Поставщики по-прежнему подтверждают заказы по факсу. Закупщику нужно отправить заказ, дождаться каждого подтверждения, внести даты отгрузки в таблицу и заметить, кто не отвечает. Если подключить Claude или ChatGPT к Fax.Plus через MCP, эта работа сводится к готовым рутинным задачам. Одно слово отправляет заказ по списку поставщиков после вашей проверки, другое переносит подтверждения в таблицу, третье показывает, кто ещё не подтвердил заказ. Ниже описаны процесс, однократная настройка и примеры результатов на условных документах и вымышленных контрагентах.
Всё, что приведено здесь, служит примером. Измените запросы, порядок действий и время с учётом вашей работы: жёстких правил нет.
Перед началом работы
- Вам понадобится активный тариф Fax.Plus Basic или выше и уже авторизованное подключение Fax.Plus MCP.
- MCP недоступен для аккаунтов с Advanced Security Controls, включая конфигурации HIPAA и PHIPA.
- Подготовьте список поставщиков с номерами факсов. Для проверки задержек укажите номер заказа (PO) в каждом заказе.
- Используйте в запросах и комментариях номера заказов и коды поставщиков.
Ещё не подключились? Начните с центра настройки Fax.Plus MCP.
Процесс
Отправка fax — лишь один этап более длинного процесса. Этапы с пометкой Fax.Plus MCP выполняет коннектор Fax.Plus. Этапы с пометкой Необязательно используют другой коннектор, который уже может быть подключён в Claude или ChatGPT. Ассистент передаёт информацию между коннекторами в рамках чата и запрашивает ваше подтверждение, прежде чем что-либо изменить.
- Fax.Plus MCP: вы выбираете заказ поставщику в окне загрузки Fax.Plus, а ассистент показывает полный список поставщиков, линию отправки и количество страниц. Без вашего подтверждения ничего не отправляется.
- Fax.Plus MCP: заказ уходит каждому поставщику, а статус доставки каждой отправки проверяется.
- Fax.Plus MCP: подтверждения приходят и переносятся в таблицу: номер заказа, поставщик, дата отгрузки, количество и ожидаемая дата прибытия — точно так, как они указаны в документе.
- Необязательно, например Google Sheets: после вашего подтверждения строки попадают в таблицу поставок.
- Fax.Plus MCP: отправленные заказы сопоставляются с полученными подтверждениями, а поставщики, не подтвердившие заказ, выводятся списком.
- Необязательно, например Slack: для закупщиков составляется краткое сообщение о поставщиках с задержкой подтверждения. Вы проверяете его до отправки.
Настройка выполняется один раз
Сохраните приведённые ниже инструкции в проекте Claude или ChatGPT, например с названием «Отдел закупок». Тогда одно слово будет запускать нужную рутинную задачу. Подключение Fax.Plus, создание проекта и составление собственных задач пошагово описаны в статье Настройка факс-отдела с ИИ. В ChatGPT вводите @FaxPlus перед каждым командным словом, например «@FaxPlus MORNING». В Claude оставьте коннектор Fax.Plus включённым в чате.
Инструкции для отдела закупок
Ты — мой отдел закупок для моей учётной записи Fax.Plus. Правила: 1) Называй заказы по номеру PO, а поставщиков — по коду поставщика, если я его указал. 2) Перед любым изменением, например комментария, покажи, что именно изменится, и дождись моего подтверждения. 3) Читай даты, количества и номера PO точно так, как они указаны на странице, и сообщай, если какого-то значения нет. Никогда не решай, приемлемо ли подтверждение: это решаю я. 4) Не указывай номера факсов в сводках, если я не попрошу. 5) Отправляй факс только тогда, когда я прошу об этом в том же сообщении. Перед любой отправкой покажи полный список номеров получателей, линию отправки и количество страниц и дождись моего подтверждения. Никогда не отправляй по списку, который я не проверил. 6) Если что-то не удалось, сообщи, что именно, и проверь исходящие и отправленные факсы, прежде чем повторять попытку. Рутинные задачи: запускай задачу, когда я ввожу её название. PO [PO number]: отправь заказ, который я выберу в окне загрузки Fax.Plus, поставщикам из моего списка после того, как я проверю весь список получателей и дам подтверждение; затем проверь статус каждой отправки и перечисли те, которые не удались. CONFIRM: перенеси подтверждения поставщиков из моих последних полученных факсов в одну таблицу: номер PO, поставщик, дата отгрузки, количество, ожидаемая дата прибытия; отметь любое расхождение с количеством, которое я укажу; ничего не изменяй. LATE [list of POs sent]: сравни мои отправленные факсы с полученными подтверждениями; перечисли поставщиков, от которых подтверждения ещё нет, и дату, когда я отправил им заказ. FAILED: перечисли мои отправленные за последние 24 часа факсы, которые не удались, с указанием причины, или сообщи, что таких нет; ничего не отправляй повторно.
