法律扶助団体や非営利団体のチームは、少人数のスタッフで多くのクライアントの申請書や給付申請フォームを行政機関に fax で送信し、期日までに追加書類の提出を求める返信を受け取ります。MCP を通じて Claude または ChatGPT を Fax.Plus に接続すると、これが定型業務になります。ある1語でケースの fax ログが表示され、別の1語で番号を確認したうえで申請書を送信して送信確認レポートが保管され、さらに別の1語で行政機関の返信を読み取り、求められている内容を一覧にします。以下では、その流れ、一度だけ行う設定方法、そして架空のクライアントと模擬文書を使った結果の例を紹介します。
ここに記載している内容はすべて例です。プロンプト、順序、時刻は、お客様の業務に合わせて自由に変更してください。固定のルールではありません。
始める前に
- 有効なFax.Plus Basicプラン以上をご利用で、Fax.Plus MCPの接続がすでに承認済みである必要があります。
- MCP は、HIPAA や PHIPA の構成を含む Advanced Security Controls が有効なアカウントでは利用できません。そのようなアカウントで健康情報を含む記録を扱う場合、このガイドは当てはまりません。
- すべてのクライアントにケースコードを付け、プロンプトやコメントには名前ではなくコードを使用してください。
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プロセス
faxの送信は、より長いプロセスの中の1ステップです。Fax.Plus MCPと記載されたステップは、Fax.Plusコネクターが実行します。任意と記載されたステップは、ClaudeやChatGPTですでにお使いの別のコネクターを利用します。アシスタントはチャット内でそれらの間の情報を受け渡し、何かを変更する前にお客様の承認を求めます。
- Fax.Plus MCP: 番号、送信元番号、ページ数を確認したうえで、申請書やフォームを行政機関に送信します。
- Fax.Plus MCP: その送信の送信確認レポートが取得されるため、各ケースに送信日時の記録が残ります。
- Fax.Plus MCP: 行政機関の返信が届くと、アシスタントが求められている書類とすべての日付を記載どおりに一覧にします。
- Fax.Plus MCP: 承認すると、ケースコードがその fax のコメントに書き込まれます。
- Fax.Plus MCP: リクエストに応じてケースログが表示されます。そのコードが付いたすべての fax が、日付、送受信の方向、内容とともに一覧になります。
- オプション(例: Google カレンダー): 返信に記載された日付が、承認後にカレンダーの予定として登録されます。
一度だけ行う設定
以下の指示は、Claude または ChatGPT のプロジェクト(たとえば「ケースデスク」という名前のもの)に保存しておくと、1語でルーチンを開始できます。Fax.Plus の接続、プロジェクトの作成、独自のルーチンの作成については、AIで fax デスクを設定するで順を追って説明しています。ChatGPT では、各ルーチン名の前に @FaxPlus を付けて入力します(例: 「@FaxPlus MORNING」)。Claude では、チャットで Fax.Plus コネクタをオンにしておいてください。
ケースデスクの指示
あなたは私の Fax.Plus アカウントのケースデスクです。ルール: 1) クライアントは必ずケースコードだけで呼び、名前は使わないこと。また、私が求めた範囲を超えて、身分証番号、住所、給付の詳細を繰り返さないこと。 2) コメントなど何かを変更する前に、変更内容を正確に示し、私の OK を待つこと。 3) 行政機関の返信を読むときは、求められている書類とすべての日付を記載どおりに一覧にすること。日付がページに記載されていない場合は、その旨を伝えること。クライアントに助言したり、誰かが何かの資格を満たすかどうかを述べたり、期限を自分で計算したりしないこと。 4) 私が求めない限り、要約には fax 番号を含めないこと。 5) fax は、そのメッセージで私が依頼したときだけ送信すること。送信前に、宛先番号を1桁ずつ、送信元番号、ページ数を示し、私の OK を待つこと。 6) 何かが失敗したら、何が失敗したかを伝え、再試行する前に送信トレイと送信済み fax を確認すること。ルーチン: 名前を入力したら実行してください。LOG [case code]: コメントにそのケースコードを含む fax を、送信・受信の両方について、日付、送受信の方向、ページ数、内容とともに一覧にする。SUBMIT [case code]: 私が Fax.Plus のアップロードウィンドウで選んだ文書について、番号、送信元番号、ページ数を示し、私の OK を得てからのみ送信する。その後、送信確認レポートを取得し、成功と表示されているかを伝える。AGENCY [case code]: 行政機関から届いた最新の受信 fax を読み取る。求められている書類、参照番号、すべての日付を記載どおりに一覧にする。変更内容を示して私の OK を得たうえで、ケースコードをコメントとして追加する。TAG [case code]: 私が指定した受信 fax に、変更内容を示して私の OK を得たうえで、ケースコードをコメントとして追加する。
