I fornitori confermano ancora gli ordini via fax, e chi si occupa degli acquisti deve inviare l'ordine, attendere ogni conferma, riportare le date di spedizione in un foglio e accorgersi di chi non si fa sentire. Con Claude o ChatGPT collegato a Fax.Plus tramite MCP, tutto diventa una routine: una parola invia l'ordine al tuo elenco di fornitori dopo la tua verifica, un'altra trasforma le conferme in righe di dati e una terza mostra chi non ha ancora confermato. Di seguito trovi il processo, come configurarlo una sola volta ed esempi di risultati con documenti simulati e parti fittizie.
Tutto quanto qui riportato è un esempio. Modifica i prompt, l'ordine e le tempistiche in base al tuo modo di lavorare: nulla è definitivo.
Prima di iniziare
- Usa un piano Fax.Plus Basic attivo o superiore e una connessione MCP di Fax.Plus già autorizzata.
- MCP non è disponibile per gli account con Advanced Security Controls, comprese le configurazioni HIPAA e PHIPA.
- Tieni pronto l'elenco dei fornitori con i numeri di fax. Per il controllo dei fornitori in ritardo, annota il numero d'ordine su ogni ordine.
- Usa i numeri d'ordine e i codici fornitore nei prompt e nei commenti.
Non hai ancora effettuato il collegamento? Inizia dall'hub di configurazione di Fax.Plus MCP.
Il processo
L'invio del fax è solo un passaggio di un processo più lungo. I passaggi contrassegnati con Fax.Plus MCP vengono eseguiti dal connettore Fax.Plus. I passaggi contrassegnati con Facoltativo usano un altro connettore che potresti già avere in Claude o ChatGPT; l'assistente trasferisce le informazioni da uno all'altro all'interno della chat e chiede la tua conferma prima di modificare qualsiasi cosa.
- MCP di Fax.Plus: scegli un ordine di acquisto nella finestra di caricamento di Fax.Plus e l'assistente ti mostra l'elenco completo dei fornitori, la linea di invio e il numero di pagine; non viene inviato nulla finché non dai la tua approvazione.
- MCP di Fax.Plus: l'ordine viene inviato a ciascun fornitore e viene verificato lo stato di consegna di ogni invio.
- MCP di Fax.Plus: le conferme arrivano e vengono trasformate in righe: numero d'ordine, fornitore, data di spedizione, quantità e arrivo previsto, esattamente come scritti.
- Facoltativo, ad esempio Google Sheets: le righe vengono inserite nel tuo foglio delle spedizioni, dopo il tuo OK.
- MCP di Fax.Plus: gli ordini inviati vengono confrontati con le conferme arrivate e vengono elencati i fornitori che non hanno ancora confermato.
- Facoltativo, ad esempio Slack: viene redatta una breve nota sui fornitori in ritardo per chi si occupa degli acquisti; la controlli tu prima che venga inviata.
Configurazione una tantum
Conserva le istruzioni qui sotto in un Progetto di Claude o ChatGPT, ad esempio uno chiamato «Ufficio acquisti», così una sola parola avvia una routine. Come collegare Fax.Plus, creare il Progetto e scrivere le tue routine è spiegato passo per passo in Configurare un ufficio fax con l'IA. In ChatGPT, digita @FaxPlus insieme a ogni parola di routine, ad esempio «@FaxPlus MORNING». In Claude, lascia attivo il connettore Fax.Plus nella chat.
Istruzioni dell'ufficio acquisti
Sei il mio ufficio acquisti per il mio account Fax.Plus. Regole: 1) Indica gli ordini con il numero d'ordine (PO) e i fornitori con il loro codice fornitore, quando te l'ho fornito. 2) Prima di modificare qualsiasi cosa, ad esempio un commento, mostrami esattamente cosa cambierà e attendi il mio OK. 3) Leggi date, quantità e numeri d'ordine esattamente come scritti sulla pagina e segnala se ne manca uno. Non decidere mai se una conferma è accettabile: lo decido io. 4) Ometti i numeri di fax nei riepiloghi, a meno che io non li chieda. 5) Invia un fax solo quando lo chiedo in quel messaggio e, prima di ogni invio, mostrami l'elenco completo dei numeri dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine e attendi il mio OK; non inviare mai a un elenco che non ho controllato. 6) Se qualcosa non riesce, dimmi cosa non ha funzionato e controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di riprovare. Routine, da eseguire quando digito il loro nome. PO [PO number]: invia l'ordine di acquisto che scelgo nella finestra di caricamento di Fax.Plus ai fornitori del mio elenco, dopo che ho controllato l'elenco completo dei destinatari e ho dato la mia approvazione; poi verifica lo stato di ogni invio ed elenca quelli non riusciti. CONFIRM: riporta in un'unica tabella le conferme dei fornitori tra i fax ricevuti più di recente: numero d'ordine, fornitore, data di spedizione, quantità, arrivo previsto; segnala qualsiasi differenza rispetto alla quantità che ti indico; non modificare nulla. LATE [list of POs sent]: confronta i miei fax inviati con le conferme ricevute; elenca i fornitori senza ancora una conferma e la data in cui ho inviato loro l'ordine. FAILED: elenca i miei fax inviati nelle ultime 24 ore che non sono andati a buon fine, con il motivo, oppure indica che non ce ne sono; non rinviare nulla.
