공급업체는 여전히 fax로 주문을 확인하며, 구매 담당자는 주문서를 보내고, 각 확인서를 기다리고, 출고일을 시트에 입력하고, 연락이 끊긴 공급업체를 파악해야 합니다. MCP를 통해 Claude 또는 ChatGPT를 Fax.Plus에 연결하면 이 작업이 하나의 루틴이 됩니다. 단어 하나로 검토를 마친 주문서를 공급업체 목록에 보내고, 다른 단어 하나로 확인서를 행으로 읽어 들이고, 또 다른 하나로 아직 확인하지 않은 공급업체를 보여줍니다. 아래에서 진행 과정, 한 번만 설정하는 방법, 그리고 가상의 문서와 가상의 당사자를 사용한 예시 결과를 확인하세요.
여기에 나오는 모든 내용은 예시입니다. 업무 방식에 맞게 프롬프트, 순서, 시간을 자유롭게 바꾸세요. 정해진 규칙은 없습니다.
시작하기 전에
- 활성 상태의 Fax.Plus Basic 요금제 이상과, 이미 승인된 Fax.Plus MCP 연결이 필요합니다.
- HIPAA 및 PHIPA 구성을 포함해 Advanced Security Controls가 적용된 계정에서는 MCP를 사용할 수 없습니다.
- fax 번호가 포함된 공급업체 목록을 준비해 두세요. 지연 공급업체 점검을 위해 각 주문서에 PO 번호를 기록해 두세요.
- 프롬프트와 댓글에서 PO 번호와 공급업체 코드를 사용하세요.
아직 연결하지 않으셨나요? Fax.Plus MCP 설정 허브에서 시작하세요.
프로세스
fax 전송은 더 긴 프로세스의 한 단계입니다. Fax.Plus MCP로 표시된 단계는 Fax.Plus 커넥터가 수행합니다. 선택 사항으로 표시된 단계는 Claude 또는 ChatGPT에 이미 연결해 두었을 수 있는 다른 커넥터를 사용합니다. 에이전트가 채팅 안에서 커넥터 간에 정보를 전달하며, 무언가를 변경하기 전에 먼저 사용자의 승인을 요청합니다.
- Fax.Plus MCP: Fax.Plus 업로드 창에서 구매 주문서를 선택하면 어시스턴트가 전체 공급업체 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여줍니다. 승인하기 전에는 아무것도 발송되지 않습니다.
- Fax.Plus MCP: 주문서가 각 공급업체로 발송되며, 모든 발송의 전송 상태를 확인합니다.
- Fax.Plus MCP: 확인서가 도착하면 PO 번호, 공급업체, 출고일, 수량, 도착 예정일이 기재된 그대로 행으로 읽어 들여집니다.
- 선택 사항(예: Google Sheets): 사용자가 승인하면 해당 행이 배송 시트에 입력됩니다.
- Fax.Plus MCP: 발송한 주문서를 도착한 확인서와 비교하여 아직 확인하지 않은 공급업체를 목록으로 보여줍니다.
- 선택 사항(예: Slack): 구매 담당자에게 전달할 지연 공급업체에 관한 짧은 메모가 작성되며, 사용자가 검토한 후에 전송됩니다.
한 번만 설정하기
아래 지침을 Claude 또는 ChatGPT 프로젝트(예: "구매 데스크"라는 이름의 프로젝트)에 보관해 두면 단어 하나로 루틴을 시작할 수 있습니다. Fax.Plus 연결, 프로젝트 만들기, 나만의 루틴 작성 방법은 AI로 fax 데스크 설정하기에서 단계별로 설명합니다. ChatGPT에서는 각 루틴 단어와 함께 @FaxPlus를 입력하세요(예: "@FaxPlus MORNING"). Claude에서는 채팅에서 Fax.Plus 커넥터를 켜 두세요.
