Een onboardingpakket gaat naar meerdere nieuwe medewerkers, de formulieren komen de komende dagen per fax terug, en HR moet weten wie wat heeft teruggestuurd en bij wie de handtekeningregel nog leeg is. Met Claude of ChatGPT, via MCP verbonden met Fax.Plus, wordt dat een vaste routine: met één woord verstuurt u het pakket naar een contactgroep nadat u de lijst hebt gecontroleerd, met een tweede woord vinkt u de geretourneerde formulieren af op uw lijst met vereiste formulieren en een derde toont wat nog ontbreekt. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en voorbeeldresultaten met gesimuleerde formulieren en fictieve personen.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Houd uw lijst met vereiste formulieren bij de hand en stel een contactgroep in voor de nieuwe medewerkers (zie de gids over contactgroepen).
- Gebruik in prompts en opmerkingen aanstellingscodes in plaats van namen en voer geen identiteitsnummers in prompts in.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: u kiest het onboardingpakket in het uploadvenster van Fax.Plus en de assistent leest uw contactgroep met nieuwe medewerkers; die toont de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en er wordt niets verzonden voordat u akkoord geeft.
- Fax.Plus MCP: het dossier wordt verzonden en de status van elke verzending wordt gecontroleerd.
- Fax.Plus MCP: geretourneerde formulieren komen binnen en worden per persoon afgevinkt op uw lijst met vereiste formulieren, met een beschrijving van wat elke pagina toont.
- Fax.Plus MCP: formulieren die met een lege handtekeningregel zijn aangekomen, worden weergegeven, evenals formulieren die niet zijn aangekomen.
- Fax.Plus MCP: elk geretourneerd formulier krijgt de aanstellingscode als opmerking, nadat u akkoord hebt gegeven.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Sheets: de checklist wordt voor de groep bijgehouden in een spreadsheet, nadat u akkoord hebt gegeven.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project in Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld met de naam „Onboardingbalie”, zodat één woord een routine start. Fax.Plus koppelen, het Project aanmaken en uw eigen routines schrijven wordt stap voor stap uitgelegd in Een faxbalie met KI instellen. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor de chat.
Instructies voor de onboardingbalie
U bent mijn onboardingbalie voor mijn Fax.Plus-account. Mijn vereiste formulieren: [list the forms]. Regels: 1) Verwijs naar personen uitsluitend met de aanstellingscodes die ik u geef, nooit met naam, en herhaal nooit identiteitsnummers of bankgegevens van een pagina. 2) Laat me voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking, precies zien wat er verandert en wacht op mijn akkoord. 3) Zeg wat elke pagina toont, inclusief of een handtekeningregel ingevuld of leeg lijkt. Zeg nooit dat een handtekening echt of geldig is; dat bepaal ik. 4) Laat faxnummers weg in samenvattingen, tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur alleen een fax als ik daar in dat bericht om vraag, en toon me vóór elke verzending de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's en wacht op mijn akkoord. 6) Als iets mislukt, vertel me wat er mislukt is en controleer Postvak UIT en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er één uit wanneer ik de naam typ. PACKET [group]: lees de contactgroep, toon me de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's voor het pakket dat ik kies in het uploadvenster van Fax.Plus, en verstuur pas na mijn akkoord; controleer daarna de status van elke verzending. RETURNED: lees mijn ontvangen faxen van de afgelopen 14 dagen en vink elk af tegen mijn lijst met vereiste formulieren, per aanstellingscode: aangekomen, met datum, of niet aangekomen; noteer elk formulier waarvan de handtekeningregel leeg lijkt. MISSING [hire code]: som de formulieren op die nog ontbreken en de formulieren die met een lege handtekeningregel zijn aangekomen voor die medewerker. TAG [hire code]: voeg de aanstellingscode als opmerking toe aan de ontvangen fax die ik aanwijs, nadat u me de wijziging hebt getoond en ik akkoord heb gegeven.