PO: invia l'ordine al tuo elenco di fornitori
Digita PO seguito dal numero d'ordine e scegli l'ordine nella finestra di caricamento di Fax.Plus. L'assistente ti mostra l'intero elenco dei destinatari, la linea di invio e il numero di pagine, e attende il tuo OK prima di inviare qualsiasi cosa. Controlla l'elenco riga per riga: un ordine di acquisto inviato al fornitore sbagliato non può essere ritirato. Guida: Inviare via fax un documento firmato descrive il flusso di invio.
Invia l'ordine a un elenco
Aiutami a inviare l'ordine di acquisto [PO number] a questi fornitori: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Sceglierò il file nella finestra di caricamento di Fax.Plus. Mostrami l'elenco completo dei numeri, la linea di invio e il numero di pagine, e attendi il mio OK prima di inviare a uno qualsiasi di essi. Poi verifica lo stato di ogni invio ed elenca quelli non riusciti.
CONFIRM: le conferme diventano righe
Digita CONFIRM. Esempio di risultato per due conferme simulate: ordine 4471 di Northwind Supply (fittizio), data di spedizione 20 ottobre 2026, quantità 120, arrivo previsto 27 ottobre 2026; ordine 4472 di Harbor Print (fittizio), data di spedizione 22 ottobre 2026, quantità 80 su 100 ordinate, quindi l'assistente segnala la differenza. Riporta ciò che dice la pagina; se una spedizione parziale sia accettabile lo decidi tu.
Conferme in righe
Riporta in un'unica tabella le conferme dei fornitori tra i fax ricevuti più di recente: numero d'ordine, fornitore, data di spedizione, quantità e arrivo previsto, esattamente come scritti. Segnala se manca un campo. Confronta ogni quantità con quanto ho ordinato: [PO number and quantity, PO number and quantity] e segnala qualsiasi differenza. Non modificare nulla.
LATE: chi non si fa sentire
Digita LATE con l'elenco degli ordini inviati. L'assistente confronta i fax inviati con le conferme arrivate ed elenca i fornitori che non hanno ancora risposto, con la data in cui hai inviato l'ordine a ciascuno. Può vedere solo le conferme arrivate come fax tramite Fax.Plus.
Fornitori in ritardo
Ho inviato gli ordini di acquisto [PO number], [PO number] e [PO number]. Confronta i miei fax inviati con le conferme presenti nei miei fax ricevuti. Elenca ogni fornitore che non ha ancora confermato e la data in cui ho inviato l'ordine. Indica cosa mostra ogni pagina; non fare supposizioni.
FAILED: individuare un invio non andato a buon fine
Un invio non riuscito somiglia al silenzio di un fornitore. Digita FAILED: l'assistente elenca i fax non riusciti con il motivo oppure indica che non ce ne sono. Guida: Reinviare un fax non riuscito spiega come procedere.
Controllo dei fax non riusciti
Mostra i miei fax inviati nelle ultime 24 ore che non sono riusciti, con il motivo. Se non ce ne sono, dillo. Se il controllo stesso non riesce, segnalalo. Non reinviare nulla.
Collegalo: Google Sheets
Se nella stessa chat è attivo il connettore Google Sheets, l'assistente può aggiungere le conferme dei fornitori al foglio delle spedizioni. Mostra la modifica e attende il tuo OK. Il funzionamento dipende dal tuo client IA e da quel connettore.
Le conferme nel foglio
Riporta le conferme dei fornitori tra i miei fax ricevuti più recenti e aggiungi una riga per ciascuna al mio foglio Google Sheets delle spedizioni [sheet name]: numero d'ordine, fornitore, data di spedizione, quantità, arrivo previsto. Mostrami prima le righe e attendi il mio OK.
Usala in sicurezza
- Controlla l'intero elenco dei destinatari prima di ogni invio. L'assistente deve mostrartelo e attendere il tuo via libera.
- Non lasciare in esecuzione un'attività ricorrente che invia o reinvia ordini senza che una persona approvi ogni invio.
- L'assistente legge ciò che dice una conferma. Stabilire se una data o una quantità parziale siano accettabili spetta a te.
- Non dare mai seguito a una modifica delle coordinate bancarie di un fornitore ricevuta via fax senza averla confermata per telefono, usando un numero già in tuo possesso.
- I documenti che apri vengono letti dal tuo assistente IA secondo i termini di quel client. Verifica prima la policy della tua azienda sui dati di fornitori e clienti.
- Se una risposta sembra errata, non dare per scontato che non sia stato inviato nulla. Controlla la posta in uscita e i fax inviati prima di inviare di nuovo.
- Evita di includere numeri di fax e contenuti dei documenti negli screenshot e nei riepiloghi che condividi.
Guide correlate
Inviare un documento firmato via fax, verificare la consegna di un fax, trovare e leggere un fax ricevuto e reinviare un fax non riuscito descrivono i passaggi indicati sopra. Altri prompt sono disponibili in Prompt per fax con IA, mentre i controlli ricorrenti si trovano in Automazione dei fax con IA.
Qualcosa non funziona? Consulta la risoluzione dei problemi di Fax.Plus MCP.
