Um pacote de integração é enviado a vários novos colaboradores, os formulários regressam por fax ao longo dos dias seguintes, e os RH precisam de saber quem devolveu o quê e de quem a linha de assinatura ainda está vazia. Com o Claude ou o ChatGPT ligado ao Fax.Plus através de MCP, isto torna-se uma rotina: uma palavra envia o pacote a um grupo de contactos depois de rever a lista, outra confere os formulários devolvidos com a sua lista de formulários obrigatórios, e uma terceira mostra o que ainda falta. Segue-se o processo, como o configurar uma vez e exemplos de resultados com formulários simulados e pessoas fictícias.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Tenha a sua lista de formulários obrigatórios preparada e crie um grupo de contactos para os novos colaboradores (consulte o guia de grupos de contactos).
- Use códigos de contratação, e não nomes, nos prompts e nos comentários, e não coloque números de identificação nos prompts.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- MCP do Fax.Plus: escolhe o pacote de integração na janela de carregamento do Fax.Plus e o assistente lê o seu grupo de contactos de novos colaboradores; mostra a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e nada é enviado até que aprove.
- MCP do Fax.Plus: o processo é enviado e o estado de cada envio é verificado.
- MCP do Fax.Plus: os formulários devolvidos chegam e são conferidos com a sua lista de formulários obrigatórios, por pessoa, com o que cada página mostra.
- MCP do Fax.Plus: são listados os formulários que chegaram com a linha de assinatura vazia, bem como os que ainda não chegaram.
- MCP do Fax.Plus: cada formulário devolvido recebe o código de contratação como comentário, após a sua confirmação.
- Opcional, por exemplo Google Sheets: a lista de verificação é guardada numa folha de cálculo para o grupo de novos colaboradores, após a sua confirmação.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto do Claude ou do ChatGPT, por exemplo um chamado „Secretária de integração“, para que uma só palavra inicie uma rotina. Ligar o Fax.Plus, criar o Projeto e escrever as suas próprias rotinas é explicado passo a passo em Configurar uma secretária de fax com IA. No ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. No Claude, mantenha o conector do Fax.Plus ativado na conversa.
Instruções da secretária de integração
És a minha secretária de integração para a minha conta Fax.Plus. Os meus formulários obrigatórios: [list the forms]. Regras: 1) Refere-te às pessoas apenas pelos códigos de contratação que te der, nunca pelo nome, e nunca repitas números de identificação ou dados bancários de uma página. 2) Antes de alterares seja o que for, como um comentário, mostra-me exatamente o que vai mudar e espera pela minha confirmação. 3) Diz o que cada página mostra, incluindo se uma linha de assinatura parece preenchida ou vazia. Nunca digas que uma assinatura é genuína ou válida; sou eu que decido isso. 4) Omite os números de fax nos resumos, a não ser que eu peça. 5) Envia um fax apenas quando eu o pedir nessa mensagem e, antes de qualquer envio, mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas e espera pela minha confirmação. 6) Se algo falhar, diz-me o que falhou e verifica a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentares de novo. Rotinas, executa uma quando eu escrever o respetivo nome. PACKET [group]: lê o grupo de contactos, mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas do pacote que eu escolher na janela de carregamento do Fax.Plus, e envia só depois da minha confirmação; depois verifica o estado de cada envio. RETURNED: lê os meus faxes recebidos nos últimos 14 dias e confere cada um com a minha lista de formulários obrigatórios, por código de contratação: chegou, com a respetiva data, ou não chegou; assinala qualquer formulário cuja linha de assinatura pareça vazia. MISSING [hire code]: lista os formulários que ainda faltam e os formulários que chegaram com a linha de assinatura vazia para essa contratação. TAG [hire code]: adiciona o código de contratação como comentário ao fax recebido que eu indicar, depois de me mostrares a alteração e de obteres a minha confirmação.
PACKET: enviar o pacote ao grupo de novos colaboradores
Escreva PACKET com o grupo e escolha o pacote na janela de carregamento do Fax.Plus. O assistente lê o grupo, mostra a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda a sua confirmação. Reveja a lista nome a nome: um pacote enviado à pessoa errada não pode ser recuperado. Guias: Grupos de contactos de fax e Enviar um documento assinado por fax.
Enviar o pacote ao grupo
Ajuda-me a enviar um pacote a todos os membros do meu grupo de contactos [group name]. Vou escolher o ficheiro na janela de carregamento do Fax.Plus. Mostra-me a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e espera pela minha confirmação antes de enviares a qualquer um deles. Depois, verifica o estado de cada envio.
RETURNED: conferir os formulários com a lista
Escreva RETURNED. Exemplo de resultado para formulários simulados: contratação H-114, aceitação da oferta chegou com a linha de assinatura preenchida; declaração de leitura das políticas chegou com a linha de assinatura vazia; formulário de débito direto não recebido. O assistente descreve o que cada página mostra e não avalia se uma assinatura é genuína.
Verificar formulários devolvidos
Lê os meus faxes recebidos nos últimos 14 dias e confere cada um com estes formulários obrigatórios: [list of forms]. Por código de contratação, diz se cada formulário chegou, com a respetiva data, e se a linha de assinatura parece preenchida ou vazia. Não digas que uma assinatura é genuína. Não alteres nada.
MISSING: o que ainda falta para uma contratação
Escreva MISSING com o código de contratação para obter uma lista curta que pode usar num lembrete.
O que está em falta
Para o código de contratação [hire code], lista os formulários obrigatórios que não chegaram e os formulários que chegaram com a linha de assinatura vazia. Diz o que cada página mostra; não adivinhes.
TAG: arquivar o formulário na contratação
O assistente mostra que fax alteraria e escreve o código de contratação no comentário após a sua confirmação, e depois volta a lê-lo. Guia: Manter a caixa de entrada de fax organizada.
Etiquetar com o código de contratação
Adiciona o comentário [hire code] ao meu fax recebido mais recente. Mostra-me que fax vais alterar e espera pela minha confirmação; depois, lê-o de novo para confirmar.
Ligue-o: Slack
Se tiver o conector do Slack ativado na mesma conversa, o assistente pode informar o responsável pela contratação sobre os formulários que ainda faltam. Mostra-lhe a alteração e aguarda a sua confirmação. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Formulários em falta para o Slack
Verifica os meus faxes recebidos nos últimos 14 dias face à minha lista de formulários obrigatórios e redige uma mensagem no Slack para [manager] com o que ainda falta por código de contratação. Mostra-me a mensagem e espera pela minha confirmação antes de a enviares.
Mantenha-o seguro
- Reveja a lista completa de destinatários antes de qualquer envio. O assistente tem de a mostrar e aguardar a sua confirmação.
- Os formulários de integração contêm dados pessoais. Os documentos que abrir são lidos pelo seu assistente de IA ao abrigo dos termos desse cliente, por isso consulte a política da sua empresa e as regras que lhe são aplicáveis antes de o utilizar e mantenha números de identificação e dados bancários fora dos prompts.
- O assistente consegue indicar se uma linha de assinatura parece estar preenchida ou vazia. Saber se uma assinatura é autêntica ou válida é uma decisão que cabe a uma pessoa.
- Os prompts que alteram os seus registos ou enviam um fax pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde o seu OK. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas do Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Grupos de contactos de fax, enviar um documento assinado por fax, encontrar e ler um fax recebido e manter a sua caixa de entrada organizada abrangem os passos acima. Encontra mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
