Les demandes de portabilité, les modifications de compte et les formulaires de service continuent de circuler par fax entre les opérateurs télécoms, les fournisseurs d'énergie ou d'eau et leurs équipes du service client. Chaque demande doit être envoyée, suivie et rapprochée d'une réponse qui la valide ou indique ce qu'il faut corriger. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, tout devient routinier : un mot envoie un formulaire après vérification du numéro et conserve son rapport, un autre lit la réponse et en liste le motif et les dates, et un troisième indique où en est chaque demande. Vous trouverez ci-dessous le processus, la configuration à effectuer une seule fois, ainsi que des exemples de résultats avec des documents simulés et des parties fictives.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Enregistrez comme contacts les opérateurs et les fournisseurs auxquels vous écrivez (voir le guide des contacts) et attribuez un code de demande à chaque demande.
- Utilisez des codes de demande plutôt que des noms de clients, et n'indiquez ni numéros de compte ni numéros d'identité dans vos prompts.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- Fax.Plus MCP : vous choisissez le formulaire dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus, et l'assistant vous indique le destinataire, la ligne d'envoi et le nombre de pages ; rien n'est envoyé sans votre validation.
- Fax.Plus MCP : le rapport de confirmation de cette transmission est récupéré, de sorte que chaque demande dispose de son propre enregistrement de la date d'envoi.
- Fax.Plus MCP : la réponse de l'opérateur ou du fournisseur arrive, et l'assistant en liste le résultat, les éventuels motifs de rejet et toutes les dates tels qu'ils sont écrits.
- Fax.Plus MCP : vous donnez votre accord, et le code de demande est inscrit dans le commentaire de la réponse.
- Fax.Plus MCP : une vue de suivi indique quelles demandes ont été envoyées, lesquelles ont reçu une réponse et lesquelles sont encore en attente.
- Optionnel, par exemple Jira : les demandes nécessitant une correction deviennent des tickets pour l'équipe, après votre accord.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Project Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Service request desk », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Project et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un bureau de fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avant chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions du bureau des demandes de service
Vous êtes mon assistant de gestion des demandes de service pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Désignez les demandes uniquement par les codes de demande que je vous donne, jamais par le nom du client, et ne répétez jamais les numéros de compte, les numéros d'identité ou les adresses figurant sur une page. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, par exemple un commentaire, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Lorsque vous lisez une réponse, indiquez le résultat, tout motif de rejet et toutes les dates exactement tels qu'ils sont écrits. Si une information ne figure pas sur la page, dites-le. Ne calculez jamais vous-même un délai ni un calendrier réglementaire. 4) N'indiquez pas les numéros de fax dans les résumés, sauf si je le demande. 5) N'envoyez ou ne renvoyez un fax que si je le demande dans ce message, et montrez-moi d'abord le numéro du destinataire chiffre par chiffre, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord. 6) En cas d'échec, dites-moi ce qui a échoué et vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer. Routines : exécutez-en une lorsque je tape son nom. SEND [request code] : montrez-moi le numéro, la ligne d'envoi et le nombre de pages du formulaire que je choisis dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus, et n'envoyez qu'après mon accord ; récupérez ensuite le rapport de confirmation et dites-moi s'il indique un succès. STATUS : listez mes fax envoyés au cours des 14 derniers jours avec la date, le nombre de pages et le statut, et indiquez lesquels ont une réponse associée au même code de demande. REPLY [request code] : lisez le dernier fax reçu de l'opérateur ou du fournisseur ; indiquez le résultat, tout motif de rejet, tout numéro de référence et toutes les dates exactement tels qu'ils sont écrits ; ajoutez le code de demande en commentaire après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord. TAG [request code] : ajoutez le code de demande en commentaire au fax reçu que je vous indique, après m'avoir montré la modification et obtenu mon accord.
SEND : envoyer le formulaire et conserver son rapport
Tapez SEND suivi du code de demande, puis choisissez le formulaire dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. Vérifiez le numéro chiffre par chiffre : un formulaire contenant des données client envoyé au mauvais numéro ne peut pas être rappelé. Une fois l'envoi effectué, le rapport de confirmation consigne la date et l'heure, les numéros, le nombre de pages et le résultat de la transmission. Il ne signifie pas que l'opérateur a accepté la demande. Guide : Faxer un document signé décrit le processus d'envoi.