PACKET: het pakket naar de groep nieuwe medewerkers sturen
Typ PACKET met de groep en kies het pakket in het uploadvenster van Fax.Plus. De assistent leest de groep, toont de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op uw akkoord. Controleer de lijst naam voor naam: een pakket dat naar de verkeerde persoon is gestuurd, kan niet worden teruggehaald. Gidsen: Fax-contactgroepen en Een ondertekend document faxen.
Het pakket naar de groep sturen
Help me een pakket te versturen naar iedereen in mijn contactgroep [group name]. Ik kies het bestand in het uploadvenster van Fax.Plus. Toon me de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op mijn akkoord voordat u naar een van hen verstuurt. Controleer daarna de status van elke verzending.
RETURNED: formulieren afvinken op de lijst
Typ RETURNED. Voorbeeldresultaat voor gesimuleerde formulieren: aanstelling H-114, aanvaarding van het aanbod aangekomen met ingevulde handtekeningregel; bevestiging van het beleid aangekomen met lege handtekeningregel; formulier voor automatische loonstorting niet ontvangen. De assistent beschrijft wat elke pagina toont en beoordeelt niet of een handtekening echt is.
Geretourneerde formulieren controleren
Lees mijn ontvangen faxen van de afgelopen 14 dagen en vink elk af tegen deze vereiste formulieren: [list of forms]. Zeg per aanstellingscode of elk formulier is aangekomen, met datum, en of de handtekeningregel ingevuld of leeg lijkt. Zeg niet dat een handtekening echt is. Wijzig niets.
MISSING: wat nog openstaat voor één medewerker
Typ MISSING met de aanstellingscode voor een korte lijst die u in een herinnering kunt gebruiken.
Wat ontbreekt
Som voor aanstellingscode [hire code] de vereiste formulieren op die niet zijn aangekomen en de formulieren die met een lege handtekeningregel zijn aangekomen. Zeg wat elke pagina toont; raad niet.
TAG: het formulier bij de medewerker onderbrengen
De assistent toont welke fax hij zou wijzigen en schrijft na uw akkoord de aanstellingscode in de opmerking, waarna hij die terugleest. Gids: Houd uw faxpostvak overzichtelijk.
Taggen met de aanstellingscode
Voeg de opmerking [hire code] toe aan mijn laatst ontvangen fax. Laat me zien welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord. Lees de opmerking daarna terug ter bevestiging.
Koppel het: Slack
Als u de Slack-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent de leidinggevende laten weten welke formulieren nog ontbreken. De assistent toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
Ontbrekende formulieren naar Slack
Controleer mijn ontvangen faxen van de afgelopen 14 dagen aan de hand van mijn lijst met vereiste formulieren en stel een Slack-bericht op aan [manager] met per aanstellingscode wat nog ontbreekt. Laat me het bericht zien en wacht op mijn akkoord voordat u het verstuurt.
Houd het veilig
- Controleer de volledige lijst met ontvangers vóór elke verzending. De assistent moet de lijst aan u tonen en wachten op uw akkoord.
- Onboardingformulieren bevatten persoonsgegevens. Documenten die u opent, worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die client. Controleer daarom het beleid van uw bedrijf en de regels die voor u gelden voordat u de assistent gebruikt, en houd identiteitsnummers en bankgegevens buiten uw prompts.
- De assistent kan aangeven of een handtekeningregel ingevuld of leeg lijkt. Of een handtekening echt of geldig is, moet een persoon beoordelen.
- Prompts die uw gegevens wijzigen of een fax versturen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de rechteninstellingen. Houd daarom de Fax.Plus-tools die gegevens versturen of wijzigen op de instelling die eerst om toestemming vraagt.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Fax-contactgroepen, een ondertekend document faxen, een ontvangen fax zoeken en lezen en uw postvak overzichtelijk houden behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Fax-prompts met KI, terugkerende controles in Faxautomatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
