입사 서류 패킷은 여러 신규 입사자에게 발송되고, 서류는 이후 며칠에 걸쳐 fax로 돌아오며, HR은 누가 무엇을 제출했는지, 누구의 서명란이 아직 비어 있는지 파악해야 합니다. Claude 또는 ChatGPT를 MCP를 통해 Fax.Plus에 연결하면 이 과정을 루틴으로 만들 수 있습니다. 한 단어로 목록을 검토한 뒤 연락처 그룹에 패킷을 보내고, 다른 단어로 회신된 서류를 필수 목록과 대조하며, 또 다른 단어로 아직 누락된 항목을 확인합니다. 아래에서 진행 과정, 한 번만 설정하는 방법, 그리고 가상의 서류와 가상의 인물로 만든 예시 결과를 소개합니다.
여기에 나오는 모든 내용은 예시입니다. 업무 방식에 맞게 프롬프트, 순서, 시간을 자유롭게 바꾸세요. 정해진 규칙은 없습니다.
시작하기 전에
- 활성 상태의 Fax.Plus Basic 요금제 이상과, 이미 승인된 Fax.Plus MCP 연결이 필요합니다.
- HIPAA 및 PHIPA 구성을 포함해 Advanced Security Controls가 적용된 계정에서는 MCP를 사용할 수 없습니다.
- 필수 서류 목록을 준비하고 신규 입사자용 연락처 그룹을 설정하세요(연락처 그룹 가이드 참조).
- 프롬프트와 댓글에는 이름 대신 입사자 코드를 사용하고, 프롬프트에 신분증 번호를 입력하지 마세요.
아직 연결하지 않으셨나요? Fax.Plus MCP 설정 허브에서 시작하세요.
프로세스
fax 전송은 더 긴 프로세스의 한 단계입니다. Fax.Plus MCP로 표시된 단계는 Fax.Plus 커넥터가 수행합니다. 선택 사항으로 표시된 단계는 Claude 또는 ChatGPT에 이미 연결해 두었을 수 있는 다른 커넥터를 사용합니다. 에이전트가 채팅 안에서 커넥터 간에 정보를 전달하며, 무언가를 변경하기 전에 먼저 사용자의 승인을 요청합니다.
- Fax.Plus MCP: Fax.Plus 업로드 창에서 입사 서류 패킷을 선택하면 에이전트가 신규 입사자 연락처 그룹을 읽어 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여 주며, 승인하기 전에는 아무것도 발송되지 않습니다.
- Fax.Plus MCP: 패킷이 발송되고 각 발송의 상태가 확인됩니다.
- Fax.Plus MCP: 회신된 서류가 도착하면 사람별로 필수 목록과 대조해 확인하며, 각 페이지에 표시된 내용도 함께 알려 줍니다.
- Fax.Plus MCP: 서명란이 비어 있는 상태로 도착한 서류와 아직 도착하지 않은 서류가 목록으로 표시됩니다.
- Fax.Plus MCP: 승인하면 회신된 각 서류에 입사자 코드가 댓글로 추가됩니다.
- 선택 사항, 예: Google Sheets: 승인하면 체크리스트가 해당 입사 그룹용 시트에 저장됩니다.
한 번만 설정하기
아래 지침을 Claude 또는 ChatGPT 프로젝트(예: "Onboarding desk"라는 이름의 프로젝트)에 저장해 두면 한 단어로 루틴을 시작할 수 있습니다. Fax.Plus 연결, 프로젝트 만들기, 나만의 루틴 작성 방법은 AI로 fax 데스크 설정하기에서 단계별로 설명합니다. ChatGPT에서는 각 루틴 단어와 함께 @FaxPlus를 입력하세요(예: "@FaxPlus MORNING"). Claude에서는 채팅 중에 Fax.Plus 커넥터를 켜 두세요.
입사 서류 데스크 지침
당신은 내 Fax.Plus 계정의 입사 서류 데스크입니다. 필수 서류: [list the forms]. 규칙: 1) 사람은 내가 알려 주는 입사자 코드로만 지칭하고, 이름은 절대 사용하지 말며, 페이지에 있는 신분증 번호나 은행 정보는 절대 반복하지 마세요. 2) 댓글 등 무엇이든 변경하기 전에 정확히 무엇이 바뀌는지 보여 주고 내 승인을 기다리세요. 3) 각 페이지에 무엇이 표시되어 있는지 말해 주고, 서명란이 채워져 있는지 비어 있는지도 알려 주세요. 서명이 진짜이거나 유효하다고는 절대 말하지 마세요. 그 판단은 내가 합니다. 4) 내가 요청하지 않는 한 요약에는 fax 번호를 넣지 마세요. 5) fax는 해당 메시지에서 내가 요청할 때만 보내고, 발송 전에 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여 주고 내 승인을 기다리세요. 6) 문제가 생기면 무엇이 실패했는지 알려 주고, 다시 시도하기 전에 발신함과 보낸 fax를 확인하세요. 루틴은 이름을 입력할 때 실행합니다. PACKET [group]: 연락처 그룹을 읽고, Fax.Plus 업로드 창에서 내가 선택한 패킷의 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여 주세요. 내 승인 후에만 발송하고, 이후 각 발송의 상태를 확인하세요. RETURNED: 최근 14일간 받은 fax를 읽고 입사자 코드별로 각각을 필수 서류 목록과 대조하세요. 도착한 경우 날짜와 함께, 도착하지 않은 경우 미도착으로 표시하고, 서명란이 비어 있는 것으로 보이는 서류는 따로 표시하세요. MISSING [hire code]: 해당 입사자의 아직 누락된 서류와 서명란이 비어 있는 상태로 도착한 서류를 나열하세요. TAG [hire code]: 내가 지정한 받은 fax에 입사자 코드를 댓글로 추가하되, 변경 내용을 먼저 보여 주고 내 승인을 받은 후에 진행하세요.
