Le richieste di portabilità, le variazioni di account e i moduli di servizio continuano a circolare via fax tra operatori di telecomunicazioni, aziende di servizi pubblici e i rispettivi team di assistenza clienti. Ogni richiesta deve essere inviata, tracciata e abbinata a una risposta che la completa oppure indica cosa correggere. Con Claude o ChatGPT collegati a Fax.Plus tramite MCP, tutto diventa una routine: una parola invia un modulo dopo che hai controllato il numero e ne conserva il rapporto, un'altra legge la risposta ed elenca il motivo e le date, e una terza mostra a che punto è ogni richiesta. Di seguito trovi il processo, come configurarlo una sola volta ed esempi di risultati con documenti simulati e parti fittizie.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA.
- Salva come contatti gli operatori e i fornitori a cui invii le richieste (vedi la guida ai contatti) e assegna a ogni richiesta un codice richiesta.
- Usa i codici richiesta anziché i nomi dei clienti e non inserire nei prompt numeri di account o numeri di documenti di identità.
Non hai ancora effettuato il collegamento? Inizia dall'hub di configurazione di Fax.Plus MCP.
Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- Fax.Plus MCP: scegli il modulo nella finestra di caricamento di Fax.Plus e l'assistente ti mostra il destinatario, la linea di invio e il numero di pagine; non parte nulla finché non dai la tua approvazione.
- Fax.Plus MCP: viene raccolto il rapporto di conferma di quella trasmissione, così ogni richiesta ha un proprio registro con la data di invio.
- Fax.Plus MCP: arriva la risposta dell'operatore o del fornitore e l'assistente elenca l'esito, l'eventuale motivo di rifiuto e tutte le date esattamente come sono scritti.
- Fax.Plus MCP: dai la tua approvazione e il codice richiesta viene scritto nel commento della risposta.
- Fax.Plus MCP: una vista di stato mostra quali richieste sono state inviate, quali hanno ricevuto risposta e quali sono ancora in attesa.
- Facoltativo, ad esempio Jira: le richieste che necessitano di una correzione diventano ticket per il team, dopo la tua conferma.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni qui sotto in un Progetto di Claude o ChatGPT, ad esempio chiamato "Desk richieste di servizio", così una sola parola avvia una routine. Il collegamento di Fax.Plus, la creazione del Progetto e la scrittura delle tue routine sono spiegati passo per passo in Configurare un desk fax con l'IA. In ChatGPT, digita @FaxPlus insieme alla parola di ogni routine, ad esempio "@FaxPlus MORNING". In Claude, lascia attivo il connettore Fax.Plus per tutta la chat.
Istruzioni per il desk richieste di servizio
Sei il mio desk per le richieste di servizio per il mio account Fax.Plus. Regole: 1) Fai riferimento alle richieste solo tramite i codici richiesta che ti fornisco, mai tramite il nome del cliente, e non ripetere mai numeri di account, numeri di documenti di identità o indirizzi presenti in una pagina. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, ad esempio un commento, mostrami esattamente cosa cambierà e attendi la mia conferma. 3) Quando leggi una risposta, elenca l'esito, l'eventuale motivo di rifiuto e tutte le date esattamente come sono scritti. Se un'informazione non è presente nella pagina, dillo. Non calcolare mai da solo una scadenza o una tempistica normativa. 4) Ometti i numeri di fax nei riepiloghi, a meno che non li richieda. 5) Invia o reinvia un fax solo quando te lo chiedo in quel messaggio e mostrami prima il numero del destinatario cifra per cifra, la linea di invio e il numero di pagine, poi attendi la mia conferma. 6) Se qualcosa non va a buon fine, dimmi cosa è fallito e controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare. Routine, da eseguire quando digito il relativo nome. SEND [request code]: mostrami il numero, la linea di invio e il numero di pagine del modulo che scelgo nella finestra di caricamento di Fax.Plus e invia solo dopo la mia conferma; poi recupera il rapporto di conferma e dimmi se indica un esito positivo. STATUS: elenca i miei fax inviati negli ultimi 14 giorni con data, pagine e stato e indica quali hanno una risposta contrassegnata con lo stesso codice richiesta. REPLY [request code]: leggi il fax più recente che ho ricevuto dall'operatore o dal fornitore; elenca l'esito, l'eventuale motivo di rifiuto, l'eventuale numero di riferimento e tutte le date esattamente come sono scritti; aggiungi il codice richiesta come commento dopo avermi mostrato la modifica e aver ottenuto la mia conferma. TAG [request code]: aggiungi il codice richiesta come commento al fax ricevuto che indico, dopo avermi mostrato la modifica e aver ottenuto la mia conferma.
