Las solicitudes de portabilidad, los cambios de cuenta y los formularios de servicio siguen circulando por fax entre operadores de telecomunicaciones, empresas de suministros y sus equipos de atención al cliente, y cada solicitud debe enviarse, seguirse y vincularse a una respuesta que la completa o indica qué corregir. Con Claude o ChatGPT conectado a Fax.Plus mediante MCP, esto se convierte en una rutina: una palabra envía un formulario después de que usted compruebe el número y conserva su informe, otra lee la respuesta y enumera el motivo y las fechas, y una tercera muestra en qué punto se encuentra cada solicitud. A continuación se presenta el proceso, cómo configurarlo una sola vez y ejemplos de resultados con documentos simulados y partes ficticias.
Todo lo que aparece aquí es un ejemplo. Modifique los prompts, el orden y los horarios según su forma de trabajar; nada está fijado de forma definitiva.
Antes de empezar
- Utilice un plan Basic de Fax.Plus activo o superior y una conexión MCP de Fax.Plus ya autorizada.
- MCP no está disponible para las cuentas con Advanced Security Controls, incluidas las configuraciones de HIPAA y PHIPA.
- Guarde como contactos a los operadores y proveedores a los que envía documentos (consulte la guía de contactos) y asigne un código de solicitud a cada solicitud.
- Utilice códigos de solicitud en lugar de nombres de clientes y no incluya números de cuenta ni números de identidad en los prompts.
¿Aún no se ha conectado? Comience en el centro de configuración de Fax.Plus MCP.
El proceso
El envío por fax es un paso dentro de un proceso más largo. Los pasos marcados como Fax.Plus MCP los realiza el conector de Fax.Plus. Los pasos marcados como Opcional utilizan otro conector que quizá ya tenga en Claude o ChatGPT; el asistente transfiere la información entre ellos dentro del chat y le pide su confirmación antes de modificar nada.
- Fax.Plus MCP: usted elige el formulario en la ventana de carga de Fax.Plus y el asistente le muestra el destinatario, la línea de envío y el número de páginas; no se envía nada hasta que usted lo apruebe.
- Fax.Plus MCP: se recopila el informe de confirmación de esa transmisión, de modo que cada solicitud tenga su propio registro de cuándo se envió.
- Fax.Plus MCP: llega la respuesta del operador o proveedor y el asistente enumera el resultado, el motivo de rechazo, si lo hay, y todas las fechas exactamente tal como están escritas.
- Fax.Plus MCP: usted lo aprueba y el código de solicitud se escribe en el comentario de la respuesta.
- Fax.Plus MCP: una vista de estado muestra qué solicitudes se enviaron, cuáles tienen respuesta y cuáles siguen en espera.
- Opcional, por ejemplo Jira: las solicitudes que requieren una corrección se convierten en tickets para el equipo, tras su confirmación.
Configúrelo una sola vez
Guarde las instrucciones siguientes en un Project de Claude o ChatGPT, por ejemplo uno llamado «Centro de solicitudes de servicio», de modo que una sola palabra inicie una rutina. Cómo conectar Fax.Plus, crear el Project y escribir sus propias rutinas se explica paso a paso en Configure un centro de fax con IA. En ChatGPT, escriba @FaxPlus junto con cada palabra de rutina, por ejemplo «@FaxPlus MORNING». En Claude, mantenga activado el conector de Fax.Plus durante el chat.
Instrucciones del centro de solicitudes de servicio
Eres mi centro de solicitudes de servicio para mi cuenta de Fax.Plus. Reglas: 1) Refiérete a las solicitudes únicamente por los códigos de solicitud que te indique, nunca por el nombre del cliente, y nunca repitas números de cuenta, números de identidad ni direcciones de una página. 2) Antes de cambiar algo, como un comentario, muéstrame exactamente qué va a cambiar y espera mi confirmación. 3) Cuando leas una respuesta, enumera el resultado, cualquier motivo de rechazo y todas las fechas exactamente tal como están escritos. Si algo no aparece en la página, indícalo. Nunca calcules por tu cuenta un plazo ni un calendario normativo. 4) Omite los números de fax en los resúmenes, salvo que te los pida. 5) Envía o reenvía un fax solo cuando te lo pida en ese mismo mensaje, y muéstrame antes el número del destinatario dígito por dígito, la línea de envío y el número de páginas, y espera mi confirmación. 6) Si algo falla, dime qué ha fallado y revisa la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo. Rutinas, ejecuta una cuando escriba su nombre. SEND [request code]: muéstrame el número, la línea de envío y el número de páginas del formulario que elija en la ventana de carga de Fax.Plus y envíalo solo tras mi confirmación; después obtén el informe de confirmación e indícame si muestra éxito. STATUS: enumera mis faxes enviados en los últimos 14 días con fecha, páginas y estado, e indica cuáles tienen una respuesta etiquetada con el mismo código de solicitud. REPLY [request code]: lee mi fax recibido más reciente del operador o proveedor; enumera el resultado, cualquier motivo de rechazo, cualquier número de referencia y todas las fechas exactamente tal como están escritos; añade el código de solicitud como comentario después de mostrarme el cambio y obtener mi confirmación. TAG [request code]: añade el código de solicitud como comentario al fax recibido que te indique, después de mostrarme el cambio y obtener mi confirmación.
