供应商仍然通过 fax 确认订单,采购员必须发出订单、等待每一份确认函、把发货日期录入表格,并留意哪些供应商没有动静。通过 MCP 将 Claude 或 ChatGPT 连接到 Fax.Plus 后,这一切就成了固定流程:一个指令在你审核后把订单发送给供应商清单,另一个指令把确认函读取为表格行,第三个指令则显示哪些供应商尚未确认。下文介绍整个流程、如何一次性完成设置,以及使用模拟文档和虚构各方的示例结果。
这里的一切都只是示例。你可以根据自己的工作方式调整提示词、顺序和时间,没有任何固定的规定。
开始之前
- 使用有效的 Fax.Plus Basic 或更高级别套餐，并已有一个经过授权的 Fax.Plus MCP 连接。
- 启用了 Advanced Security Controls 的账户（包括 HIPAA 和 PHIPA 配置）无法使用 MCP。
- 请备好带有 fax 号码的供应商清单。若要进行延迟供应商检查,请记下每份订单的 PO 编号。
- 在提示词和备注中使用 PO 编号和供应商代码。
还没有连接?请从 Fax.Plus MCP 设置中心开始。
流程
发 fax 只是较长流程中的一步。标有 Fax.Plus MCP 的步骤由 Fax.Plus 连接器完成。标有 可选 的步骤使用你可能已在 Claude 或 ChatGPT 中配置的其他连接器;助手会在对话中在它们之间传递信息,并在更改任何内容之前征求你的同意。
- Fax.Plus MCP:你在 Fax.Plus 上传窗口中选择一份采购订单,助手会向你显示完整的供应商清单、发送线路和页数;在你批准之前不会发出任何内容。
- Fax.Plus MCP:订单会发送给每家供应商,并检查每次发送的送达状态。
- Fax.Plus MCP:确认函送达后会被读取为表格行:PO 编号、供应商、发货日期、数量和预计到货时间,均与原文完全一致。
- 可选,例如 Google Sheets:在你确认后,这些行会写入你的发货表格。
- Fax.Plus MCP:将你已发送的订单与已收到的确认函进行比对,并列出尚未确认的供应商。
- 可选,例如 Slack:为采购员起草一条关于延迟供应商的简短通知;发出前由你审核。
只需设置一次
将以下说明保存在 Claude 或 ChatGPT 的 Project 中,例如命名为“采购工作台”的 Project,这样一个词就能启动一套流程。连接 Fax.Plus、创建 Project 以及编写你自己的流程,在借助 AI 搭建 fax 工作台中有分步说明。在 ChatGPT 中,请在每个流程指令词前输入 @FaxPlus,例如“@FaxPlus MORNING”。在 Claude 中,请在该对话中保持开启 Fax.Plus 连接器。
采购工作台说明
你是我的 Fax.Plus 账户的采购工作台。规则:1)按 PO 编号称呼订单,如我提供了供应商代码,则按供应商代码称呼供应商。2)在更改任何内容(例如备注)之前,先向我准确展示将要更改的内容,并等待我的确认。3)按页面上的原文准确读取日期、数量和 PO 编号,若有缺失请说明。不要自行判断某份确认函是否可接受,由我来决定。4)除非我要求,否则摘要中不要包含 fax 号码。5)仅当我在该条消息中要求发送时才发送 fax;每次发送前,先向我展示完整的收件号码清单、发送线路和页数,并等待我的确认;绝不向我未审核过的清单发送。6)如果出现失败,请告诉我哪里失败,并在重试前检查发件箱和已发送的 fax。流程:当我输入其名称时运行相应流程。PO [PO number]:在我审核完整收件人清单并批准后,将我在 Fax.Plus 上传窗口中选择的采购订单发送给我清单上的供应商;然后检查每次发送的状态,并列出未成功的发送。CONFIRM:将我最新收到的 fax 中的供应商确认函读取到一张表中:PO 编号、供应商、发货日期、数量、预计到货时间;若与我提供的数量有任何差异,请标记出来;不要更改任何内容。LATE [list of POs sent]:将我已发送的 fax 与已收到的确认函进行比对;列出尚无确认函的供应商以及我向其发送的日期。FAILED:列出我过去 24 小时内发送失败的 fax 及原因,若没有则说明没有;不要重新发送任何内容。
PO:将订单发送给你的供应商清单
