Пакет адаптационных документов отправляется нескольким новым сотрудникам, заполненные формы возвращаются по fax в течение нескольких дней, а HR-специалисту нужно знать, кто что вернул и у кого строка подписи осталась пустой. Если подключить Claude или ChatGPT к Fax.Plus через MCP, это превращается в рутинную процедуру. Одна команда отправляет пакет группе контактов после проверки списка, другая отмечает возвращённые формы по списку обязательных документов, третья показывает, чего всё ещё не хватает. Ниже описан порядок работы, разовая настройка и примеры результатов на условных формах и вымышленных людях.
Всё, что приведено здесь, служит примером. Измените запросы, порядок действий и время с учётом вашей работы: жёстких правил нет.
Перед началом работы
- Вам понадобится активный тариф Fax.Plus Basic или выше и уже авторизованное подключение Fax.Plus MCP.
- MCP недоступен для аккаунтов с Advanced Security Controls, включая конфигурации HIPAA и PHIPA.
- Подготовьте список обязательных форм и создайте группу контактов для новых сотрудников (см. руководство по группам контактов).
- В запросах и комментариях используйте коды сотрудников, а не имена. Не указывайте в запросах номера документов, удостоверяющих личность.
Ещё не подключились? Начните с центра настройки Fax.Plus MCP.
Процесс
Отправка fax — лишь один этап более длинного процесса. Этапы с пометкой Fax.Plus MCP выполняет коннектор Fax.Plus. Этапы с пометкой Необязательно используют другой коннектор, который уже может быть подключён в Claude или ChatGPT. Ассистент передаёт информацию между коннекторами в рамках чата и запрашивает ваше подтверждение, прежде чем что-либо изменить.
- Fax.Plus MCP: вы выбираете пакет адаптационных документов в окне загрузки Fax.Plus, а ассистент считывает вашу группу контактов новых сотрудников. Он показывает полный список получателей, линию отправки и количество страниц. Ничего не отправляется, пока вы не подтвердите отправку.
- Fax.Plus MCP: пакет отправляется, затем проверяется статус каждой отправки.
- Fax.Plus MCP: возвращённые формы поступают и отмечаются по списку обязательных документов для каждого сотрудника, с описанием того, что показывает каждая страница.
- Fax.Plus MCP: формы, пришедшие с пустой строкой подписи, перечисляются в списке, как и формы, которые ещё не поступили.
- Fax.Plus MCP: к каждой возвращённой форме после вашего подтверждения добавляется комментарий с кодом сотрудника.
- Дополнительно, например Google Sheets: после вашего подтверждения контрольный список для набора сотрудников ведётся в таблице.
Настройка выполняется один раз
Сохраните приведённые ниже инструкции в Project в Claude или ChatGPT, например с названием «Onboarding desk», чтобы одно слово запускало процедуру. Подключение Fax.Plus, создание Project и составление собственных процедур пошагово описаны в статье Настройка fax-центра с помощью ИИ. В ChatGPT вводите @FaxPlus перед каждой командой, например «@FaxPlus MORNING». В Claude оставьте коннектор Fax.Plus включённым в чате.
Инструкции для помощника по адаптации сотрудников
Ты — мой помощник по адаптации сотрудников для моего аккаунта Fax.Plus. Мои обязательные формы: [list the forms]. Правила: 1) Называй людей только по кодам сотрудников, которые я тебе даю, никогда по имени, и никогда не повторяй номера документов, удостоверяющих личность, и банковские реквизиты со страницы. 2) Прежде чем что-либо изменить, например комментарий, покажи мне, что именно изменится, и дождись моего подтверждения. 3) Опиши, что показывает каждая страница, включая то, выглядит ли строка подписи заполненной или пустой. Никогда не утверждай, что подпись подлинная или действительная: это решаю я. 4) Не указывай номера fax в сводках, если я не попрошу. 5) Отправляй fax только тогда, когда я прошу об этом в том же сообщении, и перед любой отправкой покажи мне полный список получателей, линию отправки и количество страниц и дождись моего подтверждения. 6) Если что-то не удалось, сообщи мне, что именно, и проверь исходящие и отправленные fax, прежде чем повторять попытку. Процедуры запускай, когда я ввожу их название. PACKET [group]: считай группу контактов, покажи мне полный список получателей, линию отправки и количество страниц для пакета, который я выбираю в окне загрузки Fax.Plus, и отправляй только после моего подтверждения; затем проверь статус каждой отправки. RETURNED: считай мои полученные fax за последние 14 дней и сверь каждый со списком обязательных форм по каждому коду сотрудника: поступила, с указанием даты, или не поступила; отметь любую форму, у которой строка подписи выглядит пустой. MISSING [hire code]: перечисли формы, которых всё ещё не хватает, и формы, пришедшие с пустой строкой подписи, для этого сотрудника. TAG [hire code]: добавь код сотрудника в качестве комментария к полученному fax, на который я укажу, после того как покажешь мне изменение и получишь моё подтверждение.
