Os fornecedores continuam a confirmar as encomendas por fax, e o comprador tem de enviar a encomenda, esperar por cada confirmação, registar as datas de expedição numa folha de cálculo e reparar em quem deixou de dar notícias. Com Claude ou ChatGPT ligado a Fax.Plus através de MCP, isto passa a ser uma rotina: uma palavra envia a encomenda para a sua lista de fornecedores depois de a rever, outra lê as confirmações para linhas e uma terceira mostra quem ainda não confirmou. Em baixo encontra o processo, como o configurar uma só vez e exemplos de resultados com documentos simulados e entidades fictícias.
Tudo aqui é um exemplo. Altere os prompts, a ordem e os horários para se adaptarem à sua forma de trabalhar; nada é definitivo.
Antes de começar
- Utilize um plano Fax.Plus Basic ativo ou superior e uma ligação Fax.Plus MCP já autorizada.
- O MCP não está disponível para contas com Advanced Security Controls, incluindo configurações HIPAA e PHIPA.
- Tenha a sua lista de fornecedores com números de fax pronta. Para a verificação de fornecedores em atraso, anote o número da PO em cada encomenda.
- Utilize números de PO e códigos de fornecedor nos pedidos e nos comentários.
Ainda não está ligado? Comece no centro de configuração do Fax.Plus MCP.
O processo
O envio de fax é apenas um passo de um processo mais longo. Os passos assinalados com Fax.Plus MCP são executados pelo conector Fax.Plus. Os passos assinalados com Opcional usam outro conector que possa já ter no Claude ou no ChatGPT; o assistente transporta a informação entre eles dentro do chat e pede o seu OK antes de alterar seja o que for.
- Fax.Plus MCP: escolhe uma nota de encomenda na janela de carregamento de Fax.Plus e o assistente mostra-lhe a lista completa de fornecedores, a linha de envio e o número de páginas; nada é enviado até aprovar.
- Fax.Plus MCP: a encomenda segue para cada fornecedor e o estado de entrega de cada envio é verificado.
- Fax.Plus MCP: as confirmações chegam e são lidas para linhas: número da PO, fornecedor, data de expedição, quantidade e chegada prevista, exatamente como escritas.
- Opcional, por exemplo Google Sheets: as linhas são inseridas na sua folha de expedições, depois de dar o seu OK.
- Fax.Plus MCP: as encomendas enviadas são comparadas com as confirmações recebidas e os fornecedores que não confirmaram ficam listados.
- Opcional, por exemplo Slack: é redigida uma breve nota sobre os fornecedores em atraso para os compradores; revê-a antes de ser enviada.
Configure uma só vez
Guarde as instruções abaixo num Projeto de Claude ou ChatGPT, por exemplo um chamado „Mesa de compras“, para que uma palavra inicie uma rotina. Ligar Fax.Plus, criar o Projeto e escrever as suas próprias rotinas é explicado passo a passo em Configurar uma mesa de fax com IA. Em ChatGPT, escreva @FaxPlus com cada palavra de rotina, por exemplo „@FaxPlus MORNING“. Em Claude, mantenha o conector de Fax.Plus ativado na conversa.
Instruções da mesa de compras
És a minha mesa de compras para a minha conta Fax.Plus. Regras: 1) Refere-te às encomendas pelo número da PO e aos fornecedores pelo respetivo código de fornecedor, quando eu tiver indicado um. 2) Antes de alterares seja o que for, como um comentário, mostra-me exatamente o que vai mudar e aguarda o meu OK. 3) Lê as datas, as quantidades e os números de PO exatamente como estão escritos na página e diz-me se algum estiver em falta. Nunca decidas se uma confirmação é aceitável; isso decido eu. 4) Omite os números de fax nos resumos, a menos que eu peça. 5) Envia um fax apenas quando eu o pedir nessa mensagem e, antes de qualquer envio, mostra-me a lista completa dos números de destino, a linha de envio e o número de páginas e aguarda o meu OK; nunca envies para uma lista que eu não tenha revisto. 6) Se algo falhar, diz-me o que falhou e verifica a caixa de saída e os faxes enviados antes de tentares novamente. Rotinas: executa uma quando eu escrever o nome dela. PO [PO number]: envia a nota de encomenda que eu escolher na janela de carregamento de Fax.Plus para os fornecedores da minha lista, depois de eu ter revisto a lista completa de destinatários e aprovado; depois verifica o estado de cada envio e lista os que não tiveram êxito. CONFIRM: lê as confirmações dos fornecedores entre os meus faxes recebidos mais recentes para uma única tabela: número da PO, fornecedor, data de expedição, quantidade, chegada prevista; assinala qualquer diferença em relação à quantidade que eu te indicar; não alteres nada. LATE [list of POs sent]: compara os meus faxes enviados com as confirmações recebidas; lista os fornecedores sem confirmação até agora e a data em que lhes enviei. FAILED: lista os meus faxes enviados nas últimas 24 horas que falharam, com o motivo, ou diz que não há nenhum; não voltes a enviar nada.
