Tedarikçiler siparişleri hâlâ faksla onaylıyor; satın almacı da siparişi göndermek, her onayı beklemek, sevkiyat tarihlerini bir tabloya girmek ve kimin sessiz kaldığını fark etmek zorunda. Fax.Plus'a MCP aracılığıyla bağlı Claude veya ChatGPT ile bu işlem bir rutine dönüşür: bir kelime, siz inceledikten sonra siparişi tedarikçi listenize gönderir, bir diğeri onayları satırlara aktarır, üçüncüsü ise kimin henüz onay vermediğini gösterir. Aşağıda süreci, bunu bir kez nasıl kuracağınızı ve simüle edilmiş belgeler ile kurgusal taraflarla örnek sonuçları bulabilirsiniz.
Buradaki her şey bir örnektir. İstemleri, sırayı ve zamanlamayı çalışma biçiminize göre değiştirin; hiçbir şey kesin değildir.
Başlamadan önce
- Etkin bir Fax.Plus Basic planına veya daha üst bir plana ve yetkilendirilmiş mevcut bir Fax.Plus MCP bağlantısına sahip olun.
- MCP, HIPAA ve PHIPA yapılandırmaları dahil Advanced Security Controls kullanan hesaplarda kullanılamaz.
- Faks numaralarını içeren tedarikçi listenizi hazır bulundurun. Geciken tedarikçi kontrolü için her siparişin PO numarasını not edin.
- İstemlerde ve yorumlarda PO numaralarını ve tedarikçi kodlarını kullanın.
Henüz bağlanmadınız mı? Fax.Plus MCP kurulum merkezi ile başlayın.
Süreç
Faks göndermek, daha uzun bir sürecin yalnızca bir adımıdır. Fax.Plus MCP olarak işaretlenen adımlar Fax.Plus bağlayıcısı tarafından yapılır. İsteğe bağlı olarak işaretlenen adımlar, Claude veya ChatGPT'de zaten kullanıyor olabileceğiniz başka bir bağlayıcıyı kullanır; asistan bilgiyi sohbet içinde bunlar arasında taşır ve herhangi bir şeyi değiştirmeden önce onayınızı ister.
- Fax.Plus MCP: Fax.Plus yükleme penceresinde bir satın alma siparişi seçersiniz; asistan size tedarikçilerin tam listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterir; siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez.
- Fax.Plus MCP: Sipariş her tedarikçiye gönderilir ve her gönderimin teslimat durumu kontrol edilir.
- Fax.Plus MCP: Onaylar gelir ve satırlara aktarılır: PO numarası, tedarikçi, sevkiyat tarihi, miktar ve tahmini varış, tam olarak yazıldığı gibi.
- İsteğe bağlı, örneğin Google Sheets: Satırlar, sizin onayınızdan sonra sevkiyat tablonuza aktarılır.
- Fax.Plus MCP: Gönderilen siparişleriniz, gelen onaylarla karşılaştırılır ve onay vermeyen tedarikçiler listelenir.
- İsteğe bağlı, örneğin Slack: Satın almacılar için geciken tedarikçiler hakkında kısa bir not taslağı hazırlanır; gönderilmeden önce siz incelersiniz.
Bir kez kurun
Aşağıdaki talimatları bir Claude veya ChatGPT Projesi içinde, örneğin “Satın alma masası” adlı bir projede saklayın; böylece tek bir kelime bir rutini başlatır. Fax.Plus'ı bağlamak, Projeyi oluşturmak ve kendi rutinlerinizi yazmak YZ ile faks masası kurma bölümünde adım adım anlatılmaktadır. ChatGPT'de her rutin kelimesiyle birlikte @FaxPlus yazın, örneğin “@FaxPlus MORNING”. Claude'da ise sohbet için Fax.Plus bağlayıcısını açık tutun.
