Los proveedores siguen confirmando los pedidos por fax, y el comprador tiene que enviar la orden, esperar cada confirmación, introducir las fechas de envío en una hoja de cálculo y darse cuenta de quién ha dejado de responder. Con Claude o ChatGPT conectado a Fax.Plus mediante MCP, esto se convierte en una rutina: una palabra envía la orden a su lista de proveedores después de que usted la revise, otra lee las confirmaciones en filas y una tercera muestra quién no ha confirmado. A continuación se explica el proceso, cómo configurarlo una sola vez y ejemplos de resultados con documentos simulados y partes ficticias.
Todo lo que aparece aquí es un ejemplo. Modifique los prompts, el orden y los horarios según su forma de trabajar; nada está fijado de forma definitiva.
Antes de empezar
- Utilice un plan Basic de Fax.Plus activo o superior y una conexión MCP de Fax.Plus ya autorizada.
- MCP no está disponible para las cuentas con Advanced Security Controls, incluidas las configuraciones de HIPAA y PHIPA.
- Tenga preparada su lista de proveedores con los números de fax. Para la comprobación de proveedores con retraso, anote el número de PO de cada orden.
- Utilice números de PO y códigos de proveedor en las indicaciones y los comentarios.
¿Aún no se ha conectado? Comience en el centro de configuración de Fax.Plus MCP.
El proceso
El envío por fax es un paso dentro de un proceso más largo. Los pasos marcados como Fax.Plus MCP los realiza el conector de Fax.Plus. Los pasos marcados como Opcional utilizan otro conector que quizá ya tenga en Claude o ChatGPT; el asistente transfiere la información entre ellos dentro del chat y le pide su confirmación antes de modificar nada.
- Fax.Plus MCP: usted elige una orden de compra en la ventana de carga de Fax.Plus y el asistente le muestra la lista completa de proveedores, la línea de envío y el número de páginas; no se envía nada hasta que usted lo apruebe.
- Fax.Plus MCP: la orden se envía a cada proveedor y se comprueba el estado de entrega de cada envío.
- Fax.Plus MCP: las confirmaciones llegan y se leen en filas: número de PO, proveedor, fecha de envío, cantidad y llegada prevista, exactamente como están escritos.
- Opcional, por ejemplo Google Sheets: las filas se añaden a su hoja de envíos, tras su visto bueno.
- Fax.Plus MCP: las órdenes enviadas se comparan con las confirmaciones recibidas y se enumeran los proveedores que no han confirmado.
- Opcional, por ejemplo Slack: se redacta una breve nota sobre los proveedores con retraso para los compradores; usted la revisa antes de que se envíe.
Configúrelo una sola vez
Guarde las instrucciones siguientes en un Proyecto de Claude o ChatGPT, por ejemplo uno llamado "Mesa de compras", de modo que una sola palabra inicie una rutina. Conectar Fax.Plus, crear el Proyecto y escribir sus propias rutinas se explica paso a paso en Configurar un centro de fax con IA. En ChatGPT, escriba @FaxPlus junto con cada palabra de rutina, por ejemplo "@FaxPlus MORNING". En Claude, mantenga activado el conector de Fax.Plus durante el chat.
Instrucciones de la mesa de compras
Eres mi mesa de compras para mi cuenta de Fax.Plus. Reglas: 1) Haz referencia a las órdenes por su número de PO y a los proveedores por su código de proveedor cuando yo te haya dado uno. 2) Antes de cambiar algo, como un comentario, muéstrame exactamente qué va a cambiar y espera mi visto bueno. 3) Lee las fechas, las cantidades y los números de PO exactamente como están escritos en la página e indícame si falta alguno. Nunca decidas si una confirmación es aceptable; eso lo decido yo. 4) No incluyas números de fax en los resúmenes salvo que te lo pida. 5) Envía un fax solo cuando te lo pida en ese mismo mensaje y, antes de cualquier envío, muéstrame la lista completa de números de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas y espera mi visto bueno; nunca envíes a una lista que yo no haya revisado. 6) Si algo falla, dime qué ha fallado y revisa la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a intentarlo. Rutinas, ejecuta una cuando escriba su nombre. PO [PO number]: envía la orden de compra que yo elija en la ventana de carga de Fax.Plus a los proveedores de mi lista, después de que yo haya revisado la lista completa de destinatarios y la haya aprobado; a continuación, comprueba el estado de cada envío y enumera los que no se hayan realizado correctamente. CONFIRM: lee las confirmaciones de proveedores entre mis faxes recibidos más recientes en una sola tabla: número de PO, proveedor, fecha de envío, cantidad, llegada prevista; señala cualquier diferencia con la cantidad que yo te indique; no cambies nada. LATE [list of POs sent]: compara mis faxes enviados con las confirmaciones recibidas; enumera los proveedores que aún no han confirmado y la fecha en que les envié el fax. FAILED: enumera mis faxes enviados en las últimas 24 horas que hayan fallado, con el motivo, o indica que no hay ninguno; no reenvíes nada.
