Un dossier d'intégration est envoyé à plusieurs nouvelles recrues, les formulaires reviennent par fax au fil des jours, et les RH doivent savoir qui a renvoyé quoi et dont la ligne de signature est encore vide. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, cela devient une routine : un mot envoie le dossier à un groupe de contacts après que vous avez vérifié la liste, un autre pointe les formulaires reçus sur votre liste de documents requis, et un troisième indique ce qui manque encore. Vous trouverez ci-dessous le processus, la configuration à réaliser une seule fois, ainsi que des exemples de résultats avec des formulaires simulés et des personnes fictives.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Gardez votre liste de formulaires requis à portée de main et créez un groupe de contacts pour les nouvelles recrues (consultez le guide sur les groupes de contacts).
- Utilisez des codes de recrue, et non des noms, dans les prompts et les commentaires, et n'indiquez aucun numéro d'identité dans les prompts.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- MCP Fax.Plus : vous choisissez le dossier d'intégration dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus et l'assistant lit votre groupe de contacts de nouvelles recrues ; il affiche la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, et rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas donné votre accord.
- MCP Fax.Plus : le dossier est envoyé et le statut de chaque envoi est vérifié.
- MCP Fax.Plus : les formulaires reçus sont pointés sur votre liste de documents requis, pour chaque personne, avec le contenu de chaque page.
- MCP Fax.Plus : les formulaires arrivés avec une ligne de signature vide sont listés, tout comme ceux qui ne sont pas encore arrivés.
- MCP Fax.Plus : chaque formulaire reçu se voit attribuer le code de la recrue en commentaire, après votre accord.
- En option, par exemple Google Sheets : la liste de suivi est conservée dans une feuille pour la cohorte, après votre accord.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Project Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Onboarding desk », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Project et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un bureau de fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avec chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions du bureau d'intégration
Vous êtes mon bureau d'intégration pour mon compte Fax.Plus. Mes formulaires requis : [list the forms]. Règles : 1) Désignez les personnes uniquement par les codes de recrue que je vous donne, jamais par leur nom, et ne répétez jamais les numéros d'identité ou les coordonnées bancaires figurant sur une page. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, comme un commentaire, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Indiquez ce que montre chaque page, y compris si une ligne de signature semble remplie ou vide. Ne dites jamais qu'une signature est authentique ou valide ; c'est à moi d'en juger. 4) Ne mentionnez pas les numéros de fax dans les résumés, sauf si je le demande. 5) N'envoyez un fax que si je le demande dans ce message et, avant tout envoi, montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord. 6) En cas d'échec, indiquez-moi ce qui a échoué et vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer. Routines, à exécuter quand je saisis leur nom. PACKET [group] : lisez le groupe de contacts, montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages du dossier que je choisis dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus, et n'envoyez qu'après mon accord ; vérifiez ensuite le statut de chaque envoi. RETURNED : lisez mes fax reçus au cours des 14 derniers jours et pointez chacun sur ma liste de formulaires requis, par code de recrue : arrivé, avec sa date, ou non arrivé ; signalez tout formulaire dont la ligne de signature semble vide. MISSING [hire code] : listez les formulaires encore manquants et ceux arrivés avec une ligne de signature vide pour cette recrue. TAG [hire code] : ajoutez le code de la recrue en commentaire au fax reçu que je vous indique, après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord.
PACKET : envoyer le dossier au groupe de nouvelles recrues
Saisissez PACKET avec le groupe et choisissez le dossier dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus. L'assistant lit le groupe, affiche la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attend votre accord. Vérifiez la liste nom par nom : un dossier envoyé à la mauvaise personne ne peut pas être rappelé. Guides : Groupes de contacts fax et Faxer un document signé.
Envoyer le dossier au groupe
Aidez-moi à envoyer un dossier à tous les membres de mon groupe de contacts [group name]. Je choisirai le fichier dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus. Montrez-moi la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord avant d'envoyer à qui que ce soit. Ensuite, vérifiez le statut de chaque envoi.
RETURNED : pointer les formulaires reçus sur la liste
Saisissez RETURNED. Exemple de résultat pour des formulaires simulés : recrue H-114, acceptation de l'offre arrivée avec la ligne de signature remplie ; accusé de réception de la politique arrivé avec la ligne de signature vide ; formulaire de dépôt direct non reçu. L'assistant décrit ce que montre chaque page et ne juge pas si une signature est authentique.
Vérifier les formulaires reçus
Lisez mes fax reçus au cours des 14 derniers jours et pointez chacun sur ces formulaires requis : [list of forms]. Pour chaque code de recrue, indiquez si chaque formulaire est arrivé, avec sa date, et si sa ligne de signature semble remplie ou vide. Ne dites pas qu'une signature est authentique. Ne modifiez rien.
MISSING : ce qu'il reste à recevoir pour une recrue
Saisissez MISSING avec le code de la recrue pour obtenir une courte liste utilisable dans une relance.
Ce qui manque
Pour le code de recrue [hire code], listez les formulaires requis qui ne sont pas arrivés et ceux arrivés avec une ligne de signature vide. Indiquez ce que montre chaque page ; ne devinez pas.
TAG : classer le formulaire sous la recrue
L'assistant indique quel fax il modifierait et inscrit le code de la recrue dans le commentaire après votre accord, puis le relit. Guide : Garder votre boîte de réception de fax bien rangée.
Ajouter le code de la recrue en tag
Ajoutez le commentaire [hire code] à mon fax reçu le plus récent. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez-le pour confirmer.
Pour aller plus loin : Slack
Si le connecteur Slack est activé dans la même conversation, l'assistant peut indiquer au responsable du recrutement quels formulaires manquent encore. Il vous présente la modification et attend votre accord. Le fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Formulaires manquants dans Slack
Comparez mes fax reçus au cours des 14 derniers jours à ma liste de formulaires requis et rédigez un message Slack pour [manager] indiquant ce qui manque encore pour chaque code de recrue. Montrez-moi le message et attendez mon accord avant de l'envoyer.
Gardez le contrôle
- Vérifiez la liste complète des destinataires avant tout envoi. L'assistant doit vous la présenter et attendre votre accord.
- Les formulaires d'intégration contiennent des données personnelles. Les documents que vous ouvrez sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Vérifiez donc la politique de votre entreprise et les règles qui s'appliquent à vous avant de l'utiliser, et n'indiquez ni numéros d'identité ni coordonnées bancaires dans vos prompts.
- L'assistant peut indiquer si une ligne de signature semble remplie ou vide. Déterminer si une signature est authentique ou valide relève de la décision d'une personne.
- Les prompts qui modifient vos données ou envoient un fax demandent à l'assistant de vous présenter la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation : laissez donc les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Les articles Groupes de contacts fax, Faxer un document signé, Trouver et lire un fax reçu et Garder votre boîte de réception de fax bien rangée détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et des vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
