Les fournisseurs confirment encore leurs commandes par fax. L'acheteur doit donc envoyer la commande, attendre chaque confirmation, saisir les dates d'expédition dans un tableau et repérer ceux qui ne donnent plus de nouvelles. Avec Claude ou ChatGPT connecté à Fax.Plus via MCP, tout cela devient une routine : un mot envoie la commande à votre liste de fournisseurs après votre vérification, un autre transforme les confirmations en lignes de tableau, et un troisième indique qui n'a pas confirmé. Vous trouverez ci-dessous le processus, la façon de le configurer une seule fois, ainsi que des exemples de résultats avec des documents simulés et des parties fictives.
Tout ce qui suit n'est qu'un exemple. Modifiez les prompts, l'ordre et les horaires selon votre façon de travailler : rien n'est figé.
Avant de commencer
- Disposez d'un plan Fax.Plus Basic ou supérieur actif et d'une connexion MCP Fax.Plus déjà autorisée.
- Le MCP n'est pas disponible pour les comptes avec Advanced Security Controls, y compris les configurations HIPAA et PHIPA.
- Gardez à portée de main votre liste de fournisseurs avec leurs numéros de fax. Pour le contrôle des retards, notez le numéro de commande sur chaque bon.
- Utilisez les numéros de commande et les codes fournisseur dans vos prompts et vos commentaires.
Pas encore connecté ? Commencez par le centre de configuration de Fax.Plus MCP.
Le processus
Le fax n'est qu'une étape d'un processus plus long. Les étapes marquées Fax.Plus MCP sont réalisées par le connecteur Fax.Plus. Les étapes marquées Optionnel font appel à un autre connecteur que vous utilisez peut-être déjà dans Claude ou ChatGPT ; l'assistant transmet les informations de l'un à l'autre au sein de la conversation et demande votre accord avant de modifier quoi que ce soit.
- MCP Fax.Plus : vous choisissez un bon de commande dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus, et l'assistant vous présente la liste complète des fournisseurs, la ligne d'envoi et le nombre de pages. Rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas donné votre accord.
- MCP Fax.Plus : la commande est envoyée à chaque fournisseur, et le statut de livraison de chaque envoi est vérifié.
- MCP Fax.Plus : les confirmations arrivent et sont transformées en lignes de tableau : numéro de commande, fournisseur, date d'expédition, quantité et arrivée prévue, exactement comme indiqué sur la page.
- Facultatif, par exemple Google Sheets : les lignes sont ajoutées à votre feuille de suivi des expéditions, après votre accord.
- MCP Fax.Plus : vos commandes envoyées sont comparées aux confirmations reçues, et les fournisseurs qui n'ont pas confirmé sont listés.
- Facultatif, par exemple Slack : un court message sur les fournisseurs en retard est rédigé pour les acheteurs. Vous le relisez avant son envoi.
À configurer une seule fois
Conservez les instructions ci-dessous dans un Project Claude ou ChatGPT, par exemple nommé « Purchasing desk », afin qu'un seul mot lance une routine. La connexion de Fax.Plus, la création du Project et la rédaction de vos propres routines sont expliquées pas à pas dans Configurer un poste de fax avec l'IA. Dans ChatGPT, saisissez @FaxPlus avec chaque mot de routine, par exemple « @FaxPlus MORNING ». Dans Claude, laissez le connecteur Fax.Plus activé pour la conversation.
Instructions du service achats
Vous êtes mon service achats pour mon compte Fax.Plus. Règles : 1) Désignez les commandes par leur numéro de commande et les fournisseurs par leur code fournisseur lorsque je vous en ai donné un. 2) Avant de modifier quoi que ce soit, par exemple un commentaire, montrez-moi exactement ce qui va changer et attendez mon accord. 3) Lisez les dates, les quantités et les numéros de commande exactement comme ils sont écrits sur la page, et signalez-le s'il en manque un. Ne décidez jamais si une confirmation est acceptable : c'est moi qui décide. 4) N'indiquez pas les numéros de fax dans les résumés, sauf si je le demande. 5) N'envoyez un fax que si je vous le demande dans ce message et, avant tout envoi, montrez-moi la liste complète des numéros destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attendez mon accord ; n'envoyez jamais à une liste que je n'ai pas vérifiée. 6) En cas d'échec, dites-moi ce qui a échoué et vérifiez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de réessayer. Routines : exécutez-en une quand je saisis son nom. PO [PO number] : envoyez le bon de commande que je choisis dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus aux fournisseurs de ma liste, une fois que j'ai vérifié la liste complète des destinataires et donné mon accord ; vérifiez ensuite le statut de chaque envoi et listez ceux qui n'ont pas abouti. CONFIRM : lisez les confirmations de fournisseurs parmi mes fax reçus les plus récents et réunissez-les dans un seul tableau : numéro de commande, fournisseur, date d'expédition, quantité, arrivée prévue ; signalez toute différence par rapport à la quantité que je vous indique ; ne modifiez rien. LATE [list of POs sent] : comparez mes fax envoyés avec les confirmations reçues ; listez les fournisseurs qui n'ont pas encore confirmé et la date à laquelle je leur ai envoyé le fax. FAILED : listez mes fax envoyés au cours des dernières 24 heures qui ont échoué, avec le motif, ou indiquez qu'il n'y en a aucun ; ne renvoyez rien.
