Portierungsanfragen, Kontoänderungen und Serviceformulare gehen zwischen Telekommunikationsanbietern, Versorgungsunternehmen und deren Kundenservice-Teams noch immer per Fax hin und her. Jede Anfrage muss gesendet, nachverfolgt und einer Antwort zugeordnet werden, die sie entweder abschließt oder mitteilt, was zu korrigieren ist. Mit Claude oder ChatGPT, verbunden über MCP mit Fax.Plus, wird daraus eine feste Routine: Ein Wort sendet ein Formular, nachdem Sie die Nummer geprüft haben, und bewahrt den zugehörigen Bericht auf; ein weiteres liest die Antwort und listet den Grund und die Datumsangaben auf; ein drittes zeigt, wie es um jede Anfrage steht. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und Beispielergebnisse mit simulierten Dokumenten und fiktiven Parteien.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Speichern Sie die Anbieter, an die Sie senden, als Kontakte (siehe Kontakte-Anleitung) und geben Sie jeder Anfrage einen Anfragecode.
- Verwenden Sie Anfragecodes statt Kundennamen und lassen Sie Kontonummern und Ausweisnummern aus den Prompts heraus.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Sie wählen das Formular im Fax.Plus-Upload-Fenster aus, und der Assistent zeigt Ihnen den Empfänger, die Sendeleitung und die Seitenzahl; nichts wird gesendet, bevor Sie zustimmen.
- Fax.Plus MCP: Der Bestätigungsbericht für diese Übertragung wird abgerufen, sodass jede Anfrage einen eigenen Nachweis darüber hat, wann sie gesendet wurde.
- Fax.Plus MCP: Die Antwort des Anbieters trifft ein, und der Assistent listet das Ergebnis, einen etwaigen Ablehnungsgrund und alle Datumsangaben genau so auf, wie sie geschrieben stehen.
- Fax.Plus MCP: Sie stimmen zu, und der Anfragecode wird in den Kommentar der Antwort geschrieben.
- Fax.Plus MCP: Eine Statusansicht zeigt, welche Anfragen gesendet wurden, zu welchen eine Antwort vorliegt und welche noch offen sind.
- Optional, zum Beispiel Jira: Anfragen, die korrigiert werden müssen, werden nach Ihrer Zustimmung zu Tickets für das Team.
Einmalig einrichten
Bewahren Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt auf, zum Beispiel mit dem Namen „Service request desk“, sodass ein einziges Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Fax-Desk mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT bei jedem Routinewort @FaxPlus mit ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat eingeschaltet.
Anweisungen für den Fax-Desk für Serviceanfragen
Du bist mein Fax-Desk für Serviceanfragen für mein Fax.Plus-Konto. Regeln: 1) Beziehe dich auf Anfragen nur über die Anfragecodes, die ich dir gebe, niemals über Kundennamen, und wiederhole niemals Kontonummern, Ausweisnummern oder Adressen von einer Seite. 2) Bevor du etwas änderst, zum Beispiel einen Kommentar, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf mein OK. 3) Wenn du eine Antwort liest, liste das Ergebnis, einen etwaigen Ablehnungsgrund und alle Datumsangaben genau so auf, wie sie geschrieben stehen. Wenn etwas nicht auf der Seite steht, sage das. Berechne niemals selbst eine Frist oder einen regulatorischen Zeitplan. 4) Lasse Faxnummern in Zusammenfassungen weg, sofern ich nicht danach frage. 5) Sende oder sende erneut ein Fax nur, wenn ich es in dieser Nachricht verlange, und zeige mir zuerst die Empfängernummer Ziffer für Ziffer, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte auf mein OK. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor du es erneut versuchst. Routinen: Führe eine Routine aus, wenn ich ihren Namen eingebe. SEND [request code]: zeige mir die Nummer, die Sendeleitung und die Seitenzahl für das Formular, das ich im Fax.Plus-Upload-Fenster auswähle, und sende erst nach meinem OK; hole dann den Bestätigungsbericht und sage mir, ob er einen Erfolg zeigt. STATUS: liste meine gesendeten Faxe der letzten 14 Tage mit Datum, Seitenzahl und Status auf und sage, zu welchen eine Antwort vorliegt, die mit demselben Anfragecode markiert ist. REPLY [request code]: lies mein neuestes empfangenes Fax des Anbieters; liste das Ergebnis, einen etwaigen Ablehnungsgrund, eine etwaige Referenznummer und alle Datumsangaben genau so auf, wie sie geschrieben stehen; füge den Anfragecode als Kommentar hinzu, nachdem du mir die Änderung gezeigt und mein OK erhalten hast. TAG [request code]: füge den Anfragecode als Kommentar zu dem empfangenen Fax hinzu, auf das ich verweise, nachdem du mir die Änderung gezeigt und mein OK erhalten hast.
SEND: Das Formular senden und den Bericht aufbewahren
Geben Sie SEND mit dem Anfragecode ein und wählen Sie das Formular im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Prüfen Sie die Nummer Ziffer für Ziffer; ein Formular mit Kundendaten, das an die falsche Nummer gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen. Nach dem Senden hält der Bestätigungsbericht Datum und Uhrzeit, die Nummern, die Seitenzahl und das Ergebnis der Übertragung fest. Er bedeutet nicht, dass der Anbieter die Anfrage angenommen hat. Anleitung: Ein unterschriebenes Dokument faxen behandelt den Sendevorgang.