구매 데스크 지침
당신은 내 Fax.Plus 계정의 구매 데스크입니다. 규칙: 1) 주문은 PO 번호로, 공급업체는 내가 코드를 지정한 경우 해당 공급업체 코드로 지칭하세요. 2) 댓글 등 무엇이든 변경하기 전에 정확히 무엇이 바뀌는지 보여주고 내 승인을 기다리세요. 3) 날짜, 수량, PO 번호는 페이지에 적힌 그대로 읽고, 누락된 항목이 있으면 그렇다고 알려주세요. 확인서를 받아들일 수 있는지는 절대 스스로 판단하지 마세요. 그 판단은 내가 합니다. 4) 내가 요청하지 않는 한 요약에는 fax 번호를 넣지 마세요. 5) fax는 해당 메시지에서 내가 요청한 경우에만 보내고, 발송 전에는 항상 수신 번호 전체 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여주고 내 승인을 기다리세요. 내가 검토하지 않은 목록으로는 절대 보내지 마세요. 6) 문제가 생기면 무엇이 실패했는지 알려주고, 다시 시도하기 전에 발신함과 보낸 fax를 확인하세요. 루틴은 내가 이름을 입력하면 실행하세요. PO [PO number]: Fax.Plus 업로드 창에서 내가 선택한 구매 주문서를 내 목록의 공급업체에 보내세요. 단, 수신자 전체 목록을 내가 검토하고 승인한 후에 보내야 합니다. 그런 다음 각 발송의 상태를 확인하고 성공하지 못한 건이 있으면 목록으로 알려주세요. CONFIRM: 가장 최근에 수신한 fax 중 공급업체 확인서를 하나의 표로 읽어 들이세요. 항목은 PO 번호, 공급업체, 출고일, 수량, 도착 예정일입니다. 내가 알려주는 수량과 차이가 있으면 표시하고, 아무것도 변경하지 마세요. LATE [list of POs sent]: 내가 보낸 fax를 수신한 확인서와 비교하세요. 아직 확인서가 없는 공급업체와 해당 공급업체에 보낸 날짜를 목록으로 알려주세요. FAILED: 지난 24시간 동안 내가 보낸 fax 중 실패한 건을 사유와 함께 목록으로 알려주고, 없으면 없다고 알려주세요. 아무것도 다시 보내지 마세요.
PO: 공급업체 목록에 주문서 보내기
PO 번호와 함께 PO를 입력하고 Fax.Plus 업로드 창에서 주문서를 선택하세요. 어시스턴트가 수신자 전체 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여주고, 사용자가 승인하기 전에는 아무것도 보내지 않습니다. 목록을 한 줄씩 꼼꼼히 검토하세요. 잘못된 공급업체로 보낸 구매 주문서는 되돌릴 수 없습니다. 가이드: 발송 과정은 서명된 문서를 fax로 보내기에서 확인할 수 있습니다.
목록에 주문서 보내기
구매 주문서 [PO number]를 다음 공급업체에 보낼 수 있도록 도와주세요: [supplier and fax number], [supplier and fax number]. 파일은 Fax.Plus 업로드 창에서 내가 선택하겠습니다. 번호 전체 목록, 발신 회선, 페이지 수를 보여주고, 어느 곳에든 보내기 전에 내 승인을 기다려 주세요. 보낸 후에는 각 발송의 상태를 확인하고 성공하지 못한 건이 있으면 목록으로 알려주세요.
CONFIRM: 확인서를 행으로 정리
CONFIRM을 입력하세요. 가상의 확인서 두 건에 대한 예시 결과: Northwind Supply(가상)의 PO 4471, 출고일 2026년 10월 20일, 수량 120, 도착 예정일 2026년 10월 27일. Harbor Print(가상)의 PO 4472, 출고일 2026년 10월 22일, 주문 수량 100 중 80이므로 어시스턴트가 차이를 표시합니다. 어시스턴트는 페이지에 적힌 내용을 그대로 보고하며, 부분 출고를 받아들일지는 사용자가 결정합니다.
확인서를 행으로 정리
가장 최근에 수신한 fax 중 공급업체 확인서를 하나의 표로 읽어 들여 주세요. 항목은 PO 번호, 공급업체, 출고일, 수량, 도착 예정일이며 기재된 그대로 입력하세요. 누락된 항목이 있으면 그렇다고 알려주세요. 각 수량을 내가 주문한 수량과 비교하고 차이가 있으면 표시하세요: [PO number and quantity, PO number and quantity]. 아무것도 변경하지 마세요.
