仕入先は今でも注文の確認をfaxで返してくることが多く、担当者は発注書を送り、各社の確認を待ち、出荷日をシートに入力し、連絡が途絶えている仕入先に気づかなければなりません。ClaudeやChatGPTをMCP経由でFax.Plusに接続すると、これが定型の作業になります。1つのワードで、確認後に仕入先リストへ発注書を送信し、別のワードで確認書を行データとして読み取り、さらに別のワードでまだ確認していない仕入先を表示します。以下では、その流れと一度だけ行う設定方法、そして模擬文書と架空の取引先を使った結果例を紹介します。
ここに記載している内容はすべて例です。プロンプト、順序、時刻は、お客様の業務に合わせて自由に変更してください。固定のルールではありません。
始める前に
- 有効なFax.Plus Basicプラン以上をご利用で、Fax.Plus MCPの接続がすでに承認済みである必要があります。
- HIPAAやPHIPAの構成を含め、Advanced Security Controlsが有効なアカウントではMCPをご利用いただけません。
- fax番号付きの仕入先リストを用意しておきましょう。確認が遅れている仕入先のチェックのために、各発注書のPO番号を控えておいてください。
- プロンプトやコメントでは、PO番号と仕入先コードを使いましょう。
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プロセス
faxの送信は、より長いプロセスの中の1ステップです。Fax.Plus MCPと記載されたステップは、Fax.Plusコネクターが実行します。任意と記載されたステップは、ClaudeやChatGPTですでにお使いの別のコネクターを利用します。アシスタントはチャット内でそれらの間の情報を受け渡し、何かを変更する前にお客様の承認を求めます。
- Fax.Plus MCP: Fax.Plusのアップロードウィンドウで発注書を選ぶと、アシスタントが仕入先の全リスト、送信回線、ページ数を表示します。承認するまでは何も送信されません。
- Fax.Plus MCP: 発注書が各仕入先に送信され、すべての送信について配信ステータスが確認されます。
- Fax.Plus MCP: 確認書が届き、記載どおりに行データとして読み取られます:PO番号、仕入先、出荷日、数量、到着予定日。
- 任意(例:Google Sheets): あなたがOKを出したあとで、行データが出荷管理シートに入力されます。
- Fax.Plus MCP: 送信済みの発注書と届いた確認書が照合され、まだ確認していない仕入先が一覧表示されます。
- 任意(例:Slack): 確認が遅れている仕入先について、担当者向けの短いメッセージが下書きされます。送信前にあなたが内容を確認します。
一度だけ行う設定
以下の指示を、たとえば「Purchasing desk」という名前のClaudeまたはChatGPTのプロジェクトに保存しておくと、1つのワードで定型作業を開始できます。Fax.Plusの接続、プロジェクトの作成、独自の定型作業の作成については、AIでfaxデスクを設定するで順を追って説明しています。ChatGPTでは、各定型作業のワードに@FaxPlusを付けて入力します(例:「@FaxPlus MORNING」)。Claudeでは、チャットでFax.Plusコネクタをオンにしたままにしてください。
購買デスクの指示
あなたは、私のFax.Plusアカウントの購買デスクです。ルール:1) 注文はPO番号で、仕入先は私が指定した場合は仕入先コードで呼んでください。2) コメントなど何かを変更する前に、変更内容を正確に示し、私のOKを待ってください。3) 日付、数量、PO番号は、ページに書かれているとおりに読み取り、欠けている項目があればそう伝えてください。確認書が受け入れ可能かどうかは判断せず、私が判断します。4) 私から求めない限り、要約にfax番号を含めないでください。5) faxは、そのメッセージで私が依頼したときだけ送信し、送信前に必ず、宛先番号の全リスト、送信回線、ページ数を示して私のOKを待ってください。私が確認していないリストには絶対に送信しないでください。6) 失敗した場合は、何が失敗したかを伝え、再試行する前に送信トレイと送信済みfaxを確認してください。定型作業:名前を入力したら実行してください。PO [PO number]:宛先リスト全体を私が確認して承認したあと、Fax.Plusのアップロードウィンドウで私が選んだ発注書を、私のリストにある仕入先へ送信します。その後、各送信のステータスを確認し、成功しなかったものを一覧にしてください。CONFIRM:最新の受信faxの中から仕入先の確認書を読み取り、PO番号、仕入先、出荷日、数量、到着予定日を1つの表にまとめます。私が伝えた数量と異なる場合はフラグを付け、何も変更しないでください。LATE [list of POs sent]:送信済みfaxと受信した確認書を照合し、まだ確認が届いていない仕入先と、その仕入先に送信した日付を一覧にしてください。FAILED:過去24時間に送信して失敗したfaxを理由とともに一覧にするか、ない場合はない旨を伝えてください。何も再送信しないでください。
PO:仕入先リストに発注書を送信する