Das Formular senden
Hilf mir, ein Dokument von meiner Fax.Plus-Nummer an [carrier fax number] zu faxen. Ich wähle die Datei im Fax.Plus-Upload-Fenster aus. Zeige mir die Nummer Ziffer für Ziffer, die Sendeleitung und die Seitenzahl und warte auf mein OK, bevor du sendest. Hole dann den Bestätigungsbericht und sage mir, ob er einen Erfolg zeigt.
REPLY: Das Ergebnis und den Grund lesen
Geben Sie REPLY ein. Beispielergebnis für eine simulierte Antwort: Anfrage P-3091 – der Anbieter lehnt die Anfrage ab, weil die Kontonummer nicht übereinstimmt, und fordert bis zu einem Datum, das wie auf der Seite angegeben aufgeführt wird, ein korrigiertes Formular an. Der Assistent listet den Grund und das Datum auf und erstellt keinen eigenen Zeitplan. Beim Lesen wird nichts geändert. Anleitung: Empfangenes Fax finden und lesen.
Antwort lesen
Lies mein neuestes empfangenes Fax vom Anbieter. Liste das Ergebnis, einen etwaigen Ablehnungsgrund, eine etwaige Referenznummer und jedes Datum genau so auf, wie es dort steht. Sag Bescheid, wenn etwas nicht auf der Seite steht. Ändere nichts.
TAG: Antwort der passenden Anfrage zuordnen
Der Assistent zeigt, welches Fax er ändern würde, schreibt nach Ihrem OK den Anfragecode in den Kommentar und liest ihn anschließend zur Kontrolle wieder vor. Anleitung: Ihren Fax-Posteingang übersichtlich halten.
Antwort mit Tag versehen
Füge meinem neuesten empfangenen Fax vom Anbieter den Kommentar [request code] hinzu. Zeig mir, welches Fax du ändern wirst, und warte auf mein OK. Lies den Kommentar danach zur Bestätigung wieder vor.
STATUS: Wo steht jede Anfrage?
Geben Sie STATUS ein, um eine Übersicht der letzten zwei Wochen zu erhalten: was Sie gesendet haben, mit Status, und für welche Anfragen bereits eine mit Tag versehene Antwort vorliegt. Anleitung: Faxzustellung prüfen.
Anfragestatus
Zeig mir meine gesendeten Faxe der letzten 14 Tage mit Datum, Seitenanzahl und Status. Sag, zu welchen davon ein empfangenes Fax vorliegt, das denselben Anfragecode im Kommentar trägt.
Anbieter als Kontakte pflegen
Ein Kontakt für jeden Anbieter erspart das erneute Eintippen von Nummern und vermeidet Tippfehler. Der Assistent zeigt, was er speichern wird, und wartet auf Ihr OK. Anleitung: Fax-Kontakte verwalten.
Anbieter hinzufügen
Füge einen Kontakt mit dem Namen [carrier or provider name] und der Faxnummer [fax number] hinzu. Zeig mir, was du speichern wirst, und warte auf mein OK.
Verbinden: Jira
Wenn der Jira-Connector im selben Chat aktiviert ist, kann der Assistent für jede Anbieterantwort ein Ticket eröffnen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihr OK. Ob das funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Ticket zu einer Antwort erstellen
Lies die neueste Antwort des Anbieters zur Anfrage [request code] und erstelle in [project] ein Jira-Ticket mit dem Anfragecode, dem Ergebnis, einem etwaigen Ablehnungsgrund und jedem Datum genau so, wie es dort steht. Zeig mir das Ticket zuerst und warte auf mein OK.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Prüfen Sie jede Nummer Ziffer für Ziffer, bevor Sie bestätigen. Ein Formular mit Kundendaten, das an die falsche Nummer gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen.
- Ein Sendebericht dokumentiert die Übertragung. Er bedeutet nicht, dass der Anbieter die Anfrage angenommen oder abgeschlossen hat.
- Der Assistent listet die Datumsangaben und Gründe auf, die auf einer Seite stehen. Er berechnet für Sie niemals eine Frist oder einen regulatorischen Zeitplan.
- Kundendokumente werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Bedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie vor der Nutzung die Richtlinie Ihres Unternehmens und die für Sie geltenden Vorschriften, und lassen Sie Konto- und Ausweisnummern aus Prompts heraus.
- Prompts, die Ihre Daten ändern oder ein Fax senden, weisen den Assistenten an, Ihnen die Änderung zu zeigen und auf Ihr OK zu warten. Ob Ihr Client zusätzlich eine Freigabe verlangt, hängt von dessen Berechtigungseinstellungen ab. Belassen Sie daher die Fax.Plus-Tools, die Daten senden oder ändern, auf der Einstellung, die zuerst nachfragt.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts passiert ist. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie es erneut versuchen.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Die Anleitungen Unterschriebenes Dokument faxen, Faxzustellung prüfen, Fax-Kontakte verwalten und Empfangenes Fax finden und lesen behandeln die oben genannten Schritte. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