PACKET: отправка пакета группе новых сотрудников
Введите PACKET с названием группы и выберите пакет в окне загрузки Fax.Plus. Ассистент считывает группу, показывает весь список получателей, линию отправки и количество страниц и ждёт вашего подтверждения. Проверьте список по каждому имени: отправленный не тому человеку пакет вернуть нельзя. Руководства: Группы контактов для fax и Отправка подписанного документа по fax.
Отправьте пакет группе
Помоги мне отправить пакет всем из моей группы контактов [group name]. Файл я выберу в окне загрузки Fax.Plus. Покажи мне полный список получателей, линию отправки и количество страниц и дождись моего подтверждения, прежде чем отправлять кому-либо из них. После отправки проверь статус каждой отправки.
RETURNED: отметка форм по списку
Введите RETURNED. Пример результата для условных форм: сотрудник H-114 — согласие с предложением о работе пришло с заполненной строкой подписи; ознакомление с политикой пришло с пустой строкой подписи; заявление о перечислении зарплаты на банковский счёт не получено. Ассистент описывает, что показывает каждая страница, и не оценивает подлинность подписи.
Проверьте возвращённые формы
Считай мои полученные fax за последние 14 дней и сверь каждый со следующими обязательными формами: [list of forms]. По каждому коду сотрудника укажи, поступила ли каждая форма, с датой, и выглядит ли её строка подписи заполненной или пустой. Не утверждай, что подпись подлинная. Ничего не изменяй.
MISSING: что ещё не получено от одного сотрудника
Введите MISSING с кодом сотрудника, чтобы получить краткий список для напоминания.
Чего не хватает
Для кода сотрудника [hire code] перечисли обязательные формы, которые не поступили, и формы, пришедшие с пустой строкой подписи. Опиши, что показывает каждая страница; не делай предположений.
TAG: привязка формы к сотруднику
Ассистент показывает, какой fax он изменит, и после вашего подтверждения записывает код сотрудника в комментарий, а затем проверяет сделанную запись. Руководство: Порядок во входящих fax.
Добавьте код сотрудника в комментарий
Добавь комментарий [hire code] к моему последнему полученному fax. Покажи, какой fax ты изменишь, дождись моего подтверждения, а затем прочитай комментарий для проверки.
Подключите: Slack
Если в том же чате включён коннектор Slack, ассистент может сообщить руководителю по найму, каких форм по-прежнему не хватает. Он показывает вам изменение и ждёт вашего подтверждения. Работа этой возможности зависит от вашего ИИ-клиента и этого коннектора.
Недостающие формы в Slack
Сверь полученные за последние 14 дней fax с моим списком обязательных форм и подготовь сообщение в Slack для [manager] с перечнем недостающих документов по каждому коду сотрудника. Покажи мне сообщение и дождись моего подтверждения перед отправкой.
Меры безопасности
- Перед любой отправкой проверьте полный список получателей. Ассистент должен показать его вам и дождаться вашего подтверждения.
- Формы для оформления новых сотрудников содержат персональные данные. Открытые вами документы читает ИИ-ассистент на условиях используемого клиента. Перед использованием ознакомьтесь с политикой вашей компании и применимыми к вам правилами. Не указывайте в запросах номера документов, удостоверяющих личность, и банковские реквизиты.
- Ассистент может сообщить, выглядит ли строка для подписи заполненной или пустой. Подлинность и действительность подписи определяет только человек.
- Если запрос изменяет ваши данные или отправляет fax, ассистент должен показать изменение и дождаться вашего подтверждения. Запрашивает ли подтверждение сам клиент, зависит от его настроек разрешений. Поэтому для инструментов Fax.Plus, которые отправляют или изменяют данные, оставляйте настройку с запросом подтверждения.
- Если ответ выглядит неверным, не считайте, что действие не выполнено. Прежде чем повторять попытку, проверьте исходящие и отправленные факсы.
- Не включайте номера факсов и содержимое документов в скриншоты и сводки, которыми вы делитесь.
Связанные руководства
Описанные выше шаги раскрывают статьи: группы контактов для fax, отправка подписанного документа по fax, поиск и чтение полученного fax и поддержание порядка во входящих. Другие запросы приведены в статье Запросы для fax с ИИ, а регулярные проверки — в статье Автоматизация fax с ИИ.
Что-то не работает? См. Устранение неполадок Fax.Plus MCP.