POにPO番号を付けて入力し、Fax.Plusのアップロードウィンドウで発注書を選びます。アシスタントが宛先リスト全体、送信回線、ページ数を表示し、あなたがOKを出すまで何も送信しません。リストを1行ずつ確認してください。誤った仕入先に送信した発注書は取り消せません。ガイド:送信の流れについては、署名済み文書をfaxで送信するをご覧ください。
リストに発注書を送信する
次の仕入先に発注書[PO number]を送信するのを手伝ってください:[supplier and fax number]、[supplier and fax number]。ファイルはFax.Plusのアップロードウィンドウで私が選びます。番号の全リスト、送信回線、ページ数を表示し、どの仕入先にも、私のOKを待ってから送信してください。送信後は、各送信のステータスを確認し、成功しなかったものを一覧にしてください。
CONFIRM:確認書を行データにする
CONFIRMと入力します。模擬の確認書2件の結果例:Northwind Supply(架空)からのPO 4471は、出荷日が2026年10月20日、数量120、到着予定日が2026年10月27日。Harbor Print(架空)からのPO 4472は、出荷日が2026年10月22日、数量は発注した100のうち80だったため、アシスタントが差異にフラグを付けます。アシスタントはページに書かれている内容を報告するだけで、分納を受け入れるかどうかはあなたが判断します。
確認書を行データにする
最新の受信faxの中から仕入先の確認書を読み取り、PO番号、仕入先、出荷日、数量、到着予定日を、記載どおりに1つの表にまとめてください。欠けている項目があれば、そう伝えてください。各数量を私が発注した内容と比較し、差異があればフラグを付けてください。発注内容:[PO number and quantity, PO number and quantity]。何も変更しないでください。
LATE:連絡が途絶えている仕入先
LATEと、送信した発注書のリストを入力します。アシスタントは送信済みfaxと届いた確認書を照合し、まだ確認がない仕入先を、各社に送信した日付とともに一覧にします。確認できるのは、Fax.Plus経由でfaxとして届いた確認書のみです。
確認が遅れている仕入先
発注書[PO number]、[PO number]、[PO number]を送信しました。送信済みのfaxと、受信したfaxに含まれる確認書を照合してください。まだ確認が届いていない各仕入先と、発注書を送信した日付を一覧にしてください。各ページに記載されている内容を示し、推測はしないでください。
FAILED:届かなかった送信を見つける
送信に失敗すると、仕入先からの返信がないという形で表れます。FAILEDと入力すると、アシスタントが失敗したfaxを理由とともに一覧表示します。失敗がない場合はその旨を伝えます。ガイド:次の対処については 失敗したfaxを再送信する をご覧ください。
失敗した fax のチェック
過去24時間に送信して失敗した fax を、理由とともに表示してください。該当がない場合は、その旨を伝えてください。チェック自体が失敗した場合は、代わりにそのことを伝えてください。何も再送信しないでください。
連携する: Google Sheets
同じチャットでGoogle Sheetsコネクタを有効にしている場合、アシスタントは仕入先からの確認書を出荷管理シートに追加できます。変更内容を表示し、あなたのOKを待ちます。この機能が使えるかどうかは、お使いのAIクライアントとそのコネクタによって異なります。
確認内容をシートに追加
最新の受信faxから仕入先の確認書を読み取り、私のGoogle Sheetsの出荷シート[sheet name]に1件ずつ行として追加してください。項目は、PO番号、仕入先、出荷日、数量、到着予定日です。先に行の内容を表示し、私のOKを待ってください。
安全に保つために
- 送信する前に、必ず受信者の全リストを確認してください。アシスタントはそれを表示し、あなたの承認を待つ必要があります。
- 発注書を送信または再送信する定期タスクを、担当者が送信のたびに承認しない状態のまま稼働させないでください。
- アシスタントは確認書に書かれている内容を読み取ります。日付や分納の数量を受け入れるかどうかは、あなたが判断します。
- faxで届いた仕入先の銀行口座情報の変更には、すでにお持ちの電話番号に電話して確認するまで、決して対応しないでください。
- 開いたドキュメントは、そのクライアントの利用規約に基づき、お使いのAIアシスタントによって読み取られます。まず、仕入先や顧客のデータに関する社内ポリシーを確認してください。
- 返信がおかしいと感じても、何も送信されなかったと決めつけないでください。再送信する前に、送信トレイと送信済みfaxを確認してください。
- 共有するスクリーンショットや要約には、fax番号やドキュメントの内容を含めないでください。
関連ガイド
上記の手順については、署名済み書類を fax で送信する、fax の送信状況を確認する、受信した fax を検索して読む、失敗した fax を再送信するをご覧ください。その他のプロンプトはAI を使った fax プロンプト、定期的なチェックはAI を使った fax 自動化に掲載しています。
うまく動作しませんか?Fax.Plus MCP のトラブルシューティングをご覧ください。