Satın alma masası talimatları
Fax.Plus hesabım için satın alma masamsınız. Kurallar: 1) Siparişlerden PO numarasıyla, tedarikçilerden ise verdiysem tedarikçi koduyla söz edin. 2) Bir yorum gibi herhangi bir şeyi değiştirmeden önce, tam olarak neyin değişeceğini gösterin ve onayımı bekleyin. 3) Tarihleri, miktarları ve PO numaralarını sayfada yazıldığı gibi okuyun ve biri eksikse bunu belirtin. Bir onayın kabul edilebilir olup olmadığına asla karar vermeyin; buna ben karar veririm. 4) Ben istemedikçe özetlerde faks numaralarını vermeyin. 5) Yalnızca o mesajda istediğimde faks gönderin ve her gönderimden önce bana alıcı numaralarının tam listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin, onayımı bekleyin; incelemediğim bir listeye asla göndermeyin. 6) Bir şey başarısız olursa neyin başarısız olduğunu söyleyin ve yeniden denemeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin. Rutinler, adını yazdığımda birini çalıştırın. PO [PO number]: Fax.Plus yükleme penceresinde seçtiğim satın alma siparişini, alıcı listesinin tamamını inceleyip onayladıktan sonra listemdeki tedarikçilere gönderin; ardından her gönderimin durumunu kontrol edin ve başarısız olanları listeleyin. CONFIRM: en yeni alınan faksların arasındaki tedarikçi onaylarını tek bir tabloya aktarın: PO numarası, tedarikçi, sevkiyat tarihi, miktar, tahmini varış; size verdiğim miktardan herhangi bir farkı işaretleyin; hiçbir şeyi değiştirmeyin. LATE [list of POs sent]: gönderdiğim faksları alınan onaylarla karşılaştırın; henüz onayı olmayan tedarikçileri ve onlara gönderim yaptığım tarihi listeleyin. FAILED: son 24 saatte gönderdiğim ve başarısız olan faksları nedeniyle birlikte listeleyin ya da hiç olmadığını söyleyin; hiçbir şeyi yeniden göndermeyin.
PO: siparişi tedarikçi listenize gönderin
PO yazın, yanına PO numarasını ekleyin ve siparişi Fax.Plus yükleme penceresinde seçin. Asistan size alıcı listesinin tamamını, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterir; herhangi bir şey gönderilmeden önce onayınızı bekler. Listeyi satır satır inceleyin: yanlış tedarikçiye gönderilen bir satın alma siparişi geri alınamaz. Kılavuz: İmzalı bir belgeyi faksla gönderme bölümü gönderim akışını kapsar.
Siparişi bir listeye gönderin
[PO number] numaralı satın alma siparişini şu tedarikçilere göndermeme yardım edin: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Dosyayı Fax.Plus yükleme penceresinde ben seçeceğim. Bana numaraların tam listesini, gönderim hattını ve sayfa sayısını gösterin ve herhangi birine göndermeden önce onayımı bekleyin. Sonrasında her gönderimin durumunu kontrol edin ve başarısız olanları listeleyin.
CONFIRM: onaylar satırlara aktarılır
CONFIRM yazın. İki simüle edilmiş onay için örnek sonuç: Northwind Supply'dan (kurgusal) PO 4471, sevkiyat tarihi 20 Ekim 2026, miktar 120, tahmini varış 27 Ekim 2026; Harbor Print'ten (kurgusal) PO 4472, sevkiyat tarihi 22 Ekim 2026, sipariş edilen 100 adetten 80'i, bu nedenle asistan farkı işaretler. Sayfada yazanı bildirir; kısmi sevkiyatın kabul edilebilir olup olmadığı sizin kararınızdır.
Onayları satırlara aktarın
En yeni alınan faksların arasındaki tedarikçi onaylarını tek bir tabloya aktarın: PO numarası, tedarikçi, sevkiyat tarihi, miktar ve tahmini varış, tam olarak yazıldığı gibi. Bir alan eksikse bunu belirtin. Her miktarı sipariş ettiğimle karşılaştırın: [PO number and quantity, PO number and quantity] ve herhangi bir farkı işaretleyin. Hiçbir şeyi değiştirmeyin.
