Bir işe alım paketi birkaç yeni çalışana gönderilir, formlar önümüzdeki günlerde faksla geri gelir ve İK'nın kimin neyi geri gönderdiğini ve kimin imza satırının hâlâ boş olduğunu bilmesi gerekir. Claude veya ChatGPT'yi MCP üzerinden Fax.Plus'a bağladığınızda bu, bir rutine dönüşür: bir sözcük, listeyi gözden geçirmenizin ardından paketi bir kişi grubuna gönderir, bir diğeri geri dönen formları gerekli formlar listenize göre işaretler, üçüncüsü ise hâlâ nelerin eksik olduğunu gösterir. Aşağıda süreci, bir kez nasıl kurulacağını ve simüle edilmiş formlar ile kurgusal kişilerle örnek sonuçları bulabilirsiniz.
Buradaki her şey bir örnektir. İstemleri, sırayı ve zamanlamayı çalışma biçiminize göre değiştirin; hiçbir şey kesin değildir.
Başlamadan önce
- Etkin bir Fax.Plus Basic planına veya daha üst bir plana ve yetkilendirilmiş mevcut bir Fax.Plus MCP bağlantısına sahip olun.
- MCP, HIPAA ve PHIPA yapılandırmaları dahil Advanced Security Controls kullanan hesaplarda kullanılamaz.
- Gerekli formlar listenizi hazır bulundurun ve yeni çalışanlar için bir kişi grubu oluşturun (kişi grupları kılavuzuna bakın).
- İstemlerde ve yorumlarda isim yerine işe alım kodlarını kullanın ve istemlere kimlik numaralarını yazmayın.
Henüz bağlanmadınız mı? Fax.Plus MCP kurulum merkezi ile başlayın.
Süreç
Faks göndermek, daha uzun bir sürecin yalnızca bir adımıdır. Fax.Plus MCP olarak işaretlenen adımlar Fax.Plus bağlayıcısı tarafından yapılır. İsteğe bağlı olarak işaretlenen adımlar, Claude veya ChatGPT'de zaten kullanıyor olabileceğiniz başka bir bağlayıcıyı kullanır; asistan bilgiyi sohbet içinde bunlar arasında taşır ve herhangi bir şeyi değiştirmeden önce onayınızı ister.
- Fax.Plus MCP: işe alım paketini Fax.Plus yükleme penceresinde siz seçersiniz ve yapay zekâ asistanı yeni çalışan kişi grubunuzu okur; alıcıların tam listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterir ve siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez.
- Fax.Plus MCP: paket gönderilir ve her gönderimin durumu kontrol edilir.
- Fax.Plus MCP: geri dönen formlar gelir ve her sayfada görünenlerle birlikte, kişi bazında gerekli formlar listenize göre işaretlenir.
- Fax.Plus MCP: imza satırı boş gelen formlar listelenir; henüz gelmemiş formlar da öyle.
- Fax.Plus MCP: onayınızdan sonra, geri dönen her forma işe alım kodu yorum olarak eklenir.
- İsteğe bağlı, örneğin Google Sheets: onayınızdan sonra kontrol listesi, grup için bir tabloda tutulur.
Bir kez kurun
Aşağıdaki talimatları bir Claude veya ChatGPT Projesinde saklayın, örneğin “İşe alım masası” adlı bir Projede; böylece tek bir sözcük bir rutini başlatır. Fax.Plus'ı bağlamak, Projeyi oluşturmak ve kendi rutinlerinizi yazmak YZ ile faks masası kurma kılavuzunda adım adım anlatılmıştır. ChatGPT'de her rutin sözcüğüyle birlikte @FaxPlus yazın, örneğin “@FaxPlus MORNING”. Claude'da ise sohbet için Fax.Plus bağlayıcısını açık tutun.
İşe alım masası talimatları
Siz, Fax.Plus hesabım için işe alım masamsınız. Gerekli formlarım: [list the forms]. Kurallar: 1) İnsanlardan yalnızca size verdiğim işe alım kodlarıyla söz edin, asla isimle değil; bir sayfadaki kimlik numaralarını veya banka bilgilerini asla tekrarlamayın. 2) Yorum gibi herhangi bir şeyi değiştirmeden önce, tam olarak neyin değişeceğini bana gösterin ve onayımı bekleyin. 3) Her sayfanın neyi gösterdiğini, bir imza satırının dolu mu boş mu göründüğü dâhil söyleyin. Bir imzanın gerçek veya geçerli olduğunu asla söylemeyin; buna ben karar veririm. 4) Ben istemedikçe özetlerde faks numaralarını yazmayın. 5) Yalnızca o mesajda istediğimde faks gönderin ve her gönderimden önce bana tam alıcı listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterip onayımı bekleyin. 6) Bir şey başarısız olursa, neyin başarısız olduğunu söyleyin ve yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin. Rutinler, adını yazdığımda birini çalıştırın. PACKET [group]: kişi grubunu okuyun, Fax.Plus yükleme penceresinde seçtiğim paket için bana tam alıcı listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin ve yalnızca onayımdan sonra gönderin; ardından her gönderimin durumunu kontrol edin. RETURNED: son 14 gündeki alınan faksları okuyun ve her birini işe alım kodu bazında gerekli formlar listemle karşılaştırın: geldi (tarihiyle birlikte) veya gelmedi; imza satırı boş görünen formları not edin. MISSING [hire code]: o çalışan için hâlâ eksik olan formları ve imza satırı boş gelen formları listeleyin. TAG [hire code]: değişikliği bana gösterip onayımı aldıktan sonra, işaret ettiğim alınan faksa işe alım kodunu yorum olarak ekleyin.