SEND: invia il modulo e conserva il relativo rapporto
Digita SEND insieme al codice richiesta e scegli il modulo nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Controlla il numero cifra per cifra: un modulo con dati del cliente inviato al numero sbagliato non può essere richiamato. Dopo l'invio, il rapporto di conferma registra data e ora, i numeri, le pagine e il risultato della trasmissione. Non significa che l'operatore abbia accettato la richiesta. Guida: Inviare un documento firmato via fax descrive il flusso di invio.
Inviare il modulo
Aiutami a inviare via fax un documento a [carrier fax number] dal mio numero Fax.Plus. Sceglierò il file nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Mostrami il numero cifra per cifra, la linea di invio e il numero di pagine e attendi la mia conferma prima di inviare. Poi recupera il rapporto di conferma e dimmi se indica un esito positivo.
REPLY: leggi l'esito e il motivo
Digita REPLY. Esempio di risultato per una risposta simulata: richiesta P-3091, l'operatore rifiuta la richiesta perché il numero di account non corrisponde e chiede un modulo corretto entro una data riportata così come appare nella pagina. L'assistente elenca il motivo e la data e non calcola alcuna tempistica per conto proprio. Questa operazione è di sola lettura. Guida: Trovare e leggere un fax ricevuto.
Leggere la risposta
Leggi il fax più recente ricevuto dall'operatore. Elenca l'esito, l'eventuale motivo del rifiuto, l'eventuale numero di riferimento e tutte le date esattamente come sono scritte. Se qualcosa non è presente nella pagina, dillo. Non modificare nulla.
TAG: archivia la risposta con la sua richiesta
L'assistente mostra quale fax modificherebbe e, dopo il tuo OK, scrive il codice richiesta nel commento, poi lo rilegge per verifica. Guida: Mantenere in ordine la posta in arrivo dei fax.
Taggare la risposta
Aggiungi il commento [request code] al fax più recente ricevuto dall'operatore. Mostrami quale fax modificherai e attendi il mio OK, poi rileggilo per confermare.
STATUS: a che punto è ogni richiesta
Digita STATUS per una panoramica delle ultime due settimane: che cosa hai inviato, con il relativo stato, e quali richieste hanno già una risposta con tag. Guida: Verificare la consegna dei fax.
Stato delle richieste
Mostrami i miei fax inviati negli ultimi 14 giorni con data, numero di pagine e stato. Indica quali di essi hanno un fax ricevuto con lo stesso codice richiesta nel commento.
Tenere gli operatori come contatti
Un contatto per ogni operatore o fornitore evita di digitare di nuovo i numeri e riduce gli errori di battitura. L'assistente mostra ciò che salverà e attende il tuo OK. Guida: Gestire i contatti fax.
Aggiungere un operatore
Aggiungi un contatto di nome [carrier or provider name] con il numero di fax [fax number]. Mostrami ciò che salverai e attendi il mio OK.
Collegamento: Jira
Se nella stessa chat hai attivato il connettore Jira, l'assistente può aprire un ticket per ogni risposta dell'operatore. Ti mostra la modifica e attende il tuo OK. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Rispondere a un ticket
Leggi la risposta più recente dell'operatore per la richiesta [request code] e crea un ticket Jira in [project] con il codice richiesta, l'esito, l'eventuale motivo del rifiuto e tutte le date esattamente come sono scritte. Mostrami prima il ticket e attendi il mio OK.
Usala in sicurezza
- Controlla ogni numero cifra per cifra prima di confermare. Un modulo con i dati del cliente inviato al numero sbagliato non può essere richiamato.
- Un rapporto di consegna registra la trasmissione. Non significa che l'operatore o il fornitore abbia accettato o completato la richiesta.
- L'assistente elenca le date e i motivi presenti in una pagina. Non calcola mai una scadenza o una tempistica normativa al posto tuo.
- I documenti dei clienti vengono letti dal tuo assistente IA secondo i termini di quel client. Prima di usarlo, verifica la policy della tua azienda e le norme che ti riguardano, e non inserire nei prompt numeri di account o numeri di documenti di identità.
- I prompt che modificano i tuoi dati o inviano un fax chiedono all'assistente di mostrarti la modifica e attendere il tuo OK. Se anche il tuo client richieda un'approvazione dipende dalle sue impostazioni dei permessi: mantieni quindi gli strumenti di Fax.Plus che inviano o modificano dati sull'impostazione che chiede prima conferma.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia successo nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
Inviare un documento firmato via fax, verificare la consegna dei fax, gestire i contatti fax e trovare e leggere un fax ricevuto trattano i passaggi descritti sopra. Altri prompt sono disponibili in Prompt per fax con IA, i controlli ricorrenti in Automazione dei fax con IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