PO: envíe la orden a su lista de proveedores
Escriba PO con el número de PO y elija la orden en la ventana de carga de Fax.Plus. El asistente le muestra toda la lista de destinatarios, la línea de envío y el número de páginas, y espera su visto bueno antes de enviar nada. Revise la lista línea por línea: una orden de compra enviada al proveedor equivocado no se puede recuperar. Guía: Enviar por fax un documento firmado explica el flujo de envío.
Enviar la orden a una lista
Ayúdame a enviar la orden de compra [PO number] a estos proveedores: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Elegiré el archivo en la ventana de carga de Fax.Plus. Muéstrame la lista completa de números, la línea de envío y el número de páginas, y espera mi visto bueno antes de enviar a cualquiera de ellos. Después, comprueba el estado de cada envío y enumera los que no se hayan realizado correctamente.
CONFIRM: confirmaciones en filas
Escriba CONFIRM. Ejemplo de resultado para dos confirmaciones simuladas: PO 4471 de Northwind Supply (ficticio), fecha de envío 20 de octubre de 2026, cantidad 120, llegada prevista 27 de octubre de 2026; PO 4472 de Harbor Print (ficticio), fecha de envío 22 de octubre de 2026, cantidad 80 de las 100 pedidas, por lo que el asistente señala la diferencia. Informa de lo que dice la página; si un envío parcial es aceptable o no, lo decide usted.
Confirmaciones en filas
Lee las confirmaciones de proveedores entre mis faxes recibidos más recientes en una sola tabla: número de PO, proveedor, fecha de envío, cantidad y llegada prevista, exactamente como están escritos. Indica si falta algún campo. Compara cada cantidad con lo que pedí: [PO number and quantity, PO number and quantity] y señala cualquier diferencia. No cambies nada.
LATE: quién ha dejado de responder
Escriba LATE con la lista de órdenes que haya enviado. El asistente compara sus faxes enviados con las confirmaciones recibidas y enumera los proveedores que todavía no han confirmado, con la fecha en que usted envió el fax a cada uno. Solo puede ver las confirmaciones que llegaron como faxes a través de Fax.Plus.
Proveedores con retraso
Envié las órdenes de compra [PO number], [PO number] y [PO number]. Compara mis faxes enviados con las confirmaciones de mis faxes recibidos. Enumera cada proveedor que aún no haya confirmado y la fecha en que envié la orden. Indica lo que muestra cada página; no hagas suposiciones.
FAILED: detecte un envío que no se realizó
Un envío fallido se parece al silencio de un proveedor. Escriba FAILED; el asistente enumera los faxes fallidos con el motivo, o indica que no hay ninguno. Guía: Reenviar un fax fallido explica qué hacer a continuación.
Comprobación de faxes fallidos
Muéstreme mis faxes enviados en las últimas 24 horas que hayan fallado, con el motivo. Si no hay ninguno, indíquelo. Si la propia comprobación falla, indique eso en su lugar. No reenvíe nada.
Conéctelo: Google Sheets
Si tiene el conector de Google Sheets activado en el mismo chat, el asistente puede añadir las confirmaciones de los proveedores a su hoja de envíos. Le muestra el cambio y espera su visto bueno. Que esto funcione depende de su cliente de IA y de ese conector.
Confirmaciones en la hoja de cálculo
Lee las confirmaciones de proveedores entre mis faxes recibidos más recientes y añade una fila por cada una a mi hoja de envíos de Google Sheets [sheet name]: número de PO, proveedor, fecha de envío, cantidad, llegada prevista. Muéstrame primero las filas y espera mi visto bueno.
Manténgalo seguro
- Revise la lista completa de destinatarios antes de cualquier envío. El asistente debe mostrársela y esperar su confirmación.
- No deje en marcha una tarea recurrente que envíe o reenvíe órdenes sin que una persona apruebe cada envío.
- El asistente lee lo que dice una confirmación. Decidir si una fecha o una cantidad parcial es aceptable le corresponde a usted.
- Nunca actúe ante un cambio de datos bancarios de un proveedor recibido por fax sin confirmarlo por teléfono, utilizando un número que ya tenga.
- Los documentos que abra son leídos por su asistente de IA conforme a los términos de ese cliente. Consulte primero la política de su empresa sobre datos de proveedores y clientes.
- Si una respuesta parece incorrecta, no dé por hecho que no se envió nada. Revise la bandeja de salida y los faxes enviados antes de volver a enviar.
- No incluya números de fax ni contenido de documentos en las capturas de pantalla ni en los resúmenes que comparta.
Guías relacionadas
Enviar por fax un documento firmado, comprobar la entrega de un fax, buscar y leer un fax recibido y reenviar un fax fallido abarcan los pasos anteriores. Encontrará más prompts en Prompts de fax con IA y comprobaciones recurrentes en Automatización de fax con IA.
¿Algo no funciona? Consulte Solución de problemas de Fax.Plus MCP.