PACKET: paketi yeni çalışan grubuna gönderin
Grubu belirterek PACKET yazın ve paketi Fax.Plus yükleme penceresinde seçin. Asistan grubu okur, alıcı listesinin tamamını, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterir ve onayınızı bekler. Listeyi isim isim gözden geçirin: yanlış kişiye gönderilen bir paket geri alınamaz. Kılavuzlar: Faks kişi grupları ve İmzalı belgeyi faksla gönderme.
Paketi gruba gönderin
[group name] kişi grubumdaki herkese bir paket göndermeme yardım edin. Dosyayı Fax.Plus yükleme penceresinde ben seçeceğim. Bana alıcıların tam listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin ve hiçbirine göndermeden önce onayımı bekleyin. Sonrasında her gönderimin durumunu kontrol edin.
RETURNED: formları listeye göre işaretleyin
RETURNED yazın. Simüle edilmiş formlar için örnek sonuç: H-114 kodlu çalışan, teklif kabul formu imza satırı dolu olarak geldi; politika onay formu imza satırı boş olarak geldi; doğrudan para yatırma formu alınmadı. Asistan her sayfanın neyi gösterdiğini açıklar ve bir imzanın gerçek olup olmadığını yargılamaz.
Geri dönen formları kontrol edin
Son 14 gündeki alınan fakslarımı okuyun ve her birini şu gerekli formlarla karşılaştırın: [list of forms]. İşe alım kodu bazında, her formun gelip gelmediğini (tarihiyle birlikte) ve imza satırının dolu mu boş mu göründüğünü söyleyin. Bir imzanın gerçek olduğunu söylemeyin. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
MISSING: bir çalışan için hâlâ eksik olanlar
Bir hatırlatmada kullanabileceğiniz kısa bir liste için işe alım koduyla birlikte MISSING yazın.
Eksik olanlar
[hire code] işe alım kodu için, gelmemiş gerekli formları ve imza satırı boş gelen formları listeleyin. Her sayfanın neyi gösterdiğini söyleyin; tahmin yürütmeyin.
TAG: formu çalışanın altına kaydedin
Asistan hangi faksı değiştireceğini gösterir ve onayınızdan sonra işe alım kodunu yoruma yazar, ardından geri okuyarak doğrular. Kılavuz: Faks gelen kutunuzu düzenli tutun.
İşe alım koduyla etiketleyin
[hire code] yorumunu en son aldığım faksa ekleyin. Hangi faksı değiştireceğinizi bana gösterin ve onayımı bekleyin, ardından doğrulamak için yorumu bana geri okuyun.
Bağlayın: Slack
Aynı sohbette Slack bağlayıcısı etkinse yapay zekâ asistanı, işe alım yöneticisine hangi formların hâlâ eksik olduğunu bildirebilir. Değişikliği size gösterir ve onayınızı bekler. Bunun çalışıp çalışmadığı YZ istemcinize ve bu bağlayıcıya bağlıdır.
Eksik formları Slack'e gönderin
Son 14 günde aldığım faksları gerekli formlar listemle karşılaştırın ve [manager] kişisine, her işe alım kodu için hâlâ eksik olanları listeleyen bir Slack mesajı taslağı hazırlayın. Göndermeden önce mesajı bana gösterin ve onayımı bekleyin.
Güvende tutun
- Herhangi bir gönderimden önce alıcı listesinin tamamını gözden geçirin. Asistan bunu size göstermeli ve onayınızı beklemelidir.
- İşe alım formları kişisel veriler içerir. Açtığınız belgeler, YZ asistanınız tarafından o istemcinin koşulları kapsamında okunur; bu nedenle kullanmadan önce şirketinizin politikasını ve size uygulanan kuralları kontrol edin, kimlik numaralarını ve banka bilgilerini istemlerin dışında tutun.
- Asistan, bir imza satırının dolu mu yoksa boş mu göründüğünü söyleyebilir. Bir imzanın gerçek veya geçerli olup olmadığına ise bir kişi karar vermelidir.
- Kayıtlarınızı değiştiren veya faks gönderen istemler, asistandan değişikliği size göstermesini ve onayınızı beklemesini ister. İstemcinizin ayrıca onay isteyip istemediği izin ayarlarına bağlıdır; bu nedenle veri gönderen veya değiştiren Fax.Plus araçlarını önce sorulacak şekilde ayarlı tutun.
- Bir yanıt yanlış görünüyorsa hiçbir şey olmadığını varsaymayın. Yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin.
- Faks numaralarını ve belge içeriklerini paylaştığınız ekran görüntülerinin ve özetlerin dışında tutun.
İlgili kılavuzlar
Faks kişi grupları, imzalı bir belgeyi faksla göndermek, alınan bir faksı bulup okumak ve gelen kutunuzu düzenli tutmak yukarıdaki adımları kapsar. Daha fazla istem YZ ile Faks İstemleri sayfasında, yinelenen kontroller ise YZ ile Faks Otomasyonu sayfasındadır.
Bir şey mi çalışmıyor? Fax.Plus MCP sorun giderme sayfasına bakın.