SEND: envíe el formulario y conserve su informe
Escriba SEND junto con el código de solicitud y elija el formulario en la ventana de carga de Fax.Plus. Compruebe el número dígito por dígito; un formulario con datos del cliente enviado a un número equivocado no se puede recuperar. Una vez enviado, el informe de confirmación registra la fecha y la hora, los números, las páginas y el resultado de la transmisión. No significa que el operador haya aceptado la solicitud. Guía: Enviar por fax un documento firmado explica el flujo de envío.
Enviar el formulario
Ayúdame a enviar por fax un documento a [carrier fax number] desde mi número de Fax.Plus. Elegiré el archivo en la ventana de carga de Fax.Plus. Muéstrame el número dígito por dígito, la línea de envío y el número de páginas, y espera mi confirmación antes de enviarlo. Después obtén el informe de confirmación e indícame si muestra éxito.
REPLY: lea el resultado y el motivo
Escriba REPLY. Resultado de ejemplo para una respuesta simulada: solicitud P-3091, el operador rechaza la solicitud porque el número de cuenta no coincide y pide un formulario corregido antes de una fecha indicada tal como aparece en la página. El asistente enumera el motivo y la fecha y no calcula ningún plazo por su cuenta. Esta acción es de solo lectura. Guía: Buscar y leer un fax recibido.
Leer la respuesta
Lee el último fax que he recibido del operador. Enumera el resultado, cualquier motivo de rechazo, cualquier número de referencia y todas las fechas exactamente como aparecen. Indica si algo no figura en la página. No cambies nada.
TAG: archive la respuesta en su solicitud
El asistente muestra qué fax modificaría y, tras su confirmación, escribe el código de solicitud en el comentario y luego lo vuelve a leer. Guía: Mantenga ordenada su bandeja de entrada de fax.
Etiquetar la respuesta
Añade el comentario [request code] al último fax que he recibido del operador. Muéstrame qué fax vas a modificar y espera mi confirmación; después, léelo de nuevo para confirmarlo.
STATUS: en qué punto se encuentra cada solicitud
Escriba STATUS para obtener un resumen de las últimas dos semanas: lo que ha enviado, con su estado, y qué solicitudes ya tienen una respuesta etiquetada. Guía: Comprobar la entrega de un fax.
Estado de las solicitudes
Muéstrame mis faxes enviados en los últimos 14 días con fecha, número de páginas y estado. Indica cuáles tienen un fax recibido etiquetado con el mismo código de solicitud en su comentario.
Guardar a los operadores como contactos
Un contacto para cada operador o proveedor evita tener que volver a escribir los números y previene errores de tecleo. El asistente muestra lo que va a guardar y espera su confirmación. Guía: Gestionar contactos de fax.
Añadir un operador
Añade un contacto llamado [carrier or provider name] con el número de fax [fax number]. Muéstrame lo que vas a guardar y espera mi confirmación.
Conéctelo: Jira
Si tiene el conector de Jira activado en el mismo chat, el asistente puede abrir un ticket por cada respuesta del operador. Le muestra el cambio y espera su confirmación. Que esto funcione depende de su cliente de IA y de ese conector.
Responder a un ticket
Lee la respuesta más reciente del operador para la solicitud [request code] y crea una incidencia de Jira en [project] con el código de solicitud, el resultado, cualquier motivo de rechazo y todas las fechas exactamente como aparecen. Muéstrame primero la incidencia y espera mi confirmación.
Manténgalo seguro
- Compruebe cada número dígito por dígito antes de confirmar. Un formulario con datos del cliente enviado a un número equivocado no se puede recuperar.
- Un informe de entrega registra la transmisión. No significa que el operador o proveedor haya aceptado o completado la solicitud.
- El asistente enumera las fechas y los motivos que aparecen en una página. Nunca calcula por usted un plazo ni un calendario normativo.
- Su asistente de IA lee los documentos de los clientes conforme a las condiciones de ese cliente de IA. Consulte la política de su empresa y las normas que le sean aplicables antes de usarlo, y no incluya números de cuenta ni números de identidad en los prompts.
- Los prompts que modifican sus registros o envían un fax piden al asistente que le muestre el cambio y espere su confirmación. Que su cliente también solicite aprobación depende de su configuración de permisos, así que mantenga las herramientas de Fax.Plus que envían o modifican datos en el ajuste que pregunta antes.
- Si una respuesta parece incorrecta, no dé por hecho que no ha pasado nada. Revise la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo.
- No incluya números de fax ni contenido de documentos en las capturas de pantalla ni en los resúmenes que comparta.
Guías relacionadas
Enviar por fax un documento firmado, comprobar la entrega de un fax, gestionar contactos de fax y buscar y leer un fax recibido cubren los pasos anteriores. Encontrará más prompts en Prompts de fax con IA y comprobaciones recurrentes en Automatización de fax con IA.
¿Algo no funciona? Consulte Solución de problemas de Fax.Plus MCP.
