indica se ciascun modulo è arrivato, con la data, e se la sua riga della firma sembra compilata o vuota. Non dire che una firma è autentica. Non modificare nulla.
MISSING: cosa manca ancora per una singola assunzione
Scrivi MISSING con il codice di assunzione per ottenere un breve elenco da usare in un sollecito.
Cosa manca
Per il codice di assunzione [hire code], elenca i moduli richiesti non ancora arrivati e quelli arrivati con la riga della firma vuota. Di' cosa mostra ogni pagina; non tirare a indovinare.
TAG: archivia il modulo sotto l'assunzione
L'assistente mostra quale fax modificherebbe e, dopo la tua conferma, scrive il codice di assunzione nel commento, poi lo rilegge. Guida: Tenere in ordine la posta in arrivo dei fax.
Assegna il codice di assunzione come tag
Aggiungi il commento [hire code] al fax ricevuto più di recente. Mostrami quale fax modificherai e attendi la mia approvazione, poi rileggilo per conferma.
Collegalo: Slack
Se nella stessa chat è attivo il connettore Slack, l'assistente può comunicare al responsabile delle assunzioni quali moduli mancano ancora. Ti mostra la modifica e attende la tua approvazione. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Moduli mancanti su Slack
Confronta i fax ricevuti negli ultimi 14 giorni con il mio elenco dei moduli richiesti e prepara una bozza di messaggio Slack per [manager] con l'elenco di ciò che manca per ogni codice di assunzione. Mostrami il messaggio e attendi la mia approvazione prima di inviarlo.
Usala in sicurezza
- Controlla l'intero elenco dei destinatari prima di ogni invio. L'assistente deve mostrartelo e attendere il tuo via libera.
- I moduli di onboarding contengono dati personali. I documenti che apri vengono letti dal tuo assistente IA secondo i termini di quel client, quindi verifica la policy della tua azienda e le norme che ti riguardano prima di usarlo, e non inserire numeri di documenti d'identità né dati bancari nei prompt.
- L'assistente può dire se una riga della firma sembra compilata o vuota. Stabilire se una firma sia autentica o valida spetta a una persona.
- I prompt che modificano i tuoi dati o inviano un fax chiedono all'assistente di mostrarti la modifica e attendere il tuo OK. Se anche il tuo client richieda un'approvazione dipende dalle sue impostazioni dei permessi: mantieni quindi gli strumenti di Fax.Plus che inviano o modificano dati sull'impostazione che chiede prima conferma.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia successo nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
Gruppi di contatti fax, Inviare un documento firmato via fax, trovare e leggere un fax ricevuto e mantenere in ordine la posta in arrivo illustrano i passaggi precedenti. Altri prompt si trovano in Prompt per i fax con l'IA, mentre i controlli ricorrenti sono in Automazione dei fax con l'IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
