Lieferanten bestätigen Bestellungen noch immer per Fax. Der Einkauf muss die Bestellung versenden, auf jede Bestätigung warten, die Versanddaten in eine Tabelle eintragen und bemerken, wer sich nicht meldet. Mit Claude oder ChatGPT, die über MCP mit Fax.Plus verbunden sind, wird daraus eine Routine: Ein Wort sendet die Bestellung nach Ihrer Prüfung an Ihre Lieferantenliste, ein weiteres überträgt die Bestätigungen in Zeilen, und ein drittes zeigt, wer noch nicht bestätigt hat. Nachfolgend finden Sie den Ablauf, die einmalige Einrichtung und Beispielergebnisse mit simulierten Dokumenten und fiktiven Parteien.
Alles hier sind Beispiele. Passen Sie die Prompts, die Reihenfolge und die Zeiten an Ihre Arbeitsweise an; nichts davon ist in Stein gemeißelt.
Bevor Sie beginnen
- Nutzen Sie einen aktiven Fax.Plus-Tarif ab Basic und eine bereits autorisierte Fax.Plus-MCP-Verbindung.
- MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, einschließlich HIPAA- und PHIPA-Konfigurationen.
- Halten Sie Ihre Lieferantenliste mit Fax-Nummern bereit. Notieren Sie für die Prüfung auf verspätete Lieferanten die Bestellnummer jeder Bestellung.
- Verwenden Sie Bestellnummern und Lieferantencodes in Prompts und Kommentaren.
Noch nicht verbunden? Beginnen Sie im Fax.Plus-MCP-Einrichtungscenter.
Der Ablauf
Das Faxen ist nur ein Schritt in einem längeren Ablauf. Mit Fax.Plus MCP markierte Schritte werden vom Fax.Plus-Connector ausgeführt. Mit Optional markierte Schritte nutzen einen anderen Connector, den Sie möglicherweise bereits in Claude oder ChatGPT haben; der Assistent überträgt die Informationen im Chat zwischen beiden und bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas ändert.
- Fax.Plus MCP: Sie wählen im Upload-Fenster von Fax.Plus eine Bestellung aus, und der Assistent zeigt Ihnen die vollständige Lieferantenliste, die Sendeleitung und die Seitenanzahl; nichts wird gesendet, bevor Sie es freigeben.
- Fax.Plus MCP: Die Bestellung geht an jeden Lieferanten, und der Zustellstatus jeder Sendung wird geprüft.
- Fax.Plus MCP: Bestätigungen treffen ein und werden in Zeilen übertragen: Bestellnummer, Lieferant, Versanddatum, Menge und voraussichtliche Ankunft, genau wie angegeben.
- Optional, zum Beispiel Google Sheets: Die Zeilen werden nach Ihrer Freigabe in Ihre Versandtabelle übernommen.
- Fax.Plus MCP: Ihre gesendeten Bestellungen werden mit den eingegangenen Bestätigungen verglichen, und Lieferanten, die noch nicht bestätigt haben, werden aufgelistet.
- Optional, zum Beispiel Slack: Eine kurze Notiz zu verspäteten Lieferanten wird für die Einkäufer entworfen; Sie prüfen sie, bevor sie versendet wird.
Einmalig einrichten
Speichern Sie die folgenden Anweisungen in einem Claude- oder ChatGPT-Projekt, zum Beispiel mit dem Namen „Einkaufs-Desk“, damit ein einziges Wort eine Routine startet. Wie Sie Fax.Plus verbinden, das Projekt erstellen und eigene Routinen schreiben, wird Schritt für Schritt in Einen Fax-Desk mit KI einrichten erklärt. Geben Sie in ChatGPT @FaxPlus zusammen mit dem jeweiligen Routinewort ein, zum Beispiel „@FaxPlus MORNING“. Lassen Sie in Claude den Fax.Plus-Connector für den Chat aktiviert.
