ポーティングリクエスト、アカウント変更、サービスフォームは、現在も通信事業者や公共事業者とそのカスタマーサービスチームの間でfaxによりやり取りされています。すべてのリクエストは、送信し、追跡し、完了を知らせる返信または修正点を伝える返信と照合する必要があります。ClaudeまたはChatGPTをMCP経由でFax.Plusに接続すると、これが定型作業になります。1つのワードで、番号を確認したうえでフォームを送信してそのレポートを保管し、別のワードで返信を読み取って理由と日付を一覧表示し、さらに別のワードで各リクエストの進捗を表示します。以下では、プロセス、一度だけ行う設定方法、そして模擬書類と架空の関係者を使った結果例をご紹介します。
ここに記載している内容はすべて例です。プロンプト、順序、時刻は、お客様の業務に合わせて自由に変更してください。固定のルールではありません。
始める前に
- 有効なFax.Plus Basicプラン以上をご利用で、Fax.Plus MCPの接続がすでに承認済みである必要があります。
- HIPAAやPHIPAの構成を含め、Advanced Security Controlsが有効なアカウントではMCPをご利用いただけません。
- 送信先のキャリアやプロバイダーを連絡先として保存し(連絡先ガイドを参照)、すべてのリクエストにリクエストコードを付けてください。
- プロンプトには顧客名ではなくリクエストコードを使用し、アカウント番号や本人確認番号は入力しないでください。
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プロセス
faxの送信は、より長いプロセスの中の1ステップです。Fax.Plus MCPと記載されたステップは、Fax.Plusコネクターが実行します。任意と記載されたステップは、ClaudeやChatGPTですでにお使いの別のコネクターを利用します。アシスタントはチャット内でそれらの間の情報を受け渡し、何かを変更する前にお客様の承認を求めます。
- Fax.Plus MCP:Fax.Plusのアップロードウィンドウでフォームを選択すると、アシスタントが送信先、送信回線、ページ数を表示します。お客様が承認するまで、何も送信されません。
- Fax.Plus MCP:その送信の確認レポートが取得されるため、各リクエストに送信日時の記録が残ります。
- Fax.Plus MCP:キャリアまたはプロバイダーからの返信が届くと、アシスタントが結果、却下理由、すべての日付を記載どおりに一覧表示します。
- Fax.Plus MCP:お客様が承認すると、リクエストコードが返信のコメントに書き込まれます。
- Fax.Plus MCP:ステータス表示で、送信済みのリクエスト、返信があるリクエスト、返信待ちのリクエストを確認できます。
- 任意(例:Jira):修正が必要なリクエストは、お客様の承認後にチームのチケットになります。
一度だけ行う設定
以下の指示をClaudeまたはChatGPTのProject(例:「サービスリクエストデスク」という名前のProject)に保存しておくと、1つのワードでルーティンを開始できます。Fax.Plusの接続、Projectの作成、独自のルーティンの作成については、AIでfaxデスクを設定するで手順を追って説明しています。ChatGPTでは、各ルーティンのワードの前に@FaxPlusを付けて入力します(例:「@FaxPlus MORNING」)。Claudeでは、チャットの間、Fax.Plusコネクターをオンにしたままにしてください。
サービスリクエストデスクの指示
あなたは、私のFax.Plusアカウントのサービスリクエストデスクです。ルール:1) リクエストは、私が伝えるリクエストコードのみで呼び、顧客名は決して使わないでください。また、ページに記載されているアカウント番号、本人確認番号、住所は決して繰り返さないでください。2) コメントなど、何かを変更する前に、何が変更されるかを正確に示し、私の承認を待ってください。3) 返信を読み取る際は、結果、却下理由、すべての日付を記載どおりに一覧表示してください。ページに記載がない場合は、その旨を伝えてください。期限や規制上のスケジュールを自分で計算しないでください。4) 私から求めない限り、要約にはfax番号を含めないでください。5) faxの送信や再送信は、そのメッセージで私が依頼した場合のみ行い、事前に送信先の番号を1桁ずつ、送信回線、ページ数を示して、私の承認を待ってください。6) 何かが失敗した場合は、何が失敗したかを伝え、再試行する前に送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。ルーティン:名前を入力したときに実行します。SEND [request code]:Fax.Plusのアップロードウィンドウで私が選択したフォームについて、番号、送信回線、ページ数を表示し、私の承認後にのみ送信してください。その後、確認レポートを取得し、成功を示しているかどうかを伝えてください。STATUS:過去14日間に送信したfaxを、日付、ページ数、ステータスとともに一覧表示し、同じリクエストコードのタグが付いた返信があるものを示してください。REPLY [request code]:キャリアまたはプロバイダーから受信した最新のfaxを読み取り、結果、却下理由、参照番号、すべての日付を記載どおりに一覧表示してください。変更内容を示して私の承認を得たうえで、リクエストコードをコメントとして追加してください。TAG [request code]:変更内容を示して私の承認を得たうえで、私が指定した受信faxにリクエストコードをコメントとして追加してください。