LATE: 연락이 끊긴 공급업체 확인
발송한 주문 목록과 함께 LATE를 입력하세요. 어시스턴트가 보낸 fax를 도착한 확인서와 비교하여, 아직 확인서가 없는 공급업체를 각 공급업체에 보낸 날짜와 함께 목록으로 보여줍니다. Fax.Plus를 통해 fax로 수신된 확인서만 볼 수 있습니다.
지연 공급업체
구매 주문서 [PO number], [PO number], [PO number]를 보냈습니다. 내가 보낸 fax와 받은 fax의 확인서를 비교해 주세요. 아직 확인하지 않은 공급업체와 내가 주문서를 보낸 날짜를 각각 나열해 주세요. 각 페이지에 나와 있는 내용만 말하고, 추측하지 마세요.
FAILED: 전송되지 않은 건 찾아내기
전송에 실패하면 공급업체로부터 아무 응답이 없는 것처럼 보입니다. FAILED를 입력하면 어시스턴트가 실패한 fax를 사유와 함께 나열하거나, 실패한 건이 없다고 알려 줍니다. 가이드: 실패한 fax 다시 보내기에서 다음에 할 일을 확인할 수 있습니다.
실패한 fax 확인
최근 24시간 동안 보낸 fax 중 실패한 건을 사유와 함께 보여 주세요. 실패한 건이 없으면 없다고 알려 주세요. 확인 자체가 실패하면 그 사실을 알려 주세요. 어떤 것도 다시 보내지 마세요.
연결하기: Google Sheets
같은 채팅에서 Google Sheets 커넥터를 사용하도록 설정했다면, 어시스턴트가 공급업체 확인서를 배송 시트에 추가할 수 있습니다. 변경 내용을 보여 주고 승인을 기다립니다. 이 기능이 작동하는지는 사용 중인 AI 클라이언트와 해당 커넥터에 따라 달라집니다.
확인서를 시트에 입력하기
최근 받은 fax 중에서 공급업체 확인서를 읽고, 각각 한 행씩 내 Google Sheets 배송 시트 [sheet name]에 추가해 주세요: PO 번호, 공급업체, 출고일, 수량, 도착 예정일. 먼저 행을 보여 주고 내 승인을 기다려 주세요.
안전하게 사용하기
- 발송하기 전에 전체 수신자 목록을 반드시 검토하세요. 에이전트는 목록을 보여 주고 사용자의 승인을 기다려야 합니다.
- 주문서를 보내거나 다시 보내는 반복 작업을, 담당자가 전송마다 승인하지 않은 채 실행되도록 두지 마세요.
- 어시스턴트는 확인서에 적힌 내용을 읽을 뿐입니다. 날짜나 부분 수량을 받아들일 수 있는지는 직접 판단해야 합니다.
- fax로 도착한 공급업체 은행 정보 변경 요청은, 이미 알고 있는 번호로 전화해 확인하기 전에는 절대 처리하지 마세요.
- 열어 본 문서는 해당 클라이언트의 약관에 따라 AI 어시스턴트가 읽게 됩니다. 먼저 공급업체 및 고객 데이터에 관한 회사 정책을 확인하세요.
- 응답이 이상해 보이더라도 아무것도 전송되지 않았다고 단정하지 마세요. 다시 보내기 전에 발신함과 보낸 fax를 확인하세요.
- 공유하는 스크린샷과 요약에 fax 번호와 문서 내용이 포함되지 않도록 하세요.
관련 가이드
위 단계는 서명한 문서 fax로 보내기, fax 전송 확인하기, 수신한 fax 찾아서 읽기, 실패한 fax 다시 보내기에서 다룹니다. 더 많은 프롬프트는 AI로 fax 프롬프트 활용하기에, 반복 확인은 AI로 fax 자동화하기에 있습니다.
작동하지 않는 부분이 있나요? Fax.Plus MCP 문제 해결을 참고하세요.