PACKET: 신규 입사자 그룹에 패킷 보내기
PACKET과 그룹을 입력하고 Fax.Plus 업로드 창에서 패킷을 선택하세요. 에이전트가 그룹을 읽고 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여 준 뒤 승인을 기다립니다. 목록을 이름별로 하나씩 검토하세요. 잘못된 사람에게 발송된 패킷은 되돌릴 수 없습니다. 가이드: fax 연락처 그룹 및 서명한 문서를 fax로 보내기.
그룹에 패킷 보내기
내 연락처 그룹 [group name]의 모든 사람에게 패킷을 보내도록 도와주세요. 파일은 내가 Fax.Plus 업로드 창에서 선택하겠습니다. 전체 수신자 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여 주고, 누구에게든 발송하기 전에 내 승인을 기다려 주세요. 발송 후에는 각 발송의 상태를 확인해 주세요.
RETURNED: 목록과 대조해 서류 확인하기
RETURNED를 입력하세요. 가상 서류의 예시 결과: 입사자 H-114, 입사 승낙서는 서명란이 채워진 상태로 도착, 정책 확인서는 서명란이 빈 상태로 도착, 급여 계좌 입금 신청서는 미수신. 에이전트는 각 페이지에 표시된 내용을 설명하며 서명이 진짜인지는 판단하지 않습니다.
회신된 서류 확인
최근 14일간 받은 fax를 읽고 각각을 다음 필수 서류와 대조해 주세요: [list of forms]. 입사자 코드별로 각 서류의 도착 여부를 날짜와 함께 알려 주고, 서명란이 채워져 있는지 비어 있는지도 알려 주세요. 서명이 진짜라고는 말하지 마세요. 아무것도 변경하지 마세요.
MISSING: 한 입사자의 미제출 항목 확인
MISSING과 입사자 코드를 입력하면 안내 메시지에 활용할 수 있는 짧은 목록을 받을 수 있습니다.
누락된 항목
입사자 코드 [hire code]에 대해, 도착하지 않은 필수 서류와 서명란이 빈 상태로 도착한 서류를 나열해 주세요. 각 페이지에 표시된 내용을 알려 주고, 추측하지 마세요.
TAG: 입사자별로 서류 분류하기
에이전트가 변경할 fax를 보여 주고, 승인하면 입사자 코드를 댓글로 작성한 뒤 내용을 다시 읽어 확인해 줍니다. 가이드: fax 받은 편지함 깔끔하게 관리하기.
입사자 코드로 태그 지정
가장 최근에 받은 fax에 [hire code] 댓글을 추가해 주세요. 변경할 fax를 먼저 보여 주고 내 승인을 기다린 다음, 확인을 위해 내용을 다시 읽어 주세요.
연결하기: Slack
같은 채팅에서 Slack 커넥터를 사용하도록 설정해 두면, 에이전트가 아직 누락된 서류가 무엇인지 채용 담당 매니저에게 알릴 수 있습니다. 변경 내용을 먼저 보여 주고 승인을 기다립니다. 이 기능이 작동하는지는 사용하는 AI 클라이언트와 해당 커넥터에 따라 달라집니다.
누락된 서류를 Slack으로 보내기
최근 14일간 받은 fax를 필수 서류 목록과 대조하여 확인하고, 입사자 코드별로 아직 누락된 항목을 정리한 Slack 메시지를 [manager]에게 보낼 수 있도록 초안으로 작성해 주세요. 메시지를 먼저 보여 주고, 내 승인을 받은 후에 보내 주세요.
안전하게 사용하기
- 발송하기 전에 전체 수신자 목록을 반드시 검토하세요. 에이전트는 목록을 보여 주고 사용자의 승인을 기다려야 합니다.
- 입사 서류에는 개인 정보가 들어 있습니다. 사용자가 여는 문서는 해당 클라이언트의 약관에 따라 AI 에이전트가 읽게 되므로, 사용하기 전에 회사 정책과 본인에게 적용되는 규정을 확인하고 신분증 번호와 은행 계좌 정보는 프롬프트에 넣지 마세요.
- 에이전트는 서명란이 채워져 있는지 비어 있는지 보이는 대로 알려 줄 수 있습니다. 서명이 진본인지, 유효한지는 사람이 판단해야 합니다.
- 기록을 변경하거나 fax를 보내는 프롬프트는 에이전트가 변경 내용을 보여 주고 사용자의 승인을 기다리도록 요청합니다. 클라이언트에서도 승인을 요구하는지는 해당 클라이언트의 권한 설정에 따라 다르므로, 데이터를 보내거나 변경하는 Fax.Plus 도구는 먼저 확인을 요청하는 설정으로 유지하세요.
- 응답이 이상해 보이더라도 아무 일도 일어나지 않았다고 단정하지 마세요. 다시 시도하기 전에 발신함과 보낸 fax를 확인하세요.
- 공유하는 스크린샷과 요약에 fax 번호와 문서 내용이 포함되지 않도록 하세요.
관련 가이드
위 단계는 fax 연락처 그룹, 서명된 문서 fax 전송, 수신한 fax 찾아서 읽기, 받은 편지함 깔끔하게 정리하기에서 다룹니다. 더 많은 프롬프트는 AI를 활용한 Fax 프롬프트에, 반복 점검은 AI를 활용한 Fax 자동화에 있습니다.
작동하지 않는 부분이 있나요? Fax.Plus MCP 문제 해결을 참고하세요.