SEND:フォームを送信してレポートを保管する
リクエストコードとともにSENDと入力し、Fax.Plusのアップロードウィンドウでフォームを選択します。番号は1桁ずつ確認してください。顧客情報を含むフォームを誤った番号に送信すると、取り消すことはできません。送信後、確認レポートには送信の日時、番号、ページ数、送信結果が記録されます。これは、キャリアがリクエストを受理したことを意味するものではありません。ガイド:送信の流れについては、署名済み書類をfaxで送信するをご覧ください。
フォームを送信する
私のFax.Plus番号から[carrier fax number]へ書類をfaxで送信する手伝いをしてください。ファイルはFax.Plusのアップロードウィンドウで私が選択します。番号を1桁ずつ、送信回線、ページ数を表示し、送信前に私の承認を待ってください。その後、確認レポートを取得し、成功を示しているかどうかを教えてください。
REPLY:結果と理由を読み取る
REPLY と入力します。模擬の返信での結果例:リクエスト P-3091 について、アカウント番号が一致しないためキャリアがリクエストを却下し、ページに記載のとおりの日付までに修正したフォームを送るよう求めています。アシスタントは理由と日付を一覧表示するだけで、独自にスケジュールを算出することはありません。返信の読み取りでは何も変更されません。ガイド:受信したfaxを探して読む。
返信を読む
キャリアから受信した最新のfaxを読んでください。結果、却下理由、参照番号、すべての日付を記載どおりに一覧にしてください。ページに記載がない場合はその旨を伝えてください。何も変更しないでください。
TAG:返信を該当リクエストに整理する
アシスタントは変更対象のfaxを表示し、お客様の承認を受けてからリクエストコードをコメントに書き込み、その内容を読み返します。ガイド:fax受信トレイをすっきり保つ。
返信にタグを付ける
キャリアから受信した最新のfaxに、コメント [request code] を追加してください。変更するfaxを表示して私の承認を待ち、その後、確認のため読み返してください。
STATUS:各リクエストの状況を確認する
STATUS と入力すると、過去2週間の概要が表示されます。送信したもの(ステータス付き)と、タグ付きの返信がすでにあるリクエストがわかります。ガイド:faxの配信を確認する。
リクエストの状況
過去14日間に送信したfaxを、日付、ページ数、ステータスとともに表示してください。そのうち、コメントに同じリクエストコードのタグが付いた受信faxがあるものを教えてください。
キャリアを連絡先として保存する
キャリアやプロバイダーごとに連絡先を登録しておくと、番号を入力し直す手間や入力ミスを防げます。アシスタントは保存する内容を表示し、お客様の承認を待ちます。ガイド:faxの連絡先を管理する。
キャリアを追加する
[carrier or provider name] という名前で、fax番号 [fax number] の連絡先を追加してください。保存する内容を表示して、私の承認を待ってください。
連携する:Jira
同じチャットで Jira コネクターを有効にしていれば、アシスタントはキャリアからの返信ごとにチケットを作成できます。変更内容を表示し、お客様の承認を待ちます。これが利用できるかどうかは、お使いの AI クライアントとそのコネクターによって異なります。
チケットに返信する
リクエスト [request code] に対するキャリアの最新の返信を読み、リクエストコード、結果、却下理由、すべての日付を記載どおりに含めて、[project] に Jira の課題を作成してください。先に課題の内容を表示して、私の承認を待ってください。
安全に保つために
- 確定する前に、すべての番号を1桁ずつ確認してください。顧客情報が記載されたフォームを誤った番号に送信すると、取り消すことはできません。
- 配信レポートは送信の記録です。キャリアやプロバイダーがリクエストを受理した、または完了したことを意味するものではありません。
- アシスタントは、ページに記載されている日付と理由を一覧表示します。期限や規制上のスケジュールを代わりに算出することはありません。
- 顧客の書類は、そのクライアントの利用規約に基づいて AI アシスタントが読み取ります。ご利用の前に、社内ポリシーおよび適用されるルールを確認し、アカウント番号や本人確認番号をプロンプトに入力しないでください。
- 記録を変更したりfaxを送信したりするプロンプトでは、アシスタントが変更内容を表示し、お客様の承認を待ちます。クライアント側でも承認を求めるかどうかは、その権限設定によって異なります。そのため、データを送信または変更する Fax.Plus のツールは、事前に確認を求める設定にしておいてください。
- 返信がおかしいと感じても、何も起きていないと思い込まないでください。再試行する前に、送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。
- 共有するスクリーンショットや要約には、fax番号やドキュメントの内容を含めないでください。
関連ガイド
上記の手順については、署名済み書類をfaxで送信する、faxの配信を確認する、faxの連絡先を管理する、受信したfaxを探して読むをご覧ください。その他のプロンプトはAI を使ったFaxプロンプト、定期的な確認はAI を使ったFax自動化で紹介しています。
うまく動作しませんか?Fax.Plus MCP のトラブルシューティングをご覧ください。