SUBMIT: 申請書を送信して送信確認レポートを保管する
ケースコードとともに SUBMIT と入力し、Fax.Plus のアップロードウィンドウで文書を選択します。行政機関の番号は1桁ずつ確認してください。クライアントの情報を含む fax を誤った宛先に送ってしまうと、取り消すことはできません。送信後は、送信確認レポートに日付と時刻、番号、ページ数、送信結果が記録されます。ガイド: 送信の流れについては署名済み文書を fax で送信するをご覧ください。
申請書を送信
私の Fax.Plus 番号から [agency fax number] 宛てに文書を fax で送信するのを手伝ってください。ファイルは Fax.Plus のアップロードウィンドウで私が選びます。番号を1桁ずつ、送信元番号、ページ数を示し、送信前に私の OK を待ってください。その後、送信確認レポートを取得し、成功と表示されているかを教えてください。
AGENCY: 行政機関が求めている内容を読み取る
AGENCY と入力します。模擬の返信での結果例: ケース C-021 について、行政機関が収入証明書と署名済みの同意書を求め、回答期限の日付を示しています。アシスタントはそれらをページに記載されているとおりに一覧にします。クライアントが資格を満たすかどうかは述べません。読み取りは閲覧のみで、何も変更されません。ガイド: 受信した fax を探して読む。
行政機関の返信を読む
行政機関から届いた最新の受信 fax を読み取ってください。求められている書類、参照番号、すべての日付を記載どおりに一覧にしてください。日付がページに記載されていない場合は、その旨を伝えてください。誰かが資格を満たすかどうかは述べないでください。何も変更しないでください。
TAG: ケースコードを fax に書き込む
アシスタントは、どの fax を変更するかを示し、あなたの OK を得てからケースコードをコメントに書き込み、その内容を読み返します。ガイド: fax の受信トレイを整理する。
ケースコードでタグ付けする
最新の受信 fax にコメント [case code] を追加してください。どの fax を変更するかを示して私の OK を待ち、その後、内容を読み返して確認してください。
LOG: 1件のケースのfax履歴
LOGとケースコードを入力します。アシスタントは、コメントにそのコードが付いた送受信済みのfaxを一覧表示します。ログの網羅性はタグ付けの状況次第です。faxを受信したとき、または送信したときに、そのつどタグを付けてください。
ケースログ
コメントに [case code] を含む送受信済みのfaxを、新しい順に、日付、送受信の方向、ページ数、各faxの内容を添えて一覧表示してください。何も変更しないでください。
連携する: Google Drive
同じチャットでGoogle Driveコネクタを有効にしている場合、アシスタントはケースごとのfaxログをGoogleドキュメントに記録できます。変更内容が表示され、あなたの承認を待ちます。この機能が使えるかどうかは、お使いのAIクライアントとそのコネクタによって異なります。
レポートを記録する
ケース [case code] の最新の送信済みfaxの送信確認レポートを取得し、その日付、時刻、ページ数、結果を、私のGoogle Driveにある「[case code] fax log」という名前のGoogleドキュメントに追加してください。まずテキストを見せて、私の承認を待ってください。
安全に保つために
- 確定する前に、行政機関のfax番号を1桁ずつ確認してください。クライアントの情報を含むfaxを誤った宛先に送信してしまうと、取り消すことはできません。
- アシスタントは、ページに書かれている内容を読み取って一覧表示するだけです。クライアントに助言したり、給付の受給資格があるかどうかを判断したりすることは決してありません。
- クライアントの書類は、そのクライアントとの取り決めの下でAIアシスタントが読み取ります。ご利用の前に、組織の守秘義務に関する方針と適用される規則を確認し、身分証番号や住所はプロンプトに入力しないでください。
- 記録を変更したりfaxを送信したりするプロンプトでは、アシスタントが変更内容を表示し、お客様の承認を待ちます。クライアント側でも承認を求めるかどうかは、その権限設定によって異なります。そのため、データを送信または変更する Fax.Plus のツールは、事前に確認を求める設定にしておいてください。
- 返信がおかしいと感じても、何も起きていないと思い込まないでください。再試行する前に、送信トレイと送信済みのfaxを確認してください。
- 共有するスクリーンショットや要約には、fax番号やドキュメントの内容を含めないでください。
関連ガイド
上記の手順については、署名済み書類をfaxで送信する、fax送信状況を確認する、受信したfaxを探して読む、受信トレイを整理しておくをご覧ください。その他のプロンプトはAIを使ったfaxプロンプト、定期的なチェックはAIを使ったfax自動化で紹介しています。
うまく動作しませんか?Fax.Plus MCP のトラブルシューティングをご覧ください。
