Leveranciers bevestigen orders nog steeds per fax, en de inkoper moet de order versturen, op elke bevestiging wachten, de verzenddata in een spreadsheet invoeren en opmerken wie niets meer van zich laat horen. Met Claude of ChatGPT gekoppeld aan Fax.Plus via MCP wordt dat een vaste routine: met één woord gaat de order naar uw leverancierslijst nadat u die hebt gecontroleerd, met een tweede woord worden de bevestigingen in rijen gezet en met een derde ziet u wie nog niet heeft bevestigd. Hieronder vindt u het proces, hoe u het eenmalig instelt en voorbeeldresultaten met gesimuleerde documenten en fictieve partijen.
Alles hier is een voorbeeld. Pas de prompts, de volgorde en de tijden aan uw werkwijze aan; niets staat vast.
Voordat u begint
- Gebruik een actief Fax.Plus Basic-abonnement of hoger en een bestaande, geautoriseerde Fax.Plus MCP-verbinding.
- MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-configuraties.
- Houd uw leverancierslijst met faxnummers bij de hand. Noteer voor de controle op late leveranciers het inkoopordernummer van elke order.
- Gebruik inkoopordernummers en leverancierscodes in prompts en opmerkingen.
Nog niet verbonden? Begin bij de installatiehub voor Fax.Plus MCP.
Het proces
Faxen is één stap in een langer proces. Stappen met de markering Fax.Plus MCP worden uitgevoerd door de Fax.Plus-connector. Stappen met de markering Optioneel gebruiken een andere connector die u mogelijk al in Claude of ChatGPT hebt; de assistent brengt de informatie binnen de chat van de ene naar de andere over en vraagt om uw akkoord voordat er iets wordt gewijzigd.
- Fax.Plus MCP: u kiest een inkooporder in het uploadvenster van Fax.Plus en de assistent toont u de volledige lijst met leveranciers, de verzendlijn en het aantal pagina's; er wordt niets verzonden voordat u akkoord gaat.
- Fax.Plus MCP: de order gaat naar elke leverancier en van elke verzending wordt de bezorgstatus gecontroleerd.
- Fax.Plus MCP: bevestigingen komen binnen en worden uitgelezen in rijen: inkoopordernummer, leverancier, verzenddatum, hoeveelheid en verwachte aankomst, precies zoals vermeld.
- Optioneel, bijvoorbeeld Google Sheets: de rijen worden in uw verzendsheet gezet, nadat u akkoord bent gegaan.
- Fax.Plus MCP: uw verzonden orders worden vergeleken met de bevestigingen die zijn binnengekomen, en leveranciers die niet hebben bevestigd worden vermeld.
- Optioneel, bijvoorbeeld Slack: er wordt een korte melding over late leveranciers voor de inkopers opgesteld; u controleert die voordat hij wordt verzonden.
Eenmalig instellen
Bewaar de onderstaande instructies in een Project in Claude of ChatGPT, bijvoorbeeld een Project met de naam „Inkoopbalie”, zodat één woord een routine start. Hoe u Fax.Plus koppelt, het Project aanmaakt en uw eigen routines schrijft, wordt stap voor stap uitgelegd in Een faxbalie met KI instellen. Typ in ChatGPT @FaxPlus bij elk routinewoord, bijvoorbeeld „@FaxPlus MORNING”. Laat in Claude de Fax.Plus-connector ingeschakeld voor de chat.
Instructies voor de inkoopbalie
U bent mijn inkoopbalie voor mijn Fax.Plus-account. Regels: 1) Verwijs naar orders met het inkoopordernummer en naar leveranciers met hun leverancierscode, waar ik die heb opgegeven. 2) Toon mij voordat u iets wijzigt, zoals een opmerking, precies wat er zal veranderen en wacht op mijn akkoord. 3) Lees data, hoeveelheden en inkoopordernummers precies zoals ze op de pagina staan en meld het als er een ontbreekt. Beslis nooit of een bevestiging acceptabel is; dat beslis ik. 4) Laat faxnummers weg in samenvattingen, tenzij ik erom vraag. 5) Verstuur alleen een fax wanneer ik er in dat bericht om vraag, en toon mij vóór elke verzending de volledige lijst met nummers van ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's en wacht op mijn akkoord; verstuur nooit naar een lijst die ik niet heb gecontroleerd. 6) Als iets mislukt, vertel mij wat er is mislukt en controleer het Postvak UIT en de verzonden faxen voordat u het opnieuw probeert. Routines, voer er een uit wanneer ik de naam typ. PO [PO number]: verstuur de inkooporder die ik kies in het uploadvenster van Fax.Plus naar de leveranciers op mijn lijst, nadat ik de volledige lijst met ontvangers heb gecontroleerd en akkoord ben gegaan; controleer daarna de status van elke verzending en vermeld welke niet zijn geslaagd. CONFIRM: lees de bevestigingen van leveranciers onder mijn nieuwste ontvangen faxen uit in één tabel: inkoopordernummer, leverancier, verzenddatum, hoeveelheid, verwachte aankomst; markeer elk verschil met de hoeveelheid die ik u opgeef; wijzig niets. LATE [list of POs sent]: vergelijk mijn verzonden faxen met de ontvangen bevestigingen; vermeld de leveranciers die nog geen bevestiging hebben gestuurd en de datum waarop ik naar hen heb verzonden. FAILED: vermeld mijn verzonden faxen van de afgelopen 24 uur die zijn mislukt, met de reden, of meld dat er geen zijn; verstuur niets opnieuw.