LATE: kim sessiz kaldı
LATE yazın ve yanına gönderdiğiniz siparişlerin listesini ekleyin. Asistan gönderdiğiniz faksları gelen onaylarla karşılaştırır ve henüz onayı olmayan tedarikçileri, her birine gönderim yaptığınız tarihle birlikte listeler. Yalnızca Fax.Plus üzerinden faks olarak gelen onayları görebilir.
Geciken tedarikçiler
[PO number], [PO number] ve [PO number] numaralı satın alma siparişlerini gönderdim. Gönderdiğim faksları, aldığım faksların arasındaki onaylarla karşılaştırın. Henüz onay vermemiş her tedarikçiyi ve siparişi gönderdiğim tarihi listeleyin. Her sayfanın ne gösterdiğini söyleyin; tahmin yürütmeyin.
FAILED: Gönderilemeyen bir faksı yakalayın
Başarısız bir gönderim, tedarikçiden gelen sessizlik gibi görünür. FAILED yazın; asistan başarısız olan faksları nedenleriyle birlikte listeler ya da hiç olmadığını söyler. Kılavuz: Başarısız bir faksı yeniden gönderme bölümü, sonraki adımda ne yapmanız gerektiğini anlatır.
Başarısız faks kontrolü
Son 24 saatte gönderdiğim ve başarısız olan faksları nedenleriyle birlikte gösterin. Hiç yoksa bunu söyleyin. Kontrolün kendisi başarısız olursa onu belirtin. Hiçbir şeyi yeniden göndermeyin.
Bağlayın: Google Sheets
Aynı sohbette Google Sheets bağlayıcısı etkinse asistan, tedarikçi onaylarını sevkiyat tablonuza ekleyebilir. Değişikliği size gösterir ve onayınızı bekler. Bunun çalışıp çalışmaması YZ istemcinize ve ilgili bağlayıcıya bağlıdır.
Onaylar tabloya
En yeni aldığım faksların arasındaki tedarikçi onaylarını okuyun ve Google Sheets'teki [sheet name] sevkiyat tabloma her biri için birer satır ekleyin: PO numarası, tedarikçi, sevkiyat tarihi, miktar, tahmini varış. Önce satırları bana gösterin ve onayımı bekleyin.
Güvende tutun
- Herhangi bir gönderimden önce alıcı listesinin tamamını gözden geçirin. Asistan bunu size göstermeli ve onayınızı beklemelidir.
- Siparişleri gönderen veya yeniden gönderen yinelenen bir görevi, her gönderimi bir kişi onaylamadan çalışır durumda bırakmayın.
- Asistan, bir onayda yazanı okur. Bir tarihin ya da kısmi bir miktarın kabul edilebilir olup olmadığına ise siz karar verirsiniz.
- Faksla gelen tedarikçi banka bilgisi değişikliğini, elinizde zaten bulunan bir numarayı kullanarak telefonla doğrulamadan asla işleme koymayın.
- Açtığınız belgeler, YZ asistanınız tarafından o istemcinin şartları kapsamında okunur. Önce şirketinizin tedarikçi ve müşteri verilerine ilişkin politikasını kontrol edin.
- Bir yanıt hatalı görünüyorsa hiçbir şey gönderilmediğini varsaymayın. Yeniden göndermeden önce giden kutusunu ve gönderilen faksları kontrol edin.
- Faks numaralarını ve belge içeriklerini paylaştığınız ekran görüntülerinin ve özetlerin dışında tutun.
İlgili kılavuzlar
İmzalı bir belgeyi faksla göndermek, faks iletimini kontrol etmek, alınan bir faksı bulmak ve okumak ve başarısız bir faksı yeniden göndermek yukarıdaki adımları kapsar. Daha fazla istem YZ ile Faks İstemleri bölümünde, yinelenen kontroller ise YZ ile Faks Otomasyonu bölümünde yer alır.
Bir şey mi çalışmıyor? Fax.Plus MCP sorun giderme sayfasına bakın.