PO : envoyer la commande à votre liste de fournisseurs
Saisissez PO suivi du numéro de commande, puis choisissez le bon de commande dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus. L'assistant vous présente la liste complète des destinataires, la ligne d'envoi et le nombre de pages, puis attend votre accord avant tout envoi. Vérifiez la liste ligne par ligne : un bon de commande envoyé au mauvais fournisseur ne peut pas être rappelé. Guide : Faxer un document signé décrit le déroulement de l'envoi.
Envoyer la commande à une liste
Aidez-moi à envoyer le bon de commande [PO number] à ces fournisseurs : [supplier and fax number], [supplier and fax number]. Je choisirai le fichier dans la fenêtre d'importation de Fax.Plus. Montrez-moi la liste complète des numéros, la ligne d'envoi et le nombre de pages, et attendez mon accord avant d'envoyer à l'un d'eux. Ensuite, vérifiez le statut de chaque envoi et listez ceux qui n'ont pas abouti.
CONFIRM : transformer les confirmations en lignes de tableau
Saisissez CONFIRM. Exemple de résultat pour deux confirmations simulées : commande 4471 de Northwind Supply (fictif), date d'expédition le 20 octobre 2026, quantité 120, arrivée prévue le 27 octobre 2026 ; commande 4472 de Harbor Print (fictif), date d'expédition le 22 octobre 2026, quantité 80 sur les 100 commandées, l'assistant signale donc l'écart. Il indique ce que dit la page ; c'est à vous de décider si une livraison partielle est acceptable.
Confirmations en lignes de tableau
Lisez les confirmations de fournisseurs parmi mes fax reçus les plus récents et réunissez-les dans un seul tableau : numéro de commande, fournisseur, date d'expédition, quantité et arrivée prévue, exactement tels qu'ils sont écrits. Signalez-le s'il manque un champ. Comparez chaque quantité avec ce que j'ai commandé : [PO number and quantity, PO number and quantity] et signalez toute différence. Ne modifiez rien.
LATE : qui ne donne plus de nouvelles
Saisissez LATE avec la liste des commandes que vous avez envoyées. L'assistant compare vos fax envoyés aux confirmations reçues et liste les fournisseurs qui n'en ont pas encore envoyé, avec la date d'envoi à chacun. Il ne voit que les confirmations arrivées sous forme de fax via Fax.Plus.
Fournisseurs en retard
J'ai envoyé les bons de commande [PO number], [PO number] et [PO number]. Comparez mes fax envoyés avec les confirmations de mes fax reçus. Listez chaque fournisseur qui n'a pas encore confirmé, avec la date d'envoi de la commande. Indiquez ce que montre chaque page ; ne devinez pas.
FAILED : repérer un envoi qui n'a pas abouti
Un envoi en échec ressemble à un silence de la part d'un fournisseur. Saisissez FAILED : l'assistant liste les fax en échec avec le motif, ou indique qu'il n'y en a aucun. Guide : Renvoyer un fax en échec explique la marche à suivre ensuite.
Vérification des fax en échec
Affichez mes fax envoyés au cours des dernières 24 heures qui ont échoué, avec le motif. S'il n'y en a aucun, dites-le. Si la vérification elle-même échoue, indiquez-le à la place. Ne renvoyez rien.
Connexion : Google Sheets
Si le connecteur Google Sheets est activé dans la même conversation, l'assistant peut ajouter les confirmations des fournisseurs à votre feuille de suivi des expéditions. Il vous présente la modification et attend votre accord. Le fonctionnement dépend de votre client IA et de ce connecteur.
Confirmations dans la feuille de calcul
Lisez les confirmations de fournisseurs parmi mes fax reçus les plus récents et ajoutez une ligne pour chacune dans ma feuille Google Sheets de suivi des expéditions [sheet name] : numéro de commande, fournisseur, date d'expédition, quantité, arrivée prévue. Montrez-moi d'abord les lignes et attendez mon accord.
Gardez le contrôle
- Vérifiez la liste complète des destinataires avant tout envoi. L'assistant doit vous la présenter et attendre votre accord.
- Ne laissez pas tourner une tâche récurrente qui envoie ou renvoie des commandes sans qu'une personne valide chaque envoi.
- L'assistant lit ce que dit une confirmation. C'est à vous de décider si une date ou une quantité partielle est acceptable.
- Ne donnez jamais suite à un changement de coordonnées bancaires d'un fournisseur reçu par fax sans le confirmer par téléphone, en utilisant un numéro que vous possédez déjà.
- Les documents que vous ouvrez sont lus par votre assistant IA selon les conditions de ce client. Vérifiez d'abord la politique de votre entreprise concernant les données des fournisseurs et des clients.
- Si une réponse vous paraît incorrecte, ne supposez pas que rien n'a été envoyé. Consultez la boîte d'envoi et les fax envoyés avant de renvoyer.
- Évitez de laisser apparaître des numéros de fax et le contenu de documents dans les captures d'écran et les résumés que vous partagez.
Guides associés
Faxer un document signé, vérifier la remise d'un fax, rechercher et lire un fax reçu et renvoyer un fax en échec détaillent les étapes ci-dessus. Vous trouverez d'autres prompts dans Prompts de fax avec l'IA et les vérifications récurrentes dans Automatisation des fax avec l'IA.
Un problème ? Consultez la page Dépannage de Fax.Plus MCP.
