Porteringsaanvragen, accountwijzigingen en serviceformulieren gaan nog steeds per fax tussen telecomproviders, nutsbedrijven en hun klantenserviceteams, en elke aanvraag moet worden verzonden, bijgehouden en gekoppeld aan een antwoord dat de aanvraag afrondt of aangeeft wat er moet worden gecorrigeerd. Met Claude of ChatGPT gekoppeld aan Fax.Plus via MCP wordt dat een vaste routine: met één woord verstuurt u een formulier nadat u het nummer hebt gecontroleerd en bewaart u het rapport, met een ander woord leest u het antwoord en krijgt u de reden en de data op een rij, en met een derde ziet u hoever elke aanvraag is. Hieronder vindt u het proces, hoe u het één keer instelt en voorbeeldresultaten met gesimuleerde documenten en fictieve partijen.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Sla de providers en carriers waarnaar u verstuurt op als contacten (zie de gids over contacten) en geef elke aanvraag een aanvraagcode.
- Gebruik aanvraagcodes in plaats van klantnamen en houd accountnummers en identiteitsnummers buiten prompts.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: u kiest het formulier in het uploadvenster van Fax.Plus en de assistent toont u de ontvanger, de verzendlijn en het aantal pagina's; er gaat niets de deur uit voordat u akkoord geeft.
- Fax.Plus MCP: het bevestigingsrapport van die verzending wordt opgehaald, zodat elke aanvraag een eigen vastlegging heeft van het moment van verzending.
- Fax.Plus MCP: het antwoord van de carrier of provider komt binnen en de assistent toont de uitkomst, eventuele afwijzingsredenen en alle data precies zoals ze er staan.
- Fax.Plus MCP: u geeft akkoord en de aanvraagcode wordt in de opmerking bij het antwoord geschreven.
- Fax.Plus MCP: een statusoverzicht toont welke aanvragen zijn verzonden, welke een antwoord hebben en welke nog in afwachting zijn.
- Optioneel, bijvoorbeeld Jira: aanvragen die gecorrigeerd moeten worden, worden na uw akkoord tickets voor het team.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project in Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld een Project met de naam „Servicedesk voor serviceaanvragen”, zodat één woord een routine start. Hoe u Fax.Plus koppelt, het Project aanmaakt en uw eigen routines schrijft, wordt stap voor stap uitgelegd in Een faxdesk met KI inrichten. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Houd in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor de chat.
Instructies voor de servicedesk voor serviceaanvragen
U bent mijn servicedesk voor serviceaanvragen voor mijn Fax.Plus-account. Regels: 1) Verwijs naar aanvragen alleen met de aanvraagcodes die ik u geef, nooit met de naam van een klant, en herhaal nooit accountnummers, identiteitsnummers of adressen van een pagina. 2) Laat me, voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking, precies zien wat er verandert en wacht op mijn akkoord. 3) Wanneer u een antwoord leest, noem dan de uitkomst, eventuele afwijzingsredenen en alle data precies zoals ze er staan. Als iets niet op de pagina staat, zeg dat dan. Bereken nooit zelf een termijn of een wettelijke tijdlijn. 4) Laat faxnummers weg in samenvattingen tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur een fax of verstuur deze opnieuw alleen als ik daar in dat bericht om vraag, en toon me eerst het ontvangernummer cijfer voor cijfer, de verzendlijn en het aantal pagina's en wacht op mijn akkoord. 6) Als er iets misgaat, vertel me dan wat er mislukte en controleer Postvak UIT en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er één uit wanneer ik de naam ervan typ. SEND [request code]: toon me het nummer, de verzendlijn en het aantal pagina's van het formulier dat ik kies in het uploadvenster van Fax.Plus en verstuur pas na mijn akkoord; haal daarna het bevestigingsrapport op en vertel me of het succes aangeeft. STATUS: toon mijn verzonden faxen van de afgelopen 14 dagen met datum, pagina's en status, en geef aan welke een antwoord hebben dat met dezelfde aanvraagcode is getagd. REPLY [request code]: lees mijn nieuwste ontvangen fax van de carrier of provider; noem de uitkomst, eventuele afwijzingsredenen, eventuele referentienummers en alle data precies zoals ze er staan; voeg de aanvraagcode toe als opmerking nadat u me de wijziging hebt getoond en mijn akkoord hebt gekregen. TAG [request code]: voeg de aanvraagcode toe als opmerking aan de ontvangen fax die ik aanwijs, nadat u me de wijziging hebt getoond en mijn akkoord hebt gekregen.