PO: de order naar uw leverancierslijst versturen
Typ PO met het inkoopordernummer en kies de order in het uploadvenster van Fax.Plus. De assistent toont u de volledige lijst met ontvangers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op uw akkoord voordat er iets wordt verzonden. Controleer de lijst regel voor regel: een inkooporder die naar de verkeerde leverancier is gestuurd, kan niet worden teruggehaald. Handleiding: Een ondertekend document faxen behandelt de verzendprocedure.
De order naar een lijst versturen
Help me inkooporder [PO number] te versturen naar deze leveranciers: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Ik kies het bestand in het uploadvenster van Fax.Plus. Toon mij de volledige lijst met nummers, de verzendlijn en het aantal pagina's, en wacht op mijn akkoord voordat u naar een van hen verstuurt. Controleer daarna de status van elke verzending en vermeld welke niet zijn geslaagd.
CONFIRM: bevestigingen in rijen
Typ CONFIRM. Voorbeeldresultaat voor twee gesimuleerde bevestigingen: PO 4471 van Northwind Supply (fictief), verzenddatum 20 oktober 2026, hoeveelheid 120, verwachte aankomst 27 oktober 2026; PO 4472 van Harbor Print (fictief), verzenddatum 22 oktober 2026, hoeveelheid 80 van de bestelde 100, waarna de assistent het verschil markeert. Hij meldt wat de pagina zegt; of een deelzending acceptabel is, bepaalt u zelf.
Bevestigingen in rijen
Lees de bevestigingen van leveranciers onder mijn nieuwste ontvangen faxen uit in één tabel: inkoopordernummer, leverancier, verzenddatum, hoeveelheid en verwachte aankomst, precies zoals vermeld. Meld het als een veld ontbreekt. Vergelijk elke hoeveelheid met wat ik heb besteld: [PO number and quantity, PO number and quantity] en markeer elk verschil. Wijzig niets.
LATE: wie laat niets meer van zich horen
Typ LATE met de lijst van orders die u hebt verzonden. De assistent vergelijkt uw verzonden faxen met de bevestigingen die zijn binnengekomen en vermeldt leveranciers die er nog geen hebben gestuurd, met de datum waarop u naar elk van hen hebt verzonden. Hij ziet alleen bevestigingen die als fax via Fax.Plus zijn binnengekomen.
Late leveranciers
Ik heb inkooporders [PO number], [PO number] en [PO number] verstuurd. Vergelijk mijn verzonden faxen met de bevestigingen in mijn ontvangen faxen. Noem elke leverancier die nog niet heeft bevestigd en de datum waarop ik de order heb verstuurd. Geef aan wat elke pagina laat zien; ga niet gokken.
FAILED: een mislukte verzending opsporen
Een mislukte verzending lijkt op stilte van een leverancier. Typ FAILED; de assistent toont de mislukte faxen met de reden, of meldt dat er geen zijn. Handleiding: Een mislukte fax opnieuw versturen beschrijft wat u daarna kunt doen.
Controle op mislukte faxen
Toon mijn verzonden faxen van de afgelopen 24 uur die zijn mislukt, met de reden. Als die er niet zijn, meld dat dan. Als de controle zelf mislukt, meld dat in plaats daarvan. Verstuur niets opnieuw.
Koppel het: Google Sheets
Als u de Google Sheets-connector in dezelfde chat hebt ingeschakeld, kan de assistent leveranciersbevestigingen toevoegen aan uw verzendsheet. De assistent toont u de wijziging en wacht op uw akkoord. Of dit werkt, hangt af van uw KI-client en die connector.
Bevestigingen in de sheet
Lees de leveranciersbevestigingen tussen mijn nieuwste ontvangen faxen en voeg voor elke bevestiging één rij toe aan mijn Google Sheets-verzendsheet [sheet name]: inkoopordernummer, leverancier, verzenddatum, hoeveelheid, verwachte aankomst. Toon mij eerst de rijen en wacht op mijn akkoord.
Houd het veilig
- Controleer de volledige lijst met ontvangers vóór elke verzending. De assistent moet de lijst aan u tonen en wachten op uw akkoord.
- Laat geen terugkerende taak draaien die orders verstuurt of opnieuw verstuurt zonder dat een persoon elke verzending goedkeurt.
- De assistent leest wat er in een bevestiging staat. Of een datum of een gedeeltelijk aantal acceptabel is, beslist u zelf.
- Handel nooit naar aanleiding van een wijziging van de bankgegevens van een leverancier die per fax binnenkomt, zonder die telefonisch te bevestigen via een nummer dat u al hebt.
- Documenten die u opent, worden door uw KI-assistent gelezen onder de voorwaarden van die client. Controleer eerst het beleid van uw bedrijf voor leveranciers- en klantgegevens.
- Als een antwoord er niet goed uitziet, ga er dan niet van uit dat er niets is verzonden. Controleer het Postvak UIT en de verzonden faxen voordat u opnieuw verstuurt.
- Laat faxnummers en documentinhoud buiten screenshots en samenvattingen die u deelt.
Gerelateerde handleidingen
Een ondertekend document faxen, de aflevering van een fax controleren, een ontvangen fax zoeken en lezen en een mislukte fax opnieuw versturen behandelen de bovenstaande stappen. Meer prompts vindt u in Fax-prompts met KI, terugkerende controles in Fax-automatisering met KI.
Werkt iets niet? Zie Probleemoplossing voor Fax.Plus MCP.
