Os pedidos de portabilidade, as alterações de conta e os formulários de serviço continuam a circular por fax entre operadores de telecomunicações, empresas de serviços públicos e as respetivas equipas de apoio ao cliente, e cada pedido tem de ser enviado, acompanhado e associado a uma resposta que o conclui ou indica o que corrigir. Com Claude ou ChatGPT ligado ao Fax.Plus através de MCP, isto passa a ser uma rotina: uma palavra envia um formulário depois de verificar o número e guarda o respetivo relatório, outra lê a resposta e lista o motivo e as datas, e uma terceira mostra o ponto de situação de cada pedido. Abaixo encontra o processo, como o configurar uma só vez e exemplos de resultados com documentos simulados e partes fictícias.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Guarde como contactos os operadores e fornecedores a quem envia (consulte o guia de contactos) e atribua um código de pedido a cada pedido.
- Use códigos de pedido, não nomes de clientes, e não inclua números de conta nem números de identificação nos prompts.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- Fax.Plus MCP: escolhe o formulário na janela de carregamento do Fax.Plus e o assistente mostra o destinatário, a linha de envio e o número de páginas; nada é enviado até aprovar.
- Fax.Plus MCP: o relatório de confirmação dessa transmissão é recolhido, para que cada pedido tenha o seu próprio registo de quando foi enviado.
- Fax.Plus MCP: chega a resposta do operador ou fornecedor e o assistente lista o resultado, qualquer motivo de rejeição e todas as datas exatamente como estão escritos.
- Fax.Plus MCP: aprova e o código do pedido é escrito no comentário da resposta.
- Fax.Plus MCP: uma vista de estado mostra quais os pedidos enviados, quais já têm resposta e quais ainda estão em espera.
- Opcional, por exemplo Jira: os pedidos que precisam de correção passam a ser tickets para a equipa, após o seu OK.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto do Claude ou do ChatGPT, por exemplo um chamado „Balcão de pedidos de serviço“, para que uma só palavra inicie uma rotina. Ligar o Fax.Plus, criar o Projeto e escrever as suas próprias rotinas é explicado passo a passo em Configurar um balcão de fax com IA. No ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. No Claude, mantenha o conector Fax.Plus ativado durante o chat.
Instruções do balcão de pedidos de serviço
É o meu balcão de pedidos de serviço para a minha conta Fax.Plus. Regras: 1) Refira-se aos pedidos apenas pelos códigos de pedido que lhe indico, nunca pelo nome do cliente, e nunca repita números de conta, números de identificação ou moradas de uma página. 2) Antes de alterar seja o que for, como um comentário, mostre-me exatamente o que vai mudar e aguarde o meu OK. 3) Ao ler uma resposta, liste o resultado, qualquer motivo de rejeição e todas as datas exatamente como estão escritos. Se algo não constar da página, diga-o. Nunca calcule por si um prazo nem um calendário regulamentar. 4) Omita os números de fax nos resumos, a menos que eu os peça. 5) Envie ou reenvie um fax apenas quando eu o pedir nessa mensagem e mostre-me primeiro o número do destinatário dígito a dígito, a linha de envio e o número de páginas e aguarde o meu OK. 6) Se algo falhar, diga-me o que falhou e verifique a caixa de saída e os fax enviados antes de tentar de novo. Rotinas, execute uma quando eu escrever o respetivo nome. SEND [request code]: mostre-me o número, a linha de envio e o número de páginas do formulário que escolho na janela de carregamento do Fax.Plus e envie só depois do meu OK; depois obtenha o relatório de confirmação e diga-me se indica sucesso. STATUS: liste os meus fax enviados nos últimos 14 dias com data, páginas e estado, e indique quais têm uma resposta etiquetada com o mesmo código de pedido. REPLY [request code]: leia o meu fax recebido mais recente do operador ou fornecedor; liste o resultado, qualquer motivo de rejeição, qualquer número de referência e todas as datas exatamente como estão escritos; adicione o código do pedido como comentário depois de me mostrar a alteração e de obter o meu OK. TAG [request code]: adicione o código do pedido como comentário ao fax recebido que eu indicar, depois de me mostrar a alteração e de obter o meu OK.