PO: отправка заказа по списку поставщиков
Введите PO с номером заказа и выберите заказ в окне загрузки Fax.Plus. Ассистент показывает весь список получателей, линию отправки и количество страниц и ждёт вашего подтверждения, прежде чем что-либо отправить. Проверяйте список построчно: заказ, отправленный не тому поставщику, вернуть невозможно. Процесс отправки описан в руководстве Отправка подписанного документа по факсу.
Отправка заказа по списку
Помоги мне отправить заказ на закупку [PO number] этим поставщикам: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Файл я выберу в окне загрузки Fax.Plus. Покажи полный список номеров, линию отправки и количество страниц и дождись моего подтверждения, прежде чем отправлять кому-либо из них. Затем проверь статус каждой отправки и перечисли те, которые не удались.
CONFIRM: подтверждения в таблицу
Введите CONFIRM. Пример результата для двух условных подтверждений: заказ 4471 от Northwind Supply (вымышленная компания), дата отгрузки — 20 октября 2026 г., количество — 120, ожидаемая дата прибытия — 27 октября 2026 г.; заказ 4472 от Harbor Print (вымышленная компания), дата отгрузки — 22 октября 2026 г., количество — 80 из 100 заказанных, поэтому ассистент отмечает расхождение. Он сообщает то, что указано на странице. Допустима ли частичная поставка, решаете вы.
Подтверждения в таблицу
Перенеси подтверждения поставщиков из моих последних полученных факсов в одну таблицу: номер PO, поставщик, дата отгрузки, количество и ожидаемая дата прибытия — точно так, как они указаны. Сообщи, если какого-то поля нет. Сравни каждое количество с заказанным мной: [PO number and quantity, PO number and quantity] — и отметь любое расхождение. Ничего не изменяй.
LATE: кто не отвечает
Введите LATE и список отправленных заказов. Ассистент сопоставляет ваши отправленные факсы с полученными подтверждениями и перечисляет поставщиков, от которых подтверждения ещё нет, с датой отправки каждому из них. Он видит только те подтверждения, которые пришли в виде факсов через Fax.Plus.
Поставщики с задержкой подтверждения
Я отправил(а) заказы на закупку [PO number], [PO number] и [PO number]. Сравни отправленные мной факсы с подтверждениями среди полученных факсов. Перечисли всех поставщиков, которые ещё не подтвердили заказ, и укажи дату, когда я его отправил(а). Опиши, что показано на каждой странице; не делай предположений.
FAILED: выявить отправку, которая не прошла
Если отправка не удалась, со стороны поставщика это выглядит как молчание. Введите FAILED: ассистент выведет список неудавшихся факсов с указанием причины или сообщит, что таких факсов нет. Руководство Повторная отправка факса, который не был доставлен описывает дальнейшие действия.
Проверка неудачных отправок факсов
Покажите мои отправленные факсы за последние 24 часа, которые не были доставлены, с указанием причины. Если таких нет, сообщите об этом. Если сама проверка завершилась ошибкой, сообщите об этом. Ничего не отправляйте повторно.
Подключение: Google Sheets
Если в том же чате включён коннектор Google Sheets, ассистент может добавить подтверждения поставщиков в вашу таблицу поставок. Он покажет изменения и дождётся вашего согласия. Работа этой функции зависит от вашего ИИ-клиента и этого коннектора.
Подтверждения в таблицу
Прочитай подтверждения поставщиков среди моих последних полученных факсов и добавь по одной строке для каждого в мою таблицу поставок Google Sheets [sheet name]: номер заказа, поставщик, дата отгрузки, количество, ожидаемая дата прибытия. Сначала покажи мне строки и дождись моего согласия.
Меры безопасности
- Перед любой отправкой проверьте полный список получателей. Ассистент должен показать его вам и дождаться вашего подтверждения.
- Не оставляйте без контроля периодическую задачу, которая отправляет или повторно отправляет заказы, если каждую отправку не подтверждает сотрудник.
- Ассистент считывает содержание подтверждения. Решение о том, приемлемы ли указанная дата или частичное количество, принимаете вы.
- Не вносите изменения в банковские реквизиты поставщика, полученные по факсу, пока не подтвердите их по телефону. Используйте номер, который у вас уже есть.
- Открытые вами документы считывает ваш ИИ-ассистент на условиях используемого клиента. Сначала изучите политику вашей компании в отношении данных поставщиков и клиентов.
- Если ответ выглядит неверным, не считайте, что ничего не было отправлено. Прежде чем отправлять повторно, проверьте исходящие и отправленные факсы.
- Не включайте номера факсов и содержимое документов в скриншоты и сводки, которыми вы делитесь.
Связанные руководства
Описанные выше шаги раскрывают руководства: Отправка подписанного документа по факсу, проверка доставки факса, поиск и чтение полученного факса и повторная отправка неудавшегося факса. Другие запросы приведены в статье Запросы для факса с помощью ИИ, а регулярные проверки — в статье Автоматизация факса с помощью ИИ.
Что-то не работает? См. Устранение неполадок Fax.Plus MCP.