Anweisungen für den Einkaufs-Desk
Du bist mein Einkaufs-Desk für mein Fax.Plus-Konto. Regeln: 1) Beziehe dich auf Bestellungen mit der Bestellnummer und auf Lieferanten mit ihrem Lieferantencode, sofern ich einen angegeben habe. 2) Bevor du etwas änderst, etwa einen Kommentar, zeige mir genau, was sich ändern wird, und warte auf mein OK. 3) Lies Daten, Mengen und Bestellnummern genau so, wie sie auf der Seite stehen, und sage Bescheid, wenn eine fehlt. Entscheide nie, ob eine Bestätigung akzeptabel ist; das entscheide ich. 4) Lass Fax-Nummern in Zusammenfassungen weg, sofern ich nicht danach frage. 5) Sende ein Fax nur, wenn ich dich in dieser Nachricht darum bitte, und zeige mir vor jedem Versand die vollständige Liste der Empfängernummern, die Sendeleitung und die Seitenanzahl und warte auf mein OK; sende nie an eine Liste, die ich nicht geprüft habe. 6) Wenn etwas fehlschlägt, sage mir, was fehlgeschlagen ist, und prüfe den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor du es erneut versuchst. Routinen, führe eine aus, wenn ich ihren Namen eingebe. PO [PO number]: Sende die Bestellung, die ich im Upload-Fenster von Fax.Plus auswähle, an die Lieferanten auf meiner Liste, nachdem ich die vollständige Empfängerliste geprüft und freigegeben habe; prüfe danach den Status jeder Sendung und liste alle auf, die nicht erfolgreich waren. CONFIRM: Lies die Lieferantenbestätigungen unter meinen neuesten empfangenen Faxen in eine Tabelle ein: Bestellnummer, Lieferant, Versanddatum, Menge, voraussichtliche Ankunft; markiere jede Abweichung von der Menge, die ich dir nenne; ändere nichts. LATE [list of POs sent]: Vergleiche meine gesendeten Faxe mit den eingegangenen Bestätigungen; liste die Lieferanten ohne Bestätigung auf und das Datum, an dem ich an sie gesendet habe. FAILED: Liste meine fehlgeschlagenen gesendeten Faxe der letzten 24 Stunden mit dem jeweiligen Grund auf, oder sage, dass es keine gibt; sende nichts erneut.
PO: Bestellung an Ihre Lieferantenliste senden
Geben Sie PO mit der Bestellnummer ein und wählen Sie die Bestellung im Upload-Fenster von Fax.Plus aus. Der Assistent zeigt Ihnen die gesamte Empfängerliste, die Sendeleitung und die Seitenanzahl und wartet auf Ihr OK, bevor etwas gesendet wird. Prüfen Sie die Liste Zeile für Zeile: Eine Bestellung, die an den falschen Lieferanten gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen. Anleitung: Ein unterschriebenes Dokument per Fax senden beschreibt den Sendevorgang.
Die Bestellung an eine Liste senden
Hilf mir, die Bestellung [PO number] an diese Lieferanten zu senden: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Ich wähle die Datei im Upload-Fenster von Fax.Plus aus. Zeige mir die vollständige Liste der Nummern, die Sendeleitung und die Seitenanzahl und warte auf mein OK, bevor du an einen von ihnen sendest. Prüfe danach den Status jeder Sendung und liste alle auf, die nicht erfolgreich waren.
CONFIRM: Bestätigungen in Zeilen übertragen
Geben Sie CONFIRM ein. Beispielergebnis für zwei simulierte Bestätigungen: Bestellung 4471 von Northwind Supply (fiktiv), Versanddatum 20. Oktober 2026, Menge 120, voraussichtliche Ankunft 27. Oktober 2026; Bestellung 4472 von Harbor Print (fiktiv), Versanddatum 22. Oktober 2026, Menge 80 von 100 bestellten, sodass der Assistent die Abweichung markiert. Er gibt wieder, was auf der Seite steht; ob eine Teillieferung akzeptabel ist, entscheiden Sie.
Bestätigungen in Zeilen
Lies die Lieferantenbestätigungen unter meinen neuesten empfangenen Faxen in eine Tabelle ein: Bestellnummer, Lieferant, Versanddatum, Menge und voraussichtliche Ankunft, genau wie angegeben. Sage Bescheid, wenn ein Feld fehlt. Vergleiche jede Menge mit dem, was ich bestellt habe: [PO number and quantity, PO number and quantity], und markiere jede Abweichung. Ändere nichts.