PO: enviar a encomenda para a sua lista de fornecedores
Escreva PO com o número da PO e escolha a encomenda na janela de carregamento de Fax.Plus. O assistente mostra-lhe a lista completa de destinatários, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda o seu OK antes de enviar seja o que for. Reveja a lista linha a linha: uma nota de encomenda enviada ao fornecedor errado não pode ser anulada. Guia: Enviar um documento assinado por fax explica o fluxo de envio.
Enviar a encomenda para uma lista
Ajuda-me a enviar a nota de encomenda [PO number] para estes fornecedores: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Vou escolher o ficheiro na janela de carregamento de Fax.Plus. Mostra-me a lista completa de números, a linha de envio e o número de páginas, e aguarda o meu OK antes de enviares para qualquer um deles. Depois verifica o estado de cada envio e lista os que não tiveram êxito.
CONFIRM: confirmações para linhas
Escreva CONFIRM. Exemplo de resultado para duas confirmações simuladas: PO 4471 de Northwind Supply (fictícia), data de expedição 20 de outubro de 2026, quantidade 120, chegada prevista 27 de outubro de 2026; PO 4472 de Harbor Print (fictícia), data de expedição 22 de outubro de 2026, quantidade 80 das 100 encomendadas, pelo que o assistente assinala a diferença. Indica o que a página diz; aceitar ou não uma expedição parcial é decisão sua.
Confirmações para linhas
Lê as confirmações dos fornecedores entre os meus faxes recebidos mais recentes para uma única tabela: número da PO, fornecedor, data de expedição, quantidade e chegada prevista, exatamente como escritos. Diz-me se faltar algum campo. Compara cada quantidade com o que encomendei: [PO number and quantity, PO number and quantity] e assinala qualquer diferença. Não alteres nada.
LATE: quem deixou de dar notícias
Escreva LATE com a lista das encomendas que enviou. O assistente compara os seus faxes enviados com as confirmações recebidas e lista os fornecedores que ainda não confirmaram, com a data em que enviou a cada um. Só consegue ver confirmações que tenham chegado como faxes através de Fax.Plus.
Fornecedores em atraso
Enviei as notas de encomenda [PO number], [PO number] e [PO number]. Compara os meus faxes enviados com as confirmações nos meus faxes recebidos. Indica cada fornecedor que ainda não confirmou e a data em que enviei a encomenda. Diz o que cada página mostra; não adivinhes.
FAILED: detetar um envio que não foi concluído
Um envio falhado parece silêncio por parte de um fornecedor. Escreva FAILED; o assistente lista os faxes falhados com o motivo, ou indica que não existe nenhum. Guia: Reenviar um fax falhado explica o que fazer a seguir.
Verificação de faxes com falha
Mostre os meus faxes enviados nas últimas 24 horas que falharam, com o motivo. Se não houver nenhum, diga-o. Se a própria verificação falhar, diga-o em vez disso. Não reenvie nada.
Ligue-o: Google Sheets
Se tiver o conector de Google Sheets ativado na mesma conversa, o assistente pode acrescentar as confirmações dos fornecedores à sua folha de expedições. Mostra-lhe a alteração e aguarda a sua aprovação. O funcionamento depende do seu cliente de IA e desse conector.
Confirmações para a folha de cálculo
Lê as confirmações de fornecedores entre os meus faxes recebidos mais recentes e acrescenta uma linha por confirmação à minha folha de expedições de Google Sheets [sheet name]: número da PO, fornecedor, data de expedição, quantidade, chegada prevista. Mostra-me primeiro as linhas e aguarda a minha aprovação.
Mantenha-o seguro
- Reveja a lista completa de destinatários antes de qualquer envio. O assistente tem de a mostrar e aguardar a sua confirmação.
- Não deixe em execução uma tarefa recorrente que envie ou reenvie encomendas sem que uma pessoa aprove cada envio.
- O assistente lê o que diz uma confirmação. Decidir se uma data ou uma quantidade parcial é aceitável cabe a si.
- Nunca aja com base numa alteração dos dados bancários de um fornecedor que chegue por fax sem a confirmar por telefone, usando um número que já tenha.
- Os documentos que abrir são lidos pelo seu assistente de IA ao abrigo dos termos desse cliente. Consulte primeiro a política da sua empresa relativa a dados de fornecedores e clientes.
- Se uma resposta parecer errada, não presuma que nada foi enviado. Verifique a caixa de saída e os faxes enviados antes de voltar a enviar.
- Mantenha os números de fax e o conteúdo dos documentos fora das capturas de ecrã e dos resumos que partilha.
Guias relacionados
Enviar um documento assinado por fax, verificar a entrega de um fax, encontrar e ler um fax recebido e reenviar um fax com falha abrangem os passos acima. Há mais prompts em Prompts de fax com IA e verificações recorrentes em Automatização de fax com IA.
Algo não está a funcionar? Consulte Resolução de problemas do Fax.Plus MCP.