输入 PO 并附上 PO 编号,然后在 Fax.Plus 上传窗口中选择订单。助手会向你显示完整的收件人清单、发送线路和页数,并在发送任何内容之前等待你的确认。请逐行审核清单:采购订单一旦发错供应商就无法收回。指南:通过 fax 发送已签署文件介绍了发送流程。
按清单发送订单
请帮我将采购订单 [PO number] 发送给这些供应商:[supplier and fax number]、[supplier and fax number]。我会在 Fax.Plus 上传窗口中选择文件。请向我显示完整的号码清单、发送线路和页数,并在向其中任何一个发送之前等待我的确认。发送之后,请检查每次发送的状态,并列出未成功的发送。
CONFIRM:将确认函读取为表格行
输入 CONFIRM。两份模拟确认函的示例结果:来自 Northwind Supply(虚构)的 PO 4471,发货日期为 2026 年 10 月 20 日,数量 120,预计到货日期为 2026 年 10 月 27 日;来自 Harbor Print(虚构)的 PO 4472,发货日期为 2026 年 10 月 22 日,订购 100 件中确认 80 件,因此助手会标记该差异。它只如实报告页面上的内容;是否接受部分发货由你决定。
将确认函读取为表格行
将我最新收到的 fax 中的供应商确认函读取到一张表中:PO 编号、供应商、发货日期、数量和预计到货时间,均与原文完全一致。若有字段缺失,请说明。将每个数量与我订购的数量进行比对:[PO number and quantity, PO number and quantity],并标记任何差异。不要更改任何内容。
LATE:谁没了动静
输入 LATE 并附上你已发送的订单清单。助手会将你已发送的 fax 与已收到的确认函进行比对,列出尚无确认函的供应商,以及你向每家供应商发送的日期。它只能看到通过 Fax.Plus 以 fax 形式收到的确认函。
延迟的供应商
我已发送采购订单 [PO number]、[PO number] 和 [PO number]。请将我已发送的 fax 与我收到的 fax 中的确认函进行比对。列出每一家尚未确认的供应商以及我发送订单的日期。说明每一页显示的内容,不要猜测。
FAILED:找出未成功发出的 fax
发送失败看起来就像供应商毫无回音。输入 FAILED;助手会列出发送失败的 fax 及原因,或告知没有失败记录。指南:重新发送失败的 fax介绍了后续该怎么做。
失败 fax 检查
显示我最近 24 小时内发送失败的 fax,并说明原因。如果没有,请直接告知。如果检查本身失败,请说明这一点。不要重新发送任何内容。
连接 Google Sheets
如果你在同一对话中启用了 Google Sheets 连接器,助手可以把供应商确认信息添加到你的发货表格中。它会向你展示更改内容,并等待你的确认。此功能能否使用,取决于你的 AI 客户端和该连接器。
将确认信息录入表格
阅读我最新收到的 fax 中的供应商确认函,并在我的 Google Sheets 发货表格 [sheet name] 中为每份确认函添加一行:PO 编号、供应商、发货日期、数量、预计到货时间。请先向我展示这些行,并等待我的确认。
确保安全
- 每次发送前,请先审核完整的收件人列表。助手必须向您展示该列表,并等待您的确认。
- 不要让发送或重新发送订单的周期性任务在无人逐次批准发送的情况下运行。
- 助手只负责读取确认函中的内容。日期或部分数量是否可以接受,由你来决定。
- 对于通过 fax 收到的供应商银行账户信息变更,切勿在未通过电话确认的情况下照办,并且要使用你已有的号码来拨打。
- 你打开的文档会由你的 AI 助手按照该客户端的条款进行读取。请先查看贵公司关于供应商和客户数据的政策。
- 如果回复看起来不对,不要认为没有发送任何内容。再次发送之前,请先检查发件箱和已发送的 fax。
- 在你分享的截图和摘要中,请不要包含 fax 号码和文档内容。
相关指南
通过 fax 发送已签署文件、查看 fax 发送情况、查找并阅读收到的 fax以及重新发送失败的 fax涵盖了上述步骤。更多提示词请见 使用 AI 的 Fax 提示词,周期性检查请见 使用 AI 的 Fax 自动化。
遇到问题?请参阅 Fax.Plus MCP 故障排除。