LATE: Wer sich nicht gemeldet hat
Geben Sie LATE mit der Liste der gesendeten Bestellungen ein. Der Assistent vergleicht Ihre gesendeten Faxe mit den eingegangenen Bestätigungen und listet Lieferanten ohne Bestätigung auf, jeweils mit dem Datum, an dem Sie an sie gesendet haben. Er sieht nur Bestätigungen, die als Faxe über Fax.Plus eingegangen sind.
Verspätete Lieferanten
Ich habe die Bestellungen [PO number], [PO number] und [PO number] gesendet. Vergleiche meine gesendeten Faxe mit den Bestätigungen in meinen empfangenen Faxen. Liste jeden Lieferanten auf, der noch nicht bestätigt hat, und das Datum, an dem ich die Bestellung gesendet habe. Gib an, was jede Seite zeigt; rate nicht.
FAILED: Einen nicht zugestellten Versand erkennen
Ein fehlgeschlagener Versand sieht aus wie Schweigen eines Lieferanten. Geben Sie FAILED ein; der Assistent listet fehlgeschlagene Faxe mit dem jeweiligen Grund auf oder meldet, dass es keine gibt. Anleitung: Ein fehlgeschlagenes Fax erneut senden beschreibt, was als Nächstes zu tun ist.
Prüfung auf fehlgeschlagene Faxe
Zeigen Sie mir meine gesendeten Faxe der letzten 24 Stunden, die fehlgeschlagen sind, mit dem jeweiligen Grund. Wenn es keine gibt, sagen Sie das. Wenn die Prüfung selbst fehlschlägt, sagen Sie stattdessen das. Senden Sie nichts erneut.
Verbinden Sie es: Google Sheets
Wenn Sie im selben Chat den Google-Sheets-Connector aktiviert haben, kann der Assistent Lieferantenbestätigungen in Ihre Versandtabelle eintragen. Er zeigt Ihnen die Änderung und wartet auf Ihr OK. Ob dies funktioniert, hängt von Ihrem KI-Client und diesem Connector ab.
Bestätigungen in die Tabelle übernehmen
Lies die Lieferantenbestätigungen in meinen neuesten empfangenen Faxen und füge jeweils eine Zeile in meine Google-Sheets-Versandtabelle [sheet name] ein: Bestellnummer, Lieferant, Versanddatum, Menge, voraussichtliche Ankunft. Zeige mir die Zeilen zuerst und warte auf mein OK.
Auf der sicheren Seite bleiben
- Prüfen Sie vor jedem Versand die vollständige Empfängerliste. Der Assistent muss sie Ihnen zeigen und auf Ihr OK warten.
- Lassen Sie keine wiederkehrende Aufgabe laufen, die Bestellungen sendet oder erneut sendet, ohne dass eine Person jeden Versand freigibt.
- Der Assistent liest, was in einer Bestätigung steht. Ob ein Datum oder eine Teilmenge akzeptabel ist, entscheiden Sie.
- Reagieren Sie niemals auf eine per Fax eingegangene Änderung der Bankverbindung eines Lieferanten, ohne sie telefonisch zu bestätigen – und zwar unter einer Nummer, die Ihnen bereits vorliegt.
- Dokumente, die Sie öffnen, werden von Ihrem KI-Assistenten gemäß den Bedingungen des jeweiligen Clients gelesen. Prüfen Sie vorher die Richtlinie Ihres Unternehmens zu Lieferanten- und Kundendaten.
- Wenn eine Antwort falsch aussieht, gehen Sie nicht davon aus, dass nichts gesendet wurde. Prüfen Sie den Postausgang und die gesendeten Faxe, bevor Sie erneut senden.
- Lassen Sie Faxnummern und Dokumentinhalte in Screenshots und Zusammenfassungen, die Sie teilen, weg.
Verwandte Anleitungen
Ein unterschriebenes Dokument faxen, die Faxzustellung prüfen, ein empfangenes Fax finden und lesen und ein fehlgeschlagenes Fax erneut senden behandeln die oben genannten Schritte. Weitere Prompts finden Sie unter Fax-Prompts mit KI, wiederkehrende Prüfungen unter Fax-Automatisierung mit KI.
Etwas funktioniert nicht? Siehe Fehlerbehebung für Fax.Plus MCP.