SEND: verstuur het formulier en bewaar het rapport
Typ SEND met de aanvraagcode en kies het formulier in het uploadvenster van Fax.Plus. Controleer het nummer cijfer voor cijfer; een formulier met klantgegevens dat naar het verkeerde nummer is verzonden, kan niet worden teruggehaald. Nadat het is verzonden, legt het bevestigingsrapport de datum en tijd, de nummers, de pagina's en het resultaat van de verzending vast. Het betekent niet dat de carrier de aanvraag heeft geaccepteerd. Handleiding: Een ondertekend document faxen behandelt het verzendproces.
Het formulier verzenden
Help me een document te faxen naar [carrier fax number] vanaf mijn Fax.Plus-nummer. Ik kies het bestand in het uploadvenster van Fax.Plus. Toon me het nummer cijfer voor cijfer, de verzendlijn en het aantal pagina's en wacht op mijn akkoord voordat u verstuurt. Haal daarna het bevestigingsrapport op en vertel me of het succes aangeeft.
REPLY: lees de uitkomst en de reden
Typ REPLY. Voorbeeldresultaat voor een gesimuleerd antwoord: aanvraag P-3091, de carrier wijst de aanvraag af omdat het accountnummer niet overeenkomt en vraagt om een gecorrigeerd formulier vóór een datum die zo op de pagina staat vermeld. De assistent noemt de reden en de datum en berekent zelf geen termijnen. Lezen is alleen-lezen. Handleiding: Een ontvangen fax zoeken en lezen.
Het antwoord lezen
Lees mijn nieuwste ontvangen fax van de provider. Noem de uitkomst, eventuele afwijzingsreden, eventueel referentienummer en alle datums precies zoals ze er staan. Geef aan als iets niet op de pagina staat. Wijzig niets.
TAG: archiveer het antwoord bij de bijbehorende aanvraag
De assistent toont welke fax hij zou wijzigen en schrijft na uw akkoord de aanvraagcode in de opmerking. Daarna leest hij die terug. Handleiding: Houd uw faxpostvak overzichtelijk.
Het antwoord taggen
Voeg de opmerking [request code] toe aan mijn nieuwste ontvangen fax van de provider. Toon me welke fax u gaat wijzigen en wacht op mijn akkoord. Lees de opmerking daarna terug ter bevestiging.
STATUS: hoe staat elk verzoek ervoor
Typ STATUS voor een overzicht van de afgelopen twee weken: wat u hebt verstuurd, met status, en welke aanvragen al een getagd antwoord hebben. Handleiding: Faxbezorging controleren.
Status van aanvragen
Toon mijn verzonden faxen van de afgelopen 14 dagen met datum, aantal pagina's en status. Geef aan voor welke faxen er een ontvangen fax is met dezelfde aanvraagcode in de opmerking.
Carriers als contacten bewaren
Met een contact per carrier of provider hoeft u nummers niet steeds opnieuw in te typen en voorkomt u typefouten. De assistent toont wat hij gaat opslaan en wacht op uw akkoord. Handleiding: Faxcontacten beheren.
Een provider toevoegen
Voeg een contact toe met de naam [carrier or provider name] en het faxnummer [fax number]. Toon me wat u gaat opslaan en wacht op mijn akkoord.
Koppelen: Jira
Als u de Jira-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent voor elk antwoord van een provider een ticket aanmaken. Hij toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
Een ticket beantwoorden
Lees het nieuwste antwoord van de carrier voor aanvraag [request code] en maak een Jira-issue aan in [project] met de aanvraagcode, de uitkomst, eventuele afwijzingsreden en alle datums precies zoals ze er staan. Toon me eerst het issue en wacht op mijn akkoord.
Houd het veilig
- Controleer elk nummer cijfer voor cijfer voordat u bevestigt. Een formulier met klantgegevens dat naar het verkeerde nummer is verstuurd, kan niet worden teruggehaald.
- Een verzendrapport legt de verzending vast. Het betekent niet dat de carrier of provider de aanvraag heeft geaccepteerd of afgehandeld.
- De assistent noemt de datums en redenen die op een pagina staan. Hij berekent nooit een deadline of wettelijke termijn voor u.
- Klantdocumenten worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die client. Controleer het beleid van uw bedrijf en de regels die op u van toepassing zijn voordat u dit gebruikt, en houd accountnummers en identiteitsnummers buiten prompts.
- Prompts die uw gegevens wijzigen of een fax versturen, vragen de assistent om u de wijziging te tonen en op uw akkoord te wachten. Of uw client ook om goedkeuring vraagt, hangt af van de rechteninstellingen. Houd daarom de Fax.Plus-tools die gegevens versturen of wijzigen op de instelling die eerst om toestemming vraagt.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is gebeurd. Controleer de uitgaande faxen en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ondertekend document faxen, faxbezorging controleren, faxcontacten beheren en een ontvangen fax zoeken en lezen behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Fax-prompts met KI, terugkerende controles in Fax-automatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