Envoyer le formulaire
Aidez-moi à faxer un document au [carrier fax number] depuis mon numéro Fax.Plus. Je choisirai le fichier dans la fenêtre de téléversement de Fax.Plus. Montrez-moi le numéro chiffre par chiffre, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord avant l'envoi. Récupérez ensuite le rapport de confirmation et dites-moi s'il indique un succès.
REPLY : lire le résultat et le motif
Saisissez REPLY. Exemple de résultat pour une réponse simulée : pour la demande P-3091, l'opérateur rejette la demande car le numéro de compte ne correspond pas et réclame un formulaire corrigé avant une date indiquée telle qu'elle figure sur la page. L'assistant liste le motif et la date, sans établir de calendrier de sa propre initiative. Cette opération est en lecture seule. Guide : Rechercher et lire un fax reçu.
Lire la réponse
Lisez mon fax reçu le plus récent de l'opérateur. Indiquez le résultat, l'éventuel motif de rejet, l'éventuel numéro de référence et toutes les dates exactement telles qu'elles sont écrites. Précisez-le si un élément ne figure pas sur la page. Ne modifiez rien.
TAG : classer la réponse avec sa demande
L'assistant indique quel fax il modifierait, puis inscrit le code de la demande dans le commentaire après votre accord, et le relit pour vérifier. Guide : Garder une boîte de réception de fax bien rangée.
Taguer la réponse
Ajoutez le commentaire [request code] à mon fax reçu le plus récent de l'opérateur. Montrez-moi quel fax vous allez modifier et attendez mon accord, puis relisez-le pour confirmer.
STATUS : où en est chaque demande
Saisissez STATUS pour obtenir une vue d'ensemble des deux dernières semaines : ce que vous avez envoyé, avec le statut, et les demandes qui ont déjà une réponse taguée. Guide : Vérifier la remise d'un fax.
Statut des demandes
Affichez mes fax envoyés au cours des 14 derniers jours avec la date, le nombre de pages et le statut. Indiquez lesquels ont un fax reçu dont le commentaire contient le même code de demande.
Enregistrer les opérateurs comme contacts
Un contact par opérateur ou fournisseur évite de ressaisir les numéros et limite les erreurs de frappe. L'assistant indique ce qu'il va enregistrer et attend votre accord. Guide : Gérer les contacts fax.
Ajouter un opérateur
Ajoutez un contact nommé [carrier or provider name] avec le numéro de fax [fax number]. Montrez-moi ce que vous allez enregistrer et attendez mon accord.
Connexion à un autre outil : Jira
Si le connecteur Jira est activé dans la même conversation, l'assistant peut ouvrir un ticket pour chaque réponse d'un opérateur. Il vous présente la modification et attend votre accord. Le fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Répondre à un ticket
Lisez la réponse la plus récente de l'opérateur pour la demande [request code] et créez un ticket Jira dans [project] avec le code de la demande, le résultat, l'éventuel motif de rejet et toutes les dates exactement telles qu'elles sont écrites. Montrez-moi d'abord le ticket et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- Vérifiez chaque numéro chiffre par chiffre avant de confirmer. Un formulaire contenant des informations client envoyé au mauvais numéro ne peut pas être récupéré.
- Un rapport de remise atteste la transmission. Il ne signifie pas que l'opérateur ou le fournisseur a accepté ou traité la demande.
- L'assistant liste les dates et les motifs figurant sur une page. Il ne calcule jamais de délai ni d'échéance réglementaire à votre place.
- Les documents clients sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Vérifiez la politique de votre entreprise et les règles qui s'appliquent à vous avant de l'utiliser, et n'indiquez ni numéros de compte ni numéros d'identité dans les prompts.
- Les prompts qui modifient vos données ou envoient un fax demandent à l'assistant de vous présenter la modification et d'attendre votre accord. Que votre client demande aussi une approbation dépend de ses paramètres d'autorisation : laissez donc les outils Fax.Plus qui envoient ou modifient des données sur le réglage qui demande confirmation au préalable.
- Si une réponse vous semble incorrecte, ne partez pas du principe qu'il ne s'est rien passé. Vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Les guides Faxer un document signé, Vérifier la remise d'un fax, Gérer les contacts fax et Rechercher et lire un fax reçu détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts fax avec l'IA et les vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