SEND: envie o formulário e guarde o respetivo relatório
Escreva SEND com o código do pedido e escolha o formulário na janela de carregamento do Fax.Plus. Verifique o número dígito a dígito; um formulário com dados de clientes enviado para o número errado não pode ser recuperado. Depois de enviado, o relatório de confirmação regista a data e a hora, os números, as páginas e o resultado da transmissão. Isso não significa que o operador aceitou o pedido. Guia: Enviar por fax um documento assinado descreve o fluxo de envio.
Enviar o formulário
Ajude-me a enviar por fax um documento para [carrier fax number] a partir do meu número Fax.Plus. Vou escolher o ficheiro na janela de carregamento do Fax.Plus. Mostre-me o número dígito a dígito, a linha de envio e o número de páginas e aguarde o meu OK antes de enviar. Depois obtenha o relatório de confirmação e diga-me se indica sucesso.
REPLY: leia o resultado e o motivo
Escreva REPLY. Exemplo de resultado para uma resposta simulada: pedido P-3091, o operador rejeita o pedido porque o número de conta não corresponde e solicita um formulário corrigido até uma data indicada tal como consta na página. O assistente lista o motivo e a data e não calcula nenhum prazo por conta própria. A leitura é apenas de consulta. Guia: Encontrar e ler um fax recebido.
Ler a resposta
Leia o fax mais recente que recebi do operador. Indique o resultado, qualquer motivo de rejeição, qualquer número de referência e todas as datas exatamente como estão escritas. Diga-me se algo não constar da página. Não altere nada.
TAG: arquive a resposta no respetivo pedido
O assistente mostra qual o fax que iria alterar e, depois de dar o seu OK, escreve o código do pedido no comentário e volta a lê-lo. Guia: Manter a sua caixa de entrada de fax organizada.
Etiquetar a resposta
Adicione o comentário [request code] ao fax mais recente que recebi do operador. Mostre-me qual o fax que vai alterar e aguarde o meu OK; depois, volte a lê-lo para confirmar.
STATUS: em que ponto está cada pedido
Escreva STATUS para obter uma visão geral das últimas duas semanas: o que enviou, com o estado, e quais os pedidos que já têm uma resposta etiquetada. Guia: Verificar a entrega de fax.
Estado dos pedidos
Mostre os meus fax enviados nos últimos 14 dias com data, número de páginas e estado. Indique quais deles têm um fax recebido etiquetado com o mesmo código de pedido no comentário.
Manter os operadores como contactos
Ter um contacto para cada operador ou fornecedor evita voltar a escrever números e erros de digitação. O assistente mostra o que vai guardar e aguarda o seu OK. Guia: Gerir contactos de fax.
Adicionar um operador
Adicione um contacto com o nome [carrier or provider name] e o número de fax [fax number]. Mostre-me o que vai guardar e aguarde o meu OK.
Ligar: Jira
Se tiver o conector do Jira ativado no mesmo chat, o assistente pode abrir um ticket para cada resposta de um operador. Mostra-lhe a alteração e aguarda o seu OK. O funcionamento disto depende do seu cliente de IA e desse conector.
Responder a um ticket
Leia a resposta mais recente do operador para o pedido [request code] e crie um item no Jira em [project] com o código do pedido, o resultado, qualquer motivo de rejeição e todas as datas exatamente como estão escritas. Mostre-me primeiro o item e aguarde o meu OK.
Mantenha-o seguro
- Verifique cada número dígito a dígito antes de confirmar. Um formulário com dados de clientes enviado para o número errado não pode ser recuperado.
- Um relatório de entrega regista a transmissão. Não significa que o operador ou fornecedor tenha aceitado ou concluído o pedido.
- O assistente lista as datas e os motivos que constam de uma página. Nunca calcula um prazo nem um calendário regulamentar por si.
- Os documentos de clientes são lidos pelo seu assistente de IA ao abrigo dos termos desse cliente. Verifique a política da sua empresa e as regras que lhe são aplicáveis antes de o utilizar e mantenha números de conta e números de identificação fora dos prompts.
- Os prompts que alteram os seus registos ou enviam um fax pedem ao assistente que lhe mostre a alteração e aguarde o seu OK. Se o seu cliente também pede aprovação depende das respetivas definições de permissões, por isso mantenha as ferramentas do Fax.Plus que enviam ou alteram dados na definição que pergunta primeiro.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada aconteceu. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentar novamente.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Enviar por fax um documento assinado, verificar a entrega de fax, gerir contactos de fax e encontrar e ler um fax recebido abrangem os passos acima. Encontra mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
